En privat innboks, en jobbadresse og en konto for et sideprosjekt kan alle høre hjemme på samme datamaskin. Utfordringen er å gjøre hver av dem lett å kjenne igjen når du svarer på en melding, åpner et dokument eller sjekker en møteinvitasjon.
Du kan administrere flere Gmail-kontoer med Googles kontobytter, separate nettleserprofiler eller et arbeidsområde på skrivebordet, som WebCatalog. Google støtter allerede bytte mellom påloggede kontoer uten å logge ut. WebCatalog gir deg en annen måte å organisere dette arbeidet på: direkte tilgang til apper, separate profiler og områder for verktøy som hører sammen.
Slik velger du et oppsett og får nytte av det gjennom hele dagen.
Velg hvordan du vil organisere Gmail-kontoene dine
Begynn med oppgaven som skaper mest friksjon.
| Ditt viktigste behov | Et praktisk utgangspunkt |
|---|---|
| Sjekke en ekstra innboks av og til | Googles kontobytter |
| Skille mellom jobb og privat nettbruk på tvers av mange nettsteder | Nettleserprofiler |
| Få tilgang til Gmail-kontoer sammen med appene du bruker til hvert prosjekt | WebCatalog Desktop |
| Samle innkommende meldinger i én innboks | Et eget oppsett for samling av e-post |
Å holde kontoer tilgjengelige og å samle meldingene deres er to ulike behov. Oppsettet nedenfor holder hver Gmail-innboks i sin egen konto, noe som er nyttig når identiteter, kundesamtaler og daglige rutiner bør holdes atskilt.
Bruk Googles kontobytter for et enkelt oppsett
Hvis du bare bytter konto av og til, kan du begynne med den eksisterende kontomenyen i Gmail:
- Logg på Gmail på datamaskinen.
- Velg profilbildet eller forbokstaven din øverst til høyre.
- Velg Legg til konto, og fullfør påloggingen for den andre kontoen.
- Åpne den samme menyen når du vil velge en annen konto.
Disse trinnene følger Googles veiledning for flere kontoer.
Dette fungerer godt når du har få innbokser og raskt kan kjenne igjen hver adresse. Gjør det til en vane å sjekke den aktive adressen før du skriver en ny melding.
Google forklarer også at kontoen du logger på først, ofte blir standardkontoen. Enkelte Google-tjenester kan bruke innstillingene til denne kontoen når det er uklart hvilken konto som skal brukes. Hvis en lenke fører deg til en uventet Google-konto, bør du sjekke den aktive identiteten før du endrer noe.
Bruk nettleserprofiler for et tydeligere skille
En nettleserprofil er nyttig når en e-postkonto hører til et helt nettlesermiljø. Du vil kanskje holde jobbrelaterte bokmerker, lagrede passord og nettleserhistorikk atskilt fra det private oppsettet ditt.
I Chrome åpner du nettleserens profilmeny, velger Legg til Chrome-profil og velger et gjenkjennelig navn og utseende. Logg på riktig Gmail-konto i denne profilen. Gjenta for den andre identiteten. Google beskriver hvordan du oppretter og bytter mellom Chrome-profiler.
Velg navn som beskriver bruken, for eksempel «Privat» og «Studio». En profil som heter «Profil 2», er til liten hjelp når flere vinduer er åpne.
Nettleserprofiler er et fornuftig alternativ når du ønsker separate nettlesermiljøer. Hvis arbeidsdagen din innebærer at du stadig åpner de samme appene og kontoene, gir WebCatalog deg et mer direkte oppsett.
Administrer flere Gmail-kontoer med WebCatalog
WebCatalogs Gmail-app for skrivebordet gir Gmail et eget vindu og en plass i Dock eller på oppgavelinjen. Du fortsetter å bruke Gmails nettgrensesnitt, samtidig som du velger hvordan kontoene skal inngå i arbeidsflyten på datamaskinen.
Det mest nyttige oppsettet begynner med tydelig navngitte profiler og utvides først når du trenger mer struktur.
1. Legg til Gmail på skrivebordet
Last ned WebCatalog Desktop, installer det og logg på WebCatalog-kontoen din. Finn Gmail i katalogen, og legg det til som en skrivebordsapp.
Åpne Gmail én gang for å bekrefte at du starter med tjenesten du forventer. WebCatalog-kontoen din brukes til å administrere WebCatalog-oppsettet ditt. Du logger fortsatt på Google-kontoen du vil bruke, separat.
2. Opprett en profil for hver Google-identitet
Gå til Profiler i WebCatalog, velg Legg til profil, og skriv inn et beskrivende navn. Åpne Gmail med denne profilen, og følg Googles påloggingsanvisninger.
Gjenta for de andre kontoene. Du kan for eksempel opprette «Privat», «Jobb» og «Kunde A». Velg et WebCatalog-abonnement som dekker appene, profilene og områdene i oppsettet du planlegger. WebCatalogs profilveiledning forklarer også hvordan du gjenbruker en profil på tvers av skrivebordsapper.
Bruk én Google-identitet i hver profil for å holde dem tydelig atskilt. Da blir profilnavnet en pålitelig indikasjon på hvilken innboks du åpner.
3. Gi hver konto et bestemt formål
Før du legger til en ny profil, bør du bestemme hva som hører hjemme der. Et nyttig oppsett kan se slik ut:
| Profil | Bruk den til |
|---|---|
| Privat | Meldinger om hjem og familie, avtaler og private abonnementer |
| Jobb | Interne samtaler og den viktigste jobbinnboksen din |
| Kunde A | Meldinger og ressurser knyttet til denne kunden |
Unngå å opprette en ny profil for hver midlertidige oppgave. Legg til en profil når du trenger en annen konto eller et varig skille i arbeidet ditt.
WebCatalog-profiler holder økter og nettleserdata atskilt. Dermed kan du gå tilbake til ulike kontoer uten å måtte logge ut bare for å bytte mellom dem. Google kan fortsatt kreve autentisering når sikkerhetskontrollene eller organisasjonens retningslinjer tilsier det.
4. Hold relaterte Google-apper samlet
E-post fører ofte til en annen oppgave: å gå gjennom et Drive-dokument, sjekke en kalender eller oppdatere en prosjekttavle. Gjenbruk den aktuelle Google-profilen for Gmail, Google Drive og Google Kalender, slik at riktig identitet er tilgjengelig i alle disse appene.
Organiser deretter verktøyene i et WebCatalog-område. Hvert område åpnes i sitt eget vindu og kan samle appene og profilene for en kunde eller et prosjekt.
Et kundeområde kan for eksempel inneholde kundens Gmail-profil, Drive, Kalender og prosjektstyringsapp. Når du setter deg ned for å jobbe med kunden, har de tilhørende verktøyene en fast plass.
Begynn med ett område for arbeidet du gjør oftest. Du kan legge til flere når du vet hvilke skiller som hjelper deg å holde orden.
Gjør innboksene enklere å håndtere
Et bedre skrivebordsoppsett gjør tilgangen enklere. Noen få vaner i Gmail gjør selve meldingene lettere å jobbe seg gjennom.
Bruk et konsekvent etikettsystem
Med Gmail-etiketter kan du organisere meldinger i kategorier. Vurder å bruke et lite sett med etiketter på tvers av jobbinnboksene dine, for eksempel «Til oppfølging», «Venter» og «Referanse».
De samme begrepene gjør det enklere å fortsette arbeidet etter at du har byttet konto. La profilnavnet vise hvilken konto du bruker, og etiketten vise meldingens status. Da får hver del av systemet en tydelig oppgave.
Angi riktig signatur i hver konto
Gå gjennom Gmail-innstillingene for signatur i hver innboks. Gmail støtter standardsignaturer for nye meldinger og svar.
Bruk kontaktinformasjonen og firmaopplysningene som passer til adressen. En særegen signatur gir enda et synlig holdepunkt mens du skriver, men det viktigste er fortsatt å sjekke avsenderadressen.
Bestem hvilke innbokser som skal få avbryte deg
I Gmails innstillinger for skrivebordsvarsler kan du velge varsler for ny e-post, viktig e-post eller ingen e-post.
Et fornuftig utgangspunkt er å tillate varsler for tidskritisk arbeid og sjekke mindre presserende kontoer til faste tider. Hvis et varsel ikke vises, bør du kontrollere både Gmail-innstillingene og tillatelsene på datamaskinen.
Sjekk kontoene i en bevisst rekkefølge
Prøv en kort rutine: Gå først gjennom hastemeldinger på jobb, håndter deretter aktive kundesamtaler, og sjekk privat e-post på et tidspunkt du selv har valgt.
Målet er å slutte å la den sist åpnede innboksen bestemme hva du gjør videre. Hold en egen oppgaveliste for forpliktelser som krever mer enn et raskt svar.
Vanlige spørsmål
Kan jeg være pålogget to Gmail-kontoer samtidig?
Ja. Google støtter flere påloggede kontoer. Nettleserprofiler og WebCatalog-profiler gir flere måter å holde kontoene atskilt og organisert på.
Samler WebCatalog alle Gmail-meldinger i én innboks?
Dette oppsettet gir deg tilgang til separate Gmail-kontoer. Det slår ikke sammen e-posten deres i en felles innboks. Velg en egen løsning for å samle e-posten hvis det er slik du vil lese meldingene dine.
Bør Gmail, Drive og Kalender bruke samme WebCatalog-profil?
Bruk samme profil når disse appene skal bruke samme Google-identitet. Opprett en annen profil for en annen identitet, for eksempel en privat konto eller en egen kundepålogging.
Gi hver Gmail-konto en tydelig plass
Hvis du bare sjekker innboksene av og til, kan Googles kontobytter dekke behovet ditt. Når flere kontoer inngår i det daglige arbeidet, kan et skrivebordsoppsett gjøre formålet og plasseringen deres mye tydeligere.
Kom i gang med WebCatalog Desktop ved å legge til Gmail og opprette profiler for kontoene du bruker mest. Bygg ett område rundt den viktigste arbeidsflyten din, og legg deretter til kalenderen, dokumentene og appene som hjelper deg å fullføre arbeidet bak hver e-post.
