Airtableは、カスタムワークフローや軽量アプリを構築できる柔軟なリレーショナルデータプラットフォームです。Smartsheetは、なじみのあるスプレッドシートのモデルを、体系的なプロジェクト・業務管理に応用します。
AirtableとSmartsheetは、どちらも行と列から始まり、一般的なスプレッドシートの枠を大きく超える機能を備えています。プロジェクト管理、フォームによるデータ収集、反復作業の自動化、ダッシュボードの作成、同じ情報を各チームに合わせた形式で表示することができます。
Airtableは一般に、ノーコードのデータベース兼アプリビルダーに近い使い心地です。一方、Smartsheetは、スプレッドシートの操作感を基盤とするエンタープライズ向け業務管理ツールに近い使い心地です。より適した選択肢は、ワークフローが主にデータ中心なのか、プロジェクト中心なのかによって変わります。
概要
| Airtable | Smartsheet | |
|---|---|---|
| 最適な用途 | 柔軟なデータベースとカスタム業務アプリ | 体系的なプロジェクト・ポートフォリオ管理 |
| 基本モデル | リレーショナルなベース、テーブル、レコード、リンクフィールド | シート、行、列、プロジェクト、ポートフォリオ |
| ビュー | グリッド、カンバン、カレンダー、ギャラリー、タイムライン、インターフェース | グリッド、ガント、カード、カレンダー、ダッシュボード、レポート |
| データの関連付け | 強力なレコードリンク機能 | シート間参照とプロジェクト間の関連付け |
| 自動化 | トリガー型の自動化と連携機能 | ワークフローの自動化、アラート、承認、更新 |
| ユーザー体験 | ビジュアルでアプリのような操作感 | スプレッドシートやプロジェクト管理に慣れた人向け |
| 主な強み | カスタムの業務システムを構築 | 大規模なスケジュール、リソース、実行状況の管理 |
Airtableとは？
Airtableは、スプレッドシートの親しみやすさとリレーショナルデータベースの機能を組み合わせたクラウドプラットフォームです。テーブル間でレコードをリンクし、複数のビューを作成したり、インターフェースを構築したり、アクションを自動化したりして、構造化データをカスタムの業務アプリケーションに変えることができます。
Smartsheetとは？
Smartsheetは、スプレッドシートのようなグリッドを基盤とする業務管理プラットフォームです。プロジェクトのスケジュール、ガントチャート、依存関係、フォーム、承認、ダッシュボード、レポート、リソース管理、自動化の機能を追加し、体系的な業務を管理するチームを支援します。
1. データベース中心か、プロジェクト中心か
Airtableは、基盤となる情報そのものがワークフローと同じくらい重要な場合に真価を発揮します。企業は、同じ情報を別々のシートに何度も保存するのではなく、リンクされたレコードを使って顧客、キャンペーン、アセット、製品、依頼、プロジェクトを関連付けられます。
Smartsheetは、計画を起点とする場合に特に力を発揮します。行でタスクや作業項目を表し、列で担当者や日付を記録します。ガントビュー、依存関係、ベースライン、アラート、レポートを活用して、プロジェクトの完了に向けて作業を進められます。
2. インターフェースとアプリの構築
Airtableでは、同じデータをグリッド、カレンダー、ギャラリー、ボード、タイムライン、カスタムインターフェースで表示できます。マーケティングチーム、経営陣、業務担当者は、それぞれ別のデータベースを複製することなく、各自に合ったインターフェースを利用できます。
Smartsheetにはダッシュボード、レポート、フォーム、役割に応じたビューが用意されていますが、操作感はアプリ開発よりも業務管理に近いままです。スプレッドシートやプロジェクトスケジュールをすでに理解しているユーザーにとって、特に効果的です。
3. 自動化とプロセス管理
どちらのサービスも、レコードの変更、フォームの送信、期日の到来、承認の必要性などをきっかけにアクションを実行できます。Airtableの自動化はリレーショナルデータとの相性がよく、外部サービスと連携してカスタムの業務プロセスを支援できます。
Smartsheetの自動化は、組織内のワークフローを想定して設計されています。リマインダー、承認依頼、更新依頼、担当者の割り当て、ステータス変更、アラートなどに対応します。プロジェクトや業務プロセスを担当者間で進める方法を標準化するのに役立ちます。
4. 組織全体への展開
Airtableは従来型のソフトウェア開発なしで高度なシステムを支えられますが、大規模な導入には、データ構造、権限、管理責任を慎重に設計する必要があります。ベースの構成が不適切だと、維持管理が難しくなることがあります。
Smartsheetは、スケジュール、リソースの可視化、ポートフォリオのレポート、ガバナンス、反復可能な実行管理を必要とするプロジェクト管理部門やエンタープライズチームで導入されることがよくあります。自由度はやや低く感じられるかもしれませんが、確立されたプロジェクト管理手法には、より自然に適合する場合があります。
どちらを選ぶべき？
次のような場合は、Airtableが適しています。
- 独立したスプレッドシートではなく、リレーショナルデータが必要
- カスタムインターフェースや軽量な社内アプリを構築したい
- コンテンツ、アセット、CRMレコード、在庫、業務データを管理している
- 多様で独自性の高いワークフローに柔軟に対応したい
次のような場合は、Smartsheetが適しています。
- スケジュール、依存関係、リソース、プロジェクトポートフォリオを管理している
- ビジネスユーザーになじみのあるスプレッドシート風のインターフェースを使いたい
- 承認、レポート、ダッシュボード、反復可能なプロセスが必要
- 正式なプロジェクト管理環境やエンタープライズ業務環境で運用している
WebCatalogで両方を使う
WebCatalog Desktopを使えば、macOS、Windows、LinuxでAirtableとSmartsheetを専用ウィンドウで実行できます。Profilesを使うと、コンサルタントや代理店は複数のクライアントアカウントに個別にサインインした状態を保てます。また、Spacesでは、各データベースやプロジェクトポートフォリオを、関連するメール、チャット、ファイル、レポートツールとまとめて整理できます。
たとえば、コンテンツやアセットのデータベースにはAirtableを使い、正式な納品計画にはSmartsheetを使うチームもあるでしょう。WebCatalogなら、クライアントのセッションを混在させたり、ブラウザーのタブを増やしたりすることなく、両方のシステムに簡単にアクセスできます。
最終評価
柔軟なデータベースやノーコードの業務プラットフォームとしては、Airtableが優れています。体系的なプロジェクト・ポートフォリオ管理には、Smartsheetが適しています。つながりのあるデータを起点とするワークフローならAirtableを、スケジュール、責任分担、実行を起点とするワークフローならSmartsheetを選びましょう。
選んだアプリを整理して、すぐにアクセスできるようにしましょう。WebCatalog Desktopをダウンロード。
