Administrasjon av Zangi-kontoer begynner med å vite hvilken identitet folk bruker for å kontakte deg. En arbeidskontakt kjenner kanskje ett Zangi-privatnummer, mens venner kjenner et annet. Hver konto har også en enhet, påloggingsopplysninger og samtalehistorikk å ta hensyn til.
Det finnes et viktig utgangspunkt: Zangis gjeldende kontodokumentasjon beskriver meldingstjenesten for privatbrukere som kun tilgjengelig på mobil, med én aktiv enhet per konto. En ekstra konto og en ekstra enhet er derfor andre valg enn å åpne enda et nettleservindu.
For å administrere flere Zangi-kontoer bør du organisere identitetene du allerede bruker, ha tilgangsopplysningene tilgjengelige og velge en mobilkonfigurasjon som støttes. WebCatalog kan organisere nettappene du bruker i dette arbeidet, for eksempel dokumenter og kalender. Det gjør ikke Zangi Private Messenger til en nettbasert meldingstjeneste.
Start med dem som trenger å få tak i deg
Før du oppretter en ny konto, bør du avklare hvilket skille du ønsker å lage. Å holde kundekommunikasjon adskilt fra private samtaler kan være en god grunn til å ha en ekstra identitet. Flere prosjekter med de samme samarbeidspartnerne krever kanskje bare tydeligere samtaler og prosjektdokumentasjon.
Skriv en kort beskrivelse av hver eksisterende konto. «Personlige kontakter» og «Konsulentarbeid» er mer nyttige enn «Konto 1» og «Konto 2», fordi de forteller deg hvor en ny samtale hører hjemme.
En praktisk kontooversikt kan være enkel:
| Kontoens formål | Hvem som bruker den | Enheten du vanligvis sjekker | Arbeid som oppbevares andre steder |
|---|---|---|---|
| Privat | Venner og familie | Privattelefon | Private planer og avtaler |
| Konsulentarbeid | Avtalte kundekontakter | Jobbtelefon | Prosjektbeskrivelse, møtenotater og neste steg |
Dette er et eksempel på din egen planleggingsoversikt, ikke et kontrollpanel i Zangi. Oppbevar passord i passordbehandleren din, ikke i et delt prosjektdokument.
Bestem også om begge identitetene må være tilgjengelige samtidig. En som av og til sjekker en privat samtale, har andre behov enn en som venter på en kundesamtale gjennom en hel arbeidsøkt. Dette skillet bør avgjøre hvordan du organiserer enhetene dine.
Velg hvordan de to kontoene skal brukes
Zangi sier at du kan opprette en egen konto på hver enhet når du vil bruke tjenesten på mer enn én enhet. For to etablerte identiteter som begge er viktige i løpet av dagen, gir en egen enhet til hver et tydelig praktisk skille.
Den praktiske fordelen er oversikt: Du vet hvilken telefon som representerer hvilken rolle. Ulempen er at du må vedlikeholde og sjekke begge enhetene. En ekstra telefon som ligger uladet eller utilgjengelig, gjør ikke den andre kontoen nyttig.
Før du bytter konto på én enhet, må du sørge for at den gjeldende kontoen har et passord, og at du har lagret påloggingsopplysningene for begge kontoene på en sikker måte. Når du logger ut, velger du Behold historikk for å bevare kontoens samtaler og filer på enheten. Slett historikk fjerner disse lokale dataene, uten at det finnes en kopi i skyen som kan gjenopprettes. Logg deretter inn på den andre kontoen og bekreft privatnummeret. Dette endrer hvilken konto som er aktiv; det oppretter ikke en innboks for to kontoer samtidig.
En nettleserprofil kan ikke endre Zangis modell for mobilkontoer. Hvis behovet ditt spesifikt er «to Zangi-kontoer på en PC», bør du avklare dette plattformbehovet før du organiserer resten av skrivebordet. En oppføring i en appkatalog eller en snarvei til et nettsted dokumenterer ikke at meldingstjenesten for privatbrukere har en nettleserklient.
Gjør kontotilgang til en del av oppsettet
Zangi tildeler et privatnummer ved registrering i stedet for å kreve et telefonnummer eller en e-postadresse. Tjenestens kom i gang-eksempler forklarer hvordan dette nummeret brukes til å komme i kontakt med andre.
Ta vare på tre opplysninger for hver konto: formålet, privatnummeret og enheten der du vanligvis bruker den. Oppbevar passordet separat og sikkert. Disse detaljene er viktige når to kontoer har lignende navn eller profilbilder.
Zangis kontoveiledning sier at du trenger et passord for å logge inn igjen etter at du har logget ut, og at tjenesten ikke kan tilbakestille et glemt passord. Sjekk de eksisterende påloggingsopplysningene dine før du logger ut for å eksperimentere med kontobytte.
Når en konto er klar, bør du teste den vanlige samhandlingen du har tenkt å bruke den til. Be en kontakt du stoler på, om å sende en melding til det aktuelle privatnummeret, bekreft at du mottok den på riktig konto, og svar. Du kontrollerer identiteten og kommunikasjonsveien, ikke at alle fremtidige varsler vil komme frem under alle forhold på enheten.
Hvis du introduserer en jobbkonto for en eksisterende kontakt, bør du først forklare endringen i en kjent samtale. Oppgi hvilken konto fremtidige prosjektmeldinger skal sendes til, og når endringen trer i kraft. En tydelig overgang er mer nyttig enn å la den andre personen gjette hvilken av to lignende profiler som skal brukes.
Gi kontaktene ett pålitelig kontaktpunkt for hvert formål
Å holde kontoer adskilt fungerer best når de som snakker med deg, forstår skillet. Avtal med kunden hvilken konto som skal brukes til prosjektkoordinering. Overfor venner fortsetter du å bruke den private identiteten de allerede kjenner.
Zangis personvernveiledning forklarer at andre må ha privatnummeret ditt for å finne deg direkte, og at det ikke finnes noe offentlig søk etter navn, telefonnummer eller e-postadresse. Del det riktige nummeret direkte med dem som trenger det.
En konsulent kan for eksempel bruke jobbkontoen til intervjuplaner, møteendringer og korte avklaringer. Prosjektbeskrivelsen kan oppgi den foretrukne kontaktkanalen uten å avsløre privatkontoen. Privatkontoen kan fortsatt være forbeholdt relasjoner utenfor dette oppdraget.
Når flere personer jobber med én oppgave, bør du vurdere om en gruppe er mer nyttig enn en ekstra konto. Zangis gruppedokumentasjon beskriver hvordan du oppretter grupper og administrerer medlemmene. En prosjektgruppe med et tydelig navn kan samle de relevante deltakerne i én samtale, samtidig som alle beholder sin egen konto.
Bli enige om hva som hører hjemme i den samtalen. Korte koordineringsspørsmål kan tas i gruppen, mens godkjente beslutninger hører hjemme i et prosjektdokument som holdes oppdatert. Dette bidrar til å hindre at en meldingstråd blir det eneste stedet man kan finne ut hva teamet har blitt enige om.
Hold samtalehistorikk og arbeidsdokumentasjon adskilt
Å finne tilbake til en konto og å finne tidligere samtaler er to forskjellige ting. Zangis sikkerhets- og personverndokumentasjon beskriver lagring av samtaler på deltakernes enheter, ikke i et serverarkiv du kan bla gjennom senere.
Før du bytter telefon eller sletter appdata, bør du følge de gjeldende instruksjonene for plattformen din. Zangi dokumenterer et alternativ for dataoverføring på Android; ifølge dokumentasjonen er dette alternativet foreløpig ikke tilgjengelig på iOS. Det å logge inn på en konto på en annen enhet bør ikke betraktes som en garanti for at hele historikken vises der.
Mediefiler har også egne innstillinger for hvor lenge de beholdes. Veiledningen for datalagring forklarer innstillingene under Behold mediefiler og alternativene for lagringsadministrasjon. Sjekk disse innstillingene når et vedlegg er viktig for et prosjekt, i stedet for å anta at det vil være tilgjengelig på ubestemt tid.
For arbeid bør du bestemme hva som må bli en del av dokumentasjonen som holdes oppdatert. En godkjent møtedato hører hjemme i kalenderen. Et bekreftet krav hører hjemme i prosjektbeskrivelsen. En fil kolleger trenger, hører hjemme på det avtalte prosjektområdet, der det er passende å dele den.
Dette er en bevisst overføring fra en samtale til et arbeidssystem. Ta bare vare på materialet som trengs for oppgaven, og følg det du og de andre deltakerne er enige om når det gjelder hvor det hører hjemme. Unngå å kopiere en hel privat samtale når et kort beslutningsnotat er tilstrekkelig.
Bruk WebCatalog til arbeidet som følger etter samtalen
Tenk deg en selvstendig konsulent som forbereder en workshop. Zangi på jobbtelefonen brukes til korte utvekslinger med kunden. Arbeidet på datamaskinen omfatter en prosjektbeskrivelse, en kalender og et dokument som skal bli agendaen for workshopen.
Opprett et område i WebCatalog med navnet «Workshopplanlegging» for disse nettappene og relevante bokmerker. Hold kundens prosjektbeskrivelse og agendaen lett tilgjengelige, mens Zangi-samtalen forblir i mobilappen som støttes.
Når kunden bekrefter en endring, følger du en kort fremgangsmåte:
- Les meldingen på kontoen som brukes til oppdraget.
- Finn ut hva som er endret: datoen, målgruppen, agendaen eller en ønsket leveranse.
- Oppdater det relevante arbeidsdokumentet eller kalenderoppføringen.
- Noter eventuelle uavklarte spørsmål og hvem som skal svare på dem.
- Svar i den opprinnelige Zangi-samtalen med det bekreftede neste steget.
For eksempel knytter «Workshopen starter nå kl. 10.00; jeg har oppdatert agendaen og sender den reviderte versjonen i ettermiddag» samtalen til en handling du faktisk har utført.
Hvis de tilhørende nettappene bruker ulike pålogginger for privat bruk og jobb, kan WebCatalog-profiler holde disse nettleserøktene adskilt. Åpne Profiler, velg Legg til profil, gi den et tydelig navn og logg inn på den relevante nettappen med denne profilen.
Områder organiserer verktøyene; profiler skiller nettøktene deres fra hverandre. Ingen av funksjonene importerer Zangi-samtaler eller styrer mobilkontoene. Velg et WebCatalog-abonnement som støtter appene, profilene og områdene du trenger i arbeidet.
Sjekk hvilket Zangi-produkt organisasjonen din bruker
Noen søk etter Zangi på datamaskin leder til Zangi for Business. Produktsiden beskriver et separat bedriftstilbud med teamadministrasjon og alternativer for apper og datamaskiner.
Hvis organisasjonen din har kjøpt dette produktet, bør du følge instruksjonene for utrulling og bruke tilgangen administratoren har gitt deg. Spør hvilken applikasjon du skal installere, hvilken identitet du skal bruke, og hvem som administrerer kontoendringer. Bedriftstilbudet bør vurderes ut fra sin egen dokumentasjon, ikke behandles som et bevis på at et privatnummer for privatbrukere fungerer i en offentlig tilgjengelig nettinnboks.
Dette skillet er nyttig når flere kolleger trenger koordinert tilgang. Avgjør om behovet er dine egne to identiteter for privat bruk og jobb, eller en kommunikasjonstjeneste som administreres av organisasjonen. Disse behovene gir ulike ansvarsforhold for kontoer og ulike støtteordninger.
Gjør rutinen enkel å vedlikeholde
Gå gjennom formålet med hver konto når ansvarsområdene dine endres. Bekreft at kontaktene fortsatt bruker den tiltenkte identiteten, at den relevante enheten er tilgjengelig, og at viktige prosjektbeslutninger har en tydelig plass.
Bruk Zangis varslingsinnstillinger til å tilpasse varsler for meldinger, grupper og anrop til rutinene dine. Sjekk deretter at du får varslene du forventer, på enheten du faktisk bruker. En jobbkonto er nyttig når du vet når du skal sjekke den, og hvordan du skal følge opp samtalene.
Start med to tydelig definerte identiteter og én tilbakevendende arbeidsflyt. Hold Zangi-kommunikasjonen på plattformen som støttes, og bruk WebCatalog Desktop til å organisere nettappene som gjør disse samtalene om til ferdig arbeid.
