När Google Chat används för privata konversationer, arbetsgivarens projekt och kundarbete börjar organiseringen med att veta vilken identitet som hör hemma i varje konversation. Sedan kan du ordna projektets chatt, dokument och kalender så att de är lätta att nå på samma ställe.
Ett projekt behöver inte automatiskt ett nytt Google-konto. Du kanske använder ett och samma jobbkonto för flera kundsamarbeten, medan en annan kund tillhandahåller en egen hanterad identitet. De situationerna kräver olika upplägg på datorn.
Google har redan stöd för att växla mellan inloggade konton. WebCatalog tillför isolerade profiler och projektinriktade arbetsytor, vilket kan göra en mer komplex arbetsdag lättare att navigera i. Målet är att det alltid ska vara tydligt vilket konto, vilken konversation och vilka tillhörande verktyg du ska använda när du börjar arbeta.
Ge identiteter och projekt olika roller
”Konto”, ”organisation” och ”rum” beskriver olika delar av ett arbetsflöde i Google Chat. Att hålla isär dem gör både konfiguration och felsökning enklare.
| Del av upplägget | Vad den styr eller organiserar | Ett praktiskt exempel |
|---|---|---|
| Google-konto | Identiteten du använder för att logga in och delta | Ditt privata konto eller kontot från din arbetsgivare |
| Google Workspace-organisation | Hanterad åtkomst och policyer för användarna | Din arbetsgivares inställningar för Chat och externt samarbete |
| Google Chat-rum | En konversationsyta med egna deltagare | En diskussion om en produktlansering med projektteamet |
| WebCatalog-profil | Isolerad inloggnings- och sessionsdata för webbplatser | En profil med namnet ”Jobb — Acme” |
| Arbetsyta i WebCatalog | Ett datorfönster som grupperar appar och profiler | En arbetsyta för en lansering med Chat, Drive och projektbeskrivningen |
Google beskriver åtkomst till Chat via ditt Google-konto eller din Workspace-organisation. Både privata Google-konton och betalda Workspace-konton kan skapa Chat-rum, men funktionerna skiljer sig åt. Se Googles kontojämförelse.
Det innebär att du bör skapa datorprofiler utifrån de faktiska inloggningsidentiteterna och sedan ordna projektens arbetsytor utifrån arbetet. Att skapa en arbetsyta i WebCatalog skapar inte ett Google Chat-rum, bjuder inte in medarbetare och ändrar inte organisationens behörigheter.
Börja med Googles befintliga datoralternativ
Du behöver inte en ny app bara för att lägga till en andra Google-inloggning. Googles guide för inloggning med flera konton förklarar hur du lägger till konton och växlar mellan dem utan att logga ut. I en Google-tjänst som stöder detta använder du kontomenyn för att lägga till eller välja det konto du behöver.
Chat finns på chat.google.com och i Gmail. Google erbjuder också en fristående Chat-app, som installeras som en progressiv webbapp via Chrome. Chrome måste vara öppet för att appen ska fungera, och på hanterade enheter kan det krävas tillstånd för att installera den.
Dessa alternativ kan räcka om kontoväxlaren och din befintliga organisering i webbläsaren passar ditt arbetssätt. Oavsett vilket alternativ du använder bör du kontrollera vilket konto som har åtkomst till konversationen du vill öppna.
WebCatalog blir användbart när du vill ha tydliga, återanvändbara kontokontexter och ett upplägg på datorn för resten av varje projekt. Du kan hålla den privata identiteten åtskild från jobbet och sedan återanvända jobbidentiteten där den har behörighet. Följande tre samarbetsmönster visar hur du kan göra dessa val.
Privata konversationer: skapa en tydlig hemvist
Ditt privata konto kanske används för familjeplaner, en volontärgrupp och några vänner som föredrar Chat. Ge dessa konversationer en plats som är lätt att känna igen, så att du hittar dem utan att först behöva navigera genom arbetsgivarens projektlista.
I WebCatalog kan du ge profilen namnet Privat eller använda en annan etikett som tydligt identifierar Google-inloggningen. Öppna Chat med den profilen och logga in på det avsedda privata kontot. Låt etiketten handla om identiteten snarare än en tillfällig aktivitet som ”Helgresa”. Aktiviteten förändras, men kontot kan vara användbart i många år.
Använd Google Chats egna funktioner för att organisera konversationer med de personer och grupper du oftast återkommer till. Google listar att fästa och lossa rum eller konversationer bland funktionerna som är tillgängliga för både privata användare och betalande Workspace-användare.
Anta att din volontärgrupp har en konversation om ett evenemang och ett planeringsdokument. Du kan hålla konversationen fäst i Chat och placera dokumentappen bredvid den i en relevant arbetsyta i WebCatalog. Innan du öppnar eller delar dokumentet bör du kontrollera att det privata kontot har den avsedda åtkomsten.
Kontogränsen och projektgränsen fyller nu olika syften. Profilen håller inloggningskontexten åtskild. Arbetsytan samlar det du behöver för evenemanget. Ingen av dem ersätter konversationens medlemsinställningar eller dokumentets delningsinställningar.
Jobbprojekt: återanvänd rätt identitet i teamets arbete
Ett konto från arbetsgivaren hör vanligtvis hemma i en tydligt namngiven jobbprofil, till exempel Jobb — Acme. Använd den identiteten för de Chat-konversationer som din organisation har aktiverat och bjudit in dig till.
Om Chat inte är tillgängligt för kontot bör du kontakta Workspace-administratören. Googles inloggningsvägledning anger att arbets- och skolorganisationer behöver konfigurera Chat för sina användare. Att öppna samma identitet i en annan datorapp aktiverar inte en organisationstjänst som är otillgänglig.
När åtkomsten fungerar kan du organisera återkommande projekt utifrån den information som varje projekt behöver. För en produktlansering kan det vara:
- Google Chat-rummet där lanseringsteamet fattar beslut.
- Drive-mappen med godkänt kreativt material.
- Dokumentet med checklistan inför lanseringen.
- Kalendern som används för att bekräfta granskningsdatum.
Du kan gruppera relevanta appar och profiler i en arbetsyta som heter Produktlansering i WebCatalog. En annan arbetsyta, Teamets löpande arbete, kan innehålla verktygen för det rutinmässiga interna arbetet.
Båda kan använda samma jobbprofil när samma Google-konto har behörighet till båda projekten. Du behöver inte ett nytt Google-konto eller en isolerad inloggning för varje projektfönster. När du återanvänder en profil återanvänds dess sessionsdata, så fönstren utgör inte separata identiteter.
En arbetsyta i WebCatalog låser inte heller Chat till en viss projektkonversation. Innan du publicerar en lanseringsuppdatering bör du välja det avsedda Google Chat-rummet och kontrollera deltagarna. Arbetsytan på datorn hjälper dig att komma åt arbetet, men det är Google Chat-konversationen som avgör vem som får meddelandet.
Behåll projektbesluten i den konversation där teamet förväntar sig att hitta dem. Om något som påverkar hela gruppen blir löst i ett direktmeddelande bör du lägga till en lämplig sammanfattning i projektdiskussionen. Då blir arbetsytan värdefull för nästa person som behöver ta del av beslutet, inte bara för den som skickar meddelanden just nu.
Kundsamarbete: organisera den identitet som kunden faktiskt har bjudit in
Kundåtkomst kräver ett tydligt ställningstagande innan du skapar ytterligare en profil. Fråga vilken e-postadress eller hanterad identitet kunden förväntar sig att du använder.
Det finns flera möjliga upplägg. En kund kan bjuda in ditt befintliga jobb- eller privata Google-konto som extern deltagare. Kunden kan också ge dig ett konto i sin egen Workspace-organisation. Google beskriver numera även en godkänd inbjudningsväg för gäster som saknar ett befintligt Google-konto. Inbjudan skapar då ett gästkonto som hanteras av den inbjudande organisationen. De tillgängliga alternativen och begränsningarna förklaras i Googles guide för externa användare och gäster.
Anpassa ditt upplägg på datorn efter detta:
| Kundens upplägg | Lämpligt profilval |
|---|---|
| Kunden bjuder in ditt befintliga jobbkonto | Återanvänd profilen för det kontot |
| Kunden tillhandahåller ett separat Workspace-konto | Skapa en profil märkt med kunden och identiteten |
| Kunden använder en godkänd gästinbjudan | Slutför inbjudan, kontrollera åtkomsten till Chat och organisera den nya identiteten tydligt |
Om ditt befintliga jobbkonto deltar i tre kundprojekt kan tre projektarbetsytor vara användbara. Tre nya Google-konton behövs inte automatiskt. Omvänt blir en identitet som kunden har tillhandahållit inte utbytbar med ditt arbetsgivarkonto bara för att du placerar dem i samma projektfönster.
Externt samarbete beror också på de inblandade organisationerna. Googles inställningar för extern chatt beskriver administratörsinställningar, begränsningar till betrodda domäner och alternativ för externa rum som beror på vilken utgåva som används. Om en inbjudan misslyckas bör du bekräfta vilken identitet som bjudits in och be kunden kontrollera de relevanta åtkomstinställningarna.
För ett gemensamt projekt bör du använda den samarbetsväg som kunden har godkänt. Om det är ett Google Chat-rum som tillåter externa deltagare ska projektkonversationen föras där. En WebCatalog-profil kan bevara en inloggningskontext, men den kan inte ge medlemskap i ett rum eller åsidosätta en organisations policy för extern chatt.
Kontrollera även länkade dokument separat. Googles vägledning om extern åtkomst skiljer mellan åtkomst till Chat och åtkomst till Drive-filer och uppgifter. Inför en granskning bör du öppna det faktiska dokumentet med det avsedda kontot och bekräfta att det är tillgängligt. Att konversationen fungerar innebär inte i sig att alla frågor om filbehörigheter är lösta.
Omsätt samarbetsöversikten i ett WebCatalog-upplägg
Börja med kontolagret. WebCatalogs profilinstruktioner beskriver hur du skapar en profil och öppnar en app med den:
- Lägg till Google Chat från WebCatalogs appkatalog.
- Öppna Profiles, välj Add profile och ge identiteten ett namn som är lätt att känna igen.
- Öppna Chat med den profilen och logga in på motsvarande konto.
- Kontrollera att du kommer åt en konversation eller ett rum som kontot ska ha tillgång till.
Upprepa detta för de separata identiteter du faktiskt använder. Att öppna ett nytt fönster med samma profil isolerar inte ett andra konto, utan använder samma sessionskontext.
Ordna sedan arbetsytor i WebCatalog kring det löpande arbetet. En kundarbetsyta kan innehålla Chat, kundens dokumentverktyg och projektverktyget. Återanvänd en befintlig profil när den avsedda inloggningen är densamma. När flera Google-appar använder en och samma identitet kan motsvarande profil hålla den gemensamma inloggningskontexten. Kontrollera kontot när du öppnar varje app.
Innan du utökar upplägget bör du jämföra de appar, profiler och arbetsytor du behöver med WebCatalogs aktuella abonnemang. Antalet projektarbetsytor och antalet kontoidentiteter är två separata planeringsfrågor.
Gör varje projektöverlämning lätt att följa
Gör en snabb kontroll innan du skickar en uppdatering: Vilket konto använder jag, vilka deltar i den här konversationen och kan de öppna det länkade materialet? Det fångar upp fel konto och bristande åtkomst som ett välordnat skrivbord i sig inte kan lösa.
Ge uppdateringen tillräckligt med sammanhang för att vara användbar: ange beslutet, länka till det aktuella dokumentet och berätta vad som händer härnäst. Det är särskilt användbart när en kund deltar via en annan organisation eller en inbjuden gästidentitet.
Inför din nästa projektgenomgång kan du bygga en Google Chat-arbetsyta i WebCatalog kring den faktiska konversationen, dokumentverktygen och agendan. Använd den för en fullständig överlämning och behåll sedan det upplägg som gör det lättast att känna igen rätt identitet och projekt.
