Seorang pembekal menghantar sebut harga yang dikemas kini melalui Zalo. Seorang pelanggan bertanya sama ada tarikh penghantaran telah disahkan. Kumpulan keluarga anda pula sedang membincangkan rancangan hujung minggu. Apabila perbualan ini berada dalam akaun yang berbeza, mencari sembang yang betul hanyalah sebahagian daripada tugas. Anda juga memerlukan dokumen yang betul, keputusan terkini dan langkah seterusnya yang jelas.
Untuk mengurus berbilang akaun Zalo pada desktop, sediakan profil log masuk yang berasingan dan ruang kerja yang mudah dikenal pasti bagi setiap akaun sedia ada. WebCatalog boleh mengasingkan sesi tersebut dan menghimpunkan akaun kerja bersama dokumen, kalendar dan alat penjejakan anda.
Hasil yang berguna ialah aliran kerja yang boleh diulang, daripada mesej hingga tugas diselesaikan. Panduan ini menggunakan contoh praktikal: seorang penyelaras projek yang berurusan dengan pembekal Vietnam sambil mengekalkan perbualan peribadi dalam akaun lain.
Sediakan tempat tetap untuk setiap akaun Zalo
Mula-mula, tentukan perbualan yang benar-benar mewakili identiti berbeza. Akaun peribadi dan akaun kerja yang sedia digunakan mungkin memerlukan sesi berasingan. Beberapa pelanggan yang berurusan dengan identiti kerja yang sama boleh kekal dalam akaun tersebut; projek baharu tidak semestinya memerlukan log masuk lain.
Zalo sudah menyediakan aplikasi Windows dan Mac, aplikasi mudah alih serta versi web. Menggunakan aplikasi natif untuk satu akaun dan sesi pelayar berasingan untuk akaun lain ialah salah satu susunan yang boleh digunakan. WebCatalog berguna apabila anda mahukan profil bernama serta aplikasi web yang menyokong perbualan anda dalam satu persekitaran desktop yang tersusun.
Untuk menggunakan dua akaun Zalo pada PC, mulakan dengan akaun yang sudah anda gunakan dan boleh sahkan. Dalam WebCatalog Desktop:
- Buka Profiles, pilih Add profile, dan namakan profil pertama “Zalo Kerja”.
- Buka Zalo menggunakan profil tersebut dan log masuk ke akaun kerja yang dimaksudkan.
- Tambahkan satu lagi profil bernama “Zalo Peribadi”.
- Buka Zalo menggunakan profil Peribadi dan log masuk ke akaun anda yang satu lagi.
- Semak identiti akaun dan perbualan yang sepatutnya ada dalam setiap tetingkap sebelum membalas.
Dokumentasi profil WebCatalog menerangkan bahawa profil mengasingkan kuki, sesi dan data pelayaran. Membuka tetingkap lain dengan profil yang sama akan menggunakan semula sesi tersebut; pilih profil yang satu lagi apabila anda memerlukan akaun lain.
Untuk pengesahan QR, arahan log masuk rasmi Zalo menyatakan bahawa anda perlu memaparkan kod pada komputer, mengimbasnya menggunakan Zalo pada telefon, menyemak maklumat log masuk dan memberikan pengesahan. Pastikan telefon menggunakan akaun yang dimaksudkan untuk profil desktop tersebut. Menamakan profil sebagai “Kerja” tidak akan mengubah akaun yang meluluskan log masuk itu.
Apabila membuka perkhidmatan ini secara terus, gunakan Zalo Web, iaitu alamat sembang web yang dinyatakan oleh Zalo Help. Jika Zalo kemudian meminta anda membuat pengesahan semula, lengkapkan proses log masuk biasanya dalam profil yang sesuai.
Himpunkan alat kerja bersama perbualan
Tetingkap akaun ialah titik permulaan yang berguna. Konteks kerja juga memerlukan tempat untuk menyemak fakta dan merekodkan keputusan.
Cipta ruang dalam WebCatalog bernama “Projek Pembekal”. Tambahkan Zalo menggunakan profil Kerja, aplikasi dokumen anda, penjejak pesanan dan kalendar yang digunakan untuk komitmen penghantaran. Ruang menghimpunkan aplikasi dan penanda buku bagi sesuatu tujuan dalam tetingkapnya sendiri.
Pastikan peranannya jelas: profil memilih sesi yang telah dilog masuk; ruang pula menghimpunkan alat. Anda boleh menggunakan semula profil kerja yang sama merentas ruang projek apabila projek tersebut berkongsi identiti Zalo. Ruang lain semata-mata tidak mewujudkan akaun berbeza atau mengehadkan akaun itu kepada pelanggan tertentu.
Mulakan dengan satu ruang kerja dan tetingkap Zalo peribadi yang berasingan. Pilih pelan WebCatalog yang menyokong aplikasi, profil dan ruang dalam persediaan anda. Tambahkan sesuatu kerana ia membantu anda menyelesaikan tugas, seperti menyemak sebut harga atau mengesahkan mesyuarat.
Susuli satu permintaan daripada sembang hingga langkah seterusnya disahkan
Bayangkan anda sedang menyelaraskan bahan bercetak untuk acara pelanggan. Pembekal menghantar sebut harga yang disemak melalui akaun Zalo kerja anda. Pelanggan memerlukan jawapan tentang kuantiti, reka bentuk dan penghantaran.
Aliran kerja berikut memastikan perbualan kekal dikaitkan dengan keputusan yang disokongnya.
Kenal pasti perbualan sebelum mentafsir permintaan
Buka profil Kerja dan sahkan pengirim, projek serta mesej terkini. Nama yang serupa, ikon kumpulan yang berulang atau perbualan lama boleh menyebabkan sembang yang kelihatan biasa mudah disalah tafsir.
Baca konteks yang mencukupi untuk memahami perkara yang berubah. “Boleh kita teruskan?” mungkin merujuk kepada kuantiti, semakan harga atau reka bentuk akhir. Menjawab sebelum mengenal pasti keputusan yang diperlukan boleh menyebabkan satu lagi pusingan pertukaran mesej.
Dalam contoh ini, sebut harga yang disemak oleh pembekal melibatkan spesifikasi kertas yang berbeza. Tindakan pertama yang berguna ialah membandingkan perubahan itu dengan ringkasan projek yang diluluskan. Pastikan perbualan dan ringkasan projek kekal kelihatan semasa anda berbuat demikian.
Akaun peribadi anda boleh kekal tersedia dalam tetingkapnya sendiri. Apabila anda kembali daripadanya, semak semula identiti kerja dan perbualan sebelum menghantar balasan projek. Label membantu anda menavigasi; akaun dan penerima yang dipaparkan dalam Zalo mengesahkan destinasi mesej tersebut.
Semak fail yang menyokong jawapan anda
Buka sebut harga dan cari tarikh atau versinya. Bandingkan butiran yang berkaitan dengan rekod projek: kuantiti, spesifikasi, amaun yang diluluskan dan tarikh penghantaran yang diminta. Mesej yang lebih baharu tidak semestinya mengandungi dokumen akhir yang diluluskan.
Jika sebut harga yang disemak mengubah perkara penting, nyatakan perbezaannya dengan jelas. Contohnya: “Sebut harga yang disemak menggunakan pilihan kertas yang lebih tebal. Sila sahkan sama ada perkara ini menjejaskan tarikh penghantaran sebelum kami meluluskannya.”
Simpan sebut harga yang disemak dalam folder projek dengan nama fail yang mengenal pasti projek dan versinya, dan tandakannya sebagai menunggu semakan sehingga kelulusan disahkan. Ini ialah langkah pemfailan yang perlu dilakukan secara sengaja. Meletakkan aplikasi storan di sebelah Zalo memudahkan langkah ini; WebCatalog tidak menyalin lampiran sembang ke dalam folder projek anda secara automatik.
Sebelum menghantar semula fail, semak penerima dan lampirannya. Beberapa akaun yang terbuka boleh memudahkan akses, tetapi destinasi akhir tetap perlu diberi perhatian seketika.
Jadikan balasan suatu komitmen yang boleh dijejaki
Selepas pembekal mengesahkan butiran, tentukan perkara yang kini diperlukan oleh perbualan tersebut. Janji untuk menghantar reka bentuk esok memerlukan pihak yang bertanggungjawab dan tarikh akhir. Penghantaran yang disahkan perlu dicerminkan dalam jadual projek.
Gunakan rekod ringkas seperti ini dalam penjejak sedia ada anda:
| Perkara | Contoh rekod |
|---|---|
| Permintaan | Luluskan spesifikasi cetakan yang disemak |
| Bukti | Sebut harga yang disemak disimpan dalam folder projek |
| Keputusan | Spesifikasi diluluskan; pengesahan penghantaran masih belum diterima |
| Tindakan seterusnya | Penyelaras mengesahkan penghantaran dengan pembekal |
| Tarikh akhir | Sebelum semakan projek pelanggan yang seterusnya |
Ini ialah contoh nota projek, bukan medan yang ditambahkan oleh WebCatalog pada Zalo. Tujuannya adalah untuk memastikan kerja itu masih dapat difahami selepas perbualan tersebut beralih ke bahagian bawah senarai sembang.
Balas dengan menyatakan perkara yang telah disahkan dan kenal pasti perkara yang masih belum selesai. “Reka bentuk telah diluluskan; saya akan mengesahkan tarikh penghantaran selepas pembekal memberikan maklum balas” memberikan kemas kini yang lebih berguna kepada pelanggan berbanding pengakuan penerimaan yang kabur.
Sediakan serah tugas yang boleh digunakan oleh orang lain
Jika rakan sekerja perlu meneruskan projek, kongsikan dokumen yang diluluskan dan rekod keputusan melalui alat kerja biasa anda. Sertakan status terkini, tindakan seterusnya dan pihak yang dijangka memberikan maklum balas.
Serah tugas sepatutnya membolehkan mereka memahami kerja tersebut tanpa perlu menyusun semula sejarah sembang peribadi anda. Jika perniagaan memerlukan beberapa pekerja untuk menjawab perbualan pelanggan yang sama, itu ialah keperluan pemesejan pasukan yang wajar ditangani secara langsung.
Apabila balasan pelanggan menjadi tanggungjawab pasukan, gunakan peranan Zalo Official Account
Zalo Official Account, atau Zalo OA, mempunyai tujuan yang berbeza daripada mengekalkan dua log masuk Zalo individu terbuka. Ia menyediakan saluran organisasi yang berhadapan dengan pelanggan serta akses kakitangan kepada alat pengurusannya.
Menurut panduan permulaan Official Account Zalo, kakitangan log masuk ke OA Manager melalui akaun Zalo peribadi dan memilih OA yang mereka diberi kuasa untuk urus. Pentadbir boleh menjemput kakitangan melalui Quản lý → Quản lý admin, memilih kebenaran yang berkaitan dan menghantar jemputan untuk diterima oleh individu tersebut.
Jika anda mengurus Zalo Official Account untuk beberapa organisasi melalui log masuk dibenarkan yang sama, pilih OA yang betul dalam OA Manager. Anda tidak memerlukan akaun peribadi atau profil WebCatalog yang berbeza untuk setiap OA. Ruang pelanggan boleh menghimpunkan pautan dan dokumen yang sesuai, manakala OA yang dipilih menentukan perniagaan yang sedang anda uruskan.
Untuk khidmat pelanggan bersama, Zalo turut mendokumentasikan penugasan perbualan dan penapisan kakitangan. Fungsi ini bergantung pada pelan OA dan kebenaran pekerja. Gunakannya untuk menetapkan siapa yang mengendalikan seseorang pelanggan apabila persediaan anda menyokong fungsi tersebut.
Penugasan perbualan disediakan oleh Zalo OA. WebCatalog menyusun akses kepada perkhidmatan itu bersama aplikasi kerja lain. Pilih ciri OA apabila keperluannya ialah tanggungjawab bersama terhadap pelanggan; pilih profil berasingan apabila keperluannya ialah identiti log masuk yang berasingan.
Semak butiran yang mempengaruhi kerja harian anda
Sebelum memindahkan rutin anda ke susunan desktop baharu, cuba satu perbualan yang mewakili kerja biasa anda dari awal hingga akhir. Bolehkah anda membuka mesej yang diperlukan, meneliti dokumennya, menghantar balasan yang dimaksudkan dan merekodkan tindakan susulan? Jika panggilan merupakan sebahagian daripada aliran kerja itu, ujinya dalam persekitaran sebenar yang anda bercadang untuk gunakan. Pengalaman natif dan web Zalo mungkin mempunyai keupayaan yang berbeza.
Semak pemberitahuan dalam setiap akaun dan tetapan desktop anda. Akaun kerja sepatutnya menarik perhatian anda kepada perbualan yang menjadi tanggungjawab anda, manakala makluman peribadi boleh disesuaikan dengan waktu kerja pilihan anda. Pastikan makluman yang dijangka diterima sebelum bergantung pada susunan ini untuk balasan yang perlu diberikan segera.
Semak sejarah dan fail penting secara berasingan. Zalo menyediakan panduan sandaran dan pemulihan untuk pertukaran telefon, dan proses Zalo sendiri menentukan perkara yang tersedia selepas pertukaran peranti atau sesi. Profil WebCatalog bukan sandaran sejarah mesej Zalo anda. Simpan rekod projek penting di lokasi yang telah dipilih oleh pasukan anda.
Mulakan dengan perbualan sebenar anda yang seterusnya
Pilih satu akaun kerja, satu akaun peribadi dan satu projek yang kerap melibatkan mesej Zalo. Tambahkan Zalo pada WebCatalog, berikan profil bernama kepada setiap log masuk dan letakkan sesi kerja di sebelah dokumen serta penjejak yang diperlukan untuk projek tersebut.
Kemudian, gunakan permintaan masuk yang seterusnya untuk melengkapkan keseluruhan urutan: sahkan akaun dan perbualan, semak maklumat sokongan, hantar balasan yang jelas dan rekodkan tindakan seterusnya. Itulah cara praktikal untuk mengurus akaun kerja dan peribadi Zalo sambil memastikan kerja di sebalik setiap mesej kekal tersusun.
