Google Voice może służyć do bardzo różnych rozmów: umówienia prywatnej wizyty, omówienia spraw z klientem lub rozmowy prowadzonej w imieniu współpracownika. Zanim dodasz kolejne konto, ustal, jakie rozróżnienie faktycznie chcesz wprowadzić.
Aby zarządzać wieloma kontami Google Voice, używaj osobnej sesji na komputerze dla każdego posiadanego konta, potwierdź przypisany do niego numer Voice i organizuj pracę wokół tego konta. Gdy kilka osób ma odbierać połączenia na jeden numer, firmowe funkcje telefoniczne Google Voice mogą być lepszym rozwiązaniem niż kolejne okno konta.
WebCatalog ułatwia dostęp do poszczególnych kont i ich kontekstów na komputerze. Przypisywanie numerów, subskrypcja, przekazywanie połączeń i zasady ich kierowania nadal należą do Google Voice.
Najpierw wybierz układ kont i numerów
Konto Google identyfikuje zalogowanego użytkownika. Numer Voice to numer udostępniony lub przypisany w ramach usługi. Połączony numer telefonu to istniejący numer, na który można przekazywać połączenia.
W instrukcjach Google dotyczących połączonych numerów wyjaśniono, że przekazywanie kieruje połączenia przychodzące na numer Voice dalej, do połączonych telefonów. Połączenie telefonu komórkowego nie tworzy drugiej tożsamości Google Voice ani osobnej skrzynki odbiorczej.
Zacznij od rozwiązania dopasowanego do sposobu pracy:
| Czego potrzebujesz | Odpowiedni punkt wyjścia | Co zapewnia środowisko pracy na komputerze |
|---|---|---|
| Dostęp do prywatnego konta Voice i konta udostępnionego przez pracodawcę | Oddzielne konta z uruchomioną usługą | Osobne sesje i łatwo rozpoznawalne konteksty pracy |
| Odbieranie połączeń z obecnego numeru Voice na innym telefonie | Przekazywanie na połączony numer, jeśli jest dostępne | Dostęp do ustawień i historii konta |
| Zespołowa obsługa połączeń na wspólny numer firmowy | Grupa kontaktowa w odpowiednim planie Workspace | Towarzyszące narzędzia i dokumentacja zespołu |
| Pomoc osobie z kadry kierowniczej w obsłudze połączeń | Autoryzowane przekazywanie uprawnień do obsługi połączeń w odpowiednim planie | Własna sesja robocza obok uzgodnionych narzędzi do dalszych działań |
To różne rozwiązania. Dodanie kolejnych okien kont nie tworzy grupy kontaktowej, a przekazywanie połączeń z numeru nie przypisuje innej osobie odpowiedzialności za rozmowę. Ustal, jak mają działać połączenia, zanim wybierzesz miejsce ich obsługi.
Dopasuj rozwiązanie do faktycznej subskrypcji Voice
Nie wszystkie prywatne i firmowe konta Google Voice oferują te same funkcje. Porównanie subskrypcji Google rozróżnia plany dla jednego użytkownika i subskrypcje dodawane do Google Workspace.
Bezpłatna usługa dla użytkowników indywidualnych jest jedną z opcji dla jednego użytkownika. Google oferuje też samodzielne subskrypcje Starter standalone i Standard standalone dla kwalifikujących się prywatnych kont Gmail w Stanach Zjednoczonych. Sam fakt logowania się za pomocą prywatnego konta Gmail nie mówi więc, czy konto korzysta z bezpłatnej usługi, czy z płatnego planu.
Dokumentacja planów samodzielnych jest istotna przy porównywaniu funkcji firmowych: Standard standalone obejmuje automatyczne sekretarki, ale nie obejmuje grup kontaktowych ani przekazywania uprawnień do obsługi połączeń. Te funkcje współpracy są dostępne w planach Voice Standard i Premier jako dodatkach do Workspace.
W przypadku konta zarządzanego przez firmę potwierdź, że użytkownikowi uruchomiono usługę Voice. Sam służbowy adres e-mail nie oznacza, że usługa Voice działa ani że dostępna jest potrzebna funkcja telefoniczna.
Na wybór wpływa także lokalizacja. Plany dla jednego użytkownika są dostępne tylko w Stanach Zjednoczonych. W przypadku organizacji dostępność zależy od kraju oraz od tego, czy usługa telefoniczna jest świadczona w ramach planu telefonicznego Google, Carrier Link czy SIP Link. Przed zaplanowaniem wdrożenia w wielu lokalizacjach zapoznaj się z przewodnikiem Google po krajach i dostawcach.
Aby uporządkować dwa istniejące konta, nie musisz przebudowywać całego systemu telefonicznego. Musisz jednak wiedzieć, z jakiej usługi korzysta każde konto, zanim zaczniesz oczekiwać od obu tych samych funkcji.
Korzystaj z wbudowanych opcji zarządzania kontami Google, gdy odpowiadają potrzebom
Google oferuje już logowanie na wiele kont i przełączanie się między nimi. Na komputerze użyj zdjęcia profilowego lub inicjału, aby dodać albo wybrać konto, a następnie sprawdź, które konto jest aktywne w otwartej usłudze.
Dokumentacja aplikacji mobilnej Voice opisuje też przełączanie kont na Androidzie oraz iPhonie i iPadzie. Selektor kont jest przydatny, gdy tylko od czasu do czasu potrzebujesz zmienić kontekst.
Na komputerze Google Voice działa w wersji internetowej. Wskazówki Google dotyczące połączeń wymieniają obsługiwane przeglądarki, w tym Chrome, Edge, Firefox i Safari. W prostym układzie wystarczy mieć Voice pod ręką w przeglądarce.
Osobne profile WebCatalog przydają się, gdy konto prywatne i służbowe potrzebują stałych, nazwanych miejsc — zwłaszcza gdy po rozmowach pracujesz z dokumentami, terminami lub dokumentacją projektów. Możesz wrócić do właściwej sesji bez polegania wyłącznie na tym, które konto Google jest akurat wybrane w zwykłym oknie przeglądarki.
Zapewnij każdemu kontu rozpoznawalne miejsce na komputerze
Dodaj Google Voice do WebCatalog Desktop. W sekcji Profiles wybierz Add profile, nadaj profilowi nazwę odpowiadającą przeznaczeniu konta i otwórz Voice z tym profilem. Zaloguj się na właściwe konto Google. Powtórz te czynności, tworząc drugi profil dla drugiego konta.
Dokumentacja profili WebCatalog wyjaśnia, że pliki cookie, sesje i dane przeglądania są przechowywane oddzielnie dla każdego profilu. Przydatne nazwy to na przykład „Prywatny Voice” i „Praca konsultingowa”.
Zanim przejdziesz dalej, sprawdź adres e-mail konta i numer Voice w każdej sesji. Pusta historia połączeń lub ekran rejestracji mogą oznaczać, że wybrano inne konto Google niż to, na którym działa usługa. Wyjaśnij tę kwestię, zanim utworzysz lub zmienisz numery.
Utwórz roboczą przestrzeń zawierającą Voice, kalendarz i dokumentację używaną po rozmowach. Każda przestrzeń otwiera się we własnym oknie. Profile rozdzielają sesje kont, a przestrzenie porządkują aplikacje według przeznaczenia.
Jeśli ten sam numer firmowy obsługuje kilka projektów klientów, możesz używać jego profilu w różnych przestrzeniach projektowych. Nadal jest to to samo konto Voice, z tą samą historią. Wybierz plan WebCatalog, który obsługuje profile, aplikacje i przestrzenie potrzebne w planowanej konfiguracji.
Sposób pracy 1: Rozmowy prywatne i służbowe w ciągu dnia pracy
Wyobraź sobie konsultanta, który korzysta z istniejącego prywatnego konta Voice oraz osobno uruchomionego konta firmowego. Celem jest rozpoznawanie kontekstu każdej rozmowy i przechowywanie wynikającej z niej pracy we właściwym miejscu.
Na początku dnia otwórz sesję służbową obok kalendarza spotkań i aktualnych notatek o klientach. Gdy potrzebujesz sesji prywatnej, trzymaj ją w osobnym oknie. Nie traktuj obu historii połączeń jak jednej listy zadań: nieodebrane połączenie w sprawie prywatnej wizyty i prośba klienta wymagają różnych dalszych działań.
Aby odbierać połączenia na komputerze, sesja musi być faktycznie dostępna. Google informuje, że Voice musi pozostawać otwarty, aby odbierać połączenia na komputerze. Sprawdź wybrany mikrofon, głośniki i odpowiednie uprawnienia do powiadomień, a następnie wykonaj połączenie testowe, zanim zaczniesz polegać na nowej konfiguracji przy umówionych rozmowach.
Jeśli korzystasz również z połączonych telefonów, sprawdź ich ustawienia przekazywania połączeń na właściwym koncie. Dokumentacja Google wskazuje, że numeru telefonu nie można połączyć z innym numerem Voice, jeśli jest już połączony gdzie indziej. Nie planuj więc dwóch sesji na komputerze z założeniem przekazywania połączeń z obu kont na ten sam połączony numer bez sprawdzenia, na co pozwala usługa.
Oddzwaniając po nieodebranym połączeniu, najpierw otwórz historię właściwego konta. Potwierdź kontekst rozmowy, a następnie oddzwoń i zapisz kolejne działanie przy powiązanej wizycie lub sprawie klienta.
Sposób pracy 2: Kilka projektów klientów korzysta z jednego numeru firmowego
Drugi klient nie oznacza automatycznie konieczności założenia drugiego konta Voice. Jeśli Twoja działalność konsultingowa korzysta już z jednego numeru firmowego, bardziej przydatnym usprawnieniem może być uporządkowanie rozmów według projektów.
Utwórz przestrzeń dla projektu, który wymaga częstych rozmów telefonicznych. Dodaj Voice z istniejącym profilem firmowym, a także opis projektu, harmonogram i rejestr decyzji. Inna przestrzeń projektowa może korzystać z tego samego profilu, a jednocześnie zawierać własne narzędzia pomocnicze.
Gdy zadzwoni klient, otwórz kontekst odpowiedniego projektu i pracuj na podstawie aktualnego opisu. Na koniec zapisz decyzję, osobę odpowiedzialną i następny krok. Na przykład: „Potwierdzić zmieniony termin realizacji ze sponsorem projektu, a następnie wysłać zaktualizowany harmonogram”. Taki zapis pozwala działać bez kopiowania całej rozmowy.
Ponowne użycie profilu nie dzieli historii Voice według projektów, nie tworzy projektowych skrzynek poczty głosowej ani nie zmienia numeru używanego do połączeń. Zachowuj podział na projekty w dokumentacji, z której już korzystasz. WebCatalog zapewnia wygodny układ narzędzi, ale nie klasyfikuje automatycznie osób dzwoniących.
Przed zakończeniem dnia pracy przejrzyj nieodebrane połączenia i wiadomości głosowe z konta firmowego, zestawiając je z dokumentacją projektów. Zapisz dalsze działania w miejscu, w którym zarządzasz pracą, aby po ponownym otwarciu projektu następnego dnia było widać, co nadal wymaga uwagi.
Sposób pracy 3: Obsługa połączeń w imieniu współpracownika
Osoba asystująca członkowi kadry kierowniczej ma inne potrzeby niż ktoś, kto korzysta z dwóch prywatnych kont. Potrzebuje uprawnień do obsługi połączeń innej osoby, jednocześnie zachowując własną tożsamość służbową.
W odpowiednich planach Workspace Voice skorzystaj z przekazywania uprawnień do obsługi połączeń. Administrator może przyznać osobie upoważnionej uprawnienia do wykonywania i odbierania połączeń oraz dostępu do poczty głosowej w imieniu osoby przekazującej uprawnienia. Przyznane uprawnienia określają zakres dostępnych obowiązków.
Przed rozpoczęciem zastępstwa uzgodnij praktyczne zasady: które połączenia należy przełączać, które można obsługiwać bezpośrednio i jak zapisywać prośby o oddzwonienie. W przestrzeni „Wsparcie kadry kierowniczej” umieść własną sesję Voice obok kalendarza, do którego masz uprawnienia, oraz rejestru dalszych działań.
Gdy połączenie przychodzące wymaga dalszych działań, zapisz, kto powinien odpowiedzieć i jakiego kontekstu potrzebuje. Przestrzeń robocza wspiera ten proces bez konieczności tworzenia drugiego profilu zalogowanego na konto osoby z kadry kierowniczej. Uprawnienia do obsługi połączeń przyznaje Google Voice, a nie WebCatalog.
Jeśli połączenia ma odbierać zespół, rozważ zamiast tego grupę kontaktową. W odpowiednich planach Google obsługuje opcje kierowania połączeń, godziny pracy i zasady postępowania z nieodebranymi połączeniami. Dokumentacja wskazuje również, że połączenia do grupy kontaktowej nie są przekazywane na połączone numery komórkowe jej członków, dlatego przy planowaniu obsługi sprawdź, na jakich urządzeniach rzeczywiście będą odbierane.
Zestaw otwartych okien kont nie zastąpi tych reguł kierowania połączeń. Użyj odpowiedniej funkcji Voice, a następnie zorganizuj wokół niej narzędzia wspierające pracę każdej osoby.
Zbuduj przestrzeń roboczą z myślą o następnej rozmowie
Zacznij od kont i numerów, które są już do Ciebie przypisane. Ustal, czy kolejnym usprawnieniem ma być osobna sesja prywatna i służbowa, lepszy kontekst projektu, czy obsługiwane przez usługę przekazanie uprawnień lub grupa kontaktowa.
Następnie otwórz Google Voice w WebCatalog. Przypisz odrębnym kontom osobne profile, umieść używane konto obok narzędzi, które pomagają przekładać rozmowy na decyzje, i sprawdź konfigurację połączeń przychodzących przed następną zaplanowaną rozmową. W ten sposób zyskasz bardziej przejrzyste miejsce do obsługi połączeń i dalszych działań, bez mylenia organizacji kont z konfiguracją systemu telefonicznego.
