Keď Google Chat zahŕňa osobné konverzácie, projekty zamestnávateľa aj prácu pre klientov, jeho usporiadanie sa začína tým, že viete, ktorá identita patrí do ktorej konverzácie. Potom môžete chat, dokumenty a kalendár projektu usporiadať tak, aby boli ľahko dostupné na jednom mieste.
Projekt automaticky nevyžaduje ďalší účet Google. Na spoluprácu s viacerými klientmi môžete používať jeden pracovný účet, zatiaľ čo iný klient vám poskytne vlastnú spravovanú identitu. Tieto situácie si vyžadujú odlišné nastavenia pracovného prostredia.
Google už podporuje prepínanie medzi prihlásenými účtami. WebCatalog pridáva izolované profily a priestory zamerané na projekty, ktoré môžu uľahčiť orientáciu počas náročnejšieho pracovného dňa. Cieľom je, aby bolo pri každom začatí práce jasné, ktorý účet, konverzáciu a podporné nástroje máte použiť.
Priraďte identitám a projektom odlišné úlohy
„Účet“, „organizácia“ a „priestor“ označujú rôzne súčasti pracovného postupu v službe Google Chat. Ich rozlišovanie uľahčuje nastavenie aj riešenie problémov.
| Súčasť nastavenia | Čo riadi alebo organizuje | Praktický príklad |
|---|---|---|
| Účet Google | Identita, pomocou ktorej sa prihlasujete a zapájate do konverzácií | Váš osobný účet alebo účet pridelený zamestnávateľom |
| Organizácia Google Workspace | Spravovaný prístup a pravidlá pre jej používateľov | Nastavenia Chatu a externej spolupráce u vášho zamestnávateľa |
| Priestor v službe Google Chat | Miesto na konverzáciu s vlastnými účastníkmi | Diskusia projektového tímu o uvedení produktu na trh |
| Profil vo WebCatalogu | Izolované prihlasovanie na webové stránky a údaje relácie | Profil s názvom „Práca — Acme“ |
| Priestor vo WebCatalogu | Okno na pracovnej ploche zoskupujúce aplikácie a profily | Pracovný priestor na uvedenie produktu na trh obsahujúci Chat, Disk a zadanie projektu |
Google opisuje prístup k Chatu prostredníctvom vášho účtu Google alebo organizácie Workspace. Priestory v Chate možno vytvárať pomocou osobných účtov Google aj platených účtov Workspace, hoci ich funkcie sa líšia; pozrite si porovnanie účtov od Googlu.
To znamená, že profily v počítači by ste mali vytvárať podľa skutočných prihlasovacích identít a projektové pracovné priestory potom usporiadať podľa práce. Vytvorením priestoru vo WebCatalogu sa nevytvorí priestor v službe Google Chat, nepozvú sa spolupracovníci ani sa nezmenia oprávnenia organizácie.
Začnite existujúcimi možnosťami Googlu pre počítače
Len na pridanie druhého prihlásenia do Googlu nepotrebujete novú aplikáciu. Sprievodca prihlasovaním do viacerých účtov od Googlu vysvetľuje, ako pridávať účty a prepínať medzi nimi bez odhlásenia. V podporovanej službe Googlu použite ponuku účtu na pridanie alebo výber potrebného účtu.
Chat je dostupný na adrese chat.google.com aj priamo v Gmaile. Google ponúka aj samostatnú aplikáciu Chat, ktorá sa inštaluje ako progresívna webová aplikácia cez Chrome. Aby aplikácia fungovala, Chrome musí byť otvorený a na spravovaných zariadeniach môže byť na jej inštaláciu potrebné povolenie.
Tieto možnosti môžu stačiť, ak prepínač účtov a vaše existujúce usporiadanie prehliadača vyhovujú spôsobu vašej práce. Bez ohľadu na zvolený postup skontrolujte, ktorý účet má prístup ku konverzácii, ktorú chcete otvoriť.
WebCatalog sa hodí vtedy, keď chcete jasne vymedzené, opakovane použiteľné prostredia pre jednotlivé účty a usporiadanie ostatných nástrojov každého projektu na pracovnej ploche. Osobnú identitu môžete oddeliť od pracovnej a pracovnú potom používať všade, kde má oprávnenie. Nasledujúce tri modely spolupráce ukazujú, ako sa pri tom rozhodovať.
Osobné konverzácie: vytvorte im stále miesto
Váš osobný účet môže zahŕňať rodinné plány, dobrovoľnícku skupinu aj niekoľko priateľov, ktorí uprednostňujú Chat. Dajte týmto konverzáciám ľahko rozpoznateľné miesto, aby ste ich našli bez toho, aby ste sa najprv museli preklikávať zoznamom projektov zamestnávateľa.
Vo WebCatalogu pomenujte profil Osobné alebo použite iné označenie, ktoré jasne identifikuje prihlásenie do Googlu. Otvorte Chat s týmto profilom a prihláste sa do zamýšľaného osobného účtu. Názov by mal označovať identitu, nie dočasnú aktivitu, napríklad „Víkendový výlet“. Aktivita sa zmení, no účet môže zostať užitočný celé roky.
V službe Google Chat využívajte jej vlastné možnosti usporiadania konverzácií pre ľudí a skupiny, ku ktorým sa vraciate najčastejšie. Google uvádza pripínanie a odopínanie priestorov alebo konverzácií medzi funkciami dostupnými používateľom osobných aj platených účtov Workspace.
Predpokladajme, že vaša dobrovoľnícka skupina má konverzáciu o podujatí a plánovací dokument. Konverzáciu môžete mať pripnutú v Chate a aplikáciu s dokumentom umiestniť vedľa nej do príslušného priestoru vo WebCatalogu. Pred otvorením alebo zdieľaním dokumentu overte, či má osobný účet požadovaný prístup.
Oddelenie účtov a oddelenie projektov teraz slúžia rôznym účelom. Profil oddeľuje prihlasovacie prostredie. Priestor zhromažďuje veci potrebné pre podujatie. Ani jedno nenahrádza nastavenia členstva v konverzácii ani ovládacie prvky zdieľania dokumentu.
Pracovné projekty: používajte správnu identitu pri celej práci tímu
Účet pridelený zamestnávateľom zvyčajne patrí do jasne pomenovaného pracovného profilu, napríklad Práca — Acme. Túto identitu používajte na konverzácie v Chate, ktoré vaša organizácia povolila a do ktorých vás pozvala.
Ak Chat nie je pre daný účet dostupný, obráťte sa na správcu Workspace. Pokyny na prihlásenie od Googlu uvádzajú, že pracovné a školské organizácie musia Chat pre svojich používateľov nastaviť. Otvorenie rovnakej identity v inej počítačovej aplikácii nesprístupní službu, ktorá v organizácii nie je dostupná.
Keď prístup funguje, usporiadajte opakujúce sa projekty podľa informácií, ktoré každý z nich potrebuje. Pri uvedení produktu na trh to môže byť:
- Priestor v službe Google Chat, v ktorom tím rozhoduje o uvedení produktu na trh.
- Priečinok na Disku so schválenými kreatívnymi materiálmi.
- Dokument s kontrolným zoznamom na vydanie.
- Kalendár používaný na potvrdzovanie termínov kontrol.
Príslušné aplikácie a profily môžete vo WebCatalogu zoskupiť do priestoru s názvom Uvedenie produktu na trh. Ďalší priestor, Tímová prevádzka, môže obsahovať nástroje na bežnú internú prácu.
Oba môžu používať rovnaký pracovný profil, ak má ten istý účet Google oprávnenie pre oba projekty. Pre každé projektové okno nepotrebujete nový účet Google ani izolované prihlásenie. Opätovným použitím profilu sa opätovne používajú aj údaje jeho relácie, takže okná nepredstavujú samostatné identity.
Priestor vo WebCatalogu tiež neobmedzuje Chat na konkrétnu projektovú konverzáciu. Pred zverejnením aktualizácie o uvedení produktu na trh vyberte zamýšľaný priestor v službe Google Chat a skontrolujte jeho účastníkov. Pracovný priestor na počítači vám pomáha dostať sa k práci; konverzácia v službe Google Chat určuje, kto správu dostane.
Rozhodnutia o projekte uchovávajte v konverzácii, v ktorej ich tím očakáva. Ak sa v priamej správe vyrieši niečo, čo sa týka celej skupiny, pridajte príslušné zhrnutie do projektovej diskusie. Pracovný priestor tak bude užitočný aj pre ďalšieho človeka, ktorý bude rozhodnutie potrebovať, nielen pre toho, kto práve posiela správy.
Spolupráca s klientmi: usporiadajte identitu, ktorú klient skutočne pozval
Skôr než vytvoríte ďalší profil, mali by ste sa jasne rozhodnúť, ako budete ku klientovi pristupovať. Spýtajte sa, ktorú e-mailovú adresu alebo spravovanú identitu máte podľa klienta používať.
Existuje niekoľko možných usporiadaní. Klient môže pozvať váš existujúci pracovný alebo osobný účet Google ako externého účastníka. Môže vám vytvoriť účet vo svojej organizácii Workspace. Google už opisuje aj schválený postup pozývania hostí pre ľudí bez existujúceho účtu Google; pozvánkou sa vytvorí účet hosťa spravovaný pozývajúcou organizáciou. Dostupné postupy a obmedzenia sú vysvetlené v sprievodcovi externými používateľmi a hosťami od Googlu.
Prispôsobte nastavenie pracovného prostredia danému usporiadaniu:
| Usporiadanie u klienta | Vhodná voľba profilu |
|---|---|
| Klient pozve váš existujúci pracovný účet | Použite existujúci profil pre tento účet |
| Klient poskytne samostatný účet Workspace | Vytvorte profil označený názvom klienta a identitou |
| Klient použije schválené pozvanie hosťa | Dokončite prijatie pozvánky, overte prístup k Chatu a výslednú identitu prehľadne usporiadajte |
Ak sa váš existujúci pracovný účet zapojí do troch klientskych projektov, môžu sa vám hodiť tri projektové priestory. Tri nové účty Google však nie sú automaticky potrebné. Naopak, umiestnenie identity pridelenej klientom do rovnakého projektového okna ako vášho účtu od zamestnávateľa neznamená, že sú tieto identity zameniteľné.
Externá spolupráca závisí aj od zapojených organizácií. Ovládacie prvky externého Chatu od Googlu opisujú nastavenia správcu, obmedzenia na dôveryhodné domény a možnosti externých priestorov závislé od edície. Ak pozvánka nefunguje, overte pozvanú identitu a požiadajte klienta o kontrolu príslušných nastavení prístupu.
Pri spoločnom projekte používajte spôsob spolupráce schválený klientom. Ak je to priestor v službe Google Chat s povoleným externým prístupom, veďte projektovú konverzáciu tam. Profil vo WebCatalogu môže zachovať prihlasovacie prostredie; nemôže udeliť členstvo v priestore ani obísť pravidlá organizácie pre externý chat.
Samostatne skontrolujte aj prepojené dokumenty. Pokyny Googlu k externému prístupu rozlišujú prístup k Chatu od prístupu k súborom a úlohám na Disku. Pred kontrolou otvorte konkrétny dokument pomocou zamýšľaného účtu a overte, či je dostupný. Fungujúca konverzácia sama osebe nevyrieši všetky otázky oprávnení k súborom.
Premeňte mapu spolupráce na nastavenie WebCatalogu
Najprv vytvorte vrstvu účtov. Pokyny k profilom vo WebCatalogu opisujú vytvorenie profilu a otvorenie aplikácie s týmto profilom:
- Pridajte Google Chat z katalógu aplikácií WebCatalogu.
- Otvorte Profily, vyberte Pridať profil a dajte identite ľahko rozpoznateľný názov.
- Otvorte Chat s týmto profilom a prihláste sa do príslušného účtu.
- Overte prístup ku konverzácii alebo priestoru, ku ktorému by mal mať účet prístup.
Postup zopakujte pre odlišné identity, ktoré skutočne používate. Otvorením ďalšieho okna s rovnakým profilom sa druhý účet neizoluje; použije sa rovnaké prostredie relácie.
Potom usporiadajte priestory vo WebCatalogu podľa prebiehajúcej práce. Priestor klienta môže obsahovať Chat, nástroje klienta na prácu s dokumentmi a nástroj na sledovanie projektu. Ak je zamýšľané prihlásenie rovnaké, použite existujúci profil. Keď viacero aplikácií Googlu používa jednu identitu, príslušný profil môže uchovávať toto spoločné prihlasovacie prostredie; pri otváraní každej aplikácie skontrolujte účet.
Pred rozšírením usporiadania porovnajte potrebné aplikácie, profily a priestory s aktuálnymi programami WebCatalogu. Počet projektových pracovných priestorov a počet identít účtov sú dve samostatné rozhodnutia pri plánovaní.
Uľahčite sledovanie každého odovzdania projektu
Pred odoslaním aktualizácie si stručne overte jej smerovanie: Ktorý účet používam, kto je v tejto konverzácii a môžu títo ľudia otvoriť prepojené materiály? Odhalíte tak nezrovnalosti v účtoch a prístupe, ktoré samotná prehľadná pracovná plocha nevyrieši.
Doplňte do aktualizácie dostatok kontextu, aby bola užitočná: pomenujte rozhodnutie, pridajte odkaz na aktuálny dokument a uveďte, čo bude nasledovať. Je to obzvlášť užitočné, keď sa klient zapája cez inú organizáciu alebo prostredníctvom pozvanej identity hosťa.
Na najbližšie hodnotenie projektu si vytvorte jeden pracovný priestor Google Chat vo WebCatalogu so skutočnou konverzáciou, nástrojmi na prácu s dokumentmi a programom stretnutia. Použite ho na kompletné odovzdanie a potom si ponechajte usporiadanie, v ktorom sa správna identita a projekt rozpoznávajú najľahšie.
