Klokken 09 trenger én merkevare et innlegg om et nytt produkt, en annen har spørsmål om kveldens gruppetime, og en tredje venter på godkjenning av en bildetekst. Du åpner Instagram, finner frem riktig bilde og stopper opp: Hvilken konto er dette?
For å administrere flere Instagram-kontoer på en god måte trenger du en pålitelig måte å veksle mellom hver merkevares innlogging, innhold, samtaler og beslutninger på. Det hjelper å kunne bytte konto raskere. En fast arbeidsrutine hjelper deg med å fullføre arbeidet etter at du har byttet.
Se for deg en administrator som har ansvar for et bakeri, et treningsstudio og en nettbutikk. Arbeidsflyten nedenfor følger en typisk dag med disse tre merkevarene. Du kan bruke samme fremgangsmåte for to kontoer, med færre vinduer og en kortere gjennomgang.
Kl. 09.00: Velg merkevare før du velger oppgave
Start med en kort plan for hver konto. For bakeriet kan dagens prioritet være å presentere helgemenyen. For treningsstudioet kan det være å fylle en gruppetime. For nettbutikken kan det være å svare på leveringsspørsmål før du forbereder en lansering.
Skriv det nøyaktige Instagram-brukernavnet ved siden av hver prioritet. Merkevarenavn og profilbilder kan ligne på hverandre, særlig når du administrerer flere avdelinger av samme virksomhet. Brukernavnet gir deg noe konkret å kontrollere.
Instagram har allerede muligheter for å legge til og bytte mellom kontoer. Hvis du bare trenger å bytte Instagram-konto på datamaskinen en gang iblant, kan den innebygde funksjonen passe til arbeidsrutinen din. Kontroller det aktive brukernavnet etter at du har byttet, og fullfør eventuelle innloggingskontroller Instagram ber om.
Hvis du stadig veksler mellom merkevarer og de andre verktøyene deres, kan du gi hver merkevare en egen WebCatalog-profil. Profiler holder innloggingsøktene atskilt. Den offisielle profilveiledningen beskriver dette oppsettet:
- Åpne WebCatalog Desktop og gå til Profiles.
- Velg Add profile og gi profilen et gjenkjennelig merkevarenavn.
- Åpne Instagram med denne profilen og logg inn på kontoen du har tilgang til.
- Gjenta for neste merkevare, og kontroller deretter brukernavnet i hver økt.
Bruk navn som «Bakeri — Instagram» og «Treningsstudio — Instagram» konsekvent i oppsettet. Hvis du åpner den samme profilen et annet sted, brukes fortsatt økten til den profilen. Opprett en annen profil når du trenger en annen innlogging.
For eksemplet med tre merkevarer velger du et WebCatalog-abonnement som støtter antallet profiler, apper og områder du trenger.
Følg tilgangsordningen eieren har satt opp. Hvis du har tilgang gjennom Meta Business Suite, bruker du den godkjente fremgangsmåten. Å opprette en WebCatalog-profil gir deg ikke direkte tilgang til merkevarens Instagram-innlogging.
Kl. 09.15: Samle oppgavebeskrivelsen og verktøyene i samme arbeidskontekst
Åpne nå bakeriets godkjente meny, innholdskalender og Instagram-konto. Du bør kunne svare på tre spørsmål uten å måtte lete i en annen kundes filer: Hva skal vi markedsføre? Hva er godkjent? Hva skal kunden gjøre videre?
Områder i WebCatalog samler apper og profiler i ett vindu for en kunde eller et prosjekt. Et område for bakeriet kan inneholde Instagram-profilen, planleggingsdokumentet og designverktøyet. Treningsstudioet kan ha sitt eget område med kontoen og relevant bookinginformasjon.
Velg riktig profil for hver app du legger til. Et område organiserer arbeidet, mens profiler bestemmer hvilken innloggingsøkt en app bruker. Å flytte samme profil mellom områder oppretter ikke separate kontoer.
Hold oppsettet lite nok til at det er lett å få oversikt. Du trenger sannsynligvis dagens oppgavebeskrivelse, godkjent materiell, kontoen og kilden til kundeinformasjon. Et arkiv over alle kampanjer trenger ikke å ligge ved siden av innlegget du holder på å fullføre.
Avklar forretningsmålet før du begynner å skrive. En kunngjøring fra bakeriet kan oppfordre folk til å forhåndsbestille. Et innlegg fra treningsstudioet kan lede dem til en bestemt gruppetime. En lansering i nettbutikken kan vise til en produktkolleksjon. Denne beslutningen gjør både bildeteksten og den senere resultatgjennomgangen mer nyttig.
Kl. 10.00: Gjør et helt innlegg klart før du bytter merkevare
Gjør ferdig bakeriets publiseringspakke før du begynner på bildeteksten til treningsstudioet. Samle det godkjente bildet eller den godkjente videoen, den endelige teksten, tagger, lenkemål og planlagt tidspunkt i merkevarens planleggingsdokument.
Bruk filnavn som identifiserer både merkevaren og kampanjen. «Bakeri — helgemeny — godkjent» er lettere å kjenne igjen i en opplastingsdialog enn «endelig-v3». Godkjenningsstatusen bør også registreres i planleggingsverktøyet, siden et filnavn alene ikke kan fortelle deg om noen har bedt om en senere endring.
Se gjennom innlegget slik en kunde ville gjort. Er det tydelig hva som er tilgjengelig, når det er tilgjengelig, og hva kunden må gjøre? Viser bildet produktet som omtales i bildeteksten? Stemmer tilbudet med den gjeldende menyen eller bookingsiden?
Hvis samme kampanje kjøres for flere avdelinger, må du tilpasse de lokale detaljene bevisst. Kontroller åpningstider, bookinglenker, henteordninger og eventuelle lokale priser på nytt. Det er nettopp mellom lignende kontoer at en kopiert bildetekst kan føre gårsdagens opplysninger eller detaljer fra en annen avdeling inn i dagens innlegg.
Bestem deretter hvordan innlegget skal publiseres:
- Publiser nå: Bruk Instagram når det tilgjengelige redigeringsverktøyet har funksjonene innlegget trenger, og innholdet er godkjent.
- Planlegg for senere: Bruk planleggingsverktøyet som håndterer merkevarens kalender. Meta Business Suite støtter planlegging av Facebook- og Instagram-innhold, slik det beskrives i Metas offisielle publiseringsopplæring.
- Fullfør på mobil: Hvis formatet krever en funksjon som finnes i Instagram-appen på telefonen, legger du igjen en tydelig overlevering med materiellet, bildeteksten og kontoen som skal brukes.
WebCatalog gir deg arbeidsområdet på datamaskinen rundt disse verktøyene. Funksjonene for planlegging og publisering kommer fra Instagram, Meta Business Suite eller publiseringstjenesten du bruker.
Rett før du bekrefter, kontrollerer du målkontoen, materiellet, den endelige bildeteksten og tidspunktet samlet. I Meta Business Suite må du kontrollere den valgte bedriftsressursen og publiseringsmålet, selv om du åpnet verktøyet fra et merkevarespesifikt område. Meta-innloggingen din kan ha tilgang til flere merkevarer.
Etter publisering åpner du det publiserte innlegget og ser gjennom det. Etter planlegging kontrollerer du at innlegget vises i publiseringsverktøyets tidsplan med forventet konto og tidspunkt. Registrer den nye statusen før du går videre til treningsstudioet. «Bildetekst godkjent», «planlagt» og «publisert» er ulike stadier i arbeidet.
Kl. 11.30: Sett av en egen økt til meldinger og kommentarer
Dialog med følgere og kunder krever andre informasjonskilder enn innholdsproduksjon. Åpne den nyeste informasjonen om treningsstudioets gruppetimer før du svarer på bookingspørsmål, og åpne nettbutikkens leveringsinformasjon før du svarer på spørsmål om bestillinger.
Behandle samtalene til én merkevare samlet. Begynn med meldinger som gjelder noe som skjer snart: en gruppetime i kveld, en henting i dag eller en kunde som venter på en lovet oppdatering. Ta deretter de vanlige spørsmålene og kommentarene.
Kontroller kontoidentiteten og samtalehistorikken for hvert svar. En kunde som tar kontakt på nytt, kan allerede ha fått svar fra en kollega. Ved å lese tråden kan du fortsette samtalen uten å gi et løfte som strider mot det som allerede er sagt.
Ha gjenbrukbare svar tilgjengelig ved siden av hver merkevares konto, med opplysninger teamet har godkjent. Bruk dem som utgangspunkt. Oppdater navn, produkter, datoer og svaret på det konkrete spørsmålet før du sender. Et vennlig svar fra bakeriet og en saklig leveringsoppdatering bør ha en tone som passer virksomhetene de representerer.
Hvis et svar krever at noen andre tar en beslutning, registrerer du spørsmålet, den ansvarlige personen og neste lovede oppdatering i teamets arbeidsverktøy. En ulest samtale alene er en dårlig overlevering, fordi en annen person kan åpne den uten å vite hvorfor den ikke ble ferdigbehandlet.
For team som bruker Meta Business Suite, støtter innboksverktøyene kundekommunikasjon sammen med andre forretningsoppgaver. Bli enige om hvilken innboks teamet skal jobbe fra, og hvem som følger opp hver merkevare. WebCatalog holder de valgte verktøyene lett tilgjengelige. Det slår ikke sammen separate Instagram-innbokser eller tildeler samtaler til kolleger.
Avslutt økten med å kontrollere hva som fortsatt er uavklart. Du bør kunne si hva neste handling er for hver samtale som fortsatt krever oppfølging.
Kl. 14.00: Gå tilbake til riktig konto etter avbrudd
En kundesamtale eller en hasteendring i et design kan avbryte selv en perfekt organisert formiddag. Når du kommer tilbake, begynner du med merkevarens planleggingslogg i stedet for å anta at den åpne kontoen fortsatt er den du trenger.
Åpne den tilhørende profilen, kontroller brukernavnet og les den sist registrerte statusen. Hvis bakeriets innlegg allerede er planlagt, går du gjennom det planlagte innlegget før du oppretter noe nytt. Hvis bildeteksten til treningsstudioet venter på godkjenning, fortsetter du fra det godkjente dokumentet i stedet for en eldre kopi i en meldingstråd.
Separate vinduer på datamaskinen gir hver arbeidskontekst en synlig plass. De erstatter ikke denne kontrollen. Du kan fortsatt åpne feil merkevare, velge et annet publiseringsmål i et publiseringsverktøy eller lime inn tekst som er ment for en annen konto.
Når Instagram ber deg bekrefte identiteten din på nytt, fullfører du den vanlige bekreftelsesprosessen. En lagret profil opprettholder en separat økt, men Instagram kan fortsatt kreve innlogging eller andre kontokontroller. WebCatalog overstyrer ikke disse kravene og endrer ikke plattformens regler.
Kl. 16.30: Legg igjen en overlevering som neste person kan handle ut fra
For å administrere flere Instagram-kontoer for bedrifter må noen kunne ta over arbeidet når du ikke er tilgjengelig. Avslutt dagen for hver merkevare med en kort oversikt over fullført arbeid, beslutninger som gjenstår, og tidskritiske samtaler.
En nyttig overlevering kan se slik ut:
Treningsstudio: Innlegget om morgendagens gruppetime er planlagt. Den godkjente bildeteksten ligger i innholdskalenderen. To bookingspørsmål må avklares med resepsjonen. Spør resepsjonen før du svarer. Neste innbokssjekk er kveldsvaktens ansvar.
Legg til lenker til selve innlegget, planleggingsoppgaven eller samtalen der verktøyene dine støtter det. Oppbevar kundeopplysninger i det godkjente systemet i stedet for å kopiere dem til et generelt overleveringsdokument.
Sett opp en kollegas tilgang gjennom konto- eller bedriftstillatelsene Meta støtter. Metas veiledning for bedriftsporteføljer dekker administrasjon av kontoer og tillatelser. La eieren gi tilgangen arbeidet krever, og kontroller at kollegaen kan utføre de nødvendige oppgavene med sin egen godkjente innlogging.
En WebCatalog-profil er en lokal arbeidskontekst, ikke en tillatelse til å opptre på vegne av en kunde. Når ansvarsområder endres, må du gå gjennom både den underliggende Meta-tilgangen og oppsettet på datamaskinen.
Til slutt skriver du ned én observasjon for morgendagen: et tilbakevendende kundespørsmål, et uklart tilbud eller et innlegg det er verdt å se nærmere på. Hent resultattall fra rapporteringen som er tilgjengelig i Instagram, eller fra bedriftens rapporteringsverktøy. WebCatalog organiserer tilgangen til disse verktøyene. Det beregner ikke samlet Instagram-statistikk.
Begynn med de to kontoene du bruker mest
Bygg rutinen rundt det faktiske arbeidet ditt: Velg merkevaren, kontroller brukernavnet, fullfør oppgaven og registrer resultatet. Legg bare til flere apper når de hjelper deg med å gjennomføre disse trinnene.
Sett opp Instagram i WebCatalog, opprett separate profiler for de to kontoene du bruker mest, og plasser hver av dem ved siden av det tilhørende planleggingsmaterialet. Gjennomfør neste publiseringsøkt og innboksøkt fra dette oppsettet. Da har du et tydelig sted å vende tilbake til når neste merkevare trenger oppmerksomheten din.
