Samtaler i Zoho Cliq kan krysse bedriftsgrenser. Du kan jobbe i arbeidsgiverens organisasjon, samarbeide med en leverandør og bruke en egen konto tildelt av en kunde til et annet oppdrag. Hver relasjon kan kreve en annen type tilgang.
Det første trinnet for å administrere flere Zoho Cliq-kontoer er å kartlegge disse relasjonene. Separate pålogginger trenger separate økter. En ekstern kanal, gjesteinvitasjon eller et Network kan gjøre det mulig å samarbeide via kontoen du allerede bruker. Å opprette enda en skrivebordsprofil avgjør ikke hvilken ordning organisasjonen din tillater.
Når tilgangsmodellen er avklart, kan du velge Cliqs innebygde kontofunksjoner eller organisere kontoene sammen med de andre arbeidsappene i WebCatalog.
Skill spørsmålet om pålogging fra spørsmålet om organisasjon
«Flere organisasjoner» kan beskrive flere ulike situasjoner. En ansatt med en annen pålogging tildelt av en bedrift har et annet problem enn en partner som er invitert til en felles samtale.
Zohos dokumentasjon for Cliq med CRM Plus gjør dette skillet tydelig: En bruker tilhører én primærorganisasjon og kan bli med i andre organisasjoner som ekstern bruker. Dokumentasjonen beskriver hvordan man bytter mellom disse kontekstene, med en tilgang som skiller seg fra internt medlemskap.
Mer nylig innførte Cliqs funksjoner for gjestebrukere tilgang til tilordnede kanaler og kontakter i en annen organisasjon. Deltakelse avhenger av invitasjonen og relevante retningslinjer i organisasjonen.
Det betyr at den samme e-postadressen som dukker opp i arbeidet til mer enn én bedrift, ikke nødvendigvis representerer to uavhengige Cliq-kontoer. Avklar om du bruker en separat pålogging, et eksternt medlemskap eller en bestemt samarbeidsinvitasjon. Du bør ikke anta at reglene for flere organisasjoner i andre Zoho-produkter gjelder uendret for Cliq.
Lag et tilgangskart før du legger til kontoer på skrivebordet
Lag en kort oversikt over arbeidet du skal gjøre. For hvert sted du trenger tilgang til, angir du pålogging, tilgangstype, ansvarlig administrator og tilhørende materiale.
| Arbeidsrelasjon | Tilgang som må bekreftes | Foreslått skrivebordsoppsett |
|---|---|---|
| Ansatt i hovedbedriften din | Din interne konto og tildelte kanaler | En bedriftsprofil og et arbeidsområde |
| Kunden gir deg en separat, autorisert pålogging | Kontoens organisasjons- og kanaltilgang | En egen profil med kundens navn |
| Leverandøren bruker allerede Cliq | En ekstern kanal eller en annen tillatt samarbeidsform | Den eksisterende kontoen din sammen med leverandørens prosjektverktøy |
| Oppdragstaker deltar i et avgrenset oppdrag | Gjestetilgang til de nødvendige samtalene, der det støttes | Den autoriserte gjestekonteksten og prosjektbeskrivelsen |
| Langsiktig partnerfellesskap | Medlemskap i et Cliq Network | Det aktuelle nettverket sammen med partnerressurser |
Se på kartet som en beskrivelse av faktisk tilgang. Et område kalt «Kunde Nord» er bare nyttig hvis kontoen i det har tilgang til de tiltenkte samtalene.
Skriv for eksempel «bedriftspålogging, ekstern leverandørkanal, innkjøpsansvarlig» i stedet for «leverandørkonto» når det ikke finnes noen separat leverandørpålogging. Tydelige etiketter hindrer deg i å opprette duplikatprofiler for å løse et problem som egentlig hører hjemme i tilgangskonfigurasjonen.
Forstå de innebygde alternativene som allerede finnes
Cliqs skrivebordsapp håndterer pålogging med flere kontoer
Den offisielle Zoho Cliq-skrivebordsappen støtter allerede flere kontoer. Zoho beskriver Accounts → Add account for å legge til en pålogging, med en grense på ti kontoer. Når du velger en konto fra Accounts-menyen, åpnes et nytt Cliq-vindu for den.
Hvis arbeidet ditt hovedsakelig foregår i Cliq, er dette et enkelt alternativ. Du kan bruke appens kontomeny til å åpne de separate bedriftspåloggingene du allerede har. WebCatalog blir mer nyttig når hver konto er en del av en større arbeidsflyt som omfatter prosjektinformasjon, dokumenter, kalendere og andre nettapper.
Eksterne kanaler knytter organisasjoner sammen rundt en samtale
En ekstern kanal lar personer fra ulike organisasjoner samarbeide. De nødvendige retningslinjene og invitasjonen avgjør tilgangen. Zoho støtter også samarbeid i eksterne kanaler på tvers av bestemte datasentre, mens direktemeldinger på tvers av datasentre har andre begrensninger.
Muligheten til å opprette eksterne kanaler avhenger av abonnementet: Gratisabonnementet kan ikke opprette dem, og hvem som kan opprette dem med betalte abonnementer, avhenger av utgaven og administratorrettighetene. Sjekk vertsorganisasjonens oppsett før du velger denne løsningen for en leverandørrelasjon.
Gjestetilgang og Networks dekker ulike relasjoner
Zohos oppdaterte gjestefunksjon lar inviterte samarbeidspartnere bli med i eksisterende kanaler. Det kan passe for en oppdragstaker som hjelper til med en bestemt kampanje. Et Cliq Network gir et eget miljø for bredere eksternt samarbeid, for eksempel et varig partnerfellesskap.
Sjekk den gjeldende gjestedokumentasjonen før du foreslår den nyere arbeidsflyten: Zoho opplyser for øyeblikket at Guest Users 2.0 ikke støttes i Zoho One, og funksjonen støtter ikke direktemeldinger mellom datasentre. Hvilken løsning som er tilgjengelig, må avgjøres ut fra den aktuelle organisasjonens utgave og konfigurasjon.
Disse innebygde alternativene kan fjerne behovet for en ekstra konto. Bruk en separat pålogging når arbeidet faktisk krever det, og bruk riktig samarbeidsfunksjon når relasjonen innebærer ekstern deltakelse.
Organiser det godkjente oppsettet i WebCatalog
Når tilgangskartet er klart, konfigurerer du skrivebordet i tråd med det. Med WebCatalog Desktop kan du starte Cliq i et eget vindu og organisere det sammen med andre nettapper.
For to separate pålogginger følger du WebCatalogs veiledning for profiloppsett:
- Åpne Profiles og velg Add profile.
- Gi den første profilen et navn som gjenspeiler kontoen den skal inneholde, for eksempel «Bedriftsdrift».
- Åpne Cliq med denne profilen, og logg på via organisasjonens vanlige prosess.
- Opprett en andre profil, for eksempel «Kunde Nord», og logg på den separate kontoen kunden har tildelt deg der.
- Bekreft kontoen og organisasjonen i begge øktene før du legger til flere steder.
Profiler holder informasjonskapsler, økter og nettleserdata adskilt. De gir deg ikke en invitasjon, tildeler ikke en lisens og endrer ikke tilgangen som er gitt i Cliq.
Opprett deretter et område for hver arbeidskontekst. Bedriftsområdet kan inneholde Cliq, verktøyet for driftsoppfølging og den interne håndboken. Kundeområdet kan inneholde kundens Cliq-økt, prosjektplan og dokumenter til gjennomgang.
Hvert område åpnes i sitt eget vindu. Hvis du bruker den samme WebCatalog-profilen i flere områder, brukes den samme påloggingen. Et annet områdenavn oppretter ikke en annen kontoidentitet. Slik gjenbruk er hensiktsmessig når én konto rettmessig deltar i flere prosjektsamtaler.
Velg et WebCatalog-abonnement som passer til antallet apper, profiler og områder du trenger. Tell separate pålogginger uavhengig av prosjekter: Fem prosjekter som bruker én konto, krever ikke automatisk fem profiler.
Eksempel: en leveranseleder som jobber på tvers av tre relasjoner
Se for deg en leveranseleder som koordinerer en intern produktutrulling, en kundeimplementering og en leverandøroverlevering. Prosjektene deler en person, men de deler ikke alle kontoer eller dokumenter.
Intern utrulling: hold teamsamtalen ved siden av planen
Bruk bedriftskontoen til den interne utrullingen. Plasser denne Cliq-økten sammen med sjekklisten for lanseringen og beslutningsloggen i et område kalt «Produktutrulling».
Når et teammedlem spør om en milepæl er klar, er planen tilgjengelig i samme arbeidskontekst. Registrer beslutningen der prosjektteamet forventer å finne den, og svar deretter i riktig kanal. Fordelen er en enklere vei fra diskusjonen til dokumentasjonen som underbygger den.
Dette krever ikke en ny Cliq-konto bare fordi utrullingen har sitt eget område. Bedriftspåloggingen kan også gjenbrukes i et driftsområde hvis begge kontekstene tilhører samme identitet.
Kundeimplementering: hold kundens tildelte pålogging separat
Anta at kunden gir deg en konto for sin organisasjon. Knytt denne påloggingen til profilen Kunde Nord, og bruk den sammen med kundens prosjektverktøy.
Før den første gjennomgangen bekrefter du at du har tilgang til implementeringskanalen og dokumentet som skal diskuteres. Hvis chatten åpnes, men prosjektfilen ikke gjør det, må du finne ut hvilken konto filtjenesten forventer. En fungerende Cliq-økt beviser ikke at alle tilhørende apper bruker den samme påloggingsinformasjonen.
Bruk kundeområdet som en påminnelse om det aktive oppdraget. Når du deler en fil, sjekk hvem den er ment for, og hvilken samtale du deler den i. Poenget er å gjøre den vanlige gjennomgangsprosessen enkel å følge, med de relevante dokumentene allerede tilgjengelige.
Leverandøroverlevering: gjenbruk bedriftsidentiteten der det passer
For leverandøren kan en godkjent ekstern kanal være nok. Behold bedriftskontoen, og legg dokumentene for leverandøroverleveringen i et eget prosjektområde.
Tilgangskartet bør vise at denne samtalen fortsatt bruker Bedriftsdrift. Dette skillet er viktig når du kommer tilbake etter et avbrudd: Du er en ansatt som samarbeider eksternt, ikke en person som er logget på leverandørens interne organisasjon.
Hvis leverandøren ikke får blitt med, be de ansvarlige administratorene sjekke invitasjonen og retningslinjene for samarbeid. Å opprette en ny WebCatalog-profil endrer ikke tillatelsen på serversiden som styrer deltakelsen.
Hold tilgangskartet nyttig etter hvert som arbeidet endrer seg
Oppdater kartet når et kundeoppdrag begynner, en oppdragstaker avslutter arbeidet, eller ansvaret overføres til en annen kollega. De nyttige spørsmålene er konkrete: Hvilken pålogging brukes, hvilke samtaler er fortsatt nødvendige, og hvem kan endre tilgangen?
Når noen slutter, kan en administrator måtte fjerne organisasjons- eller gjestetilgang. Å fjerne en snarvei på skrivebordet er en separat oppryddingsoppgave. Gjennomfør endringen på tjenestenivå via organisasjonen som kontrollerer medlemskapet, og rydd deretter i arbeidsområdet slik at det gjenspeiler endringen.
Gå også gjennom appene rundt samtalen. Et prosjekt kan være avsluttet mens en gammel prosjektbeskrivelse, kalender eller dokumentkonto fortsatt er synlig i det daglige arbeidet. Fjern steder som ikke lenger støtter aktivt arbeid, slik at området fortsetter å gjenspeile formålet sitt.
Hvis varsler blir distraherende, avgjør hvilken samtale som krever svar i hver arbeidsøkt. Bruk varslingsinnstillingene som er tilgjengelige i det aktuelle Cliq-miljøet, og kontroller resultatet før du baserer deg på det. At flere kontoer er tilgjengelige, betyr ikke at alle kontoene må få like mye oppmerksomhet hele dagen.
Gi den neste organisasjonen en tydelig plass på skrivebordet
Start med én bedriftspålogging og én ekstern relasjon. Avgjør om relasjonen trenger en separat konto, en gjesteinvitasjon, en ekstern kanal eller et Network. Noter svaret før du konfigurerer skrivebordet.
Deretter kan du legge til Zoho Cliq i WebCatalog, opprette profiler for de separate påloggingene og sette sammen områder rundt arbeidet hver relasjon fører med seg. Kontostrukturen din forblir i samsvar med tilgangen organisasjonene dine gir, samtidig som det blir enklere å finne samtalene og verktøyene samlet.
