Osobná doručená pošta, pracovná adresa aj účet pre vedľajší projekt môžu byť na jednom počítači. Výzvou je zabezpečiť, aby ste každý z nich ľahko rozpoznali pri odpovedaní na správu, otváraní dokumentu alebo prezeraní pozvánky na stretnutie.
Viaceré účty Gmail môžete spravovať pomocou prepínača účtov Google, samostatných profilov prehliadača alebo počítačového pracovného prostredia, ako je WebCatalog. Google už podporuje prepínanie medzi prihlásenými účtami bez odhlásenia. WebCatalog pridáva iný spôsob organizácie tejto práce: priamy prístup k aplikáciám, samostatné profily a priestory pre súvisiace nástroje.
Tu je návod, ako si vybrať usporiadanie a využívať ho počas celého dňa.
Vyberte si, ako chcete usporiadať svoje účty Gmail
Začnite úlohou, ktorá vám spôsobuje najviac ťažkostí.
| Vaša hlavná potreba | Praktický východiskový bod |
|---|---|
| Občas skontrolovať druhú doručenú poštu | Prepínač účtov Google |
| Oddeliť pracovné a osobné prehliadanie na viacerých weboch | Profily prehliadača |
| Mať prístup k účtom Gmail spolu s aplikáciami, ktoré používate pri jednotlivých projektoch | WebCatalog Desktop |
| Zlúčiť prichádzajúce správy do jednej doručenej pošty | Samostatné riešenie na zlučovanie e-mailov |
Zabezpečiť prístup k účtom a zlúčiť ich správy sú dve odlišné požiadavky. Nasledujúce usporiadanie ponecháva každú doručenú poštu Gmail v samostatnom účte, čo je užitočné, keď majú identity, komunikácia s klientmi a každodenné postupy zostať oddelené.
Na jednoduché usporiadanie použite prepínač účtov Google
Ak účty prepínate len príležitostne, začnite existujúcou ponukou účtov v Gmaile:
- Prihláste sa do Gmailu na počítači.
- V pravom hornom rohu vyberte svoju profilovú fotku alebo iniciálu.
- Vyberte Pridať účet a dokončite prihlásenie do druhého účtu.
- Tú istú ponuku otvorte vždy, keď chcete vybrať iný účet.
Tieto kroky vychádzajú z pokynov Googlu pre viacero účtov.
Tento postup funguje dobre, ak máte malý počet schránok a každú adresu dokážete rýchlo rozpoznať. Pred písaním novej správy si zvyknite skontrolovať aktívnu adresu.
Google tiež vysvetľuje, že účet, do ktorého sa prihlásite ako prvého, je často predvolený. Niektoré služby Googlu môžu použiť nastavenia tohto účtu, keď nie je jasné, ktorý účet chcete použiť. Ak vás odkaz presmeruje na neočakávaný účet Google, pred vykonaním zmien skontrolujte aktívnu identitu.
Na širšie oddelenie použite profily prehliadača
Profil prehliadača je užitočný vtedy, keď e-mailový účet patrí k celému prostrediu prehliadania. Možno chcete mať pracovné záložky, uložené heslá a históriu prehliadania oddelené od osobného prostredia.
V Chrome otvorte ponuku profilov prehliadača, vyberte Pridať profil Chrome a zvoľte ľahko rozpoznateľný názov a vzhľad. V tomto profile sa prihláste do príslušného účtu Gmail. Postup zopakujte pre druhú identitu. Google uvádza, ako vytvárať a prepínať profily Chrome.
Vyberajte názvy, ktoré vystihujú účel, napríklad „Osobné“ a „Štúdio“. Profil s názvom „Profil 2“ vám veľmi nepomôže, keď máte otvorených viacero okien.
Profily prehliadača sú rozumnou voľbou, ak chcete oddelené prostredia prehliadania. Ak sa váš deň točí okolo opakovaného otvárania tých istých aplikácií a účtov, WebCatalog ponúka priamočiarejšie usporiadanie.
Spravujte viacero účtov Gmail pomocou WebCatalogu
Počítačová aplikácia Gmail od WebCatalogu poskytuje Gmailu vlastné okno a miesto v Docku alebo na paneli úloh. Naďalej používate webové rozhranie Gmailu a zároveň si volíte, ako jeho účty zapadnú do vášho pracovného postupu na počítači.
Najužitočnejšie usporiadanie sa začína jasne pomenovanými profilmi a rozširuje sa až vtedy, keď potrebujete ďalšiu štruktúru.
1. Pridajte Gmail do počítača
Stiahnite si WebCatalog Desktop, nainštalujte ho a prihláste sa do svojho účtu WebCatalog. V katalógu vyhľadajte Gmail a pridajte ho ako počítačovú aplikáciu.
Otvorte Gmail a overte, že ide o službu, ktorú očakávate. Váš účet WebCatalog slúži na správu vášho nastavenia WebCatalogu; do účtu Google, ktorý chcete používať, sa stále prihlasujete samostatne.
2. Vytvorte profil pre každú identitu Google
Vo WebCatalogu prejdite do časti Profily, vyberte Pridať profil a zadajte výstižný názov. Otvorte Gmail s týmto profilom a postupujte podľa pokynov Googlu na prihlásenie.
Zopakujte to aj pri ostatných účtoch. Vytvorte napríklad profily „Osobné“, „Práca“ a „Klient A“. Vyberte si plán WebCatalog, ktorý pokrýva aplikácie, profily a priestory vo vašom plánovanom usporiadaní. Pokyny k profilom vo WebCatalogu tiež vysvetľujú, ako používať jeden profil vo viacerých počítačových aplikáciách.
Na dôsledné oddelenie používajte v každom profile jednu identitu Google. Názov profilu tak bude spoľahlivým vodidlom pri výbere doručenej pošty, ktorú chcete otvoriť.
3. Priraďte každému účtu konkrétny účel
Pred pridaním ďalšieho profilu sa rozhodnite, čo doň patrí. Užitočné usporiadanie môže vyzerať takto:
| Profil | Na čo ho používať |
|---|---|
| Osobné | Správy týkajúce sa domácnosti, dohodnuté termíny a osobné odbery |
| Práca | Interná komunikácia a vaša hlavná pracovná doručená pošta |
| Klient A | Správy a zdroje súvisiace s daným klientom |
Nevytvárajte nový profil pre každú dočasnú úlohu. Pridajte ho vtedy, keď potrebujete iný účet alebo trvalé oddelenie svojej práce.
Profily WebCatalogu udržiavajú relácie a údaje prehliadania oddelené. Vďaka tomu sa môžete vracať k rôznym účtom bez toho, aby ste sa museli odhlasovať len kvôli prepnutiu medzi nimi. Google môže naďalej vyžadovať overenie, ak si to vyžiadajú jeho bezpečnostné kontroly alebo pravidlá vašej organizácie.
4. Majte súvisiace aplikácie Googlu pohromade
E-mail často vedie k ďalšej úlohe: kontrole dokumentu na Disku, prezeraniu kalendára alebo aktualizácii projektovej nástenky. Použite príslušný profil Google pre Gmail, Disk Google a Kalendár Google, aby bola v týchto aplikáciách dostupná zamýšľaná identita.
Potom nástroje usporiadajte v priestore WebCatalog. Každý priestor sa otvára vo vlastnom okne a môže združovať aplikácie a profily pre klienta alebo projekt.
Priestor pre klienta môže napríklad obsahovať profil Gmailu daného klienta, Disk, Kalendár a aplikáciu na riadenie projektov. Keď si sadnete k práci pre daného klienta, súvisiace nástroje majú svoje stále miesto.
Začnite jedným priestorom pre prácu, ktorú vykonávate najčastejšie. Ďalšie môžete pridať, keď zistíte, aké rozdelenie vám pomáha udržať si poriadok.
Uľahčite si správu doručenej pošty
Lepšie usporiadanie na počítači rieši prístup k účtom. Niekoľko návykov v Gmaile vám uľahčí prácu so samotnými správami.
Používajte jednotný systém štítkov
Štítky Gmailu vám umožňujú usporiadať správy do kategórií. Zvážte používanie malej sady štítkov vo svojich pracovných schránkach, napríklad „Na vybavenie“, „Čaká sa“ a „Na referenciu“.
Rovnaké pomenovania vám uľahčia nadviazať na prácu po prepnutí účtu. Identitu účtu vyjadrite názvom profilu a stav správy štítkom. Každá časť vášho systému tak bude mať jasnú úlohu.
Nastavte správny podpis v každom účte
Skontrolujte nastavenia podpisu Gmailu v každej schránke. Gmail podporuje predvolené podpisy pre nové správy aj odpovede.
Použite kontaktné a firemné údaje zodpovedajúce danej adrese. Výrazný podpis poskytuje pri písaní ďalšie vizuálne vodidlo, hoci dôležitým krokom zostáva kontrola adresy odosielateľa.
Rozhodnite sa, ktoré schránky vás môžu vyrušovať
V nastaveniach upozornení Gmailu na pracovnej ploche si môžete vybrať upozornenia na novú poštu, dôležitú poštu alebo upozornenia vypnúť.
Rozumným východiskom je povoliť upozornenia na časovo naliehavú prácu a menej urgentné účty kontrolovať v naplánovaných intervaloch. Ak sa upozornenie nezobrazí, skontrolujte nastavenia Gmailu aj povolenia v počítači.
Kontrolujte účty v premyslenom poradí
Vyskúšajte krátky postup: najprv skontrolujte naliehavé pracovné správy, potom vybavte prebiehajúcu komunikáciu s klientmi a osobný e-mail skontrolujte v čase, ktorý ste si zvolili.
Cieľom je nedovoliť, aby o vašej ďalšej činnosti rozhodovala naposledy otvorená doručená pošta. Pre záväzky, ktoré si vyžadujú viac než rýchlu odpoveď, si veďte samostatný zoznam úloh.
Často kladené otázky
Môžem zostať prihlásený do dvoch účtov Gmail súčasne?
Áno. Google podporuje súčasné prihlásenie do viacerých účtov. Profily prehliadača a profily WebCatalogu poskytujú ďalšie možnosti, ako usporiadať oddelené prostredia účtov.
Spája WebCatalog všetky správy Gmailu do jednej doručenej pošty?
Toto usporiadanie vám poskytuje prístup k samostatným účtom Gmail. Nezlučuje ich poštu do spoločnej schránky. Ak chcete správy čítať týmto spôsobom, vyberte si osobitne postup na ich zlučovanie.
Majú Gmail, Disk a Kalendár používať rovnaký profil WebCatalogu?
Rovnaký profil používajte vtedy, keď majú tieto aplikácie používať rovnakú identitu Google. Pre inú identitu, napríklad osobný účet alebo samostatné prihlásenie klienta, vytvorte iný profil.
Dajte každému účtu Gmail jasné miesto
Na občasnú kontrolu doručenej pošty vám môže stačiť prepínač účtov Google. Keď je súčasťou vašej každodennej práce viacero účtov, usporiadanie na počítači môže výrazne sprehľadniť ich účel aj umiestnenie.
Začnite používať WebCatalog Desktop pridaním Gmailu a vytvorením profilov pre účty, ktoré používate najčastejšie. Vytvorte jeden priestor pre svoj hlavný pracovný postup a potom pridajte kalendár, dokumenty a aplikácie, ktoré vám pomôžu dokončiť prácu súvisiacu s každým e-mailom.
