En privat inkorg, en jobbadress och ett konto för ett sidoprojekt kan alla finnas på samma dator. Utmaningen är att göra det enkelt att känna igen varje konto när du svarar på ett meddelande, öppnar ett dokument eller kontrollerar en mötesinbjudan.
Du kan hantera flera Gmail-konton med Googles kontoväxlare, separata webbläsarprofiler eller en skrivbordsarbetsyta som WebCatalog. Google har redan stöd för att växla mellan inloggade konton utan att logga ut. WebCatalog erbjuder ett annat sätt att organisera arbetet: direkt åtkomst till appar, separata profiler och utrymmen för verktyg som hör ihop.
Så här väljer du en lösning och får nytta av den under hela dagen.
Välj hur du vill organisera dina Gmail-konton
Börja med det som orsakar mest krångel.
| Ditt främsta behov | En praktisk utgångspunkt |
|---|---|
| Kontrollera en andra inkorg då och då | Googles kontoväxlare |
| Hålla isär jobbrelaterad och privat surfning på många webbplatser | Webbläsarprofiler |
| Komma åt Gmail-konton tillsammans med apparna du använder för varje projekt | WebCatalog Desktop |
| Samla inkommande meddelanden i en inkorg | En separat lösning för att samla e-post |
Att hålla konton lättillgängliga och att samla deras meddelanden är två olika behov. Lösningen nedan behåller varje Gmail-inkorg i sitt eget konto, vilket är användbart när identiteter, kundkonversationer och dagliga rutiner ska hållas åtskilda.
Använd Googles kontoväxlare för en enkel lösning
Om du bara växlar ibland kan du börja med Gmails befintliga kontomeny:
- Logga in på Gmail på datorn.
- Välj din profilbild eller initial i det övre högra hörnet.
- Välj Lägg till konto och slutför inloggningen för det andra kontot.
- Öppna samma meny när du vill välja ett annat konto.
Dessa steg följer Googles anvisningar för flera konton.
Det fungerar bra när du har ett fåtal inkorgar och snabbt kan identifiera varje adress. Gör det till en vana att kontrollera den aktiva adressen innan du skriver ett nytt meddelande.
Google förklarar också att kontot du loggar in på först ofta blir standardkonto. Vissa Google-tjänster kan använda det kontots inställningar när det är oklart vilket konto som avses. Om en länk tar dig till ett oväntat Google-konto bör du kontrollera den aktiva identiteten innan du ändrar något.
Använd webbläsarprofiler för en mer heltäckande uppdelning
En webbläsarprofil är användbar när ett e-postkonto hör till en hel webbläsarmiljö. Du kanske vill hålla jobbets bokmärken, sparade lösenord och webbhistorik åtskilda från din privata miljö.
Öppna webbläsarens profilmeny i Chrome, välj Lägg till Chrome-profil och välj ett namn och ett utseende som är lätta att känna igen. Logga in på rätt Gmail-konto i den profilen. Upprepa för den andra identiteten. Google beskriver hur du skapar och växlar mellan Chrome-profiler.
Välj namn som beskriver användningen, till exempel ”Privat” och ”Studio”. En profil som heter ”Profil 2” ger inte mycket vägledning när flera fönster är öppna.
Webbläsarprofiler är ett bra alternativ när du vill ha separata webbläsarmiljöer. Om din dag kretsar kring att öppna samma appar och konton om och om igen erbjuder WebCatalog en mer direkt lösning.
Hantera flera Gmail-konton med WebCatalog
WebCatalogs skrivbordsapp för Gmail ger Gmail ett eget fönster och en plats i Dock eller aktivitetsfältet. Du fortsätter att använda Gmails webbgränssnitt samtidigt som du väljer hur kontona ska passa in i ditt arbetsflöde på datorn.
Den mest användbara lösningen börjar med tydligt namngivna profiler och byggs ut först när du behöver mer struktur.
1. Lägg till Gmail på skrivbordet
Ladda ned WebCatalog Desktop, installera det och logga in på ditt WebCatalog-konto. Hitta Gmail i katalogen och lägg till det som en skrivbordsapp.
Öppna Gmail en gång för att kontrollera att du har hamnat i rätt tjänst. Ditt WebCatalog-konto hanterar din WebCatalog-konfiguration; du loggar fortfarande in separat på det Google-konto du vill använda.
2. Skapa en profil för varje Google-identitet
Gå till Profiler i WebCatalog, välj Lägg till profil och ange ett beskrivande namn. Öppna Gmail med den profilen och följ Googles inloggningsanvisningar.
Upprepa för de andra kontona. Skapa till exempel ”Privat”, ”Jobb” och ”Kund A”. Välj ett WebCatalog-abonnemang som täcker de appar, profiler och utrymmen du planerar att använda. WebCatalogs profilanvisningar förklarar också hur du återanvänder en profil i flera skrivbordsappar.
Använd en Google-identitet per profil för att hålla dem tydligt åtskilda. Då blir profilnamnet en tillförlitlig ledtråd till vilken inkorg du är på väg att öppna.
3. Ge varje konto ett tydligt syfte
Bestäm vad som ska höra till en profil innan du lägger till den. En användbar indelning kan se ut så här:
| Profil | Använd den för |
|---|---|
| Privat | Meddelanden som rör hushållet, bokade tider och privata prenumerationer |
| Jobb | Interna konversationer och din huvudsakliga jobbinkorg |
| Kund A | Meddelanden och resurser som hör till den kunden |
Undvik att skapa en ny profil för varje tillfällig uppgift. Lägg till en när du behöver ett annat konto eller en varaktig uppdelning av arbetet.
WebCatalog-profiler håller sessioner och webbläsardata åtskilda. Det gör att du kan återvända till olika konton utan att behöva logga ut bara för att växla mellan dem. Google kan fortfarande kräva autentisering när dess säkerhetskontroller eller organisationens policyer kräver det.
4. Håll relaterade Google-appar samlade
E-post leder ofta vidare till en annan uppgift: att granska ett Drive-dokument, kontrollera en kalender eller uppdatera en projekttavla. Återanvänd den relevanta Google-profilen för Gmail, Google Drive och Google Kalender så att rätt identitet är tillgänglig i alla dessa appar.
Organisera sedan verktygen i ett WebCatalog-utrymme. Varje utrymme öppnas i ett eget fönster och kan samla appar och profiler för en kund eller ett projekt.
Ett kundutrymme kan till exempel innehålla kundens Gmail-profil, Drive, Kalender och en projekthanteringsapp. När du sätter dig för att arbeta med kunden har de relaterade verktygen en given plats.
Börja med ett utrymme för det arbete du gör oftast. Du kan lägga till fler när du vet vilka uppdelningar som hjälper dig att hålla ordning.
Gör dina inkorgar enklare att hantera
En bättre organisering på skrivbordet gör det lättare att komma åt kontona. Några vanor i Gmail gör själva meddelandena enklare att hantera.
Använd ett enhetligt etikettsystem
Med Gmail-etiketter kan du ordna meddelanden i kategorier. Överväg att använda en liten uppsättning etiketter i dina jobbinkorgar, till exempel ”Att göra”, ”Väntar” och ”Referens”.
Samma benämningar gör det enklare att återuppta arbetet efter att du har växlat konto. Låt profilnamnet ange kontoidentiteten och etiketten ange meddelandets status. Då får varje del av systemet en tydlig uppgift.
Ställ in rätt signatur i varje konto
Gå igenom Gmails signaturinställningar för varje inkorg. Gmail har stöd för standardsignaturer för nya meddelanden och svar.
Använd de kontakt- och företagsuppgifter som passar adressen. En tydligt särskiljande signatur ger ytterligare en synlig ledtråd när du skriver, men det viktigaste är fortfarande att kontrollera avsändaradressen.
Bestäm vilka inkorgar som får avbryta dig
I Gmails inställningar för skrivbordsaviseringar kan du välja aviseringar för nya meddelanden, viktiga meddelanden eller inga meddelanden alls.
En bra utgångspunkt är att tillåta aviseringar för tidskritiskt arbete och kontrollera mindre brådskande konton vid planerade tillfällen. Om en avisering inte visas bör du kontrollera både Gmails inställningar och behörigheterna på datorn.
Kontrollera kontona i en genomtänkt ordning
Prova en kort rutin: gå först igenom brådskande jobbmeddelanden, hantera sedan pågående kundkonversationer och kontrollera privat e-post vid en tidpunkt du själv har valt.
Målet är att inte låta den senast öppnade inkorgen styra vad du gör härnäst. Ha en separat att göra-lista för åtaganden som kräver mer än ett snabbt svar.
Vanliga frågor
Kan jag vara inloggad på två Gmail-konton samtidigt?
Ja. Google har stöd för att vara inloggad på flera konton. Webbläsarprofiler och WebCatalog-profiler ger ytterligare sätt att organisera separata kontomiljöer.
Samlar WebCatalog alla Gmail-meddelanden i en inkorg?
Den här lösningen ger dig åtkomst till separata Gmail-konton. Den slår inte ihop deras e-post till en gemensam inkorg. Välj en separat lösning för att samla e-post om det är så du vill läsa dina meddelanden.
Bör Gmail, Drive och Kalender använda samma WebCatalog-profil?
Använd samma profil när apparna ska använda samma Google-identitet. Skapa en annan profil för en annan identitet, till exempel ett privat konto eller en separat kundinloggning.
Ge varje Gmail-konto en tydlig plats
Om du bara kontrollerar inkorgen då och då kan Googles kontoväxlare räcka för dina behov. När flera konton ingår i ditt dagliga arbete kan en skrivbordslösning göra deras syfte och placering mycket tydligare.
Kom igång med WebCatalog Desktop genom att lägga till Gmail och skapa profiler för de konton du använder mest. Bygg ett utrymme kring ditt huvudsakliga arbetsflöde och lägg sedan till kalendern, dokumenten och apparna som hjälper dig att slutföra arbetet bakom varje mejl.
