Dodávateľ posiela aktualizovanú cenovú ponuku cez Zalo. Klient sa pýta, či je termín dodania potvrdený. Vaša rodinná skupina diskutuje o plánoch na víkend. Keď tieto konverzácie patria do rôznych účtov, nájsť správny čet je len časť práce. Potrebujete aj správny dokument, najnovšie rozhodnutie a jasný ďalší krok.
Ak chcete na počítači spravovať viacero účtov Zalo, priraďte každému existujúcemu účtu samostatný prihlásený profil a ľahko rozpoznateľné pracovné prostredie. WebCatalog dokáže tieto relácie oddeliť a spojiť pracovný účet s vašimi dokumentmi, kalendárom a nástrojmi na sledovanie úloh.
Užitočným výsledkom je opakovateľný postup od správy až po dokončenú úlohu. Tento sprievodca vychádza z praktického príkladu: projektový koordinátor spolupracuje s vietnamským dodávateľom a osobné konverzácie si ponecháva v inom účte.
Doprajte každému účtu Zalo stále miesto
Najprv sa rozhodnite, ktoré konverzácie skutočne patria k rôznym identitám. Osobný účet a už používaný pracovný účet môžu vyžadovať samostatné relácie. Viacerí zákazníci, ktorí komunikujú s tou istou pracovnou identitou, môžu zostať v danom účte; nový projekt automaticky nevyžaduje ďalšie prihlásenie.
Zalo už ponúka aplikácie pre Windows a Mac, mobilné aplikácie aj webovú verziu. Jednou z možností je používať natívnu aplikáciu pre jeden účet a samostatnú reláciu prehliadača pre druhý. WebCatalog je užitočný, keď chcete mať pomenované profily a webové aplikácie súvisiace s vašimi konverzáciami v jednom usporiadanom prostredí na počítači.
Ak chcete používať dva účty Zalo na PC, začnite účtami, ktoré už používate a do ktorých sa dokážete prihlásiť. Vo WebCatalog Desktop:
- Otvorte Profiles, vyberte Add profile a prvý profil pomenujte „Zalo – práca“.
- Otvorte Zalo s týmto profilom a prihláste sa do zamýšľaného pracovného účtu.
- Pridajte ďalší profil s názvom „Zalo – osobné“.
- Otvorte Zalo s osobným profilom a prihláste sa do svojho druhého účtu.
- Pred odpovedaním skontrolujte v každom okne identitu účtu a očakávané konverzácie.
Dokumentácia profilov služby WebCatalog vysvetľuje, že profily uchovávajú súbory cookie, relácie a údaje prehliadania oddelene. Otvorením ďalšieho okna s rovnakým profilom sa znova použije tá istá relácia; keď potrebujete druhý účet, vyberte druhý profil.
Pri overovaní pomocou QR kódu sa v oficiálnych pokynoch na prihlásenie služby Zalo uvádza, že máte zobraziť kód na počítači, naskenovať ho aplikáciou Zalo v telefóne, skontrolovať informácie o prihlásení a potvrdiť ho. Uistite sa, že v telefóne používate účet určený pre daný profil na počítači. Označenie profilu ako „Práca“ nemôže zmeniť to, ktorý účet schválil prihlásenie.
Pri priamom otváraní služby používajte Zalo Web, webovú adresu četu uvedenú v pomocníkovi Zalo. Ak vás Zalo neskôr požiada o opätovné overenie, dokončite jeho bežný prihlasovací postup v príslušnom profile.
Sústreďte pracovné nástroje okolo konverzácie
Okno účtu je užitočným východiskovým bodom. Pracovné prostredie však potrebuje aj miesto na overovanie faktov a zaznamenávanie rozhodnutí.
Vytvorte si priestor vo WebCatalog s názvom „Projekty s dodávateľmi“. Pridajte Zalo s pracovným profilom, aplikáciu na dokumenty, nástroj na sledovanie objednávok a kalendár používaný na dohodnuté termíny dodania. Priestor zoskupuje aplikácie a záložky na konkrétny účel vo vlastnom okne.
Jasne rozlišujte ich úlohy: profil určuje prihlásenú reláciu; priestor zoskupuje nástroje. Ten istý pracovný profil môžete používať vo viacerých projektových priestoroch, ak projekty zdieľajú rovnakú identitu Zalo. Ďalší priestor sám osebe nevytvára iný účet ani neobmedzuje daný účet na konkrétneho zákazníka.
Začnite jedným pracovným priestorom a samostatným osobným oknom Zalo. Vyberte si program WebCatalog, ktorý podporuje aplikácie, profily a priestory vo vašej zostave. Pridávajte nástroje preto, že vám pomáhajú dokončiť úlohu, napríklad skontrolovať cenovú ponuku alebo potvrdiť stretnutie.
Sledujte jednu požiadavku od četu po potvrdený ďalší krok
Predstavte si, že koordinujete tlačené materiály na podujatie klienta. Dodávateľ pošle upravenú cenovú ponuku cez váš pracovný účet Zalo. Klient potrebuje odpoveď týkajúcu sa množstva, grafických podkladov a dodania.
Nasledujúci pracovný postup udržiava konverzáciu prepojenú s rozhodnutím, ktoré podporuje.
Pred výkladom požiadavky identifikujte konverzáciu
Otvorte pracovný profil a overte odosielateľa, projekt a najnovšiu správu. Podobné mená, opakujúce sa ikony skupín alebo stará konverzácia môžu spôsobiť, že si známo vyzerajúci čet ľahko vysvetlíte nesprávne.
Prečítajte si dostatok kontextu, aby ste pochopili, čo sa zmenilo. Otázka „Môžeme pokračovať?“ sa môže týkať množstva, úpravy ceny alebo finálnych grafických podkladov. Odpoveď pred určením toho, o aké rozhodnutie ide, môže viesť k ďalšiemu kolu správ.
V tomto príklade sa upravená cenová ponuka dodávateľa týka inej špecifikácie papiera. Prvým užitočným krokom je porovnať túto zmenu so schváleným zadaním. Počas porovnávania si nechajte konverzáciu aj zadanie viditeľné.
Váš osobný účet môže zostať dostupný vo vlastnom okne. Keď sa z neho vrátite, pred odoslaním odpovede k projektu znova skontrolujte pracovnú identitu a konverzáciu. Označenia vám pomáhajú pri orientácii; účet a príjemca zobrazení priamo v Zalo potvrdzujú, kam správa pôjde.
Skontrolujte súbor, z ktorého vychádza vaša odpoveď
Otvorte cenovú ponuku a nájdite jej dátum alebo verziu. Porovnajte príslušné údaje so záznamom projektu: množstvo, špecifikáciu, schválenú sumu a požadovaný termín dodania. Novšia správa nemusí nevyhnutne obsahovať finálny schválený dokument.
Ak upravená cenová ponuka mení niečo podstatné, výslovne pomenujte rozdiel. Napríklad: „Upravená cenová ponuka počíta s papierom s vyššou gramážou. Pred jej schválením, prosím, potvrďte, či to ovplyvní termín dodania.“
Uložte upravenú cenovú ponuku do priečinka projektu pod názvom súboru, ktorý identifikuje projekt a verziu, a až do potvrdenia schválenia ju označte ako čakajúcu na kontrolu. Ide o vedomý krok pri ukladaní dokumentov. Aplikácia úložiska otvorená vedľa Zalo ho uľahčuje; WebCatalog automaticky nekopíruje prílohy z četu do priečinka vášho projektu.
Pred odoslaním súboru späť skontrolujte príjemcu aj prílohu. Viacero otvorených účtov môže uľahčiť prístup, no konečný cieľ si aj tak zaslúži chvíľu pozornosti.
Premeňte odpoveď na sledovateľný záväzok
Keď dodávateľ potvrdí podrobnosti, určite, čo si konverzácia teraz vyžaduje. Sľub poslať grafické podklady zajtra potrebuje zodpovednú osobu a termín. Potvrdené dodanie sa musí premietnuť do harmonogramu projektu.
Vo svojom existujúcom nástroji na sledovanie úloh použite napríklad takýto krátky záznam:
| Položka | Príklad záznamu |
|---|---|
| Požiadavka | Schváliť upravenú špecifikáciu tlače |
| Podklad | Upravená cenová ponuka uložená v priečinku projektu |
| Rozhodnutie | Špecifikácia schválená; potvrdenie dodania stále čaká |
| Ďalší krok | Koordinátor má potvrdiť dodanie s dodávateľom |
| Termín | Pred ďalšou kontrolou projektu s klientom |
Ide o príklady projektových poznámok, nie o polia, ktoré WebCatalog pridáva do Zalo. Ich účelom je zachovať zrozumiteľnosť práce aj po tom, čo sa konverzácia posunie nižšie v zozname četov.
V odpovedi uveďte, čo je potvrdené, a označte, čo ešte čaká na vyriešenie. „Grafické podklady sú schválené; termín dodania potvrdím po odpovedi dodávateľa“ poskytuje klientovi užitočnejšiu informáciu než neurčité potvrdenie prijatia.
Pripravte odovzdanie, ktoré môže využiť niekto iný
Ak má v projekte pokračovať kolega, zdieľajte schválený dokument a záznam rozhodnutia prostredníctvom bežných pracovných nástrojov. Uveďte najnovší stav, ďalší krok a to, od koho sa očakáva odpoveď.
Odovzdanie by mu malo umožniť pochopiť prácu bez rekonštruovania vašej osobnej histórie četov. Ak firma potrebuje, aby na tú istú zákaznícku konverzáciu odpovedalo viacero zamestnancov, ide o požiadavku na tímovú komunikáciu, ktorú sa oplatí riešiť priamo.
Keď na zákaznícke správy odpovedá tím, používajte roly Zalo Official Account
Zalo Official Account, skrátene Zalo OA, má iný účel než ponechanie dvoch individuálnych účtov Zalo prihlásených súčasne. Poskytuje organizácii verejný profil na komunikáciu so zákazníkmi a zamestnancom prístup k nástrojom na jeho správu.
Podľa príručky Zalo na začatie práce s Official Account sa zamestnanci prihlasujú do OA Manager cez osobné účty Zalo a vyberajú si OA, ktorý sú oprávnení spravovať. Správca môže pozvať zamestnancov cez Quản lý → Quản lý admin, vybrať príslušné oprávnenia a odoslať pozvánku, ktorú daná osoba prijme.
Ak spravujete účty Zalo Official Account pre viacero organizácií cez to isté oprávnené prihlásenie, vyberte správny OA v OA Manager. Pre každý OA nepotrebujete iný osobný účet ani profil WebCatalog. Klientsky priestor môže držať príslušné odkazy a dokumenty pohromade, zatiaľ čo vybraný OA určuje firmu, pre ktorú práve pracujete.
Pre zdieľanú zákaznícku podporu Zalo dokumentuje aj priraďovanie konverzácií a filtrovanie podľa zamestnancov. Tieto funkcie závisia od programu OA a oprávnení zamestnanca. Ak ich vaše nastavenie podporuje, použite ich na určenie toho, kto sa o zákazníka stará.
Priraďovanie konverzácií poskytuje Zalo OA. WebCatalog organizuje prístup k službe popri ostatných pracovných aplikáciách. Funkcie OA zvoľte vtedy, keď potrebujete zdieľanú zodpovednosť za zákazníkov; samostatné profily zvoľte vtedy, keď potrebujete oddelené prihlásené identity.
Skontrolujte podrobnosti, ktoré ovplyvňujú vašu každodennú prácu
Skôr než presuniete svoju rutinu do nového usporiadania na počítači, vyskúšajte jednu typickú konverzáciu od začiatku do konca. Dokážete otvoriť potrebnú správu, prezrieť si jej dokument, odoslať zamýšľanú odpoveď a zaznamenať následný krok? Ak sú súčasťou tohto pracovného postupu hovory, otestujte ich v skutočnom prostredí, ktoré plánujete používať. Natívna a webová verzia Zalo môžu mať odlišné možnosti.
Skontrolujte upozornenia v každom účte aj nastavenia počítača. Pracovný účet by mal upozorňovať na konverzácie, za ktoré zodpovedáte, zatiaľ čo osobné upozornenia sa môžu riadiť vaším preferovaným pracovným časom. Skôr než sa na toto usporiadanie spoľahnete pri časovo citlivých odpovediach, overte si, že očakávané upozornenia prichádzajú.
Dôležitú históriu a súbory skontrolujte samostatne. Zalo poskytuje pokyny na zálohovanie a obnovenie pri zmene telefónu a jeho vlastné postupy určujú, čo bude dostupné po zmene zariadenia alebo relácie. Profil WebCatalog nie je zálohou vašej histórie správ Zalo. Zásadné projektové záznamy uchovávajte na mieste, ktoré pre ne zvolil váš tím.
Začnite svojou ďalšou skutočnou konverzáciou
Vyberte si jeden pracovný účet, jeden osobný účet a jeden projekt, pri ktorom pravidelne prichádzajú správy cez Zalo. Pridajte Zalo do WebCatalog, každému prihláseniu priraďte pomenovaný profil a pracovnú reláciu umiestnite vedľa dokumentov a nástroja na sledovanie úloh potrebných pre daný projekt.
Potom pri ďalšej prichádzajúcej požiadavke prejdite celým postupom: overte účet a konverzáciu, skontrolujte podkladové informácie, odošlite jasnú odpoveď a zaznamenajte ďalší krok. Je to praktický spôsob, ako spravovať pracovné a osobné účty Zalo a zároveň udržiavať poriadok v práci, ktorá stojí za každou správou.
