Dine private chatter trenger et annet sted enn kundespørsmål, ordreoppdateringer og timebestillinger. Med WhatsApp i WebCatalog kan du holde disse kontoene i separate skrivebordsprofiler og organisere bedriftskontoen sammen med de andre appene du bruker på jobb.
For å administrere flere WhatsApp-kontoer starter du med to registrerte kontoer, gir hver av dem en egen profil og kobler hver profil til riktig konto på telefonen. Telefonnummeret identifiserer WhatsApp-kontoen, mens profilen holder skrivebordsøkten atskilt.
Denne praktiske veiledningen går gjennom oppsettet og forklarer deretter hva du bør sjekke når begge vinduene viser de samme chattene, en QR-kode dukker opp igjen, eller en annen enhet ikke lar seg koble til.
Før sammenkobling: gi hvert nummer et tydelig bestemmelsessted
Skriv ned hvilken konto som skal høre til hvilken profil, før du skanner noe. Et enkelt oppsett kan se slik ut:
| Formål | WhatsApp-konto | Profilnavn i WebCatalog | Plassering på datamaskinen |
|---|---|---|---|
| Venner og familie | Privat nummer | Privat | WhatsApp åpnet med profilen Privat |
| Kundesamtaler | Bedriftsnummer | Butikk | WhatsApp åpnet med profilen Butikk |
Bruk navn du kjenner igjen med et øyekast. «Privat» og «Butikk» er mer nyttige i en travel ettermiddag enn «Profil 1» og «Profil 2».
Hver konto trenger sitt eget telefonnummer. WhatsApps innebygde funksjon for flere kontoer støtter to kontoer på én mobilenhet. Hjelpedokumentasjonen beskriver bytte mellom flere kontoer som en mobilfunksjon. Det er noe annet enn å ha separate tilkoblede økter på datamaskinen. WebCatalog gir deg skrivebordsmiljøet, ikke et nytt telefonnummer eller en ny WhatsApp-konto.
Du trenger også tilgang til hovedtelefonen for hver konto for å godkjenne tilkoblingen. Sjekk enhetene som allerede er tilkoblet: WhatsApps standardgrense for tilkoblede enheter er opptil fire enheter per konto. Enkelte bedriftstilbud har andre grenser, så sjekk vilkårene som gjelder for kontoen din.
WhatsApp tilbyr allerede offisielle apper for Mac og Windows, i tillegg til WhatsApp Web. Dette er nyttige alternativer. WebCatalog er særlig relevant når du ønsker flere navngitte økter og et fast sted for de andre appene du bruker i forbindelse med samtalene.
Oppsett, del 1: opprett den private økten
Opprett en profil før du logger inn
Installer WebCatalog Desktop, finn WhatsApp i appkatalogen og åpne skrivebordsappen. Følg WebCatalogs profilinstruksjoner: åpne Profiles, velg Add profile, og gi den nye profilen et gjenkjennelig navn, for eksempel «Privat». Åpne WhatsApp med denne profilen valgt.
Profiler holder informasjonskapsler, økter og nettleserdata atskilt. Det er dette som gjør at to forekomster av samme tjeneste kan beholde ulike innloggede identiteter. Å bare åpne et nytt vindu skaper ikke dette skillet.
Hvis du allerede bruker WhatsApp i WebCatalog, må du finne ut hvilken profil den eksisterende økten tilhører, før du legger til en ny. Du kan kanskje beholde den som privatprofil og bare opprette bedriftsprofilen som mangler. Det er ingen fordel ved å begynne på nytt hvis den eksisterende sammenkoblingen er riktig.
Koble til den tiltenkte kontoen
Åpne WhatsApps innloggingsskjerm for nett i profilen Privat. Godkjenn deretter økten fra din private WhatsApp-konto på hovedtelefonen.
WhatsApps prosess for tilkobling av enheter starter på telefonen. På Android åpner du Tilkoblede enheter via Flere alternativer. På iPhone går du via Innstillinger. Velg Koble til en enhet, fullfør eventuell påkrevd autentisering på enheten, og skann QR-koden som vises i den tiltenkte skrivebordsprofilen.
Hvis du har flere WhatsApp-kontoer på telefonen, må du først sørge for at den tiltenkte kontoen er aktiv. QR-koden kobler til kontoen som godkjenner den. Navnet du ga WebCatalog-profilen, velger ikke telefonnummeret for deg.
Når chattene vises, sjekker du kontoens profilopplysninger og en samtale du kjenner igjen. Bekreft identiteten før du svarer noen. La økten være som den er mens du setter opp den andre kontoen.
Oppsett, del 2: legg til bedriftsøkten uten å erstatte den første
Opprett en ny WebCatalog-profil med et navn som passer til bedriften, for eksempel «Butikk». Åpne WhatsApp med denne profilen. En profil som ikke er koblet til, skal vise innloggingsprosessen i stedet for de eksisterende chattene til den private kontoen.
Hvis den umiddelbart viser de private samtalene dine, stopper du her og følger det første feilsøkingspunktet nedenfor. Det er ikke nødvendig å skanne en ny kode før du har bekreftet at skrivebordsøktene er atskilt.
For et nummer som er registrert i WhatsApp Business, godkjenner du den nye skrivebordsøkten fra WhatsApp Business-appen på hovedtelefonen. WhatsApps veiledning for QR-tilkobling i Business beskriver den samme fremgangsmåten via Tilkoblede enheter: velg Koble til en enhet, og skann QR-koden i profilen Butikk.
For en ekstra konto i vanlig WhatsApp bruker du i stedet tilkoblingsprosessen for den kontoen. Det avgjørende er hvilken konto som godkjenner tilkoblingen, ikke om du kaller profilen «Bedrift».
Etter tilkoblingen kontrollerer du bedriftsidentiteten og en kundesamtale du kjenner igjen. Bytt deretter tilbake til Privat, og bekreft at chattene der fortsatt er private. Denne kontrollen begge veier fanger opp en feil sammenkobling før oppsettet blir en del av rutinen din.
Nå har du et praktisk oppsett for to WhatsApp-kontoer på PC eller Mac: to identiteter, to profiler og en separat tilkoblet økt for hver.
Plasser kundesamtalen ved siden av arbeidet den fører til
En kundemelding fører ofte til en ny oppgave: å sjekke en ordre, sende en faktura eller bekrefte en bestilling. Opprett et område for bedriften, og legg til WhatsApp med profilen Butikk sammen med det relevante ordresystemet, e-postkontoen eller planleggingsappen.
Hvert område åpnes i sitt eget vindu. Det organiserer appene og profilene dine rundt et formål, mens profilene sørger for å holde kontoene atskilt. Hvis du legger til WhatsApp med samme profil i to områder, får du den samme kontoen begge steder.
Hold Privat utenfor bedriftsområdet, eller gi den et eget område hvis det passer med rutinene dine og grensene i abonnementet. Målet er å gjøre neste handling tydelig: kundemeldinger leder til bedriftsverktøy, mens private meldinger fortsatt er enkle å kjenne igjen.
Dette oppsettet gjør separate innbokser lett tilgjengelige. Det slår ikke sammen chattehistorikk eller legger til tildeling og ruting av samtaler i en delt innboks. Hvis flere kolleger trenger å fordele kundesamtaler mellom seg, bør dere vurdere teamfunksjonene i WhatsApp eller kundestøttesystemet deres separat.
Feilsøking: start med symptomet du ser
«Begge vinduene viser samme konto»
Sjekk først hvilken WebCatalog-profil som er valgt i hvert vindu. Hvis begge bruker Privat, deler de samme økt, selv om de er åpnet fra forskjellige områder. Åpne det ene med den separate profilen Butikk.
Hvis profilene er forskjellige, men kontoen fortsatt er den samme, har du sannsynligvis godkjent begge øktene fra samme WhatsApp-konto. På hovedtelefonen går du gjennom Tilkoblede enheter og logger ut av den feilaktige økten. Koble deretter den tiltenkte profilen til fra riktig konto.
Identifiser enhetsoppføringen nøye før du kobler den fra. Du trenger bare å rette opp den feilaktige sammenkoblingen, ikke å opprette begge WhatsApp-kontoene på nytt.
«QR-koden fullfører ikke tilkoblingen»
Sjekk at du bruker WhatsApps funksjon Koble til en enhet på telefonen. Vanlig skanning med kameraet erstatter ikke denne godkjenningsprosessen. Bekreft at både datamaskinen og hovedtelefonen har en fungerende internettforbindelse.
WhatsApps veiledning for feilsøking av tilkoblingen anbefaler å oppdatere nettøkten og sjekke nettverket. Prøv disse enkle tiltakene før du sletter profildata, siden det kan fjerne økten du prøver å bevare.
Hvis skanningen fortsatt er vanskelig, beskriver WhatsApp også tilkobling med et telefonnummer og en kode på åtte tegn for WhatsApp Web og Windows. Der dette alternativet vises, følger du instruksjonene og godkjenner forespørselen på riktig hovedtelefon. Dette er en annen tilkoblingsmetode, ikke registrering av en konto.
«WhatsApp lar meg ikke koble til en datamaskin til»
Gå gjennom listen over tilkoblede enheter for kontoen på hovedtelefonen. En gammel bærbar datamaskin, en nettleserøkt eller en tidligere WebCatalog-profil kan fortsatt oppta en av de tilgjengelige plassene.
Fjern en enhet du ikke lenger bruker, og prøv igjen. Gå gjennom hver konto for seg: ledig kapasitet på den private kontoen sier ingenting om listen til bedriftskontoen. WebCatalog øker ikke WhatsApps grense for antall enheter, og du kan ikke omgå den ved å opprette flere profiler.
Unngå å koble fra en kollegas aktive bedriftsøkt bare fordi enhetsnavnet virker ukjent. Finn først ut hvilken økt som ikke lenger er i bruk.
«Det fungerte i går, men nå ser jeg en QR-kode igjen»
Bekreft først at du har åpnet den opprinnelige profilen. En ny profil har sine egne øktdata og kan derfor be deg om å koble til på nytt.
Gå deretter gjennom Tilkoblede enheter på hovedtelefonen. En økt som er logget ut der, må godkjennes på nytt. WhatsApp opplyser også at tilkoblede enheter kobles fra etter mer enn 14 dagers inaktivitet på hovedtelefonen, så hold kontoen på telefonen aktiv selv om de fleste samtalene foregår på datamaskinen.
Koble den eksisterende profilen til på nytt fra riktig konto når du har funnet årsaken. Å gi profilen et nytt navn gjenoppretter ikke en utløpt eller tilbakekalt WhatsApp-økt.
«Chattene fungerer, men dette er ikke anropsoppsettet jeg forventet»
Separate kontoøkter løser et problem med tilgang og organisering. De garanterer ikke at alle funksjonene i WhatsApps egne apper fungerer på samme måte i nettversjonen.
Hvis samtaler er en viktig del av hverdagen din, bør du sjekke om den offisielle Mac- eller Windows-appen oppfyller behovene dine. Det kan være fornuftig å bruke en egen app til kontoen du ringer mest fra, og WebCatalog til arbeidsflyten rundt bedriften. Vurder oppsettet ut fra aktivitetene du faktisk trenger: meldinger, vedlegg, samtaler og tilgang til relaterte verktøy.
Hold oppsettet gjenkjennelig etter hvert som det vokser
Før du svarer en kunde, tar du en rask titt på den aktive profilen og kontoidentiteten. Når du legger til en ny bedrift eller bytter nummer, oppdaterer du oversikten over hvilke kontoer som hører til hvilke profiler, før du kobler til den nye økten.
Når du slutter å bruke en skrivebordsøkt, kobler du den fra i WhatsApp i stedet for bare å fjerne snarveien. Det avslutter koblingen til den gamle enheten og gjør listen over tilkoblede enheter enklere å forstå senere.
For å organisere flere WhatsApp-kontoer på datamaskinen kan du starte med WhatsApp i WebCatalog, opprette en profil for hver konto og koble dem til én om gangen. Legg bedriftsverktøyene dine i et område når samtalene begynner å føre til arbeid som hører hjemme sammen med dem.
