A bérszámfejtés minden vállalkozás egyik legfontosabb feladata. A munkavállalóknak pontosan és időben kell megkapniuk a fizetésüket, miközben a munkáltatóknak gondoskodniuk kell az adóbevallásokról, a levonásokról, a juttatásokról, a nyilvántartásokról, a megfelelőségi követelményekről és a bérszámfejtési jelentésekről. Kézi bérszámfejtés esetén a hibák elégedetlenséget okozhatnak a munkavállalók körében, bírságokat vonhatnak maguk után, és időigényes adminisztratív munkához vezethetnek.
A megfelelő bérszámfejtési szolgáltatás segít a vállalkozásoknak automatizálni a bérszámfejtést, kiszámítani a béreket, kezelni az adózási megfelelést, támogatni a HR-munkafolyamatokat és csökkenteni a belső csapatok terheit. A bérszámfejtési megfelelés a munkavállalók díjazását szabályozó szövetségi, tagállami és helyi előírások betartását jelenti, és az e téren elkövetett hibák bírságokhoz vagy üzleti kockázatokhoz vezethetnek.
Az alábbiakban négy, bérszámfejtéshez kapcsolódó megoldást mutatunk be, amelyeket érdemes megfontolni: ADP, Kwork, Alight és Insperity.
ADP
Leginkább nekik ajánlott: Kisvállalkozások, startupok, növekvő vállalatok, nagyvállalatok és HR-csapatok, amelyeknek bérszámfejtésre, adóbevallásra, megfelelőségi támogatásra, munkavállalói önkiszolgáló funkciókra, juttatáskezelésre és a vállalat növekedésével bővíthető HR-eszközökre van szükségük.
Az ADP az egyik legnagyobb múltra visszatekintő bérszámfejtési és HR-szolgáltató. Online bérszámfejtési, HR-, adózási, megfelelőségi, juttatáskezelési és munkaerő-menedzsment megoldásokat kínál különböző méretű vállalkozásoknak. Az ADP kisvállalkozásoknak szánt bérszámfejtési platformját úgy alakították ki, hogy segítse a cégeket a bérszámfejtés felgyorsításában, az adóbevallások kezelésében és a bérszámfejtési szakértők elérésében.
Főbb funkciók:
- Online bérszámfejtés
- Bérhez kapcsolódó adóbevallások támogatása
- Közvetlen banki bérutalás
- Munkavállalói önkiszolgáló funkciók
- HR-eszközök és megfelelőségi segédanyagok
- Juttatások kezelése
- Kiegészítők a munkaidő és a jelenlét nyilvántartásához
- Jelentéskészítés és bérszámfejtési elemzések
- Bérszámfejtési szakértők és ügyfélszolgálat
- Kisvállalkozások és nagyvállalatok igényeihez egyaránt igazítható megoldások
Előnyök:
- Jó hírnév a bérszámfejtés és a HR területén
- Sokféle vállalatmérethez megfelelő
- Segít egyszerűsíteni a bérhez kapcsolódó adóbevallásokat és a megfelelést
- Bérszámfejtési szakértőket és támogatási segédanyagokat biztosít
- A kisvállalati bérszámfejtéstől a nagyvállalati HR-megoldásokig bővíthető
- Összekapcsolja a bérszámfejtést a HR-rel, a juttatásokkal és a munkaerő-menedzsmenttel
- Hasznos azoknak a vállalatoknak, amelyek hosszú távú bérszámfejtési partnert keresnek
Hátrányok:
- Az árképzés általában egyedi ajánlaton alapul, és előzetesen nem feltétlenül teljesen átlátható
- A fejlett HR-, juttatáskezelési és megfelelőségi funkciók felárasak lehetnek
- Összetettebbnek tűnhet az egyszerűbb bérszámfejtési eszközöknél
- A kisvállalkozásoknak nem feltétlenül van szükségük a teljes ADP-ökoszisztémára
- A bevezetéshez és a csomag kiválasztásához értékesítési konzultációra lehet szükség
Kwork
Leginkább nekik ajánlott: Startupok, kisvállalkozások, vállalkozók és online csapatok, amelyeknek önálló bérszámfejtési szoftverplatform helyett szabadúszók által nyújtott, bérszámfejtéshez kapcsolódó segítségre, a bérszámfejtés beállításának támogatására, könyvelési segítségre, HR-adminisztrációs feladatok elvégzésére vagy kiszervezett, projektalapú üzleti szolgáltatásokra van szükségük.
A Kwork szabadúszó szolgáltatások piactere, ahol a vállalkozások előre meghatározott feladatkörű szolgáltatásokra bízhatnak meg szabadúszókat. Nem hagyományos bérszámfejtési szolgáltató, mint az ADP, az Alight vagy az Insperity. Hasznos lehet azonban azoknak a vállalkozásoknak, amelyek szabadúszók segítségét igénylik bérszámfejtéshez kapcsolódó feladatokhoz, könyveléshez, HR-adminisztrációhoz, számviteli támogatáshoz, dokumentumok előkészítéséhez vagy üzleti folyamatok kialakításához. A Kwork előre meghatározott árakkal, határidőkkel és teljesítendő eredményekkel kínál szabadúszó szolgáltatásokat, már 10 dollártól.
Főbb funkciók:
- Szabadúszó szolgáltatások piactere
- Fix áras szolgáltatási ajánlatok
- Üzleti, adminisztratív, számviteli és HR-területen nyújtott szabadúszó támogatás
- Biztonságos megrendelési folyamat
- Vásárlóvédelmi program
- Szabadúszók megbízása egyszeri projektekre
- Távolról végezhető üzleti feladatok támogatása
- Egyértelmű szolgáltatásleírások, árak és határidők
Előnyök:
- Hasznos szabadúszó bérszámfejtési vagy könyvelési segítség igénybevételéhez
- Az előre meghatározott feladatkörre vonatkozó árazás segít kézben tartani a projektköltségeket
- Jó választás olyan kisvállalkozásoknak, amelyeknek alkalmanként adminisztratív segítségre van szükségük
- Segítséget nyújthat a bérszámfejtés egyszeri beállításában, táblázatok rendbetételében vagy HR-dokumentációs feladatokban
- Könnyebben elérhető megoldás, mint egy teljes munkaidős bérszámfejtési szakértő alkalmazása
- Szabadúszók széles választéka különböző üzleti kategóriákban
- Hasznos a korlátozott belső adminisztratív erőforrásokkal rendelkező startupoknak
Hátrányok:
- Nem teljes körű bérszámfejtési platform
- Nem helyettesíti a bérhez kapcsolódó adóbevallási szoftvereket vagy a munkáltatói megfelelőségi rendszereket
- A minőség a kiválasztott szabadúszótól függ
- A vállalkozásoknak továbbra is önállóan kell ellenőrizniük a jogi, adózási és bérszámfejtési megfelelést
- Nem ideális a munkavállalók bérszámfejtésének folyamatos, nagy léptékű kezelésére
- Szabadúszókkal való együttműködés során körültekintően kell kezelni az érzékeny bérszámfejtési adatokat
Alight
Leginkább nekik ajánlott: Nagyvállalatok, multinacionális cégek, nagyvállalati HR-csapatok és olyan szervezetek, amelyeknek globális bérszámfejtésre, HR-átalakításra, juttatáskezelésre, megfelelőségi támogatásra, több országra kiterjedő bérszámfejtési tevékenységre és munkaerő-kezelési technológiai szolgáltatásokra van szükségük.
Az Alight humántőke-kezelési és üzleti megoldásokat kínál a bérszámfejtés, a juttatások, a HR és a munkaerő-kezelési folyamatok területén. Leginkább olyan nagyobb szervezetek számára megfelelő, amelyeknek nagyvállalati szintű bérszámfejtési és HR-támogatásra van szükségük, különösen akkor, ha a bérszámfejtésnek több országra, pénznemre, szabályozási környezetre és munkavállalói csoportra kell kiterjednie. Az Alight átfogóbb megoldásai az integrált humántőke-kezelési szolgáltatásokra összpontosítanak, míg a partneri anyagok az Alight Global Payroll megoldást az egyes országok sajátosságaihoz igazított szolgáltatásként írják le, amely támogatja a helyi szabályozásokat, adójogszabályokat, jelentéstételi követelményeket, valamint több nyelvet, pénznemet és fizetési módot.
Főbb funkciók:
- Globális bérszámfejtési támogatás
- HR-adminisztráció és juttatáskezelés
- Több országra kiterjedő bérszámfejtési tevékenység
- A helyi szabályozásoknak való megfelelés támogatása
- Munkaerő-kezelési technológiai szolgáltatások
- Munkavállalói élményt javító megoldások
- Bérszámfejtési jelentések
- Integráció nagyvállalati HR-platformokkal
- Több nyelv, pénznem és fizetési mód támogatása
Előnyök:
- Kifejezetten megfelelő nagy és globális szervezetek számára
- Hasznos azoknak a vállalkozásoknak, amelyek több országra kiterjedő, összetett bérszámfejtést kezelnek
- Együttesen támogatja a bérszámfejtést, a juttatásokat és a HR-folyamatokat
- Segíti a vállalatokat a különböző helyi szabályoknak való megfelelés kezelésében
- Jó választás nagyvállalati HR-átalakítási projektekhez
- Nagy létszámú munkavállalói állományt is képes kiszolgálni
- Jól használható olyan szervezeteknél, amelyeknek kiszervezett HR- és bérszámfejtési szakértelemre van szükségük
Hátrányok:
- Nem nagyon kis vállalkozások számára készült
- Túl összetett lehet az egyszerű bérszámfejtési igényű cégeknek
- A bevezetés tervezést, adatmigrációt és az érintettek közötti koordinációt igényelhet
- Az árképzés és a szolgáltatási kör jellemzően a nagyvállalati igényekre összpontosít
- A kisebb csapatok előnyben részesíthetik az egyszerűbb bérszámfejtési szoftvereket
Insperity
Leginkább nekik ajánlott: Kis- és középvállalkozások, növekvő cégek, HR-csapatok és olyan munkáltatók, amelyek a bérszámfejtést HR-adminisztrációval, munkavállalói juttatásokkal, megfelelőségi támogatással, a munkáltatói felelősség kezelésével, képzéssel, toborzási támogatással és PEO-jellegű, azaz professzionális munkáltatói szervezetek által kínált szolgáltatásokkal szeretnék kombinálni.
Az Insperity olyan HR-adminisztrációs és bérszámfejtési megoldásokat kínál, amelyek segítik a vállalkozásokat a bérszámfejtés és a tágabb HR-feladatok kezelésében. HR-adminisztrációs és bérszámfejtési szolgáltatásai közé tartozik a foglalkoztatási adminisztráció és a bérszámfejtés, a képzés és fejlesztés, a teljesítménymenedzsment támogatása, a munkáltatói felelősség kezelése, a munkavállalói kézikönyvekkel kapcsolatos szolgáltatások, a toborzás és az elbocsátott munkavállalók elhelyezkedésének támogatása.
Főbb funkciók:
- Bérszámfejtés
- HR-adminisztráció
- Foglalkoztatási adminisztráció támogatása
- Juttatásokkal kapcsolatos támogatás
- Teljesítménymenedzsment támogatása
- Képzés és fejlesztés támogatása
- Munkáltatói felelősség kezelése
- Munkavállalói kézikönyvekkel kapcsolatos szolgáltatások
- Toborzás és az elbocsátott munkavállalók elhelyezkedésének támogatása
- HR-szolgáltatói csapat támogatása
Előnyök:
- A bérszámfejtést szélesebb körű HR-támogatással ötvözi
- Jó választás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek többet szeretnének egy bérszámfejtési szoftvernél
- Hasznos a nagy belső HR-részleggel nem rendelkező kkv-k számára
- Támogatja a megfelelést, az adminisztrációt, a képzést és a munkavállalók kezelését
- A PEO-jellegű megközelítés csökkentheti a HR-munkaterhelést
- A szolgáltatói csapat támogatása segít a vállalatoknak az összetett HR-igények kezelésében
- Hasznos a növekvő vállalkozásoknak, amelyeknek szervezett működésre és HR-szakértelemre van szükségük
Hátrányok:
- Drágább lehet az alapvető bérszámfejtési szoftvereknél
- Nem ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek csak egyszerű bérszámfejtésre van szükségük
- A szolgáltatási modell nagyobb elköteleződést igényelhet, mint az önkiszolgáló eszközök
- Egyes vállalkozások előnyben részesíthetik a HR-folyamatok közvetlenebb irányítását
- Leginkább olyan cégeknek megfelelő, amelyek értékelik a csomagban kínált HR- és bérszámfejtési támogatást
Hogyan válassza ki a megfelelő bérszámfejtési szolgáltatást?
- Válassza az ADP-t, ha olyan megbízható bérszámfejtési szolgáltatót keres, amely vállalkozása növekedésével párhuzamosan képes kezelni a bérszámfejtést, az adóbevallást, a munkavállalói önkiszolgáló funkciókat, a HR-eszközöket, a juttatásokat és a megfelelést.
- Válassza a Kworköt, ha nincs szüksége teljes körű bérszámfejtési platformra, de szabadúszó segítséget szeretne igénybe venni a bérszámfejtés beállításához, könyveléshez, HR-adminisztrációhoz, táblázatok rendbetételéhez vagy egyszeri üzleti feladatokhoz.
- Válassza az Alightot, ha cége nagyvállalati léptékben működik, és globális bérszámfejtésre, juttatáskezelésre, HR-technológiára és több országra kiterjedő megfelelőségi támogatásra van szüksége.
- Válassza az Insperityt, ha a bérszámfejtést szélesebb körű HR-adminisztrációval, megfelelőségi útmutatással, munkavállalói támogatással, képzéssel, toborzással és PEO-jellegű szolgáltatásokkal szeretné kombinálni.
Összegzés
A legjobb bérszámfejtési szolgáltatás a vállalkozás méretétől, belső HR-kapacitásától és megfelelőségi igényeitől függ. Az ADP erős, sokoldalú bérszámfejtési és HR-megoldás olyan vállalkozások számára, amelyek a növekedésükkel együtt bővíthető szolgáltatást és adózási támogatást szeretnének. A Kwork hasznos szabadúszó segítség igénybevételére a bérszámfejtéshez kapcsolódó adminisztratív feladatokhoz, de nem helyettesíti a bérszámfejtési szoftvereket. Az Alight a legjobb választás azoknak a nagyvállalatoknak, amelyeknek globális bérszámfejtési és HR-átalakítási támogatásra van szükségük. Az Insperity ideális azoknak a kis- és középvállalkozásoknak, amelyek a bérszámfejtést gyakorlati HR-adminisztrációval és megfelelőségi támogatással egy csomagban szeretnék igénybe venni.
Egy megbízható bérszámfejtési szolgáltatásnak segítenie kell vállalkozását abban, hogy pontosan fizesse ki a munkavállalókat, csökkentse az adminisztratív munkát, támogassa az adózási megfelelést, és nagyobb biztonságot nyújtson csapatának a mindennapi munkaerő-menedzsmentben.
