Konwersacje w Zoho Cliq mogą wykraczać poza granice firmy. Możesz pracować w organizacji swojego pracodawcy, współpracować z dostawcą i korzystać z osobnego konta udostępnionego przez klienta przy innym zleceniu. Każda z tych relacji może wymagać innego rodzaju dostępu.
Pierwszym krokiem do zarządzania wieloma kontami Zoho Cliq jest określenie tych relacji. Oddzielne loginy wymagają oddzielnych sesji. Kanał zewnętrzny, zaproszenie gościa lub sieć mogą umożliwić współpracę za pośrednictwem konta, którego już używasz. Utworzenie kolejnego profilu na komputerze nie przesądza o tym, jakie rozwiązanie dopuszcza Twoja organizacja.
Gdy model dostępu będzie jasny, w natywnej aplikacji komputerowej Cliq można przechowywać do dziesięciu oddzielnych loginów, z których każdy otwiera się w osobnym oknie. Jeśli chcesz pogrupować każdy login z innymi aplikacjami internetowymi używanymi w ramach danej relacji, WebCatalog Desktop pozwala przechowywać konta w osobnych profilach.
Oddziel kwestię loginu od kwestii organizacji
„Wiele organizacji” może oznaczać kilka różnych sytuacji. Pracownik korzystający z dodatkowego loginu służbowego wydanego przez inną firmę ma inny problem niż partner zaproszony do wspólnej konwersacji.
Dokumentacja Zoho dotycząca Cliq z CRM Plus wyraźnie rozróżnia te sytuacje: użytkownik należy do jednej głównej organizacji i może dołączać do innych organizacji jako użytkownik zewnętrzny. Dokumentacja opisuje przełączanie się między tymi kontekstami oraz różnice w dostępie w porównaniu z członkostwem wewnętrznym.
Nowsze ustawienia dostępu dla gości w Cliq umożliwiają dostęp do przypisanych kanałów i kontaktów w innej organizacji. Udział zależy od zaproszenia oraz obowiązujących zasad organizacyjnych.
Oznacza to, że ten sam adres e-mail pojawiający się w przestrzeniach roboczych kilku firm nie musi oznaczać dwóch niezależnych kont Cliq. Ustal, czy korzystasz z osobnego loginu, członkostwa zewnętrznego czy konkretnego zaproszenia do współpracy. Nie należy zakładać, że zasady dotyczące wielu organizacji w innych produktach Zoho obowiązują w Cliq bez zmian.
Zanim dodasz konta na komputerze, przygotuj mapę dostępu
Sporządź krótką listę zadań do wykonania. Dla każdego miejsca docelowego określ login, typ dostępu, administratora odpowiedzialnego za jego przyznanie oraz potrzebne materiały.
| Relacja zawodowa | Dostęp do potwierdzenia | Sugerowana konfiguracja na komputerze |
|---|---|---|
| Pracownik w głównej firmie | Twoje konto wewnętrzne i przypisane kanały | Profil firmowy i przestrzeń robocza |
| Klient udostępnia osobny, autoryzowany login | Organizacja tego konta i dostęp do kanałów | Osobny profil nazwany na cześć klienta |
| Dostawca już korzysta z Cliq | Kanał zewnętrzny lub inna dozwolona forma współpracy | Istniejące konto obok narzędzi projektu dostawcy |
| Kontraktor dołącza do ograniczonego czasowo zlecenia | Dostęp gościa do wymaganych konwersacji, jeśli jest obsługiwany | Autoryzowany kontekst gościa i opis projektu |
| Długoterminowa społeczność partnerów | Członkostwo w sieci Cliq | Odpowiednia sieć obok zasobów partnerów |
Traktuj mapę jako opis rzeczywistego dostępu. Przestrzeń nazwana „Klient Północ” jest przydatna tylko wtedy, gdy znajdujące się w niej konto może uzyskać dostęp do właściwych konwersacji.
Na przykład zapisz „login firmowy, zewnętrzny kanał dostawcy, osoba odpowiedzialna za zakupy”, zamiast „konto dostawcy”, jeśli nie masz osobnego loginu dostawcy. Jasne etykiety zapobiegają tworzeniu zduplikowanych profili w celu rozwiązania problemu, który należy rozwiązać w konfiguracji dostępu.
Poznaj dostępne już opcje natywne
Aplikacja komputerowa Cliq obsługuje logowanie na wiele kont
Natywna aplikacja komputerowa Zoho Cliq już obsługuje wiele kont. Zoho opisuje opcję Konta → Dodaj konto, która pozwala dodać login; można dodać maksymalnie dziesięć kont. Wybranie konta z menu „Konta” otwiera dla niego nowe okno Cliq.
Jeśli większość pracy wykonujesz w Cliq, jest to bezpośrednie rozwiązanie. Menu kont w aplikacji pozwala przechodzić do oddzielnych loginów firmowych, które już posiadasz. WebCatalog Desktop staje się bardziej przydatny, gdy każde konto jest częścią większego przepływu pracy obejmującego rejestry projektów, dokumenty, kalendarze i inne aplikacje internetowe.
Kanały zewnętrzne łączą organizacje wokół wspólnej konwersacji
Kanał zewnętrzny umożliwia współpracę osób z różnych organizacji. Dostęp zależy od wymaganych ustawień i zaproszenia. Zoho obsługuje również współpracę w kanałach zewnętrznych między określonymi centrami danych, natomiast bezpośrednie wiadomości między centrami danych podlegają innym ograniczeniom.
Możliwość tworzenia kanałów zewnętrznych zależy od planu: w planie Free nie można ich tworzyć, a to, kto może je tworzyć w planach płatnych, zależy od wersji i uprawnień administratora. Zanim wybierzesz tę opcję do współpracy z dostawcą, sprawdź konfigurację organizacji, która będzie gospodarzem kanału.
Dostęp gościa i sieci służą różnym rodzajom współpracy
Zaktualizowana funkcja gości Zoho pozwala zaproszonym współpracownikom dołączać do istniejących kanałów (szczegóły). Może się sprawdzić w przypadku kontraktora pomagającego przy konkretnej kampanii. Sieć Cliq zapewnia dedykowane środowisko do szerszej współpracy zewnętrznej, na przykład w ramach stałej społeczności partnerów.
Zanim zaproponujesz nowszy sposób pracy, sprawdź aktualną dokumentację dla gości: Zoho informuje obecnie, że funkcja Guest Users 2.0 nie jest obsługiwana w Zoho One i nie obsługuje bezpośrednich wiadomości między centrami danych. Dostępna opcja powinna wynikać z wersji i konfiguracji konkretnej organizacji.
Te natywne rozwiązania mogą wyeliminować potrzebę zakładania kolejnego konta. Używaj osobnego loginu, gdy dana praca rzeczywiście go wymaga, a w przypadku udziału zewnętrznego wybierz odpowiednią funkcję współpracy.
Zorganizuj zatwierdzoną konfigurację w WebCatalog Desktop
Mając gotową mapę dostępu, skonfiguruj odpowiednio środowisko na komputerze. WebCatalog Desktop pozwala uruchomić Cliq w dedykowanym oknie i uporządkować tę aplikację razem z innymi aplikacjami internetowymi.
Aby skonfigurować dwa różne loginy, wykonaj konfigurację profili:
- Otwórz WebCatalog Desktop, przejdź do Profile i wybierz Dodaj profil.
- Nazwij pierwszy profil zgodnie z kontem, które będzie w nim używane, na przykład „Operacje firmowe”.
- Otwórz Cliq w tym profilu i zaloguj się standardową procedurą obowiązującą w Twojej organizacji.
- Utwórz drugi profil, na przykład „Klient Północ”, i zaloguj się w nim na osobne konto udostępnione przez klienta.
- Zanim dodasz kolejne miejsca docelowe, potwierdź konto i organizację w obu sesjach.
Profile oddzielają pliki cookie, sesje i dane przeglądania. Nie zapewniają zaproszenia, nie przypisują licencji ani nie zmieniają uprawnień dostępu nadanych w Cliq.
Następnie utwórz przestrzeń dla każdego kontekstu pracy. Przestrzeń firmowa może zawierać Cliq, narzędzie do śledzenia operacji i wewnętrzny podręcznik. Przestrzeń klienta może zawierać jego sesję Cliq, plan projektu i dokumenty do przeglądu.
Każda przestrzeń otwiera się w osobnym oknie. Ponowne użycie tego samego profilu w wielu przestrzeniach oznacza ponowne użycie tego samego loginu; inna nazwa przestrzeni nie tworzy odrębnej tożsamości konta. Jest to właściwe rozwiązanie, gdy jedno konto może zgodnie z zasadami uczestniczyć w kilku konwersacjach projektowych.
Aktualizuj mapę dostępu w miarę zmian w pracy
Zaktualizuj mapę, gdy rozpoczyna się zlecenie dla klienta, kontraktor kończy pracę lub odpowiedzialność przejmuje inny współpracownik. Odebranie dostępu organizacyjnego lub dostępu gościa odbywa się w Cliq, za pośrednictwem organizacji zarządzającej członkostwem; usunięcie profilu usuwa jedynie lokalną sesję.
Po zakończeniu projektu usuń z komputera jego aplikacje i przestrzeń, aby widok odpowiadał aktywnym zadaniom.
Przygotuj na pulpicie czytelne miejsce dla kolejnej organizacji
Zacznij od jednego loginu firmowego i jednej relacji zewnętrznej. Ustal, czy ta relacja wymaga osobnego konta, zaproszenia gościa, kanału zewnętrznego czy sieci. Zapisz decyzję, zanim skonfigurujesz środowisko na komputerze.
Następnie pobierz WebCatalog Desktop, utwórz profile dla różnych loginów i przygotuj przestrzenie odpowiadające zadaniom wynikającym z poszczególnych relacji. Struktura kont pozostanie zgodna z dostępem zapewnianym przez Twoje organizacje, a konwersacje i narzędzia będą łatwiejsze do wspólnego odnalezienia.
