Google Voice kan brukes til svært ulike samtaler: en privat avtale, en diskusjon med en kunde eller en samtale på vegne av en kollega. Før du legger til enda en pålogging, bør du avklare hvilken forskjell du faktisk trenger å gjenspeile.
For å administrere flere Google Voice-kontoer bruker du en egen skrivebordsøkt for hver konto du allerede har, bekrefter Voice-nummeret og organiserer arbeidet rundt den aktuelle kontoen. Når flere personer skal besvare anrop til ett nummer, kan bedriftsfunksjonene for telefoni i Google Voice være mer hensiktsmessige enn enda et kontovindu.
WebCatalog bidrar til å holde de ulike kontokontekstene tilgjengelige på skrivebordet. Nummertildeling, abonnement, viderekobling og anropsruting håndteres fortsatt av Google Voice.
Velg konto- og nummeroppsettet først
En Google-konto identifiserer brukeren som er logget på. Et Voice-nummer er et nummer som tilbys eller tildeles gjennom tjenesten. Et tilknyttet telefonnummer er et eksisterende telefonnummer som kan motta viderekoblede anrop.
Googles veiledning for tilknyttede numre forklarer at viderekobling sender anrop til Voice-nummeret ditt videre til tilknyttede telefoner. Når du knytter til mobiltelefonen din, opprettes det ikke en ekstra Google Voice-identitet eller en separat innboks.
Start med oppsettet som passer til arbeidet:
| Hva du trenger | Passende utgangspunkt | Hva et arbeidsområde på skrivebordet bidrar med |
|---|---|---|
| Holde private og arbeidsgivertildelte Voice-kontoer tilgjengelige | Separate kontoer med aktivert tjeneste | Separate økter og gjenkjennelige arbeidskontekster |
| Besvare anrop til det eksisterende Voice-nummeret ditt på en annen telefon | Viderekobling til tilknyttet nummer, der det er tilgjengelig | Tilgang til kontoens innstillinger og historikk |
| La et team håndtere anrop til et felles bedriftsnummer | En Workspace-ringegruppe med nødvendig abonnement | Tilhørende teamverktøy og dokumentasjon |
| Hjelpe en leder med å håndtere samtalene sine | Autorisert anropsdelegering med et abonnement som støtter det | Din egen arbeidsøkt ved siden av de avtalte oppfølgingsverktøyene |
Dette er forskjellige oppsett. Flere kontovinduer oppretter ikke en ringegruppe, og viderekobling av et nummer gir ikke en annen person ansvar for samtalen. Avklar hvordan anropene skal håndteres, før du velger hvor de skal vises.
Tilpass oppsettet til det faktiske Voice-abonnementet
Private Google Voice-kontoer og bedriftskontoer tilbyr ikke alle de samme funksjonene. Googles abonnementssammenligning skiller mellom abonnementer for én bruker og abonnementer som legges til Google Workspace.
Den kostnadsfrie forbrukertjenesten er ett alternativ for én bruker. Google tilbyr også abonnementene Starter standalone og Standard standalone for kvalifiserte private Gmail-kontoer i USA. En privat Gmail-pålogging forteller deg derfor ikke om kontoen bruker gratistjenesten eller et betalt abonnement.
Dokumentasjonen for frittstående abonnementer er viktig når du sammenligner bedriftsfunksjoner: Standard standalone inkluderer automatiske sentralbord, men ikke ringegrupper eller anropsdelegering. Disse samarbeidsfunksjonene er tilgjengelige med Voice Standard og Premier som Workspace-tillegg.
For en bedriftsadministrert konto må du bekrefte at Voice er aktivert for brukeren. En jobb-e-postadresse alene betyr ikke at brukeren har en fungerende Voice-tjeneste eller den nødvendige anropsfunksjonen.
Geografisk plassering påvirker også valget. Abonnementer for én bruker er bare tilgjengelige i USA. For organisasjoner avhenger tilgjengeligheten av landet og av om telefontjenesten leveres gjennom Googles telefoniabonnement, Carrier Link eller SIP Link. Se Googles veiledning om land og leverandører før du planlegger en utrulling på tvers av steder.
Du trenger ikke å legge om hele telefonsystemet for å organisere to eksisterende kontoer. Men du må vite hvilken tjeneste hver konto har, før du forventer de samme funksjonene fra begge.
Bruk Googles innebygde kontokontroller når de passer
Google tilbyr allerede pålogging med og bytte mellom flere kontoer. På datamaskinen bruker du profilbildet eller forbokstaven til å legge til eller velge en konto. Bekreft deretter hvilken konto som er aktiv i tjenesten du åpner.
Voice-mobilappen har også dokumentasjon om kontobytte på Android og iPhone eller iPad. Kontovelgeren er et nyttig alternativ når du bare trenger å bytte kontekst av og til.
På datamaskinen brukes Google Voice via nettgrensesnittet. Googles veiledning for anrop viser hvilke nettlesere som støttes, blant annet Chrome, Edge, Firefox og Safari. Å ha Voice tilgjengelig i en nettleser kan være tilstrekkelig for et enkelt oppsett.
Separate WebCatalog-profiler blir nyttige når den private kontoen og jobbkontoen trenger faste, navngitte plasser, særlig når samtaler fører videre til dokumenter, avtaler eller prosjektdokumentasjon. Du kan gå tilbake til riktig økt uten å være helt avhengig av hvilken Google-konto som tilfeldigvis er valgt i et vanlig nettleservindu.
Gi hver konto en gjenkjennelig plass på skrivebordet
Legg til Google Voice i WebCatalog Desktop. Under Profiler velger du Legg til profil, gir profilen et navn som gjenspeiler kontoens formål, og åpner Voice med denne profilen. Logg på med den tiltenkte Google-kontoen. Gjenta med en annen profil for den andre kontoen.
WebCatalogs profildokumentasjon forklarer at informasjonskapsler, økter og nettleserdata holdes atskilt mellom profiler. Nyttige navn kan være «Privat Voice» og «Konsulentarbeid».
Før du fortsetter, kontrollerer du kontoens e-postadresse og Voice-nummer i hver økt. En tom anropshistorikk eller en registreringsside kan bety at du har valgt en annen Google-konto enn den som har tjenesten. Avklar hvilken konto som er riktig, før du oppretter eller endrer numre.
Opprett et arbeidsområde som inneholder Voice, kalenderen din og dokumentasjonen du bruker etter samtaler. Hvert arbeidsområde åpnes i sitt eget vindu. Profiler skiller kontoøkter fra hverandre, mens arbeidsområder organiserer appene rundt et formål.
Hvis det samme bedriftsnummeret brukes i flere kundeprosjekter, kan du gjenbruke profilen i ulike prosjektområder. Det er fortsatt den samme Voice-kontoen, med den samme underliggende historikken. Velg et WebCatalog-abonnement som støtter profilene, appene og arbeidsområdene i det planlagte oppsettet ditt.
Arbeidsflyt 1: Private og jobbrelaterte samtaler i løpet av arbeidsdagen
Se for deg en konsulent som bruker en eksisterende privat Voice-konto og en separat bedriftskonto med aktivert tjeneste. Målet er å kjenne igjen konteksten for hver samtale og holde det påfølgende arbeidet på riktig sted.
Når dagen begynner, åpner du jobbøkten ved siden av avtalekalenderen og de aktuelle kundenotatene. Hold den private økten i et eget vindu når du trenger den. Unngå å behandle de to anropshistorikkene som én oppgaveliste: Et ubesvart anrop om en privat avtale og en kundehenvendelse krever ulike neste handlinger.
For innkommende anrop på datamaskinen må økten faktisk være tilgjengelig. Google opplyser at Voice må være åpent for å motta anrop på en datamaskin. Kontroller valgt mikrofon, høyttalere og relevante varslingstillatelser, og foreta deretter et testanrop før du tar et nytt oppsett i bruk til avtaler.
Hvis du også bruker tilknyttede telefoner, bør du gå gjennom viderekoblingsinnstillingene i riktig konto. Google opplyser at et telefonnummer ikke kan knyttes til et annet Voice-nummer når det allerede er tilknyttet et annet sted. Du bør derfor ikke planlegge to skrivebordsøkter basert på at begge kontoene skal viderekobles til samme tilknyttede nummer, uten å kontrollere hva tjenesten tillater.
Når du skal ringe tilbake etter et ubesvart anrop, åpner du først historikken til riktig konto. Bekreft samtalekonteksten, ring deretter tilbake og registrer neste handling sammen med den tilhørende avtalen eller kundearbeidet.
Arbeidsflyt 2: Flere kundeprosjekter bruker ett bedriftsnummer
En ny kunde krever ikke automatisk en ny Voice-konto. Hvis konsulentvirksomheten din allerede bruker ett bedriftsnummer, kan det være mer nyttig å organisere samtalene etter prosjekt.
Opprett et arbeidsområde for et prosjekt som medfører hyppige telefonsamtaler. Legg til Voice med den eksisterende bedriftsprofilen, sammen med prosjektbeskrivelsen, tidsplanen og beslutningsloggen. Et annet prosjektområde kan gjenbruke denne profilen og samtidig vise sine egne støtteverktøy.
Når en kunde ringer, åpner du den relevante prosjektkonteksten og arbeider ut fra den gjeldende prosjektbeskrivelsen. Til slutt registrerer du beslutningen, den ansvarlige og neste steg. For eksempel: «Bekreft den reviderte leveringsdatoen med prosjekteieren, og send deretter den oppdaterte tidsplanen.» Dette gir et konkret handlingspunkt uten at du trenger å kopiere alle deler av samtalen.
Gjenbruk av en profil deler ikke opp Voice-historikken etter prosjekt, oppretter ikke prosjektspesifikke talepostkasser og endrer ikke nummeret som brukes til anrop. Oppretthold prosjektskillet i dokumentasjonen du allerede bruker. WebCatalog gir verktøyene en praktisk plassering; det klassifiserer ikke innringere automatisk.
Før du avslutter arbeidsdagen, går du gjennom ubesvarte anrop og talepostmeldinger fra bedriftskontoen opp mot prosjektdokumentasjonen. Registrer oppfølgingen der du administrerer arbeidet, slik at du ser hva som fortsatt må håndteres når du åpner prosjektet igjen i morgen.
Arbeidsflyt 3: Håndter samtaler på vegne av en kollega
En lederassistent har andre behov enn en person som bruker to private pålogginger. Assistenten trenger tillatelse til å håndtere en annen persons samtaler og samtidig fortsette å bruke sin egen jobbidentitet.
Med Workspace Voice-abonnementer som støtter det, bruker du anropsdelegering. En administrator kan gi en delegat tillatelse til å ringe, motta anrop og få tilgang til talepost på vegne av personen som delegerer. De tildelte tillatelsene avgjør hvilke oppgaver delegaten kan utføre.
Avtal den praktiske overleveringen før assistenten tar over: hvilke anrop som skal overføres, hvilke som kan håndteres direkte, og hvordan ønsker om å bli ringt tilbake skal registreres. Hold din egen Voice-økt ved siden av kalenderen og oppfølgingsdokumentasjonen du har fått tilgang til, i et arbeidsområde kalt «Lederstøtte».
Når et innkommende anrop krever videre oppfølging, registrerer du hvem som skal svare, og hvilken kontekst vedkommende trenger. Arbeidsområdet støtter denne prosessen uten at det kreves en ekstra profil som er logget på lederens konto. Delegering gis gjennom Google Voice, ikke WebCatalog.
Hvis et team skal besvare anrop, bør du heller vurdere en ringegruppe. Google støtter valg for ruting, arbeidstider og håndtering av ubesvarte anrop med abonnementer som har disse funksjonene. Dokumentasjonen påpeker også at anrop til ringegrupper ikke viderekobles til medlemmenes tilknyttede mobilnumre, så kontroller hvilke enheter som faktisk skal brukes til å besvare anrop når dere planlegger bemanningen.
En samling åpne kontovinduer kan ikke erstatte slike rutingsregler. Bruk den riktige Voice-funksjonen, og organiser deretter hver persons tilhørende arbeid rundt den.
Bygg arbeidsområdet rundt neste samtale
Start med kontoene og numrene som allerede er tildelt deg. Finn ut om den neste forbedringen bør være separate private økter og jobbøkter, bedre prosjektkontekst eller et støttet oppsett for delegering eller ringegrupper.
Deretter åpner du Google Voice i WebCatalog. Gi separate kontoer hver sin profil, plasser kontoen du arbeider i ved siden av verktøyene som gjør samtaler til beslutninger, og kontroller oppsettet for innkommende anrop før neste planlagte samtale. Resultatet er et mer oversiktlig sted å håndtere samtaler og oppfølging på, uten å forveksle organisering av kontoer med konfigurering av telefonsystemet.
