Gdy Google Chat obejmuje rozmowy prywatne, projekty pracodawcy i współpracę z klientami, masz dwa praktyczne sposoby na rozdzielenie kont. Wbudowany przełącznik kont Google pozwala przełączać się między zalogowanymi kontami w Chat, Gmailu lub samodzielnej aplikacji Chat. WebCatalog Desktop przypisuje każdej tożsamości Google osobny profil, dzięki czemu możesz korzystać z kilku kont jednocześnie. Niezależnie od wybranego sposobu zacznij od ustalenia, która tożsamość powinna być używana w każdej rozmowie.
Projekt nie zawsze wymaga kolejnego konta Google. Możesz używać jednego konta służbowego do współpracy z kilkoma klientami, podczas gdy inny klient udostępnia własną zarządzaną tożsamość. Takie sytuacje wymagają różnych konfiguracji pulpitu.
WebCatalog Desktop udostępnia odizolowane profile oraz przestrzenie przeznaczone do organizowania projektów, które mogą ułatwić poruszanie się po bardziej złożonym dniu pracy. Chodzi o to, by przy każdym rozpoczęciu pracy było jasne, z którego konta, rozmowy i narzędzi pomocniczych należy skorzystać.
Przypisz różne role tożsamościom i projektom
„Konto”, „organizacja” i „przestrzeń” opisują różne elementy pracy z Google Chat. Rozróżnienie ich ułatwia zarówno konfigurację, jak i rozwiązywanie problemów.
| Element konfiguracji | Czym zarządza lub co porządkuje | Praktyczny przykład |
|---|---|---|
| Konto Google | Tożsamość używana do logowania i uczestnictwa w rozmowach | Konto osobiste lub konto służbowe przyznane przez pracodawcę |
| Organizacja Google Workspace | Zarządzany dostęp i zasady dotyczące jej użytkowników | Ustawienia Chat i współpracy z osobami spoza organizacji u Twojego pracodawcy |
| Przestrzeń Google Chat | Obszar rozmowy z własnym gronem uczestników | Dyskusja zespołu projektowego o premierze produktu |
| Profil WebCatalog Desktop | Odizolowane dane logowania do witryn i sesji | Profil o nazwie „Praca — Acme” |
| Przestrzeń w WebCatalog Desktop | Okno pulpitu grupujące aplikacje i profile | Obszar roboczy premiery zawierający Chat, Dysk i opis projektu |
Google opisuje dostęp do Chat za pośrednictwem konta Google lub organizacji Workspace. Zarówno osobiste konta Google, jak i płatne konta Workspace mogą tworzyć przestrzenie Chat, choć zakres ich funkcji się różni. Szczegóły znajdziesz w porównaniu kont Google.
Oznacza to, że profile pulpitu należy tworzyć dla faktycznie używanych tożsamości logowania, a obszary robocze projektów organizować według rodzaju pracy. Utworzenie przestrzeni w WebCatalog Desktop nie tworzy przestrzeni Google Chat, nie zaprasza współpracowników ani nie zmienia uprawnień organizacji.
Zacznij od dostępnych już opcji na komputerze
Nie potrzebujesz nowej aplikacji tylko po to, by dodać drugie konto Google. W instrukcji logowania na wiele kont Google wyjaśnia, jak dodawać konta i przełączać się między nimi bez wylogowywania. W obsługiwanej usłudze Google użyj menu konta, by dodać lub wybrać potrzebne konto.
Chat jest dostępny pod adresem chat.google.com oraz w Gmailu. Google oferuje też samodzielną aplikację Chat, instalowaną w Chrome jako progresywna aplikacja internetowa. Aby działała, Chrome musi być otwarty. Jeśli używasz konta służbowego lub szkolnego, instalacja może wymagać pomocy administratora.
Te opcje mogą wystarczyć, jeśli przełącznik kont i obecna organizacja przeglądarki odpowiadają Twojemu sposobowi pracy. Niezależnie od wybranej metody sprawdź, które konto ma dostęp do rozmowy, którą chcesz otworzyć.
WebCatalog Desktop przydaje się, gdy chcesz mieć wyraźnie określone, możliwe do ponownego użycia konteksty kont oraz układ pulpitu dostosowany do poszczególnych projektów. Możesz oddzielić tożsamość osobistą od służbowej, a następnie korzystać z tej służbowej wszędzie tam, gdzie jest do tego uprawniona. Poniższe trzy przykłady współpracy pokazują, jak dokonać takiego wyboru.
Rozmowy prywatne: utwórz przewidywalne miejsce
Nadaj swojemu osobistemu kontu Google profil o nazwie Prywatne lub inną nazwę wskazującą na konto, a nie tymczasową aktywność, taką jak „Weekendowy wyjazd”. Otwórz Chat w tym profilu i zaloguj się na konto osobiste.
W Chat przypnij przestrzenie i rozmowy, do których najczęściej wracasz. Google wymienia przypinanie wśród funkcji dostępnych zarówno dla kont osobistych, jak i płatnych kont Workspace. Profil oddziela dane logowania, natomiast o tym, kto widzi poszczególne wiadomości, nadal decydują ustawienia członkostwa w Chat.
Projekty służbowe: używaj właściwej tożsamości w pracy zespołu
Konto przyznane przez pracodawcę powinno zwykle znaleźć się w wyraźnie nazwanym profilu służbowym, na przykład Praca — Acme. Używaj tej tożsamości w rozmowach Chat, które Twoja organizacja udostępniła i do których Cię zaprosiła.
Jeśli Chat jest niedostępny na tym koncie, skontaktuj się z administratorem Workspace. W instrukcji logowania Google informuje, że organizacje służbowe i szkolne muszą skonfigurować Chat dla swoich użytkowników. Otwarcie tej samej tożsamości w innej aplikacji na komputerze nie włączy niedostępnej usługi organizacyjnej.
Gdy dostęp będzie już działał, organizuj powtarzające się projekty wokół potrzebnych informacji. W przypadku premiery produktu mogą to być:
- Przestrzeń Google Chat, w której zespół podejmuje decyzje dotyczące premiery.
- Folder na Dysku zawierający zatwierdzone materiały kreatywne.
- Dokument z listą kontrolną przed wydaniem.
- Kalendarz służący do ustalania terminów przeglądów.
Możesz pogrupować odpowiednie aplikacje i profile w przestrzeni Premiera produktu w WebCatalog Desktop. W innej przestrzeni, Działania zespołu, możesz umieścić narzędzia do bieżącej pracy wewnętrznej.
W obu przestrzeniach możesz używać tego samego profilu służbowego, jeśli to samo konto Google ma uprawnienia do obu projektów. Nie potrzebujesz nowego konta Google ani odizolowanego loginu dla każdego okna projektu. Ponowne użycie profilu oznacza ponowne użycie danych sesji, więc okna nie reprezentują odrębnych tożsamości.
Przestrzeń w WebCatalog Desktop nie przypisuje też Chat do konkretnej rozmowy projektowej. Zanim opublikujesz aktualizację dotyczącą premiery, wybierz właściwą przestrzeń Google Chat i sprawdź jej uczestników. Obszar roboczy na pulpicie ułatwia dotarcie do materiałów, ale o tym, kto otrzyma wiadomość, decyduje rozmowa w Google Chat.
Umieszczaj decyzje projektowe w rozmowie, w której zespół spodziewa się je znaleźć. Jeśli wiadomość bezpośrednia rozstrzyga kwestię istotną dla całej grupy, dodaj odpowiednie podsumowanie do dyskusji projektowej. Dzięki temu obszar roboczy będzie przydatny dla kolejnej osoby szukającej tej decyzji, a nie tylko dla osoby, która właśnie wysyła wiadomości.
Współpraca z klientem: uporządkuj tożsamość, na którą klient faktycznie Cię zaprosił
Zanim utworzysz kolejny profil, wyraźnie ustal, jak ma wyglądać dostęp klienta. Zapytaj, którego adresu e-mail lub zarządzanej tożsamości klient oczekuje.
Możliwych jest kilka rozwiązań. Klient może zaprosić Twoje obecne konto służbowe lub osobiste jako uczestnika zewnętrznego. Może też przyznać Ci konto w swojej organizacji Workspace. Google opisuje również możliwość dołączenia jako gość dla osób, które nie mają konta Workspace: zaproszenie tworzy konto gościa kontrolowane przez organizację zapraszającą. Dostępne opcje i ograniczenia opisano w przewodniku Google Użytkownicy zewnętrzni i goście.
Dostosuj konfigurację pulpitu do wybranego rozwiązania:
| Sposób zapewnienia dostępu przez klienta | Zalecany wybór profilu |
|---|---|
| Klient zaprasza Twoje obecne konto służbowe | Użyj ponownie profilu przypisanego do tego konta |
| Klient udostępnia osobne konto Workspace | Utwórz profil z nazwą klienta i oznaczeniem tożsamości |
| Klient korzysta z zatwierdzonego zaproszenia gościnnego | Przyjmij zaproszenie, sprawdź dostęp do Chat i wyraźnie uporządkuj utworzoną tożsamość |
Jeśli Twoje obecne konto służbowe dołącza do trzech projektów klienta, przydatne mogą być trzy przestrzenie projektowe. Trzy nowe konta Google nie są automatycznie konieczne. Z kolei umieszczenie tożsamości udostępnionej przez klienta w tym samym oknie projektu co konto pracodawcy nie sprawi, że te tożsamości staną się zamienne.
Współpraca z osobami spoza organizacji zależy również od zaangażowanych organizacji. W ustawieniach zewnętrznego Chat Google opisuje ustawienia administratora, ograniczenia dotyczące zaufanych domen oraz opcje przestrzeni zewnętrznych zależne od wersji usługi. Jeśli zaproszenie nie działa, potwierdź, na jaką tożsamość zostało wysłane, i poproś klienta o sprawdzenie odpowiednich ustawień dostępu.
W ramach wspólnego projektu korzystaj ze sposobu współpracy zatwierdzonego przez klienta. Jeśli jest to przestrzeń Google Chat z włączonym dostępem zewnętrznym, prowadź rozmowę projektową właśnie tam. Profil WebCatalog Desktop może zachować kontekst logowania, ale nie przyzna członkostwa w przestrzeni ani nie obejdzie zasad organizacji dotyczących zewnętrznego Chat.
Osobno sprawdź również dostęp do powiązanych dokumentów. W ustawieniach zewnętrznego Chat Google rozdziela dostęp do Chat od dostępu do udostępnionych plików na Dysku i zadań. Przed przeglądem otwórz właściwy dokument przy użyciu odpowiedniego konta i upewnij się, że jest dostępny. Działająca rozmowa nie rozstrzyga sama w sobie wszystkich kwestii związanych z uprawnieniami do plików.
Przełóż mapę współpracy na konfigurację WebCatalog Desktop
Najpierw skonfiguruj warstwę kont. Instrukcje WebCatalog dotyczące profili opisują tworzenie profilu i otwieranie w nim aplikacji:
- Dodaj Google Chat w WebCatalog Desktop.
- Otwórz Profile, wybierz Dodaj profil i nadaj tożsamości łatwą do rozpoznania nazwę.
- Otwórz Chat w tym profilu i zaloguj się na odpowiednie konto.
- Sprawdź, czy masz dostęp do rozmowy lub przestrzeni, z której powinno korzystać to konto.
Powtórz te czynności dla odrębnych tożsamości, których faktycznie używasz. Każdy profil otwiera Chat jako osobną aplikację na komputerze, z oddzielnym oknem oraz ikoną w Docku lub na pasku zadań. Otwarcie kolejnego okna z tym samym profilem nie odizoluje drugiego konta — okno będzie używać tego samego kontekstu sesji.
Następnie uporządkuj przestrzenie wokół bieżących zadań. Przestrzeń klienta może zawierać Chat, narzędzia dokumentowe klienta i narzędzie do śledzenia projektu. Użyj ponownie istniejącego profilu, jeśli zamierzasz korzystać z tego samego konta. Gdy kilka aplikacji Google korzysta z jednej tożsamości, odpowiedni profil może przechowywać wspólny kontekst logowania. Przy każdym otwarciu aplikacji sprawdzaj, na jakie konto jesteś zalogowany.
Zanim wyślesz aktualizację, sprawdź krótko: Z jakiego konta korzystam, kto uczestniczy w tej rozmowie i czy może otworzyć podlinkowane materiały? To pozwala wychwycić niezgodności kont i uprawnień, których nie rozwiąże sam porządek na pulpicie.
Pobierz WebCatalog Desktop, aby korzystać jednocześnie z prywatnych, służbowych i klienckich kont Google Chat.
