仕事の日はGmailから始まり、Slackへ移り、さらにドキュメント、ダッシュボード、プロジェクトボードへと続きます。その後、同じサービスのいくつかを個人用に開くこともあります。アプリは見慣れたものでも、アカウントとその使い道は異なります。
すべてを一か所にまとめると、こうした境界があいまいになりがちです。今開いているのはどのアカウントでしょうか。あのクライアントのダッシュボードはどこに置いたでしょうか。これから共有するファイルを開くのに、今のワークスペースは適切でしょうか。
WebCatalogを使えば、一日のそれぞれの活動に明確な場所を用意できます。スペースで目的に応じてアプリを整理し、プロファイルでその中のアカウントを分けて管理できます。 これらを組み合わせれば、何度もログアウト・ログインを繰り返さずに、仕事と個人の活動を切り替えやすくなります。
スペースで仕事を整理し、プロファイルでアカウントを分ける
スペースには、生活の特定の場面で使うアプリやプロファイルをまとめられます。仕事用、個人用、サイドプロジェクト用にそれぞれ作成することもできます。スペースごとに独立したウィンドウで開くため、そのツール一式に専用の場所を用意できます。WebCatalog Desktopのスペースについて詳しく見る。
プロファイルを使うと、アプリのセッションと閲覧データを分けて管理できます。同じサービスでも、切り替えるたびにログアウトせずに別のアカウントを使えます。プロファイルは専用のデスクトップアプリで使用することも、スペース内でほかのサービスのプロファイルと一緒にまとめることもできます。プロファイルを使った複数アカウント管理について詳しく見る。
たとえば、Workスペースでは会社のプロジェクトツールと一緒に仕事用のGmailプロファイルを使い、Personalスペースでは個人用のGmailプロファイルを日常的に使うアプリとまとめられます。
スペースが答えるのは、**「何の作業をしているか？」です。プロファイルが答えるのは、「どのアカウントを使っているか？」**です。
WorkとPersonalから始める
この区別を役立てるために、複雑な設定をする必要はありません。まずは2つのスペースを作り、それぞれに明確な目的を持たせましょう。
Workスペースには、次のようなものをまとめられます。
- 会社のメールとカレンダー
- チームのコミュニケーションツール
- ドキュメントとプロジェクト管理アプリ
- 勤務中に確認するダッシュボード
Personalスペースには、次のようなものをまとめられます。
- 個人用メール
- 友人や家族とのメッセージアプリ
- 旅行の計画やショッピングのサイト
- 趣味や家のプロジェクトに使うツール
これらはあくまで出発点です。最適な整理方法は、実際のアプリの使い方に合わせて決めましょう。
あるサービスを両方のスペースで使う場合は、それぞれに適したアカウントのプロファイルを使います。アプリを開いてからまた選ぶのではなく、その状況に入るときに正しいアカウントを開くことが目的です。
それぞれのアカウントに見分けやすい名前を付ける
同じアプリアイコンで複数のアカウントを使う場合、ラベルが重要になります。
Personal、Work、クライアント名など、すぐに見分けられる名前を選びましょう。何を指すのか覚えておかなければならない「アカウント2」のようなラベルは避けてください。
フリーランスのデザイナーなら、次のような整理が考えられます。
| スペース | まとめるものの例 | プロファイルのラベル |
|---|---|---|
| Work | ビジネス用メール、請求書作成、スケジュール管理 | Business |
| Client - Acme | クライアントとの連絡、デザインツール、プロジェクトボード | Acme |
| Personal | 個人用メール、メッセージ、趣味 | Personal |
これは整理方法の一例であり、アカウントごとにスペースを作る必要はありません。関連する活動を一緒にしたほうが管理しやすいなら、同じ場所にまとめましょう。
メッセージを送る、ファイルをアップロードする、投稿を公開するといった操作の前に、使用中のアカウントを確認する習慣は今も役立ちます。名前が明確なら、確認も簡単です。
必要に応じてクライアント用・プロジェクト用のスペースを追加する
複数のクライアント、ブランド、または事業を管理する人にとって、仕事用と個人用のアカウントは始まりにすぎません。
たとえば、午前はあるクライアントの仕事をし、午後は別のクライアントをサポートするコンサルタントを考えてみましょう。それぞれの業務で、異なる連絡手段、プロジェクトボード、レポートツールを使うことがあります。
クライアント専用のスペースを作ると、そうしたリソースを一貫した場所にまとめられます。あちこちに開いたウィンドウから環境を組み直す代わりに、そのクライアントに関連するツール一式に戻れます。
同じ方法はサイドビジネスにも使えます。ショップの管理画面、ビジネス用メール、計画用ツールをまとめ、アカウントを分ける必要があるサービスでは、そのビジネスに合わせたプロファイル名を付けましょう。
責任や役割に大きな変化があるときに、新しいスペースを作成します。判断の目安は、**「この仕事に取りかかるとき、これらのアプリを一緒に開きたいか？」**です。答えが「はい」なら、同じスペースにまとめるとよいでしょう。
コンテキストの切り替えを日課にする
整理した環境は、継続して使うことで最も役立ちます。
仕事を始めるときはWorkスペースを開き、最初のタスクに必要なツールから取りかかります。クライアントのプロジェクトに移るときは、そのクライアントのスペースを開きます。仕事が終わったら仕事用ウィンドウを閉じ、個人の活動に戻りましょう。
こうすることで、切り替えが目に見える操作になります。たまたま近くにあるタブを使い続けるのではなく、どのコンテキストに入るかを自分で選べます。
整理しすぎないことも大切です。ときどきスペースを見直し、もう使っていないアプリを削除しましょう。プロジェクトが終了したら、そのスペースを日々の環境に残しておく必要があるか考えてみてください。
複雑でほとんど手入れしない構成より、名前が明確な少数のスペースから始めるほうが、多くの場合うまくいきます。
日常的に使うウェブアプリを専用のワークスペースにまとめる
WebCatalog Desktopは、ウェブサイトをデスクトップアプリに変換し、アプリやアカウントをスペースに整理できます。macOS、Windows、Linuxで利用できます。
ウェブサービスを中心に一日を過ごしながら、アカウントを用途別に使い分けている場合に便利です。使い慣れたツールを中心にワークスペースを組み立て、仕事、個人の活動、クライアントごとの責任をより明確に分けられます。
まずは、最も頻繁に切り替えるアカウントから始めましょう。仕事用と個人用のプロファイルにわかりやすい名前を付け、周辺のツールを適切なスペースに整理します。別のプロジェクトや役割にも専用の場所が必要になったら、設定を広げていきましょう。
WebCatalog Desktopをダウンロードして、仕事用と個人用のアカウントにそれぞれ専用の場所を用意しましょう。
