Peti masuk peribadi, alamat kerja dan akaun untuk projek sampingan semuanya boleh digunakan pada komputer yang sama. Cabarannya ialah memastikan setiap akaun mudah dikenal pasti apabila anda membalas mesej, membuka dokumen atau menyemak jemputan mesyuarat.
Anda boleh mengurus berbilang akaun Gmail melalui penukar akaun Google, profil pelayar yang berasingan atau ruang kerja desktop seperti WebCatalog. Google sudah menyokong pertukaran antara akaun yang telah dilog masuk tanpa perlu log keluar. WebCatalog menambah cara lain untuk mengatur kerja tersebut: akses aplikasi khusus, profil berasingan dan ruang untuk alat yang berkaitan.
Berikut ialah cara memilih persediaan dan menjadikannya berguna sepanjang hari anda.
Pilih cara anda mahu mengatur akaun Gmail anda
Mulakan dengan tugas yang paling banyak menyukarkan kerja anda.
| Keperluan utama anda | Titik permulaan yang praktikal |
|---|---|
| Menyemak peti masuk kedua sekali-sekala | Penukar akaun Google |
| Mengasingkan pelayaran kerja dan peribadi merentas banyak laman web | Profil pelayar |
| Mengakses akaun Gmail bersama aplikasi yang anda gunakan untuk setiap projek | WebCatalog Desktop |
| Menggabungkan mesej masuk ke dalam satu peti masuk | Persediaan penyatuan e-mel yang berasingan |
Memastikan akaun mudah diakses dan menggabungkan mesejnya ialah dua keperluan yang berbeza. Persediaan di bawah mengekalkan setiap peti masuk Gmail dalam akaunnya sendiri, yang berguna apabila identiti, perbualan dengan pelanggan dan rutin harian perlu kekal berasingan.
Gunakan penukar akaun Google untuk persediaan yang ringkas
Untuk pertukaran sekali-sekala, mulakan dengan menu akaun sedia ada dalam Gmail:
- Log masuk ke Gmail pada komputer anda.
- Pilih gambar profil atau huruf awal nama anda di penjuru kanan sebelah atas.
- Pilih Tambah akaun dan lengkapkan proses log masuk akaun kedua.
- Buka menu yang sama setiap kali anda mahu memilih akaun lain.
Langkah-langkah ini mengikut arahan Google untuk berbilang akaun.
Cara ini sesuai apabila anda mempunyai bilangan peti masuk yang kecil dan boleh mengenal pasti setiap alamat dengan cepat. Jadikan semakan alamat yang aktif sebahagian daripada rutin anda sebelum mengarang mesej baharu.
Google juga menjelaskan bahawa akaun yang dilog masuk terlebih dahulu selalunya menjadi akaun lalai. Sesetengah perkhidmatan Google mungkin menggunakan tetapan akaun itu apabila akaun yang dimaksudkan tidak jelas. Jika sesuatu pautan membawa anda ke akaun Google yang tidak dijangka, semak identiti yang aktif sebelum mengubah apa-apa.
Gunakan profil pelayar untuk pengasingan yang lebih menyeluruh
Profil pelayar berguna apabila akaun e-mel dikaitkan dengan keseluruhan persekitaran pelayaran. Anda mungkin mahu mengasingkan penanda halaman kerja, kata laluan yang disimpan dan sejarah pelayaran daripada persediaan peribadi anda.
Dalam Chrome, buka menu profil pelayar, pilih Tambah profil Chrome, kemudian pilih nama dan rupa yang mudah dikenal pasti. Log masuk ke akaun Gmail yang sesuai dalam profil itu. Ulangi untuk identiti yang lain. Google mendokumenkan cara membuat dan bertukar antara profil Chrome.
Pilih nama yang menerangkan kegunaannya, seperti “Peribadi” dan “Studio”. Profil bernama “Profil 2” tidak banyak membantu apabila beberapa tetingkap dibuka.
Profil pelayar ialah pilihan yang munasabah apabila anda mahukan persekitaran pelayaran yang berasingan. Jika rutin harian anda melibatkan pembukaan aplikasi dan akaun yang sama berulang kali, WebCatalog menawarkan susunan yang lebih langsung.
Urus berbilang akaun Gmail dengan WebCatalog
Aplikasi desktop Gmail daripada WebCatalog memberikan Gmail tetingkapnya sendiri serta tempat dalam Dock atau bar tugas anda. Anda terus menggunakan antara muka web Gmail sambil memilih cara akaunnya disepadukan dalam aliran kerja desktop anda.
Persediaan yang paling berguna bermula dengan profil yang dinamakan dengan jelas dan hanya diperluas apabila anda memerlukan struktur tambahan.
1. Tambahkan Gmail pada desktop anda
Muat turun WebCatalog Desktop, pasangkannya dan log masuk ke akaun WebCatalog anda. Cari Gmail dalam katalog dan tambahkannya sebagai aplikasi desktop.
Buka Gmail sekali untuk memastikan anda bermula dengan perkhidmatan yang anda jangkakan. Akaun WebCatalog anda mengurus persediaan WebCatalog anda; anda masih perlu log masuk secara berasingan ke akaun Google yang ingin digunakan.
2. Cipta profil untuk setiap identiti Google
Dalam WebCatalog, pergi ke Profil, pilih Tambah profil, kemudian masukkan nama yang jelas menerangkan kegunaannya. Buka Gmail menggunakan profil itu dan ikuti arahan log masuk Google sehingga selesai.
Ulangi untuk akaun yang lain. Contohnya, cipta “Peribadi”, “Kerja” dan “Pelanggan A”. Pilih pelan WebCatalog yang merangkumi aplikasi, profil dan ruang dalam persediaan yang anda rancangkan. Arahan profil WebCatalog turut menerangkan cara menggunakan semula profil merentas aplikasi desktop.
Untuk pengasingan yang jelas, gunakan satu identiti Google dalam setiap profil. Ini menjadikan nama profil petunjuk yang boleh dipercayai bagi peti masuk yang ingin anda buka.
3. Tetapkan tujuan khusus untuk setiap akaun
Sebelum menambah profil lain, tentukan perkara yang patut ditempatkan di situ. Susunan yang berguna mungkin seperti berikut:
| Profil | Gunakannya untuk |
|---|---|
| Peribadi | Mesej urusan rumah tangga, janji temu dan langganan peribadi |
| Kerja | Perbualan dalaman dan peti masuk profesional utama anda |
| Pelanggan A | Mesej dan sumber yang berkaitan dengan pelanggan tersebut |
Elakkan mencipta profil baharu untuk setiap tugas sementara. Tambah profil apabila anda memerlukan akaun yang berbeza atau pengasingan jangka panjang dalam kerja anda.
Profil WebCatalog mengasingkan sesi dan data pelayaran. Ini membolehkan anda kembali ke akaun yang berbeza tanpa perlu log keluar semata-mata untuk bertukar antaranya. Google masih boleh mewajibkan pengesahan apabila pemeriksaan keselamatannya atau dasar organisasi anda memerlukannya.
4. Letakkan aplikasi Google yang berkaitan bersama-sama
E-mel sering membawa kepada tugas lain: menyemak dokumen Drive, menyemak kalendar atau mengemas kini papan projek. Gunakan semula profil Google yang berkaitan untuk Gmail, Google Drive dan Google Calendar supaya identiti yang dimaksudkan tersedia merentas aplikasi tersebut.
Kemudian, susun alat tersebut dalam ruang WebCatalog. Setiap ruang dibuka dalam tetingkapnya sendiri dan boleh menghimpunkan aplikasi serta profil untuk sesuatu pelanggan atau projek.
Contohnya, ruang pelanggan boleh mengandungi profil Gmail pelanggan tersebut, Drive, Calendar dan aplikasi pengurusan projek. Apabila anda mula mengurus akaun pelanggan itu, alat yang berkaitan sudah mempunyai tempat yang tetap.
Mulakan dengan satu ruang untuk kerja yang paling kerap anda lakukan. Anda boleh menambah lagi setelah mengetahui pengasingan yang membantu anda kekal teratur.
Jadikan peti masuk anda lebih mudah diurus
Susunan desktop yang lebih baik memudahkan akses. Beberapa amalan dalam Gmail pula menjadikan mesej itu sendiri lebih mudah dikendalikan.
Gunakan sistem label yang konsisten
Label Gmail membolehkan anda menyusun mesej mengikut kategori. Pertimbangkan untuk menggunakan beberapa label yang sama merentas peti masuk profesional anda, seperti “Tindakan”, “Menunggu” dan “Rujukan”.
Istilah yang sama memudahkan anda menyambung semula kerja selepas bertukar akaun. Letakkan identiti akaun dalam nama profil dan status mesej dalam label. Dengan itu, setiap bahagian sistem anda mempunyai fungsi yang jelas.
Tetapkan tandatangan yang betul dalam setiap akaun
Semak tetapan tandatangan Gmail bagi setiap peti masuk. Gmail menyokong tandatangan lalai untuk mesej baharu dan balasan.
Gunakan maklumat hubungan dan butiran syarikat yang sesuai untuk alamat tersebut. Tandatangan yang tersendiri memberikan satu lagi petunjuk visual semasa mengarang, walaupun menyemak alamat pengirim tetap merupakan langkah yang penting.
Tentukan peti masuk yang patut mengganggu anda
Dalam tetapan pemberitahuan desktop Gmail, anda boleh memilih pemberitahuan untuk mel baharu, mel penting atau tiada pemberitahuan mel.
Titik permulaan yang munasabah ialah membenarkan pemberitahuan untuk kerja yang memerlukan tindakan segera dan menyemak akaun yang kurang mendesak pada selang masa yang dirancang. Jika pemberitahuan tidak muncul, semak kedua-dua tetapan Gmail dan kebenaran pada komputer anda.
Semak akaun mengikut urutan yang ditetapkan
Cuba rutin ringkas: semak mesej kerja yang mendesak terlebih dahulu, kendalikan perbualan pelanggan yang aktif selepas itu dan semak e-mel peribadi pada masa yang telah anda pilih.
Matlamatnya ialah berhenti membiarkan peti masuk yang paling baru dibuka menentukan tindakan anda seterusnya. Simpan senarai tugas berasingan untuk komitmen yang memerlukan lebih daripada sekadar balasan ringkas.
Soalan lazim
Bolehkah saya kekal log masuk ke dua akaun Gmail serentak?
Ya. Google menyokong berbilang akaun yang dilog masuk. Profil pelayar dan profil WebCatalog menyediakan cara tambahan untuk mengatur konteks akaun yang berasingan.
Adakah WebCatalog menggabungkan semua mesej Gmail ke dalam satu peti masuk?
Persediaan ini memberikan anda akses kepada akaun Gmail yang berasingan. Ia tidak menggabungkan melnya ke dalam peti masuk bersama. Pilih aliran kerja penyatuan secara berasingan jika itulah cara anda mahu membaca mesej anda.
Patutkah Gmail, Drive dan Calendar menggunakan profil WebCatalog yang sama?
Gunakan profil yang sama apabila aplikasi tersebut patut menggunakan identiti Google yang sama. Cipta profil yang berbeza untuk identiti lain, seperti akaun peribadi atau log masuk pelanggan yang berasingan.
Berikan setiap akaun Gmail tempat yang jelas
Untuk semakan peti masuk sekali-sekala, penukar akaun Google mungkin sudah memenuhi keperluan anda. Apabila beberapa akaun menjadi sebahagian daripada kerja harian anda, persediaan desktop boleh menjadikan tujuan dan lokasinya jauh lebih jelas.
Mulakan dengan WebCatalog Desktop dengan menambahkan Gmail dan mencipta profil untuk akaun yang paling kerap anda gunakan. Bina satu ruang berasaskan aliran kerja utama anda, kemudian tambahkan kalendar, dokumen dan aplikasi yang membantu anda menyelesaikan kerja di sebalik setiap e-mel.
