Google Voice môže slúžiť na veľmi odlišné hovory: dohodnutie osobného stretnutia, diskusiu s klientom alebo rozhovor vybavovaný v mene kolegu. Skôr než pridáte ďalšie prihlásenie, rozhodnite sa, aké rozlíšenie skutočne potrebujete.
Ak chcete spravovať viacero účtov Google Voice, pre každý účet, ktorý už máte, používajte samostatnú reláciu v počítači, overte jeho číslo Voice a usporiadajte prácu okolo daného účtu. Keď má na jednom čísle prijímať hovory viacero ľudí, firemné funkcie telefonovania služby Google Voice môžu byť vhodnejšie než ďalšie okno účtu.
WebCatalog pomáha udržiavať prostredia jednotlivých účtov poruke v počítači. Priraďovanie čísel, predplatné, presmerovanie a smerovanie hovorov zostávajú súčasťou služby Google Voice.
Najprv zvoľte usporiadanie účtov a čísel
Účet Google identifikuje prihláseného používateľa. Číslo Voice je číslo poskytnuté alebo pridelené prostredníctvom služby. Prepojené telefónne číslo je existujúce telefónne číslo, na ktorom možno prijímať presmerované hovory.
Pokyny Googlu k prepojeným číslam vysvetľujú, že presmerovanie posiela hovory na vaše číslo Voice ďalej na prepojené telefóny. Prepojením mobilného telefónu nevytvoríte druhú identitu Google Voice ani samostatnú schránku.
Začnite usporiadaním, ktoré zodpovedá vašej práci:
| Čo potrebujete | Vhodné východisko | Čím prispeje pracovné prostredie v počítači |
|---|---|---|
| Mať poruke osobný účet Voice aj účet Voice poskytnutý zamestnávateľom | Samostatné účty s aktivovanou službou | Oddelené relácie a rozpoznateľné pracovné prostredia |
| Prijímať hovory na existujúce číslo Voice na inom telefóne | Presmerovanie na prepojené číslo, ak je dostupné | Prístup k nastaveniam a histórii účtu |
| Umožniť tímu vybavovať hovory na spoločnom firemnom čísle | Skupina zvonenia v rámci Workspace s podporou tejto funkcie | Súvisiace tímové nástroje a záznamy |
| Pomáhať vedúcemu pracovníkovi vybavovať hovory | Autorizované delegovanie hovorov v podporovanom programe | Vlastná pracovná relácia vedľa dohodnutých nástrojov na následné úlohy |
Ide o odlišné usporiadania. Pridaním ďalších okien účtov nevytvoríte skupinu zvonenia a presmerovaním čísla neprenesiete zodpovednosť za rozhovor na inú osobu. Skôr než vyberiete, kde budete hovory zobrazovať, rozhodnite sa, ako majú fungovať.
Prispôsobte usporiadanie skutočnému predplatnému Voice
Osobné a firemné účty Google Voice neponúkajú všetky rovnaké funkcie. Porovnanie predplatných od Googlu rozlišuje programy pre jedného používateľa a predplatné pridávané do služby Google Workspace.
Bezplatná služba pre bežných používateľov je jednou z možností pre jedného používateľa. Google tiež ponúka samostatné predplatné Starter standalone a Standard standalone pre oprávnené osobné účty Gmail v USA. Prihlásenie osobným účtom Gmail teda samo osebe neprezrádza, či účet využíva bezplatnú službu alebo platený program.
Pri porovnávaní firemných funkcií je dôležitá dokumentácia k samostatným programom: Standard standalone zahŕňa automatických operátorov, no nezahŕňa skupiny zvonenia ani delegovanie hovorov. Tieto funkcie spolupráce sú dostupné v rámci Voice Standard a Premier ako doplnkov pre Workspace.
Pri účte spravovanom firmou si overte, že používateľ má aktivovanú službu Voice. Samotná pracovná e-mailová adresa nezaručuje funkčnú službu Voice ani požadovanú funkciu telefonovania.
Výber ovplyvňuje aj lokalita. Programy pre jedného používateľa sú dostupné iba v USA. V prípade organizácií dostupnosť závisí od krajiny a od toho, či je telefónna služba poskytovaná prostredníctvom volacieho programu Googlu, služby Carrier Link alebo SIP Link. Pred plánovaním nasadenia vo viacerých lokalitách si pozrite prehľad krajín a poskytovateľov od Googlu.
Na usporiadanie dvoch existujúcich účtov nepotrebujete úplne prepracovať telefónny systém. Skôr než však budete od oboch očakávať rovnaké funkcie, musíte vedieť, akú službu každý z nich využíva.
Keď to vyhovuje, používajte vstavané ovládanie účtov od Googlu
Google už poskytuje prihlasovanie do viacerých účtov a prepínanie medzi nimi. V počítači pridajte alebo vyberte účet pomocou profilovej fotky či iniciály a potom si overte, ktorý účet je aktívny v otvorenej službe.
Aj mobilná aplikácia Voice má zdokumentované prepínanie účtov v systémoch Android a iPhone alebo iPad. Výber účtu je užitočnou možnosťou, ak potrebujete meniť prostredia iba príležitostne.
V počítači funguje Google Voice prostredníctvom webového rozhrania. Pokyny Googlu k telefonovaniu uvádzajú podporované prehliadače vrátane Chrome, Edge, Firefox a Safari. Pri jednoduchom usporiadaní môže stačiť mať Voice dostupný v prehliadači.
Samostatné profily WebCatalog sú užitočné vtedy, keď osobný a pracovný účet potrebujú stále, pomenované prostredia, najmä ak po hovoroch nasleduje práca s dokumentmi, stretnutiami alebo projektovými záznamami. Môžete sa vrátiť do požadovanej relácie bez toho, aby ste sa spoliehali iba na to, ktorý účet Google je práve vybraný v bežnom okne prehliadača.
Vytvorte každému účtu rozpoznateľné prostredie v počítači
Pridajte Google Voice do aplikácie WebCatalog Desktop. V časti Profiles vyberte Add profile, pomenujte profil podľa účelu účtu a otvorte Voice s týmto profilom. Prihláste sa požadovaným účtom Google. Postup zopakujte s druhým profilom pre druhý účet.
Dokumentácia WebCatalog k profilom vysvetľuje, že súbory cookie, relácie a údaje prehliadania zostávajú medzi profilmi oddelené. Užitočné názvy môžu byť napríklad „Osobný Voice“ a „Konzultačná práca“.
Skôr než budete pokračovať, skontrolujte v každej relácii e-mail účtu a číslo Voice. Prázdna história hovorov alebo registračná obrazovka môžu znamenať, že ste vybrali iný účet Google než ten, v ktorom je služba aktívna. Pred vytvorením alebo zmenou čísel vyriešte túto otázku identity účtu.
Vytvorte pracovný priestor, ktorý obsahuje Voice, váš kalendár a záznamy, ktoré používate po hovoroch. Každý priestor sa otvára vo vlastnom okne. Profily oddeľujú relácie účtov; priestory usporadúvajú aplikácie podľa účelu.
Ak to isté firemné číslo slúži viacerým klientskym projektom, jeho profil môžete používať v rôznych projektových priestoroch. Stále ide o ten istý účet Voice s tou istou históriou. Vyberte si program WebCatalog, ktorý podporuje profily, aplikácie a priestory potrebné pre vaše plánované usporiadanie.
Pracovný postup 1: Osobné a pracovné hovory počas pracovného dňa
Predstavte si konzultanta, ktorý používa existujúci osobný účet Voice a samostatne zriadený firemný účet. Cieľom je rozpoznať kontext každého rozhovoru a udržať nadväzujúcu prácu na správnom mieste.
Na začiatku dňa otvorte pracovnú reláciu vedľa kalendára stretnutí a aktuálnych poznámok ku klientom. Osobnú reláciu majte v samostatnom okne, keď ju potrebujete. Nevnímajte obe histórie hovorov ako jeden zoznam úloh: zmeškaný hovor týkajúci sa osobného stretnutia a požiadavka klienta vyžadujú odlišné ďalšie kroky.
Na prijímanie hovorov v počítači musí byť relácia skutočne dostupná. Google uvádza, že na prijímanie hovorov v počítači musí Voice zostať otvorený. Skontrolujte vybraný mikrofón, reproduktory a príslušné povolenia upozornení a predtým, než sa na nové nastavenie spoľahnete pri dohodnutých stretnutiach, uskutočnite skúšobný hovor.
Ak používate aj prepojené telefóny, skontrolujte ich nastavenia presmerovania v správnom účte. Google v dokumentácii uvádza, že telefónne číslo nemožno prepojiť s iným číslom Voice, ak je už prepojené inde. Pri plánovaní dvoch relácií v počítači preto nepočítajte s presmerovaním oboch účtov na to isté prepojené číslo bez overenia, čo služba umožňuje.
Keď voláte späť na zmeškaný hovor, najprv otvorte históriu príslušného účtu. Overte si kontext hovoru, potom zavolajte späť a zaznamenajte ďalší krok pri súvisiacom stretnutí alebo práci pre klienta.
Pracovný postup 2: Viaceré klientske projekty používajú jedno firemné číslo
Druhý klient automaticky nevyžaduje druhý účet Voice. Ak pri svojej konzultačnej činnosti už používate jedno firemné číslo, užitočnejším zlepšením môže byť usporiadanie hovorov podľa projektov.
Vytvorte priestor pre projekt, ktorý si vyžaduje časté telefonické diskusie. Pridajte Voice s existujúcim firemným profilom spolu so zadaním projektu, harmonogramom a denníkom rozhodnutí. Iný projektový priestor môže používať ten istý profil, no zobrazovať vlastné podporné nástroje.
Keď klient zavolá, otvorte prostredie príslušného projektu a pracujte s aktuálnym zadaním. Na konci zaznamenajte rozhodnutie, zodpovednú osobu a ďalší krok. Napríklad: „Potvrdiť upravený termín dodania so sponzorom projektu a potom odoslať aktualizovaný harmonogram.“ Takýto záznam jasne určuje, čo treba urobiť, bez potreby prepisovať každú časť rozhovoru.
Opätovné použitie profilu nerozdelí históriu Voice podľa projektov, nevytvorí samostatné schránky hlasovej pošty pre jednotlivé projekty ani nezmení číslo používané pri hovoroch. Toto rozlíšenie projektov udržiavajte v záznamoch, ktoré už používate. WebCatalog poskytuje praktické usporiadanie nástrojov; volajúcich automaticky netriedi.
Pred koncom pracovného dňa porovnajte zmeškané hovory a hlasové správy z firemného účtu s týmito projektovými záznamami. Zaznamenajte následné úlohy tam, kde spravujete prácu, aby ste po opätovnom otvorení projektu na druhý deň videli, čo si ešte vyžaduje pozornosť.
Pracovný postup 3: Vybavovanie hovorov v mene kolegu
Asistent vedúceho pracovníka má iné požiadavky než niekto, kto používa dve osobné prihlásenia. Asistent potrebuje oprávnenie vybavovať hovory inej osoby a pritom naďalej používať vlastnú pracovnú identitu.
V podporovaných programoch Workspace Voice používajte delegovanie hovorov. Správca môže delegovanej osobe prideliť oprávnenia uskutočňovať hovory, prijímať hovory a pristupovať k hlasovej pošte v mene osoby, ktorá ju poverila. Pridelené oprávnenia určujú rozsah dostupných úloh.
Pred začiatkom zastupovania sa dohodnite na praktickom odovzdávaní: ktoré hovory sa majú prepájať, ktoré možno vybaviť priamo a ako zaznamenávať žiadosti o spätné zavolanie. V priestore „Podpora vedenia“ majte vlastnú reláciu Voice vedľa kalendára, ku ktorému máte oprávnený prístup, a záznamu následných úloh.
Keď prichádzajúci hovor vyžaduje ďalší krok, zaznamenajte, kto má reagovať a aký kontext potrebuje. Pracovné prostredie tento proces podporuje bez potreby druhého profilu prihláseného do účtu vedúceho pracovníka. Delegovanie udeľuje Google Voice, nie WebCatalog.
Ak má hovory prijímať tím, zvážte namiesto toho skupinu zvonenia. Google v podporovaných programoch ponúka možnosti smerovania, pracovný čas a spracovanie neprijatých hovorov. Jeho dokumentácia tiež uvádza, že hovory skupiny zvonenia sa nepresmerúvajú na prepojené mobilné čísla členov, preto pri plánovaní zastupovania skontrolujte zariadenia, na ktorých sa budú hovory skutočne prijímať.
Súbor otvorených okien účtov nemôže nahradiť tieto pravidlá smerovania. Použite vhodnú funkciu Voice a potom okolo nej usporiadajte súvisiacu prácu každého človeka.
Prispôsobte pracovné prostredie ďalšiemu hovoru
Začnite účtami a číslami, ktoré vám už boli pridelené. Určite, či ďalším zlepšením má byť samostatná osobná a pracovná relácia, lepší projektový kontext alebo podporované usporiadanie s delegovaním či skupinou zvonenia.
Potom otvorte Google Voice vo WebCatalog. Každému samostatnému účtu priraďte vlastný profil, umiestnite pracovný účet vedľa nástrojov, ktoré premieňajú hovory na rozhodnutia, a pred ďalším naplánovaným rozhovorom skontrolujte nastavenie prichádzajúcich hovorov. Výsledkom je prehľadnejšie prostredie na vybavovanie hovorov a nadväzujúcich úloh bez zamieňania organizácie účtov s konfiguráciou telefónneho systému.
