Konverzácie v službe Zoho Cliq môžu presahovať hranice firiem. Môžete pracovať v organizácii svojho zamestnávateľa, spolupracovať s dodávateľom a pri ďalšej úlohe používať samostatný účet poskytnutý klientom. Každý vzťah môže vyžadovať iný typ prístupu.
Prvým krokom pri správe viacerých účtov Zoho Cliq je zmapovať tieto vzťahy. Samostatné prihlasovacie údaje si vyžadujú samostatné relácie. Externý kanál, pozvánka pre hosťa alebo sieť Network vám môžu umožniť spoluprácu prostredníctvom účtu, ktorý už používate. Vytvorenie ďalšieho profilu v počítačovej aplikácii neurčuje, aké usporiadanie vaša organizácia povoľuje.
Keď máte jasno v modeli prístupu, môžete si vybrať vstavané ovládacie prvky účtov v Cliq alebo tieto účty usporiadať spolu so súvisiacimi pracovnými aplikáciami vo WebCatalogu.
Oddeľte otázku prihlásenia od otázky organizácie
„Viaceré organizácie“ môžu označovať niekoľko rôznych situácií. Zamestnanec s ďalšími prihlasovacími údajmi poskytnutými firmou rieši iný problém než partner pozvaný do spoločnej konverzácie.
Dokumentácia Zoho pre Cliq s CRM Plus tento rozdiel výslovne uvádza: používateľ patrí do jednej primárnej organizácie a do ďalších organizácií sa môže pripojiť ako externý používateľ. Opisuje prepínanie medzi týmito prostrediami, pričom prístup sa líši od interného členstva.
Neskôr ovládacie prvky pre hosťujúcich používateľov v Cliq zaviedli prístup k priradeným kanálom a kontaktom v inej organizácii. Účasť závisí od pozvánky a príslušných pravidiel organizácie.
To znamená, že rovnaká e-mailová adresa používaná pri práci pre viacero firiem nemusí nevyhnutne predstavovať dva nezávislé účty Cliq. Overte si, či používate samostatné prihlasovacie údaje, externé členstvo alebo konkrétnu pozvánku na spoluprácu. Nepredpokladajte, že pravidlá pre viaceré organizácie v iných produktoch Zoho platia bez zmeny aj pre Cliq.
Pred pridaním účtov do počítačovej aplikácie si vytvorte mapu prístupov
Vytvorte si stručný záznam o práci, ktorú potrebujete vykonávať. Pri každom cieľovom prostredí uveďte prihlasovacie údaje, typ prístupu, zodpovedného správcu a podporné materiály.
| Pracovný vzťah | Prístup, ktorý treba overiť | Navrhované usporiadanie v počítačovej aplikácii |
|---|---|---|
| Zamestnanec vo vašej hlavnej firme | Váš interný účet a priradené kanály | Firemný profil a pracovný priestor |
| Klient vám poskytne samostatné oprávnené prihlasovacie údaje | Prístup daného účtu k organizácii a kanálom | Samostatný profil pomenovaný podľa klienta |
| Dodávateľ už používa Cliq | Externý kanál alebo iný povolený spôsob spolupráce | Váš existujúci účet vedľa projektových nástrojov dodávateľa |
| Externý spolupracovník sa zapája do časovo alebo rozsahovo obmedzenej úlohy | Hosťovský prístup k potrebným konverzáciám, ak je podporovaný | Oprávnené hosťovské prostredie a zadanie projektu |
| Dlhodobá komunita partnerov | Členstvo v sieti Cliq Network | Príslušná sieť Network vedľa zdrojov pre partnerov |
Mapu berte ako opis skutočného prístupu. Priestor s názvom „Klient Sever“ je užitočný iba vtedy, ak účet v ňom umožňuje prístup k zamýšľaným konverzáciám.
Ak napríklad neexistujú samostatné prihlasovacie údaje dodávateľa, zapíšte si „firemné prihlasovacie údaje, externý kanál dodávateľa, zodpovedná osoba za nákup“ namiesto „účet dodávateľa“. Jasné označenia vám zabránia vytvárať duplicitné profily na riešenie problému, ktorý patrí do nastavenia prístupu.
Spoznajte vstavané možnosti, ktoré už máte k dispozícii
Počítačová aplikácia Cliq zvláda prihlásenie do viacerých účtov
Oficiálna počítačová aplikácia Zoho Cliq už podporuje viacero účtov. Zoho v dokumentácii uvádza možnosť Accounts → Add account na pridanie prihlasovacích údajov, pričom maximálny počet je desať účtov. Výberom účtu z ponuky Accounts sa preň otvorí nové okno Cliq.
Ak väčšinu práce vykonávate v Cliq, ide o priamočiaru možnosť. Pomocou ponuky účtov v aplikácii môžete pristupovať k samostatným firemným účtom, ktoré už máte. WebCatalog je užitočnejší vtedy, keď je každý účet súčasťou širšieho pracovného postupu zahŕňajúceho projektové záznamy, dokumenty, kalendáre a ďalšie webové aplikácie.
Externé kanály prepájajú organizácie prostredníctvom konverzácie
Externý kanál umožňuje ľuďom z rôznych organizácií spolupracovať. Prístup určujú príslušné pravidlá a pozvánka. Zoho podporuje aj spoluprácu cez externé kanály medzi určenými dátovými centrami, zatiaľ čo priame správy medzi dátovými centrami majú iné obmedzenia.
Vytváranie externých kanálov závisí od predplatného: bezplatný plán Free ich neumožňuje vytvárať a pri platených plánoch závisí oprávnenie na ich vytváranie od edície a oprávnení správcu. Skôr než si tento spôsob vyberiete pre spoluprácu s dodávateľom, skontrolujte nastavenie hostiteľskej organizácie.
Hosťovský prístup a siete Network slúžia rôznym vzťahom
Aktualizovaná funkcia hostí od Zoho umožňuje pozvaným spolupracovníkom pripojiť sa k existujúcim kanálom. To môže vyhovovať externému spolupracovníkovi, ktorý pomáha s konkrétnou kampaňou. Cliq Network poskytuje vyhradené prostredie na širšiu externú spoluprácu, napríklad pre dlhodobú komunitu partnerov.
Pred navrhnutím novšieho pracovného postupu si pozrite aktuálnu dokumentáciu pre hostí: Zoho v súčasnosti uvádza, že Guest Users 2.0 nie je podporované v Zoho One a nepodporuje priame správy medzi dátovými centrami. Dostupný spôsob by mal vychádzať zo skutočnej edície a konfigurácie danej organizácie.
Tieto vstavané možnosti môžu odstrániť potrebu ďalšieho účtu. Samostatné prihlasovacie údaje používajte vtedy, keď si ich práca skutočne vyžaduje, a ak ide o externú účasť, použite vhodnú funkciu na spoluprácu.
Usporiadajte schválené nastavenie vo WebCatalogu
Keď máte pripravenú mapu prístupov, nastavte podľa nej svoje počítačové prostredie. WebCatalog Desktop vám umožňuje spustiť Cliq vo vyhradenom okne a usporiadať ho spolu s ďalšími webovými aplikáciami.
Pri dvoch samostatných účtoch postupujte podľa nastavenia profilov vo WebCatalogu:
- Otvorte Profiles a vyberte Add profile.
- Prvý profil pomenujte podľa účtu, ktorý v ňom budete používať, napríklad „Firemná prevádzka“.
- Otvorte Cliq s týmto profilom a prihláste sa bežným postupom svojej organizácie.
- Vytvorte druhý profil, napríklad „Klient Sever“, a prihláste sa v ňom do samostatného účtu poskytnutého klientom.
- Pred pridaním ďalších cieľových prostredí overte účet a organizáciu v oboch reláciách.
Profily oddeľujú súbory cookie, relácie a údaje prehliadania. Neposkytujú pozvánku, nepriraďujú licenciu ani nemenia prístup udelený v Cliq.
Ďalej vytvorte priestor pre každé pracovné prostredie. Firemný priestor môže zahŕňať Cliq, nástroj na sledovanie prevádzky a internú príručku. Klientsky priestor môže obsahovať reláciu Cliq klienta, projektový plán a dokumenty na kontrolu.
Každý priestor sa otvára vo vlastnom okne. Opätovným použitím rovnakého profilu WebCatalog v rôznych priestoroch sa používa to isté prihlásenie; iný názov priestoru nevytvára inú identitu účtu. Takéto opätovné použitie je vhodné, ak sa jeden účet oprávnene zapája do konverzácií viacerých projektov.
Vyberte si plán WebCatalog, ktorý zodpovedá potrebnému počtu aplikácií, profilov a priestorov. Samostatné účty počítajte oddelene od projektov: päť projektov používajúcich jeden účet automaticky nevyžaduje päť profilov.
Príklad: manažér realizácie pracujúci v rámci troch vzťahov
Predstavte si manažéra realizácie, ktorý koordinuje interné nasadenie produktu, implementáciu u klienta a odovzdanie dodávateľovi. Projekty spája jedna osoba, no nie všetky účty či dokumenty sú spoločné.
Interné nasadenie: majte tímovú konverzáciu vedľa plánu
Pri internom nasadení používajte firemný účet. Umiestnite túto reláciu Cliq vedľa kontrolného zoznamu vydania a záznamu rozhodnutí do priestoru „Nasadenie produktu“.
Keď sa člen tímu opýta, či je míľnik pripravený, plán máte k dispozícii v rovnakom pracovnom prostredí. Zaznamenajte rozhodnutie tam, kde ho projektový tím očakáva, a potom odpovedzte v príslušnom kanáli. Výhodou je jednoduchší prechod od diskusie k záznamu, ktorý ju podkladá.
Nový účet Cliq nepotrebujete len preto, že nasadenie má vlastný priestor. Firemné prihlásenie možno použiť aj v prevádzkovom priestore, ak obe prostredia patria tej istej identite.
Implementácia u klienta: oddeľte prihlasovacie údaje poskytnuté klientom
Predpokladajme, že klient vám poskytne účet vo svojej organizácii. Priraďte tieto prihlasovacie údaje k profilu Klient Sever a používajte ho s projektovými nástrojmi klienta.
Pred prvou kontrolou overte prístup ku kanálu implementácie a k dokumentu, o ktorom sa bude diskutovať. Ak sa čet otvorí, ale projektový súbor nie, zistite, ktorý účet služba na prácu so súbormi očakáva. Funkčná relácia Cliq nedokazuje, že každá podporná aplikácia používa rovnaké prihlasovacie údaje.
Klientsky priestor používajte ako pripomienku aktuálneho zadania. Pri zdieľaní súboru skontrolujte, komu je určený a do ktorej konverzácie ho posielate. Cieľom je uľahčiť dodržiavanie bežného procesu kontroly tým, že príslušné dokumenty už máte poruke.
Odovzdanie dodávateľovi: podľa potreby opätovne použite firemnú identitu
Pre dodávateľa môže postačovať schválený externý kanál. Ponechajte si firemný účet a dokumenty k odovzdaniu dodávateľovi pridajte do samostatného projektového priestoru.
Mapa prístupov by mala ukazovať, že táto konverzácia stále používa profil Firemná prevádzka. Tento rozdiel je dôležitý, keď sa po prerušení vrátite k práci: ste zamestnanec spolupracujúci externe, nie niekto prihlásený do internej organizácie dodávateľa.
Ak sa dodávateľ nemôže pripojiť, požiadajte zodpovedných správcov, aby skontrolovali pozvánku a pravidlá spolupráce. Vytvorenie nového profilu WebCatalog nezmení oprávnenie na strane servera, ktoré riadi účasť.
Udržiavajte mapu prístupov užitočnú aj pri zmenách v práci
Mapu aktualizujte, keď sa začne zákazka pre klienta, externý spolupracovník skončí alebo sa zodpovednosť presunie na iného kolegu. Užitočné otázky sú konkrétne: ktoré prihlasovacie údaje sa používajú, ktoré konverzácie sú naďalej potrebné a kto môže tento prístup zmeniť?
Pri odchode môže byť potrebné, aby správca odobral prístup do organizácie alebo hosťovský prístup. Odstránenie odkazu z pracovnej plochy je samostatný krok pri upratovaní. Najprv vykonajte zmenu na úrovni služby prostredníctvom organizácie, ktorá členstvo spravuje, a potom tomu prispôsobte pracovný priestor.
Skontrolujte aj aplikácie súvisiace s konverzáciou. Projekt sa môže skončiť, zatiaľ čo staré zadanie, kalendár alebo účet pre dokumenty zostávajú denne na očiach. Odstráňte položky, ktoré už neslúžia aktívnej práci, aby priestor naďalej zodpovedal svojmu účelu.
Ak vás upozornenia začnú rozptyľovať, rozhodnite sa, ktorá konverzácia vyžaduje odpoveď počas jednotlivých pracovných blokov. Použite ovládacie prvky upozornení dostupné v príslušnom prostredí Cliq a overte výsledok skôr, než sa naň spoľahnete. To, že máte prístup k viacerým účtom, neznamená, že každému musíte venovať rovnakú pozornosť po celý deň.
Dajte ďalšej organizácii jasné miesto vo svojom počítačovom prostredí
Začnite jedným firemným účtom a jedným externým vzťahom. Rozhodnite sa, či tento vzťah potrebuje samostatný účet, pozvánku pre hosťa, externý kanál alebo sieť Network. Odpoveď si zaznamenajte ešte pred nastavením počítačového prostredia.
Potom pridajte Zoho Cliq do WebCatalogu, vytvorte profily pre samostatné účty a zostavte priestory podľa práce, ktorú každý vzťah prináša. Štruktúra vašich účtov zostane v súlade s prístupom, ktorý vám organizácie poskytujú, a konverzácie aj nástroje budete ľahšie nachádzať na jednom mieste.
