Správa účtov Zangi sa začína tým, že viete, prostredníctvom ktorej identity vás ľudia kontaktujú. Pracovný kontakt môže poznať jedno súkromné číslo Zangi, zatiaľ čo priatelia poznajú iné. Pri každom účte treba zohľadniť aj zariadenie, prihlasovacie údaje a históriu konverzácií.
Dôležité východisko: aktuálna dokumentácia k účtom Zangi opisuje komunikačnú aplikáciu pre bežných používateľov ako výhradne mobilnú, pričom na jeden účet pripadá jedno aktívne zariadenie. Druhý účet a druhé zariadenie sú preto iné rozhodnutia než otvorenie ďalšieho okna prehliadača.
Ak chcete spravovať viacero účtov Zangi, usporiadajte si identity, ktoré už používate, majte k dispozícii ich prístupové údaje a zvoľte podporované usporiadanie mobilných zariadení. WebCatalog vám môže pomôcť usporiadať webové aplikácie súvisiace s touto prácou, napríklad dokumenty a kalendár. Zo Zangi Private Messenger však nerobí webovú komunikačnú službu.
Začnite ľuďmi, ktorí vás potrebujú kontaktovať
Pred vytvorením ďalšieho účtu si ujasnite, čo chcete oddeliť. Oddelenie komunikácie s klientmi od osobných konverzácií môže byť dôvodom na ďalšiu identitu. Viacero projektov s rovnakými spolupracovníkmi si však môže vyžadovať len prehľadnejšie konverzácie a projektové záznamy.
Ku každému existujúcemu účtu si napíšte krátky opis. Označenia „Osobné kontakty“ a „Poradenská činnosť“ sú užitočnejšie než „Účet 1“ a „Účet 2“, pretože vám povedia, kam patrí nová konverzácia.
Praktický prehľad účtov môže byť jednoduchý:
| Účel účtu | Ľudia, ktorí ho používajú | Zariadenie, ktoré bežne kontrolujete | Pracovné podklady uchovávané inde |
|---|---|---|---|
| Osobný | Priatelia a rodina | Osobný telefón | Osobné plány a dohodnuté stretnutia |
| Poradenská činnosť | Dohodnuté kontakty na klientov | Pracovný telefón | Zadanie projektu, poznámky zo stretnutí a ďalšie kroky |
Toto je príklad vášho vlastného plánovacieho záznamu, nie ovládacieho panela v Zangi. Heslá uchovávajte v správcovi hesiel, nie v zdieľanom projektovom dokumente.
Rozhodnite sa tiež, či musíte byť cez obe identity dostupní súčasne. Človek, ktorý si občas skontroluje osobnú konverzáciu, má iné požiadavky než niekto, kto počas práce čaká na telefonát od klienta. Práve tento rozdiel by mal určovať, aké usporiadanie zariadení použijete.
Vyberte si, ako budete používať dva účty
Zangi uvádza, že ak chcete službu používať na viacerých zariadeniach, môžete si na každom vytvoriť samostatný účet. Ak máte dve zavedené identity, ktoré sú počas dňa obe dôležité, vyhradené zariadenie pre každú z nich zabezpečí jasné oddelenie pri používaní.
Praktickou výhodou je prehľadnosť: viete, ktorý telefón zodpovedá ktorej úlohe. Nevýhodou je, že obe zariadenia musíte udržiavať a kontrolovať. Ďalší telefón, ktorý zostáva vybitý alebo mimo dosahu, druhý účet užitočným neurobí.
Pred prepnutím účtov na jednom zariadení sa uistite, že aktuálny účet má nastavené heslo a že máte bezpečne uložené prihlasovacie údaje k obom účtom. Pri odhlasovaní vyberte možnosť Keep History (Ponechať históriu), aby sa čety a súbory daného účtu zachovali v zariadení. Možnosť Delete History (Odstrániť históriu) tieto lokálne údaje odstráni bez cloudovej kópie, z ktorej by sa dali obnoviť. Potom sa prihláste do druhého účtu a overte jeho súkromné číslo. Tým sa zmení aktívny účet; nevytvorí sa spoločná schránka pre dva súčasne aktívne účty.
Profil prehliadača nemôže zmeniť model mobilných účtov Zangi. Ak konkrétne potrebujete „dva účty Zangi na PC“, vyriešte túto požiadavku na platformu skôr, než si usporiadate zvyšok pracovného prostredia na počítači. Záznam v katalógu ani odkaz na webovú stránku nedokazujú, že komunikačná aplikácia pre bežných používateľov má klienta pre prehliadač.
Zahrňte prístup k účtom do úvodného nastavenia
Zangi pri registrácii pridelí súkromné číslo namiesto toho, aby vyžadovalo telefónne číslo alebo e-mailovú adresu. Jeho príklady pre začínajúcich používateľov vysvetľujú, ako sa toto číslo používa na spojenie s inými ľuďmi.
Pri každom účte si uchovávajte tri údaje: jeho účel, súkromné číslo a zariadenie, na ktorom ho bežne používate. Heslo ukladajte oddelene a bezpečne. Tieto podrobnosti sú dôležité, keď majú dva účty podobné názvy alebo profilové fotografie.
Sprievodca účtami Zangi uvádza, že na opätovné prihlásenie po odhlásení je potrebné heslo a služba nedokáže obnoviť zabudnuté heslo. Skôr než sa odhlásite, aby ste si vyskúšali prepínanie účtov, overte si svoje existujúce prihlasovacie údaje.
Keď je účet pripravený, otestujte bežnú komunikáciu, na ktorú sa chcete spoliehať. Požiadajte dôveryhodný kontakt, aby poslal správu na zamýšľané súkromné číslo, overte, že ste ju prijali v očakávanom účte, a odpovedzte. Overujete tým identitu a komunikačnú cestu, nie to, že každé budúce oznámenie dorazí za akýchkoľvek podmienok zariadenia.
Ak existujúcemu kontaktu predstavujete pracovný účet, najprv mu zmenu vysvetlite v doterajšej konverzácii. Uveďte, na ktorý účet má posielať budúce správy týkajúce sa projektu a odkedy zmena platí. Jasný prechod je užitočnejší než nechať druhú osobu hádať, ktorý z dvoch podobných profilov má použiť.
Poskytnite kontaktom jedno spoľahlivé miesto na každý účel
Oddelenie účtov funguje najlepšie vtedy, keď mu ľudia, ktorí s vami komunikujú, rozumejú. S klientom sa dohodnite na účte určenom na koordináciu projektu. S priateľmi naďalej používajte osobnú identitu, ktorú už poznajú.
Pokyny Zangi k ochrane súkromia vysvetľujú, že priame vyhľadanie závisí od súkromného čísla a že neexistuje verejné vyhľadávanie podľa mena, telefónneho čísla ani e-mailovej adresy. Príslušné číslo zdieľajte priamo s ľuďmi, ktorí ho potrebujú.
Poradca môže napríklad používať pracovný účet na harmonogram rozhovorov, zmeny stretnutí a krátke upresnenia. V zadaní projektu možno uviesť preferovaný spôsob kontaktovania bez sprístupnenia osobného účtu. Osobný účet tak môže zostať zameraný na vzťahy mimo danej spolupráce.
Ak na jednej úlohe pracuje viacero ľudí, zvážte, či by nebola užitočnejšia skupina než ďalší účet. Dokumentácia Zangi ku skupinám opisuje vytváranie skupín a správu ich členov. Jasne pomenovaná projektová skupina môže sústrediť príslušných účastníkov do jednej konverzácie, pričom si každý ponechá vlastný účet.
Dohodnite sa, čo do tejto konverzácie patrí. Krátke otázky týkajúce sa koordinácie môžu zostať v skupine, zatiaľ čo schválené rozhodnutia patria do priebežne aktualizovaného projektového dokumentu. Pomôže to predísť tomu, aby bolo vlákno správ jediným miestom, kde sa dá zistiť, na čom sa tím dohodol.
Oddeľte históriu konverzácií od pracovných záznamov
Opätovný prístup k účtu a nájdenie jeho minulých konverzácií sú dve odlišné veci. Dokumentácia Zangi o bezpečnosti a ochrane súkromia opisuje ukladanie konverzácií v zariadeniach účastníkov, nie v serverovom archíve, ktorý si môžete neskôr prezerať.
Pred výmenou telefónu alebo vymazaním údajov aplikácie postupujte podľa aktuálnych pokynov pre svoju platformu. Zangi dokumentuje možnosť prenosu údajov v systéme Android; uvádza, že táto možnosť momentálne nie je dostupná v systéme iOS. Samotné prihlásenie do účtu na inom zariadení by ste nemali považovať za záruku, že sa na ňom zobrazí celá jeho história.
Médiá majú tiež vlastné nastavenia uchovávania. Sprievodca ukladaním údajov vysvetľuje ovládacie prvky Keep Media (Ponechať médiá) a možnosti správy úložiska. Ak je príloha dôležitá pre projekt, skontrolujte tieto nastavenia namiesto predpokladu, že zostane dostupná navždy.
Pri práci sa rozhodnite, čo sa má stať priebežne udržiavaným záznamom. Schválený termín stretnutia patrí do kalendára. Potvrdená požiadavka patrí do zadania. Súbor potrebný pre kolegov patrí na dohodnuté miesto projektu, kde je vhodné ho zdieľať.
Ide o zámerný prenos informácií z konverzácie do pracovného systému. Uchovávajte len materiály potrebné na danú úlohu a dodržiavajte dohodu s ostatnými účastníkmi o tom, kam patria. Nekopírujte celú súkromnú konverzáciu, ak postačí krátka poznámka o rozhodnutí.
Používajte WebCatalog na prácu, ktorá nasleduje po konverzácii
Predstavte si nezávislého poradcu, ktorý pripravuje workshop. Zangi na pracovnom telefóne slúži na krátku komunikáciu s klientom. Práca na počítači zahŕňa zadanie, kalendár a dokument, z ktorého vznikne program workshopu.
Vytvorte pre tieto webové aplikácie a príslušné záložky priestor vo WebCatalog s názvom „Plánovanie workshopu“. Zadanie klienta a program majte poruke, zatiaľ čo konverzácia v Zangi zostane v podporovanej mobilnej aplikácii.
Keď klient potvrdí zmenu, postupujte v krátkom slede:
- Prečítajte si správu v účte používanom na danú spoluprácu.
- Určite, čo sa zmenilo: dátum, cieľová skupina, program alebo požadovaný výstup.
- Aktualizujte príslušný pracovný dokument alebo záznam v kalendári.
- Poznačte si prípadnú nevyriešenú otázku a to, kto by na ňu mal odpovedať.
- Odpovedzte v pôvodnej konverzácii Zangi a potvrďte ďalší krok.
Napríklad správa „Workshop sa po novom začína o 10:00; program už je aktualizovaný a upravenú verziu pošlem dnes popoludní“ prepája konverzáciu s krokom, ktorý ste skutočne vykonali.
Ak podporné webové aplikácie používajú odlišné osobné a pracovné prihlasovacie údaje, profily WebCatalog môžu tieto relácie prehliadača oddeliť. Otvorte Profiles (Profily), vyberte Add profile (Pridať profil), zadajte jasný názov a pomocou daného profilu sa prihláste do príslušnej webovej aplikácie.
Priestory usporadúvajú nástroje; profily oddeľujú ich webové relácie. Ani jedna z týchto funkcií neimportuje čety Zangi ani neovláda jeho mobilné účty. Vyberte si plán WebCatalog, ktorý podporuje aplikácie, profily a priestory potrebné na vašu prácu.
Overte si, ktorý produkt Zangi vaša organizácia používa
Niektoré vyhľadávania Zangi pre počítač vedú k produktu Zangi for Business. Jeho produktová stránka opisuje samostatnú firemnú ponuku so správou tímu a možnosťami používania v aplikácii aj na počítači.
Ak si vaša organizácia zakúpila tento produkt, riaďte sa jeho pokynmi na nasadenie a použite prístup poskytnutý správcom. Opýtajte sa, ktorú aplikáciu nainštalovať, ktorú identitu používať a kto spravuje zmeny účtov. Firemnú ponuku treba posudzovať podľa jej vlastnej dokumentácie, nie ju považovať za dôkaz, že súkromné číslo bežného používateľa funguje vo verejnej webovej schránke.
Toto rozlíšenie je užitočné, keď viacerí kolegovia potrebujú koordinovaný prístup. Rozhodnite sa, či potrebujete vlastné dve osobné/pracovné identity, alebo komunikačnú službu spravovanú organizáciou. Tieto potreby vedú k odlišným zodpovednostiam za účty a odlišnému zabezpečeniu podpory.
Nastavte si ľahko udržiavateľný postup
Pri každej zmene svojich povinností prehodnoťte účel jednotlivých účtov. Overte, či kontakty stále používajú správnu identitu, či je príslušné zariadenie k dispozícii a či majú dôležité projektové rozhodnutia jasne určené miesto.
Pomocou nastavení oznámení Zangi prispôsobte správy, skupiny a hovory svojmu režimu a potom skontrolujte očakávané upozornenia na zariadení, ktoré skutočne používate. Pracovný účet je užitočný vtedy, keď viete, kedy ho kontrolovať a ako naložiť s jeho konverzáciami.
Začnite dvoma jasne definovanými identitami a jedným opakujúcim sa pracovným postupom. Komunikáciu v Zangi ponechajte na podporovanej platforme a pomocou WebCatalog Desktop si usporiadajte webové aplikácie, ktoré premenia tieto konverzácie na hotovú prácu.
