A Google Drive használata nehezebben átláthatóvá válik, ha a fájljaid az életed több területéhez tartoznak. Egy ajánlat a vállalkozásod fiókjában van, egy ügyfél külön céges hozzáférést biztosít, a személyes dokumentumaid pedig egy másik Drive-ban találhatók. A kihívás az, hogy észben tartsd, melyik fiók tartozik az éppen keresett dokumentumhoz.
Több jól használható módszer is létezik több Google Drive-fiók kezelésére. A Google támogatja a fiókváltást a böngészőben, az asztali Drive pedig több fiókot is csatlakoztathat a fájlok helyi eléréséhez. A böngészőprofilok és a WebCatalog további lehetőségeket kínálnak a nap során használt fiókok rendszerezésére.
A megfelelő beállítás attól függ, mit csinálsz a Drive megnyitása után. Csak időnként olvasol el egy megosztott dokumentumot, a Finderben vagy a Fájlkezelőben dolgozol fájlokkal, vagy az ügyfelek e-mailjei, dokumentumai és megbeszélései között váltogatsz? Indulj ki ebből a kérdésből, majd alakítsd ki a legegyszerűbb megoldást, amely lefedi a napi rutinodat.
Az elvégzendő munkához válassz megoldást
Ezek a lehetőségek a probléma különböző részeit oldják meg, és többet is használhatsz együtt.
| Fő igényed | Hasznos kiindulópont | Amire érdemes figyelni |
|---|---|---|
| Időnként megnyitnád egy másik fiók Drive-ját | A Google fiókváltója | Szerkesztés vagy feltöltés előtt ellenőrizd, melyik Google-fiók aktív. |
| A Finderből vagy a Fájlkezelőből szeretnéd elérni a felhőben tárolt fájlokat | Asztali Google Drive | A Google legfeljebb négy fiókot támogat; mindegyikhez külön válassz szinkronizálási beállításokat. |
| A teljes böngészési környezetet fiókonként rendszereznéd | Böngészőprofilok | Külön böngészési környezetet kezelsz a munkához, a személyes használathoz vagy egy ügyfélhez. |
| A Drive-ot az egyes fiókokhoz tartozó többi alkalmazás mellett tartanád | WebCatalog Desktop | A profilok elkülönítik a munkameneteket; a munkaterek rendszerezik az együtt használt alkalmazásokat és profilokat. |
Fontos megkülönböztetni a több fiókot a több mappától. Ha három ügyfél oszt meg mappákat a meglévő üzleti fiókoddal, lehet, hogy csak erre az egy fiókra van szükséged. Akkor hozz létre külön fiókkörnyezetet, ha valóban egy másik Google-fiókot kell használnod. Az ugyanahhoz a fiókhoz tartozó mappáknál elegendő lehet egy átlátható projektstruktúra.
Alkalmi webes hozzáféréshez használd a Google fiókváltóját
A Google lehetővé teszi, hogy több Google-fiókba is bejelentkezz, és kijelentkezés nélkül válts közöttük. Egy Google-szolgáltatásban kattints a profilképedre vagy a neved kezdőbetűjére, válaszd a Fiók hozzáadása lehetőséget, majd jelentkezz be. Ezután a fiókmenüből kiválaszthatod a szükséges fiókot.
Ez észszerű kiindulópont, ha hetente néhányszor nézel meg egy másik Drive-ot. Kevés beállítást igényel, és a böngésző marad az elsődleges munkakörnyezeted.
Mielőtt feltöltesz egy elkészült anyagot, vagy hozzáférést kérsz egy dokumentumhoz, ellenőrizd a Google-fiókmenüben látható e-mail-címet. Az ismerős profilkép nem mindig elég biztos támpont, különösen akkor, ha mindkét fiók ugyanazt a fotót használja. A Google arra is felhívja a figyelmet, hogy gyakran az elsőként bejelentkezett fiók lesz az alapértelmezett. Ez akkor számíthat, ha egy szolgáltatás nem tudja egyértelműen eldönteni, melyik fiókot szeretnéd használni.
Ha újra meg újra meg kell állnod ellenőrizni a fiókmenüt, érdemes minden fióknak könnyebben felismerhető helyet adni a napi munkakörnyezetedben.
Ha fontos a helyi fájlelérés, használd az asztali Drive-ot
Ha a fájlokra Macen a Finderben, Windowson pedig a Fájlkezelőben van szükséged, kezdd a Google saját szinkronizáló kliensével. Az asztali Drive egyszerre legfeljebb négy fiókot támogat.
Újabb fiók csatlakoztatásához:
- Nyisd meg az asztali Drive menüjét.
- Kattints a jobb felső sarokban látható profilképedre.
- Válaszd a Másik fiók hozzáadása lehetőséget, majd jelentkezz be a böngészőben.
- Indítsd újra az asztali Drive-ot a Google utasításai szerint.
A fiókok csatlakoztatása után döntsd el, hogy az egyes Drive-ok tartalmából mennyit szeretnél az eszközödön tárolni. A Google streameléssel és tükrözéssel kapcsolatos útmutatója elmagyarázza a különbséget: streameléskor a fájlok elsősorban a felhőben maradnak, és a megnyitott vagy offline elérhetővé tett fájlok foglalnak helyet a gépeden; tükrözéskor a Saját meghajtó teljes másolata helyben és a felhőben is megtalálható. A megosztott meghajtók támogatják a streamelést.
Egy tervezőnek például rendszeres helyi hozzáférésre lehet szüksége a saját üzleti fiókjában lévő munkaanyagokhoz, miközben egy ügyfél referenciamappáját csak alkalmanként nyitja meg. Ezek az igények eltérő helyi tárolási beállításokat indokolnak. Vedd figyelembe a rendelkezésre álló lemezterületet, az utazás közben szükséges fájlokat és a szervezeted előírásait.
Ügyelj arra, hogy a fióknevek könnyen felismerhetők legyenek a helyi fájlok közötti böngészéskor. Mielőtt kiválasztod a feltöltés vagy exportálás célhelyét, együtt ellenőrizd a fiókot és a mappát. Egy helyesen elnevezett, de rossz Drive-ba került fájl továbbra is pluszmunkát okoz mindenkinek, aki megpróbálja megtalálni.
A WebCatalog itt más célt szolgál: a Drive webes felületéhez és a kapcsolódó alkalmazásokhoz való hozzáférést rendszerezi. Nem helyettesíti a Google fájlszinkronizáló kliensét, és nem egyesíti a külön Google-fiókokhoz tartozó tárhelyeket. Ugyanazon projekten belül használhatod az asztali Drive-ot a helyi fájlokhoz, a WebCatalogot pedig a webes munkához.
A böngészés átfogóbb elkülönítéséhez használj böngészőprofilokat
Ha már eleve böngészőben dolgozol, elegendők lehetnek a külön profilok. A Chrome-profilok elkülönítve tárolják például a könyvjelzőket, az előzményeket, a jelszavakat és a beállításokat.
A Chrome-ban nyisd meg a böngésző profilmenüjét, válaszd a Chrome-profil hozzáadása lehetőséget, és adj a profilnak egy egyértelmű nevet. Nyisd meg a Drive-ot ebben a profilban, és jelentkezz be az ott használni kívánt Google-fiókkal. Szükség esetén ismételd meg ezt egy másik fiókkal is.
Olyan szerepkör alapján nevezd el a profilokat, amelyet azonnal felismersz: „Személyes”, „Stúdió” vagy „Acme munkahelyi fiók”. Egy projektnév kevésbé hasznos, ha ugyanazt a fiókot a projekt lezárulta után is használni fogod.
Ez a megközelítés kényelmes, ha az adott ügyfélhez kapcsolódó kutatási lapokat, könyvjelzőket és más webhelyeket külön böngészőkörnyezetben szeretnéd tartani. Ahogy nő a fiókok száma, figyelj arra, nem válik-e a böngészőablakok kezelése önálló feladattá.
Rendszerezd a visszatérő, több fiókot érintő munkát a WebCatalogban
A WebCatalog akkor hasznos, ha a Drive csak egy állomás egy e-mailezést, naptárakat, csevegést és projekteszközöket is magában foglaló munkafolyamatban. A profiljai elkülönítik a fiókok munkameneteit és böngészési adatait, így minden fiókhoz a saját környezetében térhetsz vissza.
Kezdd a leggyakrabban használt fiókokkal. Kövesd a WebCatalog profilbeállítási útmutatóját:
- Nyisd meg a WebCatalog Desktopot, és lépj a Profiles menüpontra.
- Válaszd az Add profile lehetőséget, és adj a profilnak könnyen felismerhető nevet.
- Nyisd meg a Drive-ot ezzel a profillal, és jelentkezz be a kívánt Google-fiókba.
- Ismételd meg ezt a másik fiókoddal is.
A Drive-hoz használt üzleti profil ugyanahhoz a Google-fiókhoz tartozó Gmailhez és Google Naptárhoz is használható. Így ugyanabban a fiókkörnyezetben maradsz, miközben egy e-mailben érkezett kéréstől a dokumentumhoz, majd az áttekintő megbeszéléshez lépsz tovább.
Használj munkatereket, ha egy ügyfélhez vagy projekthez szeretnéd csoportosítani az alkalmazásokat és profilokat. Minden munkatér külön ablakban nyílik meg. A fiókok elkülönítését a profilok biztosítják; a munkatér ezeket foglalja rendezett keretbe.
Kezdetben maradjon egyszerű az elrendezés. Először egyetlen visszatérő feladathoz szükséges alkalmazásokat add hozzá, ne próbáld rögtön újraalkotni a teljes munkakörnyezetedet. A WebCatalog Basic csomagja két asztali alkalmazást, két profilt és egy munkateret tartalmaz. A Pro és Business csomag korlátlan számú alkalmazást, profilt és munkateret támogat, ami akkor lehet fontos, ha később több ügyféllel vagy nagyobb alkalmazásgyűjteménnyel dolgozol.
Gyakorlati munkafolyamat ügyféldokumentumokhoz
Vegyünk egy tanácsadót, akinek van egy üzleti Google-fiókja és egy külön, az Acme által biztosított fiókja. Az Acme elvárja, hogy a projekten végzett munka az általa biztosított fiókon keresztül történjen. A tanácsadónak más ügyfelei is vannak, akik közvetlenül az üzleti e-mail-címével osztanak meg dokumentumokat.
Az észszerű választóvonal az, hogy melyik Google-fiók szükséges az adott munkához. Az Acme külön profilt kap. A többi ügyfél maradhat az üzleti profil alatt, ha ehhez a fiókhoz adtak hozzáférést.
A megfelelő fiókból indulj
A feladat megkezdése előtt nyisd meg az Acme Drive-profilját. Ellenőrizd a fiók e-mail-címét, majd lépj a projektmappába. Ha a feladat e-mailben érkezett, győződj meg róla, hogy az üzenet ugyanarra a projektre és fiókra vonatkozik, amelyet éppen megnyitottál.
Tedd ezt szokássá minden munkamenet elején. Könnyebb fenntartani azt a gyakorlatot, hogy egy elmélyült munkaszakasz előtt egyszer ellenőrzöl, mint helyrehozni egy rossz fiókból végzett feltöltést.
A megosztott dokumentumban dolgozz
Azt a dokumentumot nyisd meg, amelyet az ügyfél aktuális verzióként jelölt meg. Mielőtt külön másolatot készítesz, tisztázd, hogy a másolat készítése valóban része-e a feladatnak. Egy új fájl miatt előfordulhat, hogy a véleményezők az egyik verzióról egyeztetnek, miközben te egy másikat módosítasz.
A Google megosztási beállításai határozzák meg, hogy a fiókod megtekintheti, megjegyzésekkel láthatja el vagy szerkesztheti-e a dokumentumot. Egy további profil csupán egy másik bejelentkezett környezetet biztosít; ezeket a jogosultságokat nem változtatja meg.
Ha csak megtekintési hozzáférésed van, de szerkesztened kell, a használni kívánt fiókkal egyeztesd ezt a dokumentum tulajdonosával. Több másolat készítése nem oldja meg az együttműködés alapvető hozzáférési problémáját.
Feltöltés előtt válaszd ki a célhelyet
Új anyag feltöltésekor előbb lépj a megbeszélt projektmappába, és csak ezután válaszd a feltöltést. Használj olyan nevet, amely azonosítja a projektet és a fájl célját, például: „Acme bevezetési ajánlat”. Ha az ügyfél már használ valamilyen elnevezési szabályt, kövesd azt.
Átadáskor oszd meg a megbeszélt fájl hivatkozását, és jelezd, mi áll készen az áttekintésre. Ezután válts át a következő ügyfél környezetére. A cél egy megismételhető útvonal kialakítása a fióktól a projekten át a dokumentumig, hogy kevesebb döntést kelljen emlékezetből meghoznod.
Mielőtt változtatsz a beállításokon, azonosítsd a problémát
Ha valami nem megfelelően működik, különítsd el ezt a három esetet:
A fájl rossz fiókban nyílik meg. Ellenőrizd a Google-fiók e-mail-címét az aktív ablakban. Nyisd meg a hivatkozást a kívánt fiók környezetében, majd próbáld újra. Egy mentett hivatkozás egy helyet azonosít; azt nem biztosítja, hogy a megfelelő fiókot használod.
A megfelelő fiók nem fér hozzá a fájlhoz. Ellenőrizd az eredeti megosztási meghívót és a benne szereplő e-mail-címet. Kérd meg a tulajdonost, hogy ellenőrizze az adott cím hozzáférését. A munkahelyi és iskolai szervezetek a külső megosztást is korlátozhatják, így egy másik profil nem feltétlenül oldja fel a korlátozást.
Egy fájl hiányzik a helyi tárhelyről. Ellenőrizd az érintett fiókot az asztali Drive-ban, és nézd át a szinkronizálási és offline beállításait. Ez a fájl helyi elérhetőségének kérdése, még akkor is, ha ugyanaz a dokumentum megfelelően megnyílik a webes alkalmazásban.
Ez a megkülönböztetés segít a megfelelő szinten beavatkozni ahelyett, hogy újra meg újra kijelentkeznél, profilokat hoznál létre vagy dokumentumokat mozgatnál.
Tedd könnyebben megismételhetővé a következő ügyfélátadást
Válassz egy dokumentumot, amelyet amúgy is át kell adnod, és rendszerezd a munkafolyamatát a WebCatalog Desktopban. Hozz létre egy egyértelműen elnevezett profilt a hozzáféréssel rendelkező Google-fiókhoz, nyisd meg a megbeszélt projektmappát, és tartsd kéznél a kapcsolódó kommunikációt. Kövesd végig a fájl útját az eredeti kéréstől a szerkesztésen át a végső ellenőrzésig.
Átadáskor három kérdésre kell tudnod válaszolni anélkül, hogy a lapok között keresgélnél: melyik fiókot használtam, hol található az aktuális fájl, és melyik hivatkozást kell az ügyfélnek megnyitnia az áttekintéshez? Tartsd meg azt a kialakítást, amelyben ezek a válaszok könnyen megtalálhatók, a helyi szinkronizálást pedig szükség szerint bízd az asztali Drive-ra.
