Google Voice boleh menyokong pelbagai jenis panggilan: janji temu peribadi, perbincangan dengan pelanggan, atau perbualan yang dikendalikan bagi pihak rakan sekerja. Sebelum menambah satu lagi log masuk, tentukan perbezaan yang sebenarnya perlu anda wakili.
Untuk mengurus berbilang akaun Google Voice, gunakan sesi desktop yang berasingan bagi setiap akaun yang sudah anda miliki, sahkan nombor Voice akaun tersebut, dan susun kerja mengikut akaun itu. Apabila beberapa orang perlu menjawab panggilan ke satu nombor, ciri panggilan perniagaan Google Voice mungkin lebih sesuai daripada menambah satu lagi tetingkap akaun.
WebCatalog membantu memastikan konteks akaun mudah diakses pada desktop. Penetapan nombor, langganan, pemajuan dan tingkah laku penghalaan panggilan kekal di bawah Google Voice.
Pilih susunan akaun dan nombor terlebih dahulu
Akaun Google mengenal pasti pengguna yang log masuk. Nombor Voice ialah nombor yang disediakan atau ditetapkan melalui perkhidmatan ini. Nombor telefon terpaut ialah nombor telefon sedia ada yang boleh menerima panggilan yang dimajukan.
Arahan nombor terpaut Google menerangkan bahawa pemajuan menghantar panggilan ke nombor Voice anda seterusnya ke telefon terpaut. Memautkan telefon mudah alih anda tidak mewujudkan identiti Google Voice kedua atau peti masuk yang berasingan.
Mulakan dengan susunan yang sepadan dengan kerja anda:
| Keperluan anda | Titik permulaan yang sesuai | Sumbangan ruang kerja desktop |
|---|---|---|
| Memastikan akaun Voice peribadi dan yang disediakan majikan mudah diakses | Akaun berasingan yang telah disediakan | Sesi berasingan dan konteks kerja yang mudah dikenal pasti |
| Menjawab panggilan ke nombor Voice sedia ada anda pada telefon lain | Pemajuan ke nombor terpaut, jika tersedia | Akses kepada tetapan dan sejarah akaun |
| Membolehkan pasukan mengendalikan panggilan ke nombor perniagaan yang dikongsi | Kumpulan deringan Workspace yang layak | Alat dan rekod pasukan yang berkaitan |
| Membantu seorang eksekutif mengendalikan panggilannya | Perwakilan panggilan yang dibenarkan pada pelan yang layak | Sesi kerja anda sendiri bersebelahan alat susulan yang dipersetujui |
Ini ialah reka bentuk yang berbeza. Menambah lebih banyak tetingkap akaun tidak mewujudkan kumpulan deringan, dan memajukan nombor tidak memberikan tanggungjawab perbualan kepada orang lain. Tentukan cara panggilan patut dikendalikan sebelum memilih tempat untuk memaparkannya.
Padankan reka bentuk dengan langganan Voice sebenar
Akaun Google Voice peribadi dan perniagaan tidak semuanya menawarkan ciri yang sama. Perbandingan langganan Google membezakan pelan pengguna tunggal daripada langganan yang ditambahkan pada Google Workspace.
Perkhidmatan pengguna tanpa caj ialah salah satu pilihan pengguna tunggal. Google turut menawarkan langganan Starter standalone dan Standard standalone untuk akaun Gmail peribadi yang layak di AS. Oleh itu, log masuk Gmail peribadi tidak menunjukkan sama ada sesuatu akaun menggunakan perkhidmatan percuma atau pelan berbayar.
Dokumentasi pelan kendiri penting semasa membandingkan ciri perniagaan: Standard standalone merangkumi atendan automatik, tetapi tidak merangkumi kumpulan deringan atau perwakilan panggilan. Ciri kerjasama tersebut tersedia dengan Voice Standard dan Premier sebagai alat tambah Workspace.
Untuk akaun yang diurus oleh syarikat, sahkan bahawa Voice telah disediakan untuk pengguna tersebut. Memiliki alamat e-mel kerja sahaja tidak bermakna perkhidmatan Voice sudah berfungsi atau ciri panggilan yang diperlukan tersedia.
Lokasi turut mempengaruhi pilihan. Pelan pengguna tunggal hanya tersedia di AS. Bagi organisasi, ketersediaan bergantung pada negara dan sama ada perkhidmatan telefon diperoleh melalui pelan panggilan Google, Carrier Link atau SIP Link. Rujuk panduan negara dan penyedia Google sebelum merancang pelaksanaan merentas lokasi.
Anda tidak perlu mereka bentuk semula keseluruhan sistem telefon untuk menyusun dua akaun sedia ada. Namun, anda perlu mengetahui perkhidmatan yang dimiliki setiap akaun sebelum menjangkakan ciri yang sama daripada kedua-duanya.
Gunakan kawalan akaun terbina dalam Google apabila sesuai
Google sudah menyediakan log masuk dan pertukaran berbilang akaun. Pada desktop, gunakan imej profil atau huruf awal nama untuk menambah atau memilih akaun, kemudian sahkan akaun yang aktif dalam perkhidmatan yang anda buka.
Apl mudah alih Voice turut mendokumentasikan pertukaran akaun pada Android serta iPhone atau iPad. Pemilih akaun ialah pilihan yang berguna apabila anda hanya perlu menukar konteks sekali-sekala.
Untuk penggunaan desktop, Google Voice berfungsi melalui antara muka webnya. Panduan panggilan Google menyenaraikan pelayar yang disokong, termasuk Chrome, Edge, Firefox dan Safari. Memastikan Voice tersedia dalam pelayar mungkin sudah mencukupi untuk persediaan yang ringkas.
Profil WebCatalog yang berasingan menjadi berguna apabila akaun peribadi dan akaun kerja memerlukan tempat yang tetap dan bernama, terutamanya apabila panggilan membawa kepada urusan dokumen, janji temu atau rekod projek. Anda boleh kembali ke sesi yang dimaksudkan tanpa bergantung semata-mata pada akaun Google yang kebetulan dipilih dalam tetingkap pelayar umum.
Berikan setiap akaun tempat desktop yang mudah dikenal pasti
Tambahkan Google Voice pada WebCatalog Desktop. Dalam Profiles, pilih Add profile, namakannya mengikut tujuan akaun, dan buka Voice menggunakan profil itu. Log masuk menggunakan Akaun Google yang dimaksudkan. Ulangi dengan profil kedua untuk akaun yang satu lagi.
Dokumentasi profil WebCatalog menerangkan bahawa kuki, sesi dan data penyemakan imbas kekal berasingan antara profil. Contoh nama yang berguna ialah “Voice Peribadi” dan “Kerja Perundingan”.
Sebelum meneruskan, semak e-mel akaun dan nombor Voice dalam setiap sesi. Sejarah panggilan yang kosong atau skrin pendaftaran mungkin bermakna anda memilih Akaun Google yang berbeza daripada akaun yang mempunyai perkhidmatan tersebut. Selesaikan persoalan identiti itu sebelum mencipta atau menukar nombor.
Cipta ruang kerja yang mengandungi Voice, kalendar anda dan rekod yang anda gunakan selepas panggilan. Setiap ruang dibuka dalam tetingkapnya sendiri. Profil memisahkan sesi akaun; ruang menyusun apl mengikut tujuan.
Jika nombor perniagaan yang sama digunakan untuk beberapa projek pelanggan, anda boleh menggunakan semula profilnya dalam ruang projek yang berbeza. Ia masih mewakili akaun Voice yang sama, dengan sejarah asas yang sama. Pilih pelan WebCatalog yang menyokong profil, apl dan ruang dalam persediaan yang anda rancang.
Aliran kerja 1: Panggilan peribadi dan profesional sepanjang hari bekerja
Bayangkan seorang perunding yang menggunakan akaun Voice peribadi sedia ada dan akaun perniagaan yang disediakan secara berasingan. Matlamatnya adalah untuk mengenal pasti konteks setiap perbualan dan memastikan kerja yang terhasil berada di tempat yang betul.
Pada permulaan hari, buka sesi kerja bersebelahan kalendar janji temu dan nota pelanggan semasa. Biarkan sesi peribadi dalam tetingkapnya sendiri apabila anda memerlukannya. Elakkan menganggap kedua-dua sejarah panggilan sebagai satu senarai tugas: panggilan janji temu peribadi yang tidak dijawab dan permintaan pelanggan memerlukan tindakan susulan yang berbeza.
Untuk panggilan masuk pada desktop, sesi tersebut mestilah benar-benar tersedia. Google menyatakan bahawa Voice mesti kekal terbuka untuk menerima panggilan pada komputer. Semak mikrofon, pembesar suara dan kebenaran pemberitahuan berkaitan yang anda pilih, kemudian buat panggilan ujian sebelum bergantung pada persediaan baharu untuk janji temu.
Jika anda turut menggunakan telefon terpaut, semak tetapan pemajuannya dalam akaun yang betul. Google mendokumentasikan bahawa sesuatu nombor telefon tidak boleh dipautkan kepada nombor Voice lain apabila nombor itu sudah dipautkan di tempat lain. Persediaan dua sesi desktop tidak patut dirancang dengan andaian bahawa kedua-dua akaun boleh dimajukan ke nombor terpaut yang sama tanpa menyemak perkara yang dibenarkan oleh perkhidmatan tersebut.
Apabila menghubungi semula pemanggil bagi panggilan yang tidak dijawab, buka sejarah akaun yang sesuai terlebih dahulu. Sahkan konteks panggilan, kemudian buat panggilan balik dan catat tindakan seterusnya bersama janji temu atau kerja pelanggan yang berkaitan.
Aliran kerja 2: Beberapa projek pelanggan menggunakan satu nombor perniagaan
Pelanggan kedua tidak semestinya memerlukan akaun Voice kedua. Jika perniagaan perundingan anda sudah menggunakan satu nombor perniagaan, menyusun panggilan mengikut projek mungkin merupakan penambahbaikan yang lebih berguna.
Cipta ruang untuk projek yang kerap melibatkan perbincangan telefon. Tambahkan Voice dengan profil perniagaan sedia ada, bersama ringkasan projek, jadual dan log keputusan. Ruang projek lain boleh menggunakan semula profil itu sambil memaparkan alat sokongannya sendiri.
Apabila pelanggan menelefon, buka konteks projek yang berkaitan dan gunakan ringkasan semasa sebagai rujukan. Pada penghujung panggilan, catat keputusan, pihak yang bertanggungjawab dan langkah seterusnya. Contohnya: “Sahkan tarikh penyerahan yang disemak dengan penaja projek, kemudian hantar jadual yang dikemas kini.” Catatan itu boleh terus ditindaklanjuti tanpa perlu menyalin setiap bahagian perbualan.
Menggunakan semula profil tidak membahagikan sejarah Voice mengikut projek, mewujudkan peti mel suara khusus projek atau menukar nombor yang digunakan untuk panggilan. Kekalkan perbezaan projek itu dalam rekod yang sudah anda gunakan. WebCatalog menyediakan susunan alat yang mudah digunakan; ia tidak mengelaskan pemanggil secara automatik.
Sebelum menamatkan hari bekerja, semak panggilan yang tidak dijawab dan mel suara daripada akaun perniagaan dengan merujuk rekod projek tersebut. Tandakan tindakan susulan di tempat anda mengurus kerja supaya apabila projek dibuka semula esok, perkara yang masih memerlukan perhatian dapat dilihat.
Aliran kerja 3: Kendalikan panggilan bagi pihak rakan sekerja
Keperluan seorang pembantu eksekutif berbeza daripada seseorang yang mengekalkan dua log masuk peribadi. Pembantu itu memerlukan kebenaran untuk mengendalikan panggilan orang lain sambil terus menggunakan identiti kerjanya sendiri.
Pada pelan Workspace Voice yang layak, gunakan perwakilan panggilan. Pentadbir boleh memberikan kebenaran kepada wakil untuk membuat panggilan, menerima panggilan dan mengakses mel suara bagi pihak pemberi kuasa. Kebenaran yang diberikan menentukan tanggungjawab yang boleh dilaksanakan.
Persetujui cara penyerahan tugas sebelum mula mengambil alih: panggilan yang patut dipindahkan, panggilan yang boleh dikendalikan secara langsung dan cara merekod permintaan panggilan balik. Letakkan sesi Voice anda sendiri bersebelahan kalendar yang dibenarkan dan rekod susulan dalam ruang “Sokongan Eksekutif”.
Apabila panggilan masuk memerlukan tindakan lanjut, catat siapa yang patut memberikan respons dan konteks yang mereka perlukan. Ruang kerja menyokong proses itu tanpa memerlukan profil kedua yang dilog masuk ke akaun eksekutif. Perwakilan diberikan oleh Google Voice, bukan oleh WebCatalog.
Untuk menjawab panggilan secara berpasukan, pertimbangkan kumpulan deringan sebagai ganti. Google menyokong pilihan penghalaan, waktu bekerja dan pengendalian panggilan yang tidak dijawab pada pelan yang layak. Dokumentasinya turut menyatakan bahawa panggilan kumpulan deringan tidak dimajukan ke nombor mudah alih terpaut ahli, jadi semak peranti sebenar yang digunakan untuk menjawab panggilan semasa merancang liputan.
Sekumpulan tetingkap akaun yang terbuka tidak boleh menggantikan peraturan penghalaan tersebut. Gunakan ciri Voice yang sesuai, kemudian susun kerja sokongan setiap orang berdasarkan ciri itu.
Bina ruang kerja untuk panggilan seterusnya
Mulakan dengan akaun dan nombor yang sudah ditetapkan kepada anda. Kenal pasti sama ada penambahbaikan seterusnya ialah sesi peribadi/kerja yang berasingan, konteks projek yang lebih baik atau susunan perwakilan atau kumpulan deringan yang disokong.
Kemudian buka Google Voice dalam WebCatalog. Berikan profil berasingan kepada akaun yang berbeza, letakkan akaun yang digunakan untuk bekerja bersebelahan alat yang menukar hasil panggilan menjadi keputusan, dan semak persediaan panggilan masuk sebelum perbualan berjadual anda yang seterusnya. Hasilnya ialah tempat yang lebih jelas untuk mengendalikan panggilan dan tindakan susulannya tanpa mengelirukan penyusunan akaun dengan konfigurasi sistem telefon.
