Asystenci spotkań AI zwiększają efektywność i produktywność spotkań, automatyzując różne zadania związane ze spotkaniami. Wykorzystując technologie sztucznej inteligencji (AI) i przetwarzania języka naturalnego (NLP), narzędzia te obsługują takie zadania, jak transkrypcja spotkań, śledzenie rozmów i prelegentów, opracowywanie elementów działań i tworzenie podsumowań spotkań. Ponadto niektórzy asystenci spotkań AI przeprowadzają analizę nastrojów, oceniając stan emocjonalny uczestników na podstawie wzorców mowy, aby zapewnić wgląd w emocjonalny ton spotkania. Z narzędzi tych może korzystać każda osoba w organizacji w celu usprawnienia zadań związanych ze spotkaniami oraz skutecznego dzielenia się wiedzą i najważniejszymi spostrzeżeniami z osobami, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniach. W przeciwieństwie do tradycyjnego oprogramowania do zarządzania spotkaniami, asystenci spotkań AI są projektowani tak, aby aktywnie uczestniczyć w spotkaniach. Oferują wsparcie w czasie rzeczywistym poprzez transkrypcję, śledzenie rozmów i automatyzację zadań związanych ze spotkaniami. Z kolei narzędzia do zarządzania spotkaniami służą przede wszystkim do planowania, organizowania i zarządzania spotkaniami, koncentrując się na planowaniu, tworzeniu programu i dokumentacji po spotkaniu. Choć niektóre produkty mogą zawierać elementy obu typów rozwiązań, asystenci spotkań AI wyróżniają się aktywnym uczestnictwem i możliwością działania w czasie rzeczywistym.