Google Voice może obsługiwać bardzo różne rozmowy: prywatną sprawę, rozmowę z klientem lub rozmowę prowadzoną w imieniu współpracownika. Zanim dodasz kolejny login, zdecyduj, którą różnicę naprawdę chcesz odzwierciedlić.
Aby zarządzać wieloma kontami Google Voice, przełączaj się między nimi za pomocą menu kont Google albo przypisz każdemu konto osobny profil w WebCatalog Desktop, aby oba konta były zalogowane jednocześnie. Sprawdź numer Voice przypisany do każdego konta i organizuj pracę w ramach tego konta. Jeśli kilka osób ma odbierać połączenia na jeden numer, funkcje telefoniczne Google Voice dla firm mogą sprawdzić się lepiej niż kolejne okno konta.
WebCatalog Desktop zapewnia łatwy dostęp do kontekstów poszczególnych kont na komputerze. Przypisanie numeru, subskrypcja, przekierowywanie i sposób kierowania połączeń nadal są obsługiwane przez Google Voice.
Najpierw wybierz układ kont i numerów
Konto Google identyfikuje zalogowanego użytkownika. Numer Voice to numer udostępniony lub przypisany za pośrednictwem usługi. Połączony numer telefonu to istniejący numer, na który można przekazywać połączenia.
Na osobistym koncie Google można mieć jeden numer Voice; Google nie pozwoli nawet przenieść drugiego numeru na konto, do którego jest już przypisany jeden numer. Drugi osobisty numer oznacza więc konieczność założenia drugiego konta Google, a wtedy pojawia się potrzeba zarządzania kilkoma kontami.
Instrukcje Google dotyczące połączonych numerów wyjaśniają, że połączenia przychodzące na numer Voice są przekazywane dalej na połączone telefony. Połączenie telefonu komórkowego nie tworzy drugiej tożsamości Google Voice ani osobnej skrzynki odbiorczej.
Zacznij od rozwiązania dopasowanego do potrzeb:
| Potrzeba | Odpowiedni punkt wyjścia | Co daje przestrzeń robocza na komputerze |
|---|---|---|
| Dostęp do osobistego konta Voice i konta służbowego | Oddzielne, skonfigurowane konta | Oddzielne sesje i łatwe do rozpoznania konteksty pracy |
| Odbieranie połączeń na istniejący numer Voice na innym telefonie | Przekazywanie na połączony numer, jeśli jest dostępne | Dostęp do ustawień i historii danego konta |
| Umożliwienie zespołowi obsługi połączeń na wspólny numer firmowy | Grupa dzwonienia w kwalifikującym się planie Workspace | Dostęp do powiązanych narzędzi zespołowych i dokumentacji |
| Pomoc w obsłudze połączeń kierowanych do dyrektora | Delegowanie połączeń z odpowiednimi uprawnieniami w kwalifikującym się planie | Własna sesja robocza obok uzgodnionych narzędzi do dalszych działań |
To różne rozwiązania. Dodanie kolejnych okien kont nie tworzy grupy dzwonienia, a przekierowanie numeru nie przypisuje innej osobie odpowiedzialności za rozmowę. Zanim zdecydujesz, gdzie wyświetlać połączenia, ustal, jak mają być obsługiwane.
Dopasuj rozwiązanie do rzeczywistej subskrypcji Voice
Osobiste i firmowe konta Google Voice nie oferują tych samych funkcji. Porównanie subskrypcji Google rozróżnia plany dla jednego użytkownika od subskrypcji dodawanych do Google Workspace.
Bezpłatna usługa dla użytkowników indywidualnych to jedna z opcji dla jednego użytkownika. Google oferuje również subskrypcje Starter standalone i Standard standalone dla kwalifikujących się osobistych kont Gmail w Stanach Zjednoczonych. Sam fakt, że logujesz się za pomocą osobistego konta Gmail, nie oznacza więc, że konto korzysta z bezpłatnej usługi, a nie z płatnego planu.
Dokumentacja planów standalone ma znaczenie przy porównywaniu funkcji firmowych: Standard standalone obejmuje automatycznych recepcjonistów, ale nie grupy dzwonienia ani delegowanie połączeń. Te funkcje współpracy są dostępne w ramach dodatków Voice Standard i Premier dla Workspace.
W przypadku konta zarządzanego przez firmę sprawdź, czy użytkownikowi skonfigurowano usługę Voice. Sam służbowy adres e-mail nie gwarantuje, że usługa Voice działa ani że dostępna jest wymagana funkcja telefoniczna.
Lokalizacja również wpływa na wybór. Plany dla jednego użytkownika są dostępne wyłącznie w Stanach Zjednoczonych. W przypadku organizacji dostępność zależy od kraju oraz od tego, czy usługa telefoniczna jest realizowana w ramach planu Google Calling, Carrier Link czy SIP Link. Zanim zaplanujesz wdrożenie w wielu lokalizacjach, sprawdź przewodnik Google po krajach i dostawcach.
Nie musisz całkowicie przebudowywać systemu telefonicznego, aby uporządkować dwa istniejące konta. Zanim jednak zaczniesz oczekiwać tych samych funkcji od obu kont, sprawdź, z jakiej usługi każde z nich korzysta.
Korzystaj z wbudowanych narzędzi Google do zarządzania kontami, jeśli spełniają Twoje potrzeby
Google udostępnia funkcje logowania na wiele kont i przełączania się między nimi. Na komputerze kliknij zdjęcie profilowe lub inicjał, aby dodać konto albo je wybrać, a następnie sprawdź, które konto jest aktywne w otwartej usłudze.
Aplikacja mobilna Voice obsługuje również przełączanie kont na Androidzie oraz iPhonie lub iPadzie. Wybór konta to przydatna opcja, jeśli kontekst zmieniasz tylko od czasu do czasu.
Na komputerze Google Voice działa w przeglądarce. W wskazówkach Google dotyczących połączeń wymieniono obsługiwane przeglądarki, w tym Chrome, Edge, Firefox i Safari. W prostym układzie wystarczy otworzyć Voice w przeglądarce.
Oddzielne profile w WebCatalog Desktop przydają się, gdy konto osobiste i służbowe powinny mieć stałe, nazwane miejsca — zwłaszcza gdy połączenia wiążą się z dokumentami, spotkaniami lub zapisami projektowymi. Możesz wrócić do właściwej sesji bez polegania wyłącznie na tym, które konto Google zostało wybrane w ogólnym oknie przeglądarki.
Utwórz rozpoznawalne miejsce dla każdego konta w WebCatalog Desktop
Dodaj Google Voice w WebCatalog Desktop. W sekcji Profile wybierz Dodaj profil, nazwij go zgodnie z przeznaczeniem konta i otwórz Voice w tym profilu. Zaloguj się za pomocą odpowiedniego konta Google. Następnie powtórz te czynności, tworząc drugi profil dla kolejnego konta. Każdy profil otwiera Voice w osobnym oknie na komputerze, z ikoną w Docku lub na pasku zadań — zamiast w karcie przeglądarki, którą można przypadkowo zamknąć.
Dokumentacja profili WebCatalog wyjaśnia, że pliki cookie, sesje i dane przeglądania są oddzielone między profilami. Przydatne nazwy to na przykład „Prywatne Voice” i „Praca konsultingowa”.
Zanim przejdziesz dalej, sprawdź adres e-mail konta i numer Voice w każdej sesji. Pusta historia połączeń lub ekran rejestracji może oznaczać, że wybrano inne konto Google niż to, na którym skonfigurowano usługę. Ustal, o które konto chodzi, zanim utworzysz nowe numery lub zmienisz istniejące.
Utwórz przestrzeń roboczą zawierającą Voice, kalendarz i dokumentację używaną po rozmowach. Każda przestrzeń otwiera się w osobnym oknie. Profile oddzielają sesje kont, a przestrzenie grupują aplikacje według przeznaczenia.
Jeśli ten sam numer firmowy obsługuje kilka projektów klientów, możesz używać jego profilu w różnych przestrzeniach projektowych. Nadal będzie to to samo konto Voice z tą samą historią połączeń.
Scenariusz 1: Rozmowy prywatne i służbowe w ciągu dnia pracy
Wyobraź sobie konsultanta, który korzysta z istniejącego osobistego konta Voice i osobno skonfigurowanego konta firmowego. Celem jest rozpoznawanie kontekstu każdej rozmowy i zapisywanie wynikających z niej działań we właściwym miejscu.
Na początku dnia otwórz sesję służbową obok kalendarza spotkań i bieżących notatek o klientach. Gdy potrzebujesz sesji prywatnej, otwórz ją w osobnym oknie. Nie traktuj historii połączeń z obu kont jak jednej listy zadań: nieodebrane połączenie w sprawie prywatnej wizyty i prośba klienta wymagają różnych dalszych działań.
Aby odbierać połączenia przychodzące na komputerze, sesja musi być dostępna. Google informuje, że Voice musi pozostać otwarte, aby odbierać połączenia na komputerze. Sprawdź wybrany mikrofon, głośniki i odpowiednie uprawnienia do powiadomień, a następnie wykonaj połączenie testowe, zanim zaczniesz polegać na nowej konfiguracji podczas spotkań.
Jeśli korzystasz również z połączonych telefonów, sprawdź ustawienia przekazywania połączeń na właściwym koncie. Google wyjaśnia, że numeru telefonu nie można połączyć z kolejnym numerem Voice, jeśli jest już połączony z innym. Nie zakładaj, że można przekierować oba konta do tego samego połączonego numeru, zanim sprawdzisz, na co pozwala usługa.
Oddzwaniając na nieodebrane połączenie, najpierw otwórz historię odpowiedniego konta. Potwierdź kontekst rozmowy, a następnie oddzwoń i zapisz dalsze działanie przy powiązanym spotkaniu lub zadaniu dla klienta.
Scenariusz 2: Kilka projektów klientów korzysta z jednego numeru firmowego
Kolejny klient nie musi automatycznie oznaczać konieczności założenia drugiego konta Voice. Jeśli Twoja firma konsultingowa korzysta już z jednego numeru firmowego, bardziej przydatnym usprawnieniem może być organizowanie połączeń według projektów.
Utwórz przestrzeń dla projektu, który wiąże się z częstymi rozmowami telefonicznymi. Dodaj do niej Voice z istniejącym profilem firmowym, a także opis projektu, harmonogram i rejestr decyzji. W innej przestrzeni projektowej możesz ponownie użyć tego profilu, a jednocześnie wyświetlać własne narzędzia pomocnicze.
Ponowne użycie profilu nie dzieli historii Voice według projektów, nie tworzy osobnych skrzynek głosowych dla projektów ani nie zmienia numeru używanego do połączeń. Rozróżnienie projektów zachowaj w używanej dokumentacji. WebCatalog Desktop zapewnia wygodny układ narzędzi, ale nie klasyfikuje automatycznie osób dzwoniących.
Scenariusz 3: Obsługa połączeń w imieniu współpracownika
Asystent dyrektora ma inne potrzeby niż osoba korzystająca z dwóch osobistych loginów. Asystent potrzebuje uprawnień do obsługi połączeń innej osoby, a jednocześnie chce korzystać z własnej tożsamości służbowej.
W kwalifikujących się planach Workspace Voice użyj funkcji delegowania połączeń. Administrator może przyznać delegowanej osobie uprawnienia do wykonywania i odbierania połączeń oraz dostępu do poczty głosowej w imieniu delegującego. Zakres obowiązków zależy od przyznanych uprawnień.
Zanim rozpoczniesz obsługę, uzgodnij praktyczne zasady przekazywania spraw: które połączenia należy przekierować, które można obsłużyć samodzielnie i jak zapisywać prośby o oddzwonienie. Korzystaj z własnej sesji Voice obok autoryzowanego kalendarza i dokumentacji dalszych działań w przestrzeni „Wsparcie dyrektora”.
Jeśli przychodzące połączenie wymaga dalszego działania, zapisz, kto powinien odpowiedzieć i jakich informacji potrzebuje. Przestrzeń robocza wspiera ten proces bez konieczności logowania się do konta dyrektora w drugim profilu. Uprawnienia do delegowania przyznaje Google Voice, a nie WebCatalog Desktop.
W przypadku obsługi połączeń przez zespół rozważ zamiast tego grupę dzwonienia. W kwalifikujących się planach Google obsługuje wybór zasad kierowania połączeń, godzin pracy i sposobu postępowania z połączeniami, na które nikt nie odpowiada. W dokumentacji zaznaczono też, że połączenia z grupy dzwonienia nie są przekazywane na połączone telefony komórkowe jej członków. Projektując obsługę połączeń, sprawdź więc, z jakich urządzeń będą one faktycznie odbierane.
Zbiór otwartych okien kont nie zastąpi tych reguł kierowania połączeń. Skorzystaj z odpowiedniej funkcji Voice, a następnie zorganizuj wokół niej narzędzia wspierające pracę każdej osoby.
Zorganizuj przestrzeń roboczą wokół następnego połączenia
Zacznij od kont i numerów, które już Ci przypisano. Ustal, czy kolejnym usprawnieniem powinno być oddzielenie sesji prywatnej i służbowej, lepszy kontekst projektowy czy obsługiwane rozwiązanie oparte na delegowaniu połączeń lub grupie dzwonienia.
Następnie pobierz WebCatalog Desktop. Przypisz oddzielne profile różnym kontom, umieść konto robocze obok narzędzi, które pomagają przekuć rozmowy w konkretne decyzje, i sprawdź konfigurację połączeń przychodzących przed kolejną zaplanowaną rozmową. Dzięki temu obsługa połączeń i związanych z nimi dalszych działań będzie bardziej przejrzysta, bez mylenia organizacji kont z konfiguracją systemu telefonicznego.
