Gdy Google Chat służy do rozmów prywatnych, projektów pracodawcy i współpracy z klientami, porządkowanie go warto zacząć od ustalenia, której tożsamości należy używać w każdej rozmowie. Następnie możesz rozmieścić czat projektu, dokumenty i kalendarz tak, aby mieć do nich łatwy dostęp w jednym miejscu.
Projekt nie wymaga automatycznie kolejnego konta Google. Możesz korzystać z jednego konta służbowego do współpracy z kilkoma klientami, podczas gdy inny klient udostępni Ci własną zarządzaną tożsamość. Te sytuacje wymagają różnych konfiguracji środowiska na komputerze.
Google obsługuje już przełączanie się między zalogowanymi kontami. WebCatalog dodaje odizolowane profile i przestrzenie zorganizowane wokół projektów, które mogą ułatwić poruszanie się po bardziej złożonym środowisku pracy. Chodzi o to, aby przy każdym rozpoczęciu pracy było jasne, z którego konta, rozmowy i powiązanych narzędzi należy korzystać.
Przypisz tożsamościom i projektom różne role
„Konto”, „organizacja” i „przestrzeń” opisują różne elementy sposobu pracy w Google Chat. Rozróżnianie ich ułatwia zarówno konfigurację, jak i rozwiązywanie problemów.
| Element konfiguracji | Czym steruje lub co porządkuje | Przykład praktyczny |
|---|---|---|
| Konto Google | Tożsamość używana do logowania i uczestniczenia w rozmowach | Twoje konto osobiste lub konto udostępnione przez pracodawcę |
| Organizacja Google Workspace | Zarządzany dostęp i zasady dotyczące jej użytkowników | Ustawienia czatu i współpracy zewnętrznej u Twojego pracodawcy |
| Pokój Google Chat | Obszar rozmowy z własnym gronem uczestników | Dyskusja zespołu projektowego o wprowadzeniu produktu na rynek |
| Profil WebCatalog | Odizolowane dane logowania i sesji witryn | Profil o nazwie „Praca — Acme” |
| Przestrzeń w WebCatalog | Okno na komputerze grupujące aplikacje i profile | Przestrzeń robocza związana z premierą, zawierająca Chat, Dysk i założenia projektu |
Google opisuje dostęp do Chat za pośrednictwem konta Google lub organizacji Workspace. Zarówno osobiste konta Google, jak i płatne konta Workspace mogą tworzyć pokoje w Chat, choć różnią się zakresem funkcji; zobacz porównanie kont przygotowane przez Google.
Oznacza to, że profile w aplikacji komputerowej należy tworzyć wokół rzeczywistych tożsamości używanych do logowania, a przestrzenie projektowe organizować wokół wykonywanej pracy. Utworzenie przestrzeni w WebCatalog nie tworzy pokoju Google Chat, nie zaprasza współpracowników ani nie zmienia uprawnień organizacji.
Zacznij od dostępnych już opcji Google na komputerze
Nie potrzebujesz nowej aplikacji tylko po to, by dodać drugie konto Google. Przewodnik Google po logowaniu na wiele kont wyjaśnia, jak dodawać konta i przełączać się między nimi bez wylogowywania. W obsługiwanej usłudze Google użyj menu konta, aby dodać lub wybrać potrzebne konto.
Chat jest dostępny pod adresem chat.google.com i w Gmailu. Google oferuje również samodzielną aplikację Chat, instalowaną przez Chrome jako progresywna aplikacja internetowa. Aby działała, Chrome musi być otwarty, a na urządzeniach zarządzanych jej instalacja może wymagać zezwolenia.
Te opcje mogą wystarczyć, jeśli przełącznik kont i obecny sposób organizacji przeglądarki pasują do Twojego stylu pracy. Niezależnie od wybranej metody sprawdzaj, które konto ma dostęp do rozmowy, którą chcesz otworzyć.
WebCatalog staje się przydatny, gdy potrzebujesz wyraźnie określonych kontekstów kont, z których można korzystać wielokrotnie, oraz układu aplikacji na komputerze obejmującego pozostałe elementy każdego projektu. Możesz oddzielić tożsamość prywatną od służbowej, a następnie korzystać z tożsamości służbowej wszędzie tam, gdzie ma odpowiednie uprawnienia. Poniższe trzy modele współpracy pokazują, jak dokonywać tych wyborów.
Rozmowy prywatne: stwórz dla nich stałe miejsce
Twoje konto osobiste może służyć do ustalania planów rodzinnych, kontaktu z grupą wolontariuszy i rozmów z kilkorgiem znajomych, którzy wolą Chat. Wyznacz tym rozmowom łatwo rozpoznawalne miejsce, aby można je było znaleźć bez wcześniejszego przeglądania listy projektów pracodawcy.
W WebCatalog nazwij profil Prywatne lub użyj innej etykiety, która jednoznacznie identyfikuje konto Google. Otwórz Chat z tym profilem i zaloguj się na właściwe konto osobiste. Niech nazwa odnosi się do tożsamości, a nie do tymczasowej aktywności, takiej jak „Wyjazd na weekend”. Aktywność się zmieni, a konto może przydawać się przez lata.
W samym Google Chat korzystaj z dostępnych narzędzi porządkowania rozmów, aby uporządkować kontakty z osobami i grupami, do których najczęściej wracasz. Google wymienia przypinanie i odpinanie pokoi lub rozmów wśród funkcji dostępnych dla użytkowników kont osobistych i płatnych kont Workspace.
Załóżmy, że Twoja grupa wolontariuszy ma rozmowę dotyczącą wydarzenia i dokument z planem. Możesz przypiąć rozmowę w Chat, a aplikację z dokumentem umieścić obok niej w odpowiedniej przestrzeni w WebCatalog. Przed otwarciem lub udostępnieniem dokumentu sprawdź, czy konto osobiste ma właściwy dostęp.
Granica między kontami i granica między projektami pełnią teraz różne funkcje. Profil oddziela kontekst logowania. Przestrzeń gromadzi rzeczy potrzebne do organizacji wydarzenia. Żadne z nich nie zastępuje ustawień członkostwa w rozmowie ani ustawień udostępniania dokumentu.
Projekty służbowe: korzystaj z właściwej tożsamości w pracy zespołu
Konto udostępnione przez pracodawcę zwykle powinno znajdować się w wyraźnie nazwanym profilu służbowym, takim jak Praca — Acme. Używaj tej tożsamości w rozmowach Chat, które Twoja organizacja udostępniła i do których Cię zaproszono.
Jeśli Chat jest niedostępny dla tego konta, skontaktuj się z administratorem Workspace. We wskazówkach dotyczących logowania Google zaznacza, że organizacje firmowe i szkolne muszą skonfigurować Chat dla swoich użytkowników. Otwarcie tej samej tożsamości w innej aplikacji komputerowej nie włączy usługi niedostępnej w organizacji.
Gdy dostęp już działa, uporządkuj powtarzające się projekty wokół informacji potrzebnych w każdym z nich. W przypadku wprowadzenia produktu na rynek mogą to być:
- Pokój Google Chat, w którym zespół odpowiedzialny za premierę podejmuje decyzje.
- Folder na Dysku zawierający zatwierdzone materiały kreatywne.
- Dokument z listą kontrolną premiery.
- Kalendarz służący do potwierdzania terminów przeglądów.
Odpowiednie aplikacje i profile możesz zgrupować w WebCatalog w przestrzeni o nazwie Premiera produktu. Inna przestrzeń, Bieżąca praca zespołu, może zawierać narzędzia do rutynowych zadań wewnętrznych.
Obie mogą korzystać z tego samego profilu służbowego, jeśli to samo konto Google ma uprawnienia do obu projektów. Nie potrzebujesz nowego konta Google ani odizolowanej sesji logowania dla każdego okna projektu. Ponowne użycie profilu oznacza korzystanie z tych samych danych sesji, więc okna nie reprezentują odrębnych tożsamości.
Przestrzeń w WebCatalog nie ogranicza też Chat do konkretnej rozmowy projektowej. Zanim opublikujesz aktualizację dotyczącą premiery, wybierz właściwy pokój Google Chat i sprawdź jego uczestników. Przestrzeń robocza na komputerze pomaga dotrzeć do pracy, ale to rozmowa w Google Chat określa, kto otrzyma wiadomość.
Decyzje projektowe zapisuj w rozmowie, w której zespół spodziewa się je znaleźć. Jeśli w wiadomości bezpośredniej rozstrzygniecie kwestię dotyczącą całej grupy, dodaj odpowiednie podsumowanie do dyskusji projektowej. Dzięki temu przestrzeń robocza będzie przydatna także dla kolejnej osoby, która będzie potrzebować tej decyzji, a nie tylko dla osoby aktualnie wysyłającej wiadomości.
Współpraca z klientem: uporządkuj tożsamość, którą klient faktycznie zaprosił
Zanim utworzysz kolejny profil, jasno ustal zasady dostępu do środowiska klienta. Zapytaj, którego adresu e-mail lub zarządzanej tożsamości klient oczekuje od Ciebie.
Możliwych jest kilka rozwiązań. Klient może zaprosić Twoje istniejące służbowe lub osobiste konto Google jako uczestnika zewnętrznego. Może też udostępnić Ci konto we własnej organizacji Workspace. Google opisuje obecnie również zatwierdzoną ścieżkę zapraszania gości dla osób, które nie mają jeszcze konta Google; takie zaproszenie tworzy konto gościa zarządzane przez organizację zapraszającą. Dostępne metody i ograniczenia wyjaśniono w przewodniku Google dotyczącym użytkowników zewnętrznych i gości.
Dostosuj konfigurację środowiska na komputerze do tego rozwiązania:
| Sposób współpracy z klientem | Rozsądny wybór profilu |
|---|---|
| Klient zaprasza Twoje istniejące konto służbowe | Użyj ponownie profilu tego konta |
| Klient udostępnia oddzielne konto Workspace | Utwórz profil z nazwą wskazującą klienta i tożsamość |
| Klient korzysta z zatwierdzonego zaproszenia dla gościa | Zrealizuj zaproszenie, sprawdź dostęp do Chat i jasno oznacz utworzoną tożsamość |
Jeśli Twoje istniejące konto służbowe uczestniczy w trzech projektach klientów, przydatne mogą być trzy przestrzenie projektowe. Nie oznacza to automatycznie konieczności utworzenia trzech nowych kont Google. Z drugiej strony umieszczenie tożsamości udostępnionej przez klienta w tym samym oknie projektu co konto pracodawcy nie sprawia, że można ich używać zamiennie.
Współpraca zewnętrzna zależy również od zaangażowanych organizacji. Ustawienia kontroli czatu zewnętrznego Google opisują ustawienia administratora, ograniczenia dotyczące zaufanych domen i zależne od wersji opcje pokoi zewnętrznych. Jeśli zaproszenie nie działa, potwierdź zaproszoną tożsamość i poproś klienta o sprawdzenie odpowiednich ustawień dostępu.
We wspólnym projekcie korzystaj z metody współpracy zatwierdzonej przez klienta. Jeśli jest nią pokój Google Chat z włączonym dostępem zewnętrznym, prowadź rozmowę projektową właśnie tam. Profil WebCatalog może zachować kontekst logowania, ale nie może nadać członkostwa w pokoju ani obejść zasad organizacji dotyczących czatu zewnętrznego.
Oddzielnie sprawdzaj też dokumenty, do których prowadzą linki. Wskazówki Google dotyczące dostępu zewnętrznego rozróżniają dostęp do Chat oraz dostęp do plików na Dysku i zadań. Przed przeglądem otwórz właściwy dokument na odpowiednim koncie i upewnij się, że jest dostępny. Działająca rozmowa sama w sobie nie rozstrzyga wszystkich kwestii uprawnień do plików.
Przełóż mapę współpracy na konfigurację WebCatalog
Najpierw skonfiguruj konta. Instrukcje dotyczące profili w WebCatalog opisują tworzenie profilu i otwieranie aplikacji z jego użyciem:
- Dodaj Google Chat z katalogu aplikacji WebCatalog.
- Otwórz Profile, wybierz Dodaj profil i nadaj tożsamości łatwo rozpoznawalną nazwę.
- Otwórz Chat z tym profilem i zaloguj się na odpowiednie konto.
- Sprawdź dostęp do rozmowy lub pokoju, do którego konto powinno mieć dostęp.
Powtórz te kroki dla odrębnych tożsamości, których rzeczywiście używasz. Otwarcie kolejnego okna z tym samym profilem nie izoluje drugiego konta — wykorzystuje ten sam kontekst sesji.
Następnie zorganizuj przestrzenie w WebCatalog wokół bieżącej pracy. Przestrzeń klienta może zawierać Chat, narzędzia klienta do pracy z dokumentami i narzędzie do śledzenia projektu. Użyj ponownie istniejącego profilu, gdy potrzebne jest to samo konto logowania. Jeśli kilka aplikacji Google korzysta z jednej tożsamości, odpowiedni profil może przechowywać wspólny kontekst logowania; sprawdzaj konto podczas otwierania każdej aplikacji.
Zanim rozbudujesz tę konfigurację, porównaj potrzebne aplikacje, profile i przestrzenie z aktualnymi planami WebCatalog. Liczba przestrzeni projektowych i liczba tożsamości kont to dwie odrębne decyzje planistyczne.
Ułatwiaj każde przekazanie prac nad projektem
Przed wysłaniem aktualizacji krótko sprawdź, do kogo trafi: Z którego konta korzystam, kto uczestniczy w tej rozmowie i czy te osoby mogą otworzyć materiały pod linkami? Pozwala to wykryć rozbieżności dotyczące kont i dostępu, których sam uporządkowany pulpit nie rozwiąże.
Dodaj do aktualizacji wystarczający kontekst, aby była użyteczna: wskaż decyzję, podaj link do aktualnego dokumentu i określ następne kroki. Jest to szczególnie pomocne, gdy klient uczestniczy za pośrednictwem innej organizacji lub zaproszonej tożsamości gościa.
Na kolejny przegląd projektu utwórz jedną przestrzeń roboczą Google Chat w WebCatalog, skupioną wokół faktycznej rozmowy, narzędzi do pracy z dokumentami i porządku spotkania. Użyj jej do pełnego przekazania prac, a następnie zachowaj taki układ, który najbardziej ułatwia rozpoznanie właściwej tożsamości i projektu.
