Perbualan Zoho Cliq boleh merentasi sempadan syarikat. Anda mungkin bekerja dalam organisasi majikan anda, bekerjasama dengan pembekal dan menggunakan akaun berasingan yang dikeluarkan oleh klien untuk tugasan lain. Setiap hubungan boleh memerlukan jenis akses yang berbeza.
Langkah pertama untuk mengurus berbilang akaun Zoho Cliq ialah memetakan hubungan tersebut. Log masuk yang berasingan memerlukan sesi yang berasingan. Saluran luaran, jemputan tetamu atau Network mungkin membolehkan anda bekerjasama melalui akaun yang sudah anda gunakan. Mencipta satu lagi profil desktop tidak menentukan susunan yang dibenarkan oleh organisasi anda.
Setelah model akses jelas, anda boleh memilih kawalan akaun terbina dalam Cliq atau menyusun akaun tersebut bersama aplikasi kerja yang berkaitan dalam WebCatalog.
Bezakan persoalan log masuk daripada persoalan organisasi
“Berbilang organisasi” boleh merujuk kepada beberapa situasi yang berbeza. Pekerja yang mempunyai log masuk lain yang dikeluarkan oleh syarikat menghadapi masalah yang berbeza daripada rakan kongsi yang dijemput ke perbualan bersama.
Dokumentasi Zoho untuk Cliq dengan CRM Plus menjelaskan perbezaan ini: seseorang pengguna tergolong dalam satu organisasi utama dan boleh menyertai organisasi lain sebagai pengguna luaran. Dokumentasi itu menerangkan cara bertukar antara konteks tersebut, dengan akses yang berbeza daripada keahlian dalaman.
Baru-baru ini, kawalan pengguna tetamu Cliq memperkenalkan akses kepada saluran dan kenalan yang dipetakan dalam organisasi lain. Penyertaan bergantung pada jemputan dan dasar organisasi yang berkaitan.
Ini bermakna alamat e-mel yang sama digunakan dalam kerja lebih daripada satu syarikat tidak semestinya mewakili dua akaun Cliq yang berasingan. Semak sama ada anda menggunakan log masuk berasingan, keahlian luaran atau jemputan kerjasama tertentu. Peraturan untuk berbilang organisasi dalam produk Zoho yang lain tidak sepatutnya dianggap terpakai kepada Cliq tanpa sebarang perubahan.
Bina peta akses sebelum menambah akaun desktop
Sediakan rekod ringkas tentang kerja yang perlu anda lakukan. Bagi setiap destinasi, kenal pasti log masuk, jenis akses, pentadbir yang bertanggungjawab dan bahan sokongan.
| Hubungan kerja | Akses yang perlu disahkan | Susunan desktop yang dicadangkan |
|---|---|---|
| Pekerja di syarikat utama anda | Akaun dalaman anda dan saluran yang ditetapkan | Profil dan ruang kerja syarikat |
| Klien memberikan log masuk berasingan yang dibenarkan | Akses organisasi dan saluran bagi akaun tersebut | Profil berasingan yang dinamakan mengikut klien |
| Pembekal sudah menggunakan Cliq | Saluran luaran atau kaedah kerjasama lain yang dibenarkan | Akaun sedia ada anda bersama alat projek pembekal |
| Kontraktor menyertai tugasan terhad | Akses tetamu kepada perbualan yang diperlukan, jika disokong | Konteks tetamu yang dibenarkan dan ringkasan projek |
| Komuniti rakan kongsi jangka panjang | Keahlian dalam Cliq Network | Network yang berkaitan bersama sumber rakan kongsi |
Anggap peta ini sebagai gambaran akses sebenar. Ruang yang dinamakan “Klien Utara” hanya berguna jika akaun di dalamnya boleh mengakses perbualan yang dimaksudkan.
Contohnya, catat “log masuk syarikat, saluran luaran pembekal, pemilik perolehan” dan bukannya “akaun pembekal” apabila tiada log masuk pembekal yang berasingan. Label yang jelas mengelakkan anda daripada mencipta profil pendua untuk menyelesaikan masalah yang sebenarnya perlu ditangani dalam konfigurasi akses.
Fahami pilihan terbina dalam yang sudah tersedia
Aplikasi desktop Cliq mengendalikan log masuk berbilang akaun
Aplikasi desktop rasmi Zoho Cliq sudah menyokong berbilang akaun. Zoho mendokumentasikan Accounts → Add account untuk menambah log masuk, dengan had maksimum sepuluh akaun. Memilih akaun daripada menu Accounts akan membuka tetingkap Cliq baharu untuk akaun tersebut.
Jika kebanyakan kerja anda dilakukan dalam Cliq, ini ialah pilihan yang mudah. Anda boleh menggunakan menu akaun aplikasi untuk mengakses log masuk syarikat berasingan yang sudah anda miliki. WebCatalog menjadi lebih berguna apabila setiap akaun merupakan sebahagian daripada aliran kerja yang lebih besar yang melibatkan rekod projek, dokumen, kalendar dan aplikasi web lain.
Saluran luaran menghubungkan organisasi melalui perbualan
Saluran luaran membolehkan orang daripada organisasi yang berbeza bekerjasama. Dasar yang diperlukan dan jemputan menentukan akses. Zoho turut menyokong kerjasama saluran luaran merentas pusat data tertentu, manakala pemesejan langsung merentas pusat data mempunyai batasan yang berbeza.
Penciptaan saluran luaran bergantung pada pelan: pelan Free tidak boleh menciptanya, dan pihak yang boleh menciptanya dalam pelan berbayar bergantung pada edisi serta kebenaran pentadbir. Semak persediaan organisasi hos sebelum memilih kaedah ini untuk hubungan dengan pembekal.
Akses tetamu dan Networks memenuhi keperluan hubungan yang berbeza
Ciri tetamu Zoho yang dikemas kini membolehkan rakan kerjasama yang dijemput menyertai saluran sedia ada. Ini boleh sesuai untuk kontraktor yang membantu dengan kempen tertentu. Cliq Network menyediakan persekitaran khusus untuk kerjasama luaran yang lebih luas, seperti komuniti rakan kongsi yang berterusan.
Semak dokumentasi tetamu semasa sebelum mencadangkan aliran kerja yang lebih baharu ini: Zoho pada masa ini menyatakan bahawa Guest Users 2.0 tidak disokong dalam Zoho One, dan ciri ini tidak menyokong mesej langsung antara pusat data. Kaedah yang tersedia hendaklah berdasarkan edisi dan konfigurasi sebenar organisasi.
Pilihan terbina dalam ini boleh menghapuskan keperluan untuk akaun lain. Gunakan log masuk berasingan apabila kerja benar-benar memerlukannya, dan gunakan ciri kerjasama yang sesuai apabila hubungan tersebut melibatkan penyertaan luaran.
Susun persediaan yang diluluskan dalam WebCatalog
Dengan peta akses yang sudah tersedia, konfigurasikan desktop berdasarkan peta tersebut. WebCatalog Desktop membolehkan anda melancarkan Cliq dalam tetingkap khusus dan menyusunnya bersama aplikasi web lain.
Untuk dua log masuk yang berbeza, ikuti persediaan profil WebCatalog:
- Buka Profiles dan pilih Add profile.
- Namakan profil pertama mengikut akaun yang akan digunakan di dalamnya, seperti “Operasi Syarikat”.
- Buka Cliq menggunakan profil tersebut dan log masuk melalui proses biasa organisasi anda.
- Cipta profil kedua, seperti “Klien Utara”, dan log masuk ke akaun berasingan yang dikeluarkan oleh klien di situ.
- Sahkan akaun dan organisasi dalam kedua-dua sesi sebelum menambah lebih banyak destinasi.
Profil mengasingkan kuki, sesi dan data pelayaran. Profil tidak menyediakan jemputan, memperuntukkan lesen atau mengubah akses yang diberikan dalam Cliq.
Seterusnya, cipta ruang untuk setiap konteks kerja. Ruang syarikat mungkin merangkumi Cliq, penjejak operasi dan buku panduan dalaman. Ruang klien pula mungkin mengandungi sesi Cliq klien, pelan projek dan dokumen semakan.
Setiap ruang dibuka dalam tetingkapnya sendiri. Menggunakan semula profil WebCatalog yang sama dalam berbilang ruang bermakna menggunakan semula log masuk yang sama; nama ruang yang berbeza tidak mewujudkan identiti akaun lain. Penggunaan semula ini sesuai apabila satu akaun mempunyai akses yang sah untuk menyertai beberapa perbualan projek.
Pilih pelan WebCatalog yang sesuai dengan bilangan aplikasi, profil dan ruang yang anda perlukan. Kira log masuk yang berbeza secara berasingan daripada projek: lima projek yang menggunakan satu akaun tidak semestinya memerlukan lima profil.
Contoh: pengurus penyampaian yang bekerja merentas tiga hubungan
Bayangkan seorang pengurus penyampaian yang menyelaraskan pelancaran produk dalaman, pelaksanaan untuk klien dan serah tugas pembekal. Projek-projek ini dikendalikan oleh orang yang sama, tetapi tidak menggunakan semua akaun atau dokumen yang sama.
Pelancaran dalaman: letakkan perbualan pasukan bersama pelan
Gunakan akaun syarikat untuk pelancaran dalaman. Letakkan sesi Cliq tersebut bersama senarai semak keluaran dan log keputusan dalam ruang “Pelancaran Produk”.
Apabila ahli pasukan bertanya sama ada sesuatu pencapaian projek sudah sedia, pelan tersedia dalam konteks kerja yang sama. Catat keputusan di tempat yang dijangka oleh pasukan projek, kemudian balas dalam saluran yang sesuai. Manfaatnya ialah laluan yang lebih mudah daripada perbincangan kepada rekod yang menyokongnya.
Ini tidak memerlukan akaun Cliq baharu hanya kerana pelancaran itu mempunyai ruangnya sendiri. Log masuk syarikat juga boleh digunakan semula dalam ruang operasi jika kedua-dua konteks menggunakan identiti yang sama.
Pelaksanaan untuk klien: asingkan log masuk yang dikeluarkan oleh klien
Andaikan klien menyediakan akaun untuk organisasinya. Tetapkan log masuk tersebut kepada profil Klien Utara dan gunakannya bersama alat projek klien.
Sebelum semakan pertama, sahkan akses kepada saluran pelaksanaan dan dokumen yang dibincangkan. Jika sembang boleh dibuka tetapi fail projek tidak, kenal pasti akaun yang diperlukan oleh perkhidmatan fail itu. Sesi Cliq yang berfungsi tidak membuktikan bahawa setiap aplikasi sokongan menggunakan bukti kelayakan yang sama.
Gunakan ruang klien sebagai peringatan tentang tugasan yang sedang berjalan. Apabila berkongsi fail, semak khalayak sasarannya dan perbualan destinasi. Tujuannya ialah memudahkan proses semakan biasa diikuti, dengan dokumen yang berkaitan sudah tersedia.
Serah tugas pembekal: gunakan semula identiti syarikat apabila sesuai
Untuk pembekal, saluran luaran yang diluluskan mungkin sudah memadai. Kekalkan akaun syarikat dan tambah dokumen serah tugas pembekal ke ruang projek yang berasingan.
Peta akses perlu menunjukkan bahawa perbualan ini masih menggunakan Operasi Syarikat. Perbezaan itu penting apabila anda kembali selepas terganggu: anda ialah pekerja yang bekerjasama dengan pihak luar, bukannya seseorang yang log masuk ke organisasi dalaman pembekal.
Jika pembekal tidak dapat menyertai, minta pentadbir yang bertanggungjawab menyemak jemputan dan dasar kerjasama. Mencipta profil WebCatalog baharu tidak akan mengubah kebenaran pada pihak pelayan yang mengawal penyertaan.
Pastikan peta akses kekal berguna apabila kerja berubah
Kemas kini peta apabila tugasan klien bermula, kontraktor selesai bekerja atau tanggungjawab berpindah kepada rakan sekerja lain. Soalan yang berguna adalah khusus: log masuk manakah yang digunakan, perbualan manakah yang masih diperlukan dan siapakah yang boleh mengubah akses tersebut?
Apabila seseorang meninggalkan organisasi atau tugasan, pentadbir mungkin perlu menarik balik akses organisasi atau tetamu. Memadamkan pintasan desktop ialah tindakan pengemasan yang berasingan. Selesaikan perubahan pada peringkat perkhidmatan melalui organisasi yang mengawal keahlian, kemudian kemaskan ruang kerja supaya selaras dengannya.
Semak juga aplikasi yang berkaitan dengan perbualan. Sesuatu projek boleh selesai sedangkan ringkasan lama, kalendar atau akaun dokumen masih kelihatan dalam paparan harian. Alih keluar destinasi yang tidak lagi menyokong kerja aktif supaya ruang itu terus mencerminkan tujuannya.
Jika pemberitahuan mula mengganggu, tentukan perbualan yang memerlukan respons semasa setiap blok masa kerja. Gunakan kawalan pemberitahuan yang tersedia dalam persekitaran Cliq yang berkaitan, dan semak hasilnya sebelum bergantung padanya. Memastikan lebih banyak akaun boleh diakses tidak bermakna setiap akaun mesti menerima perhatian yang sama sepanjang hari.
Sediakan tempat yang jelas pada desktop anda untuk organisasi seterusnya
Mulakan dengan satu log masuk syarikat dan satu hubungan luaran. Tentukan sama ada hubungan itu memerlukan akaun berasingan, jemputan tetamu, saluran luaran atau Network. Catat jawapannya sebelum mengkonfigurasikan desktop.
Kemudian, tambah Zoho Cliq ke WebCatalog, cipta profil untuk log masuk yang berbeza dan susun ruang berdasarkan kerja yang terhasil daripada setiap hubungan. Struktur akaun anda kekal selaras dengan akses yang disediakan oleh organisasi anda, manakala perbualan dan alat menjadi lebih mudah ditemukan bersama.
