Rozmowy w Zoho Cliq mogą wykraczać poza granice firmy. Możesz pracować w organizacji swojego pracodawcy, współpracować z dostawcą i używać osobnego konta udostępnionego przez klienta do innego zlecenia. Każda z tych relacji może wymagać innego rodzaju dostępu.
Pierwszym krokiem w zarządzaniu wieloma kontami Zoho Cliq jest stworzenie mapy tych relacji. Oddzielne loginy wymagają oddzielnych sesji. Kanał zewnętrzny, zaproszenie dla gościa lub sieć Network mogą umożliwić współpracę przy użyciu konta, z którego już korzystasz. Utworzenie kolejnego profilu w aplikacji komputerowej nie przesądza o tym, jakie rozwiązanie dopuszcza Twoja organizacja.
Gdy model dostępu jest już jasny, możesz wybrać wbudowane narzędzia Cliq do obsługi kont lub uporządkować te konta wraz z powiązanymi aplikacjami do pracy w WebCatalog.
Oddziel kwestię logowania od kwestii organizacji
„Wiele organizacji” może oznaczać kilka różnych sytuacji. Pracownik dysponujący dodatkowym loginem wydanym przez inną firmę ma inny problem niż partner zaproszony do wspólnej rozmowy.
Dokumentacja Zoho dotycząca Cliq w CRM Plus wyraźnie wskazuje tę różnicę: użytkownik należy do jednej organizacji głównej i może dołączać do innych organizacji jako użytkownik zewnętrzny. Opisuje przełączanie się między tymi kontekstami oraz dostęp różniący się od członkostwa wewnętrznego.
Nowsze narzędzia Cliq do zarządzania gośćmi wprowadziły dostęp do przypisanych kanałów i kontaktów w innej organizacji. Udział zależy od zaproszenia oraz odpowiednich zasad organizacji.
Oznacza to, że ten sam adres e-mail używany do pracy z więcej niż jedną firmą nie musi oznaczać dwóch niezależnych kont Cliq. Ustal, czy korzystasz z osobnego loginu, członkostwa zewnętrznego czy konkretnego zaproszenia do współpracy. Nie należy zakładać, że zasady dotyczące wielu organizacji w innych produktach Zoho mają zastosowanie do Cliq w niezmienionej postaci.
Stwórz mapę dostępu przed dodaniem kont w aplikacji komputerowej
Przygotuj krótkie zestawienie pracy, którą musisz wykonać. Dla każdego miejsca docelowego określ login, typ dostępu, odpowiedzialnego administratora i materiały pomocnicze.
| Relacja zawodowa | Dostęp do potwierdzenia | Sugerowana organizacja pulpitu |
|---|---|---|
| Pracownik w Twojej głównej firmie | Twoje konto wewnętrzne i przypisane kanały | Profil firmowy i przestrzeń robocza |
| Klient udostępnia Ci osobny, autoryzowany login | Dostęp tego konta do organizacji i kanałów | Osobny profil nazwany od klienta |
| Dostawca już korzysta z Cliq | Kanał zewnętrzny lub inna dozwolona forma współpracy | Twoje obecne konto obok narzędzi projektu dostawcy |
| Wykonawca dołącza do ograniczonego zlecenia | Dostęp gościa do wymaganych rozmów, jeśli jest obsługiwany | Autoryzowany kontekst gościa i założenia projektu |
| Długoterminowa społeczność partnerów | Członkostwo w sieci Cliq Network | Odpowiednia sieć Network obok zasobów dla partnerów |
Traktuj mapę jako opis rzeczywistego dostępu. Przestrzeń o nazwie „Klient Północ” jest przydatna tylko wtedy, gdy znajdujące się w niej konto ma dostęp do właściwych rozmów.
Na przykład zapisz „login firmowy, kanał zewnętrzny dostawcy, osoba odpowiedzialna za zakupy” zamiast „konto dostawcy”, jeśli nie istnieje osobny login do konta dostawcy. Jasne etykiety zapobiegają tworzeniu zduplikowanych profili w celu rozwiązania problemu, który należy rozwiązać w konfiguracji dostępu.
Poznaj dostępne opcje wbudowane
Aplikacja komputerowa Cliq obsługuje logowanie na wiele kont
Aplikacja komputerowa Zoho Cliq już obsługuje wiele kont. Zoho opisuje dodawanie loginu przez Accounts → Add account (Konta → Dodaj konto), z limitem dziesięciu kont. Wybranie konta z menu Accounts otwiera dla niego nowe okno Cliq.
Jeśli pracujesz głównie w Cliq, jest to proste rozwiązanie. Za pomocą menu kont w aplikacji możesz uzyskać dostęp do posiadanych już oddzielnych kont firmowych. WebCatalog staje się bardziej przydatny, gdy każde konto stanowi część szerszego przepływu pracy obejmującego dokumentację projektową, dokumenty, kalendarze i inne aplikacje internetowe.
Kanały zewnętrzne łączą organizacje wokół rozmowy
Kanał zewnętrzny umożliwia współpracę osobom z różnych organizacji. Dostęp zależy od wymaganych zasad i zaproszenia. Zoho obsługuje również współpracę w kanałach zewnętrznych między określonymi centrami danych, natomiast wiadomości bezpośrednie między centrami danych podlegają innym ograniczeniom.
Tworzenie kanałów zewnętrznych zależy od planu: plan Free nie pozwala ich tworzyć, a w płatnych planach uprawnienia do ich tworzenia zależą od edycji i uprawnień administratora. Zanim wybierzesz tę formę współpracy z dostawcą, sprawdź konfigurację organizacji gospodarza.
Dostęp gościa i sieci Network służą różnym relacjom
Zaktualizowana funkcja gości Zoho pozwala zaproszonym współpracownikom dołączać do istniejących kanałów. Może to być odpowiednie rozwiązanie dla wykonawcy pomagającego przy konkretnej kampanii. Cliq Network zapewnia dedykowane środowisko do szerszej współpracy zewnętrznej, na przykład dla stałej społeczności partnerów.
Zanim zaproponujesz nowszy sposób pracy, sprawdź aktualną dokumentację dotyczącą gości: Zoho obecnie podaje, że Guest Users 2.0 nie jest obsługiwane w Zoho One, a funkcja ta nie obsługuje wiadomości bezpośrednich między centrami danych. Dostępny sposób współpracy powinien wynikać z edycji i konfiguracji danej organizacji.
Te wbudowane opcje mogą wyeliminować potrzebę posiadania kolejnego konta. Używaj osobnego loginu, gdy praca rzeczywiście tego wymaga, a odpowiedniej funkcji współpracy — gdy relacja polega na udziale zewnętrznym.
Uporządkuj zatwierdzoną konfigurację w WebCatalog
Gdy mapa dostępu jest gotowa, skonfiguruj na jej podstawie środowisko pracy na komputerze. WebCatalog Desktop pozwala uruchamiać Cliq w dedykowanym oknie i organizować je wraz z innymi aplikacjami internetowymi.
W przypadku dwóch różnych loginów postępuj zgodnie z instrukcją konfigurowania profili w WebCatalog:
- Otwórz Profiles (Profile) i wybierz Add profile (Dodaj profil).
- Nadaj pierwszemu profilowi nazwę odpowiadającą kontu, które będzie zawierał, na przykład „Operacje firmowe”.
- Otwórz Cliq z tym profilem i zaloguj się zgodnie ze standardową procedurą organizacji.
- Utwórz drugi profil, na przykład „Klient Północ”, i zaloguj się w nim na osobne konto udostępnione przez klienta.
- Potwierdź konto i organizację w obu sesjach, zanim dodasz kolejne miejsca docelowe.
Profile oddzielają pliki cookie, sesje i dane przeglądania. Nie zapewniają zaproszenia, nie przypisują licencji ani nie zmieniają dostępu przyznanego w Cliq.
Następnie utwórz przestrzeń dla każdego kontekstu pracy. Przestrzeń firmowa może obejmować Cliq, narzędzie do śledzenia działań operacyjnych i wewnętrzny podręcznik. Przestrzeń klienta może zawierać sesję Cliq klienta, plan projektu i dokumenty do przeglądu.
Każda przestrzeń otwiera się we własnym oknie. Użycie tego samego profilu WebCatalog w wielu przestrzeniach oznacza korzystanie z tego samego loginu; inna nazwa przestrzeni nie tworzy odrębnej tożsamości konta. Takie ponowne użycie jest odpowiednie, gdy jedno konto zgodnie z uprawnieniami uczestniczy w rozmowach dotyczących kilku projektów.
Wybierz plan WebCatalog, który odpowiada potrzebnej liczbie aplikacji, profili i przestrzeni. Licz oddzielne loginy niezależnie od projektów: pięć projektów korzystających z jednego konta nie wymaga automatycznie pięciu profili.
Przykład: kierownik realizacji pracujący w ramach trzech relacji
Wyobraź sobie kierownika realizacji koordynującego wewnętrzne wdrożenie produktu, wdrożenie u klienta i przekazanie prac dostawcy. Projekty łączy jedna osoba, ale nie wszystkie konta ani dokumenty.
Wdrożenie wewnętrzne: trzymaj rozmowę zespołu obok planu
Do wdrożenia wewnętrznego użyj konta firmowego. Umieść tę sesję Cliq obok listy kontrolnej wydania i rejestru decyzji w przestrzeni „Wdrożenie produktu”.
Gdy członek zespołu pyta, czy dany kamień milowy został osiągnięty, plan jest dostępny w tym samym kontekście pracy. Zapisz decyzję w miejscu, w którym oczekuje jej zespół projektowy, a następnie odpowiedz na odpowiednim kanale. Korzyścią jest łatwiejsze przejście od dyskusji do dokumentacji, która ją wspiera.
Nie wymaga to nowego konta Cliq tylko dlatego, że wdrożenie ma własną przestrzeń. Login firmowy można również wykorzystać w przestrzeni operacyjnej, jeśli oba konteksty należą do tej samej tożsamości.
Wdrożenie u klienta: oddziel login udostępniony przez klienta
Załóżmy, że klient udostępnia konto w swojej organizacji. Przypisz ten login do profilu „Klient Północ” i używaj go z narzędziami projektowymi klienta.
Przed pierwszym przeglądem potwierdź dostęp do kanału wdrożenia i omawianego dokumentu. Jeśli czat się otwiera, ale plik projektu nie, ustal, jakiego konta wymaga usługa przechowywania plików. Działająca sesja Cliq nie dowodzi, że każda aplikacja pomocnicza korzysta z tych samych danych logowania.
Traktuj przestrzeń klienta jako przypomnienie o aktualnym zleceniu. Udostępniając plik, sprawdź jego docelowych odbiorców oraz rozmowę, do której ma trafić. Chodzi o to, by ułatwić przestrzeganie standardowego procesu przeglądu, mając odpowiednie dokumenty pod ręką.
Przekazanie prac dostawcy: w razie potrzeby użyj ponownie tożsamości firmowej
W przypadku dostawcy może wystarczyć zatwierdzony kanał zewnętrzny. Zachowaj konto firmowe i dodaj dokumenty związane z przekazaniem prac dostawcy do osobnej przestrzeni projektu.
Mapa dostępu powinna wskazywać, że ta rozmowa nadal korzysta z profilu „Operacje firmowe”. To rozróżnienie ma znaczenie, gdy wracasz do pracy po przerwie: jesteś pracownikiem współpracującym z podmiotem zewnętrznym, a nie osobą zalogowaną do wewnętrznej organizacji dostawcy.
Jeśli dostawca nie może dołączyć, poproś odpowiedzialnych administratorów o sprawdzenie zaproszenia i zasad współpracy. Utworzenie nowego profilu WebCatalog nie zmieni uprawnienia po stronie serwera, które kontroluje udział w rozmowie.
Dbaj o przydatność mapy dostępu w miarę zmian w pracy
Aktualizuj mapę, gdy rozpoczyna się zlecenie dla klienta, wykonawca kończy pracę lub odpowiedzialność przechodzi na inną osobę. Przydatne pytania są konkretne: który login jest używany, które rozmowy nadal są potrzebne i kto może zmienić ten dostęp?
Odejście danej osoby może wymagać od administratora usunięcia jej dostępu do organizacji lub dostępu gościa. Usunięcie skrótu na pulpicie to osobna czynność porządkowa. Wprowadź zmianę na poziomie usługi za pośrednictwem organizacji zarządzającej członkostwem, a następnie odpowiednio uporządkuj przestrzeń roboczą.
Przejrzyj też aplikacje towarzyszące rozmowie. Projekt może się zakończyć, podczas gdy stary opis założeń, kalendarz lub konto w usłudze dokumentów nadal pozostaje w codziennym widoku. Usuń miejsca docelowe, które nie wspierają już bieżącej pracy, aby przestrzeń nadal odpowiadała swojemu celowi.
Jeśli powiadomienia zaczynają rozpraszać, ustal, które rozmowy wymagają odpowiedzi w poszczególnych blokach pracy. Skorzystaj z ustawień powiadomień dostępnych w odpowiednim środowisku Cliq i sprawdź rezultat, zanim na nim polegasz. Utrzymywanie dostępu do większej liczby kont nie oznacza, że każdemu z nich trzeba poświęcać tyle samo uwagi przez cały dzień.
Zapewnij kolejnej organizacji wyraźne miejsce na swoim pulpicie
Zacznij od jednego loginu firmowego i jednej relacji zewnętrznej. Ustal, czy ta relacja wymaga osobnego konta, zaproszenia dla gościa, kanału zewnętrznego czy sieci Network. Zapisz odpowiedź przed skonfigurowaniem środowiska na komputerze.
Następnie dodaj Zoho Cliq do WebCatalog, utwórz profile dla oddzielnych loginów i zbuduj przestrzenie wokół pracy wynikającej z każdej relacji. Struktura Twoich kont pozostanie zgodna z dostępem zapewnianym przez organizacje, a rozmowy i narzędzia będzie łatwiej znaleźć w jednym miejscu.
