Apabila Google Chat merangkumi perbualan peribadi, projek majikan dan kerja klien, langkah pertama untuk menyusunnya ialah mengetahui identiti yang patut digunakan dalam setiap perbualan. Kemudian, anda boleh menyusun sembang, dokumen dan kalendar projek supaya semuanya mudah diakses bersama-sama.
Sesuatu projek tidak semestinya memerlukan akaun Google yang lain. Anda mungkin menggunakan satu akaun kerja untuk bekerjasama dengan beberapa klien, manakala klien lain menyediakan identiti terurusnya sendiri. Situasi ini memerlukan susunan desktop yang berbeza.
Google sudah menyokong pertukaran antara akaun yang telah dilog masuk. WebCatalog menambah profil terasing dan ruang berorientasikan projek, yang boleh memudahkan anda mengendalikan hari kerja yang lebih kompleks. Matlamatnya adalah untuk memastikan akaun, perbualan dan alat sokongan yang hendak digunakan sentiasa jelas setiap kali anda mula bekerja.
Berikan peranan yang berbeza kepada identiti dan projek
“Akaun”, “organisasi” dan “ruang” menerangkan bahagian yang berbeza dalam aliran kerja Google Chat. Membezakan ketiga-tiganya memudahkan persediaan dan penyelesaian masalah.
| Bahagian persediaan | Perkara yang dikawal atau disusunnya | Contoh praktikal |
|---|---|---|
| Akaun Google | Identiti yang anda gunakan untuk log masuk dan mengambil bahagian | Akaun peribadi atau akaun yang disediakan oleh majikan anda |
| Organisasi Google Workspace | Akses dan dasar terurus untuk penggunanya | Tetapan Chat dan kerjasama luaran majikan anda |
| Ruang Google Chat | Kawasan perbualan dengan pesertanya sendiri | Perbincangan pelancaran produk bersama pasukan projek |
| Profil WebCatalog | Data log masuk dan sesi laman web yang diasingkan | Profil bernama “Kerja — Acme” |
| Ruang dalam WebCatalog | Tetingkap desktop yang mengumpulkan aplikasi dan profil | Ruang kerja pelancaran yang mengandungi Chat, Drive dan ringkasan projek |
Google mendokumenkan akses Chat melalui akaun Google atau organisasi Workspace anda. Akaun Google peribadi dan akaun Workspace berbayar kedua-duanya boleh mencipta ruang Chat, walaupun ciri yang tersedia berbeza; lihat perbandingan akaun Google.
Ini bermakna anda patut mencipta profil desktop berdasarkan identiti log masuk sebenar, kemudian menyusun ruang kerja projek mengikut kerja yang dilakukan. Mencipta ruang dalam WebCatalog tidak mencipta ruang Google Chat, menjemput rakan usaha sama atau mengubah kebenaran organisasi.
Mulakan dengan pilihan desktop sedia ada daripada Google
Anda tidak memerlukan aplikasi baharu semata-mata untuk menambah log masuk Google yang kedua. Panduan log masuk berbilang akaun Google menerangkan cara menambah akaun dan bertukar antaranya tanpa log keluar. Dalam perkhidmatan Google yang disokong, gunakan menu akaun untuk menambah atau memilih akaun yang anda perlukan.
Chat tersedia di chat.google.com dan dalam Gmail. Google turut menawarkan aplikasi Chat kendiri, yang dipasang sebagai aplikasi web progresif melalui Chrome. Chrome mesti dibuka supaya aplikasi itu dapat berfungsi, dan peranti terurus mungkin memerlukan kebenaran untuk memasangnya.
Pilihan ini mungkin sudah memadai jika penukar akaun dan cara anda menyusun pelayar sedia ada sesuai dengan cara anda bekerja. Apa-apa pun kaedah yang anda gunakan, semak akaun yang mempunyai akses kepada perbualan yang ingin anda buka.
WebCatalog berguna apabila anda mahukan konteks akaun yang jelas dan boleh digunakan semula, serta susunan desktop untuk bahagian lain setiap projek. Anda boleh mengasingkan identiti peribadi daripada kerja, kemudian menggunakan semula identiti kerja di mana-mana ia dibenarkan. Tiga corak kerjasama berikut menunjukkan cara membuat pilihan tersebut.
Perbualan peribadi: sediakan tempat tetap yang mudah dikenal pasti
Akaun peribadi anda mungkin merangkumi rancangan keluarga, kumpulan sukarelawan dan beberapa orang rakan yang lebih gemar menggunakan Chat. Berikan tempat yang mudah dikenal pasti kepada perbualan tersebut supaya anda dapat mencarinya tanpa perlu menelusuri senarai projek majikan terlebih dahulu.
Dalam WebCatalog, namakan profil itu Peribadi atau gunakan label lain yang mengenal pasti log masuk Google tersebut dengan jelas. Buka Chat menggunakan profil itu dan log masuk ke akaun peribadi yang dimaksudkan. Pastikan label merujuk kepada identiti, bukannya aktiviti sementara seperti “Percutian hujung minggu”. Aktiviti akan berubah; akaun itu mungkin kekal berguna selama bertahun-tahun.
Dalam Google Chat, gunakan ciri penyusunan perbualannya sendiri untuk orang dan kumpulan yang paling kerap anda hubungi. Google menyenaraikan menyemat dan menyahsemat ruang atau perbualan antara ciri yang tersedia kepada pengguna akaun peribadi dan Workspace berbayar.
Katakan kumpulan sukarelawan anda mempunyai perbualan acara dan dokumen perancangan. Anda boleh menyemat perbualan itu dalam Chat dan meletakkan aplikasi dokumen di sebelahnya dalam ruang yang berkaitan dalam WebCatalog. Sebelum membuka atau berkongsi dokumen, sahkan bahawa akaun peribadi itu mempunyai akses yang sepatutnya.
Sempadan akaun dan sempadan projek kini mempunyai tujuan yang berbeza. Profil mengasingkan konteks log masuk. Ruang mengumpulkan perkara yang anda perlukan untuk acara itu. Kedua-duanya tidak menggantikan tetapan keahlian perbualan atau kawalan perkongsian dokumen.
Projek kerja: gunakan semula identiti yang betul merentas kerja pasukan
Akaun yang disediakan oleh majikan biasanya patut ditempatkan dalam profil kerja yang dinamakan dengan jelas, seperti Kerja — Acme. Gunakan identiti itu untuk perbualan Chat yang telah didayakan oleh organisasi anda dan yang anda dijemput untuk sertai.
Jika Chat tidak tersedia untuk akaun itu, semak dengan pentadbir Workspace. Panduan log masuk Google menyatakan bahawa organisasi kerja dan sekolah perlu menyediakan Chat untuk pengguna mereka. Membuka identiti yang sama dalam aplikasi desktop lain tidak akan mendayakan perkhidmatan organisasi yang tidak tersedia.
Setelah akses berfungsi, susun projek yang berulang mengikut maklumat yang diperlukan oleh setiap projek. Untuk pelancaran produk, ini mungkin merangkumi:
- Ruang Google Chat tempat pasukan pelancaran membuat keputusan.
- Folder Drive yang mengandungi bahan kreatif yang diluluskan.
- Dokumen yang mengandungi senarai semak pelancaran.
- Kalendar yang digunakan untuk mengesahkan tarikh semakan.
Anda boleh mengumpulkan aplikasi dan profil yang berkaitan dalam ruang bernama Pelancaran produk dalam WebCatalog. Ruang lain, Operasi pasukan, boleh mengandungi alat untuk kerja dalaman rutin.
Kedua-duanya boleh menggunakan profil kerja yang sama apabila akaun Google yang sama dibenarkan untuk kedua-dua projek. Anda tidak memerlukan akaun Google baharu atau log masuk terasing bagi setiap tetingkap projek. Menggunakan semula profil bermakna menggunakan semula data sesinya, jadi tetingkap tersebut bukan identiti yang berasingan.
Ruang dalam WebCatalog juga tidak mengunci Chat kepada perbualan projek tertentu. Sebelum menyiarkan kemas kini pelancaran, pilih ruang Google Chat yang dimaksudkan dan semak pesertanya. Ruang kerja desktop membantu anda mengakses kerja; perbualan Google Chat menentukan siapa yang menerima mesej.
Simpan keputusan projek dalam perbualan tempat pasukan menjangkakan untuk menemuinya. Jika mesej langsung menyelesaikan sesuatu yang memberi kesan kepada seluruh kumpulan, tambahkan ringkasan yang sesuai pada perbincangan projek. Ini menjadikan ruang kerja berguna untuk orang seterusnya yang memerlukan keputusan itu, bukan hanya orang yang sedang menghantar mesej.
Kerjasama klien: susun identiti yang sebenarnya dijemput oleh klien
Akses klien memerlukan keputusan yang jelas sebelum anda mencipta profil lain. Tanyakan alamat e-mel atau identiti terurus yang klien jangkakan anda gunakan.
Terdapat beberapa kemungkinan aturan. Klien mungkin menjemput akaun Google kerja atau peribadi anda yang sedia ada sebagai peserta luar. Klien juga mungkin menyediakan akaun untuk anda dalam organisasi Workspacenya sendiri. Google kini turut mendokumenkan kaedah jemputan tetamu yang diluluskan untuk orang yang tidak mempunyai akaun Google sedia ada; jemputan itu mencipta akaun tetamu yang diurus oleh organisasi yang menjemput. Kaedah dan sekatan yang tersedia diterangkan dalam panduan pengguna luar dan tetamu Google.
Padankan persediaan desktop anda dengan aturan tersebut:
| Aturan klien | Pilihan profil yang sesuai |
|---|---|
| Klien menjemput akaun kerja anda yang sedia ada | Gunakan semula profil untuk akaun itu |
| Klien menyediakan akaun Workspace yang berasingan | Cipta profil berlabelkan klien dan identiti tersebut |
| Klien menggunakan jemputan tetamu yang diluluskan | Lengkapkan jemputan itu, sahkan akses Chat dan susun identiti yang terhasil dengan jelas |
Jika akaun kerja anda yang sedia ada menyertai tiga projek klien, tiga ruang projek mungkin berguna. Tiga akaun Google baharu tidak semestinya diperlukan. Sebaliknya, meletakkan identiti yang disediakan oleh klien dalam tetingkap projek yang sama dengan akaun majikan anda tidak menjadikan identiti tersebut boleh digunakan saling berganti.
Kerjasama luaran juga bergantung pada organisasi yang terlibat. Kawalan Chat luaran Google menerangkan tetapan pentadbir, sekatan domain dipercayai dan pilihan ruang luaran yang bergantung pada edisi. Jika jemputan gagal, sahkan identiti yang dijemput dan minta klien menyemak tetapan akses yang berkaitan.
Untuk projek bersama, gunakan kaedah kerjasama yang telah diluluskan oleh klien. Jika kaedah itu ialah ruang Google Chat yang didayakan untuk kerjasama luaran, kekalkan perbualan projek di situ. Profil WebCatalog boleh mengekalkan konteks log masuk; ia tidak boleh memberikan keahlian ruang atau mengatasi dasar sembang luaran sesebuah organisasi.
Semak juga dokumen yang dipautkan secara berasingan. Panduan akses luaran Google membezakan akses Chat daripada akses kepada fail Drive dan tugasan. Sebelum sesi semakan, buka dokumen sebenar menggunakan akaun yang dimaksudkan dan sahkan bahawa dokumen itu boleh diakses. Perbualan yang berfungsi tidak dengan sendirinya menyelesaikan semua persoalan kebenaran fail.
Jadikan peta kerjasama sebagai persediaan WebCatalog
Bina lapisan akaun terlebih dahulu. Arahan profil WebCatalog menerangkan cara mencipta profil dan membuka aplikasi dengannya:
- Tambahkan Google Chat daripada katalog aplikasi WebCatalog.
- Buka Profil, pilih Tambah profil dan berikan nama yang mudah dikenal pasti kepada identiti itu.
- Buka Chat menggunakan profil itu dan log masuk ke akaun yang sepadan.
- Sahkan bahawa akaun itu boleh mengakses perbualan atau ruang yang sepatutnya.
Ulangi langkah ini untuk identiti berbeza yang benar-benar anda gunakan. Membuka tetingkap lain dengan profil yang sama tidak mengasingkan akaun kedua; ia menggunakan konteks sesi yang sama.
Seterusnya, susun ruang dalam WebCatalog mengikut kerja yang sedang berjalan. Ruang klien mungkin mengandungi Chat, alat dokumen klien dan alat penjejakan projek. Gunakan semula profil sedia ada apabila log masuk yang dimaksudkan adalah sama. Apabila beberapa aplikasi Google menggunakan satu identiti, profil yang sepadan boleh menyimpan konteks log masuk yang dikongsi itu; semak akaun apabila membuka setiap aplikasi.
Sebelum memperluas susunan ini, bandingkan aplikasi, profil dan ruang yang diperlukan dengan pelan WebCatalog semasa. Bilangan ruang kerja projek dan bilangan identiti akaun ialah dua keputusan perancangan yang berasingan.
Jadikan setiap penyerahan projek mudah diikuti
Lakukan semakan ringkas sebelum menghantar kemas kini: Akaun manakah yang sedang saya gunakan, siapa yang berada dalam perbualan ini dan bolehkah mereka membuka bahan yang dipautkan? Semakan ini mengesan ketidakpadanan akaun dan akses yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan desktop yang tersusun.
Berikan konteks yang mencukupi supaya kemas kini itu berguna: nyatakan keputusan, pautkan dokumen terkini dan jelaskan tindakan seterusnya. Ini amat membantu apabila klien mengambil bahagian melalui organisasi yang berbeza atau identiti tetamu yang dijemput.
Untuk semakan projek anda yang seterusnya, bina satu ruang kerja Google Chat dalam WebCatalog berdasarkan perbualan sebenar, alat dokumen dan agenda. Gunakannya untuk penyerahan yang lengkap, kemudian kekalkan susunan yang menjadikan identiti dan projek yang betul paling mudah dikenal pasti.
