Når Google Chat brukes til personlige samtaler, arbeidsgiverens prosjekter og kundearbeid, begynner organiseringen med å vite hvilken identitet som hører hjemme i hver samtale. Deretter kan du samle prosjektets chat, dokumenter og kalender slik at de er lett tilgjengelige på ett sted.
Et prosjekt trenger ikke automatisk en ny Google-konto. Du kan bruke én jobbkonto til samarbeid med flere kunder, mens en annen kunde gir deg en egen administrert identitet. Disse situasjonene krever ulike oppsett på skrivebordet.
Google støtter allerede bytte mellom påloggede kontoer. WebCatalog legger til isolerte profiler og prosjektorienterte områder, som kan gjøre en mer sammensatt arbeidsdag enklere å navigere i. Målet er at det skal være tydelig hvilken konto, samtale og hvilke støtteverktøy du skal bruke når du begynner å jobbe.
Gi identiteter og prosjekter ulike oppgaver
«Konto», «organisasjon» og «rom» beskriver ulike deler av en Google Chat-arbeidsflyt. Å holde dem atskilt gjør både oppsett og feilsøking enklere.
| Del av oppsettet | Hva den styrer eller organiserer | Et praktisk eksempel |
|---|---|---|
| Google-konto | Identiteten du bruker til å logge på og delta | Din personlige konto eller en konto fra arbeidsgiveren |
| Google Workspace-organisasjon | Administrert tilgang og retningslinjer for brukerne | Arbeidsgiverens innstillinger for Chat og eksternt samarbeid |
| Google Chat-rom | Et samtaleområde med egne deltakere | En diskusjon om en produktlansering med prosjektteamet |
| WebCatalog-profil | Isolerte påloggings- og øktdata for nettsteder | En profil som heter «Jobb — Acme» |
| Område i WebCatalog | Et skrivebordsvindu som grupperer apper og profiler | Et arbeidsområde for en lansering med Chat, Disk og prosjektbeskrivelsen |
Google dokumenterer tilgangen til Chat via Google-kontoen eller Workspace-organisasjonen din. Både personlige Google-kontoer og betalte Workspace-kontoer kan opprette Chat-rom, men funksjonene varierer. Se Googles kontosammenligning.
Det betyr at du bør opprette skrivebordsprofiler basert på faktiske påloggingsidentiteter, og deretter organisere prosjektarbeidsområdene rundt arbeidet. Når du oppretter et område i WebCatalog, oppretter du ikke et Google Chat-rom, inviterer ikke samarbeidspartnere og endrer ikke organisasjonens tillatelser.
Begynn med Googles eksisterende alternativer for skrivebordet
Du trenger ikke en ny app bare for å legge til enda en Google-pålogging. Googles veiledning for pålogging med flere kontoer forklarer hvordan du legger til kontoer og bytter mellom dem uten å logge av. I en Google-tjeneste som støtter dette, bruker du kontomenyen til å legge til eller velge kontoen du trenger.
Chat er tilgjengelig på chat.google.com og i Gmail. Google tilbyr også en frittstående Chat-app, som installeres som en progressiv nettapp via Chrome. Chrome må være åpen for at appen skal fungere, og på administrerte enheter kan det kreves tillatelse for å installere den.
Disse alternativene kan være tilstrekkelige når kontobytteren og den eksisterende organiseringen i nettleseren passer til måten du jobber på. Uansett hvilken løsning du bruker, bør du sjekke hvilken konto som har tilgang til samtalen du vil åpne.
WebCatalog blir nyttig når du ønsker tydelige, gjenbrukbare kontokontekster og et skrivebordsoppsett for resten av hvert prosjekt. Du kan holde den personlige identiteten atskilt fra jobbidentiteten og deretter gjenbruke jobbidentiteten der den har tilgang. De tre samarbeidsmønstrene nedenfor viser hvordan du kan ta disse valgene.
Personlige samtaler: skap et fast tilholdssted
Den personlige kontoen din kan brukes til familieplaner, en frivilliggruppe og noen venner som foretrekker Chat. Gi disse samtalene et gjenkjennelig sted, slik at du kan finne dem uten først å måtte navigere gjennom arbeidsgiverens prosjektliste.
I WebCatalog kan du kalle profilen Personlig eller bruke et annet navn som tydelig identifiserer Google-påloggingen. Åpne Chat med denne profilen, og logg på den tiltenkte personlige kontoen. La navnet handle om identitet, ikke en midlertidig aktivitet som «Helgetur». Aktiviteten vil endre seg, mens kontoen kan være nyttig i mange år.
I Google Chat bruker du tjenestens egen organisering av samtaler for personene og gruppene du oftest vender tilbake til. Google oppgir festing og løsning av rom eller samtaler blant funksjonene som er tilgjengelige for brukere med personlige kontoer og betalte Workspace-kontoer.
La oss si at frivilliggruppen din har en samtale om et arrangement og et planleggingsdokument. Du kan holde samtalen festet i Chat og plassere dokumentappen ved siden av den i et relevant område i WebCatalog. Før du åpner eller deler dokumentet, bør du kontrollere at den personlige kontoen har den tiltenkte tilgangen.
Kontogrensen og prosjektgrensen har nå ulike formål. Profilen holder påloggingskonteksten atskilt. Området samler det du trenger til arrangementet. Ingen av dem erstatter samtalens medlemsinnstillinger eller dokumentets delingsinnstillinger.
Jobbprosjekter: gjenbruk riktig identitet på tvers av teamets arbeid
En konto fra arbeidsgiveren hører vanligvis hjemme i en tydelig navngitt jobbprofil, for eksempel Jobb — Acme. Bruk denne identiteten til Chat-samtalene organisasjonen har aktivert og invitert deg til å delta i.
Hvis Chat ikke er tilgjengelig for kontoen, bør du kontakte Workspace-administratoren. Googles påloggingsveiledning påpeker at jobb- og skoleorganisasjoner må konfigurere Chat for brukerne sine. Å åpne den samme identiteten i en annen skrivebordsapp vil ikke aktivere en organisasjonstjeneste som ikke er tilgjengelig.
Når tilgangen fungerer, kan du organisere tilbakevendende prosjekter rundt informasjonen hvert av dem trenger. For en produktlansering kan det være:
- Google Chat-rommet der lanseringsteamet tar beslutninger.
- Disk-mappen med godkjent kreativt materiell.
- Dokumentet med sjekklisten for lanseringen.
- Kalenderen som brukes til å bekrefte gjennomgangsdatoer.
Du kan gruppere de relevante appene og profilene i et område kalt Produktlansering i WebCatalog. Et annet område, Teamdrift, kan inneholde verktøyene for det løpende interne arbeidet.
Begge kan bruke den samme jobbprofilen når den samme Google-kontoen har tilgang til begge prosjektene. Du trenger ikke en ny Google-konto eller isolert pålogging for hvert prosjektvindu. Når du gjenbruker en profil, gjenbruker du øktdataene, så vinduene er ikke separate identiteter.
Et område i WebCatalog låser heller ikke Chat til en bestemt prosjektsamtale. Før du publiserer en oppdatering om lanseringen, må du velge det tiltenkte Google Chat-rommet og sjekke deltakerne. Arbeidsområdet på skrivebordet hjelper deg med å finne frem til arbeidet. Google Chat-samtalen avgjør hvem som mottar meldingen.
Behold prosjektbeslutninger i samtalen der teamet forventer å finne dem. Hvis en direktemelding avklarer noe som berører hele gruppen, bør du legge til en passende oppsummering i prosjektdiskusjonen. Dette gjør arbeidsområdet verdifullt for den neste som trenger beslutningen, ikke bare personen som sender meldinger akkurat nå.
Kundesamarbeid: organiser identiteten kunden faktisk inviterte
Kundetilgang krever et bevisst valg før du oppretter enda en profil. Spør hvilken e-postadresse eller administrert identitet kunden forventer at du bruker.
Det finnes flere mulige ordninger. En kunde kan invitere den eksisterende Google-kontoen din for jobb eller privat bruk som ekstern deltaker. Kunden kan også gi deg en konto i sin egen Workspace-organisasjon. Google dokumenterer nå også en godkjent fremgangsmåte for gjesteinvitasjoner til personer som ikke har en Google-konto fra før. Invitasjonen oppretter en gjestekonto som administreres av organisasjonen som inviterer. De tilgjengelige fremgangsmåtene og begrensningene forklares i Googles veiledning for eksterne brukere og gjester.
Tilpass skrivebordsoppsettet til denne ordningen:
| Kundens ordning | Fornuftig profilvalg |
|---|---|
| Kunden inviterer den eksisterende jobbkontoen din | Gjenbruk profilen for denne kontoen |
| Kunden gir deg en egen Workspace-konto | Opprett en profil med et navn som viser kunden og identiteten |
| Kunden bruker en godkjent gjesteinvitasjon | Fullfør invitasjonen, bekreft tilgangen til Chat og organiser den nye identiteten tydelig |
Hvis den eksisterende jobbkontoen din deltar i tre kundeprosjekter, kan tre prosjektområder være nyttige. Tre nye Google-kontoer er ikke automatisk nødvendig. Omvendt blir ikke en identitet fra kunden og arbeidsgiverkontoen din utskiftbare bare fordi du plasserer dem i samme prosjektvindu.
Eksternt samarbeid avhenger også av organisasjonene som er involvert. Googles innstillinger for ekstern Chat beskriver administratorinnstillinger, begrensninger for klarerte domener og utgaveavhengige alternativer for eksterne rom. Hvis en invitasjon ikke fungerer, bør du bekrefte hvilken identitet som er invitert, og be kunden sjekke de relevante tilgangsinnstillingene.
For et felles prosjekt bør du bruke samarbeidsløsningen kunden har godkjent. Hvis det er et Google Chat-rom som er åpnet for eksterne deltakere, bør du beholde prosjektsamtalen der. En WebCatalog-profil kan bevare en påloggingskontekst, men den kan ikke gi medlemskap i et rom eller overstyre en organisasjons retningslinjer for ekstern chat.
Sjekk også lenkede dokumenter separat. Googles veiledning for ekstern tilgang skiller mellom tilgang til Chat og tilgang til Disk-filer og oppgaver. Før en gjennomgang bør du åpne selve dokumentet med den tiltenkte kontoen og bekrefte at det er tilgjengelig. En samtale som fungerer, avklarer ikke i seg selv alle spørsmål om filtillatelser.
Gjør samarbeidskartet om til et WebCatalog-oppsett
Bygg kontolaget først. WebCatalogs profilveiledning beskriver hvordan du oppretter en profil og åpner en app med den:
- Legg til Google Chat fra WebCatalogs appkatalog.
- Åpne Profiler, velg Legg til profil, og gi identiteten et gjenkjennelig navn.
- Åpne Chat med denne profilen, og logg på den tilhørende kontoen.
- Bekreft at kontoen har tilgang til en samtale eller et rom den skal kunne åpne.
Gjenta for de ulike identitetene du faktisk bruker. Å åpne enda et vindu med samme profil isolerer ikke en annen konto. Det bruker den samme øktkonteksten.
Organiser deretter områder i WebCatalog rundt det løpende arbeidet. Et kundeområde kan inneholde Chat, kundens dokumentverktøy og prosjektstyringsverktøyet. Gjenbruk en eksisterende profil når den tiltenkte påloggingen er den samme. Når flere Google-apper bruker én identitet, kan den tilhørende profilen bevare denne felles påloggingskonteksten. Sjekk kontoen når du åpner hver app.
Før du utvider oppsettet, bør du sammenligne appene, profilene og områdene du trenger, med de gjeldende WebCatalog-abonnementene. Antall prosjektarbeidsområder og antall kontoidentiteter er to separate planleggingsvalg.
Gjør hver prosjektoverlevering enkel å følge
Ta en rask sjekk av konto og mottakere før du sender en oppdatering: Hvilken konto bruker jeg, hvem er med i denne samtalen, og kan de åpne det lenkede materialet? Det fanger opp misforhold mellom konto og tilgang som et ryddig skrivebord alene ikke kan løse.
Gi oppdateringen nok kontekst til at den blir nyttig: angi beslutningen, lenk til det gjeldende dokumentet og forklar hva som skjer videre. Det er spesielt nyttig når en kunde deltar gjennom en annen organisasjon eller en invitert gjesteidentitet.
Til neste prosjektgjennomgang kan du bygge ett Google Chat-arbeidsområde i WebCatalog rundt den faktiske samtalen, dokumentverktøyene og agendaen. Bruk det til en fullstendig overlevering, og behold deretter oppsettet som gjør det enklest å kjenne igjen riktig identitet og prosjekt.
