Razgovori u aplikaciji Zoho Cliq mogu prelaziti granice tvrtke. Možda radite unutar organizacije svojeg poslodavca, surađujete s dobavljačem i za drugi zadatak koristite zaseban račun koji vam je dodijelio klijent. Svaki od tih odnosa može zahtijevati drukčiju vrstu pristupa.
Prvi korak u upravljanju većim brojem računa za Zoho Cliq jest izraditi pregled tih odnosa. Za zasebne prijave potrebne su zasebne sesije. Vanjski kanal, poziv za gosta ili Network mogu vam omogućiti suradnju putem računa koji već koristite. Izrada drugog profila za stolno računalo ne određuje koji način rada vaša organizacija dopušta.
Kada je model pristupa jasan, možete odabrati ugrađene mogućnosti upravljanja računima u Cliqu ili te račune organizirati zajedno s povezanim poslovnim aplikacijama u WebCatalogu.
Odvojite pitanje prijave od pitanja organizacije
Izraz „više organizacija” može opisivati nekoliko različitih situacija. Zaposlenik s dodatnim podacima za prijavu koje mu je dodijelila druga tvrtka ima drukčiji problem od partnera pozvanog u zajednički razgovor.
Zohova dokumentacija za Cliq uz CRM Plus izričito navodi tu razliku: korisnik pripada jednoj primarnoj organizaciji, a drugim se organizacijama može pridružiti kao vanjski korisnik. Dokumentacija opisuje prebacivanje između tih konteksta, uz pristup koji se razlikuje od internog članstva.
U novije su vrijeme Cliqove mogućnosti upravljanja gostujućim korisnicima uvele pristup dodijeljenim kanalima i kontaktima unutar druge organizacije. Sudjelovanje ovisi o pozivu i odgovarajućim pravilima organizacije.
To znači da ista adresa e-pošte koja se pojavljuje u radu s više tvrtki ne mora nužno predstavljati dva neovisna računa za Cliq. Provjerite koristite li zasebnu prijavu, vanjsko članstvo ili konkretan poziv na suradnju. Ne treba pretpostaviti da pravila za više organizacija u drugim Zohovim proizvodima vrijede bez izmjena i za Cliq.
Izradite pregled pristupa prije dodavanja računa na stolnom računalu
Napravite kratak zapis o poslu koji trebate obaviti. Za svako odredište navedite podatke za prijavu, vrstu pristupa, odgovornog administratora i prateće materijale.
| Poslovni odnos | Pristup koji treba potvrditi | Predloženi raspored na stolnom računalu |
|---|---|---|
| Zaposlenik u vašoj glavnoj tvrtki | Vaš interni račun i dodijeljeni kanali | Profil tvrtke i radni prostor |
| Klijent vam daje zasebne odobrene podatke za prijavu | Pristup organizaciji i kanalima tog računa | Zaseban profil nazvan prema klijentu |
| Dobavljač već koristi Cliq | Vanjski kanal ili drugi dopušteni način suradnje | Vaš postojeći račun uz dobavljačeve projektne alate |
| Vanjski suradnik pridružuje se ograničenom zadatku | Gostujući pristup potrebnim razgovorima, gdje je podržan | Odobreni gostujući kontekst i sažetak projekta |
| Dugoročna partnerska zajednica | Članstvo u mreži Cliq Network | Odgovarajući Network uz partnerske resurse |
Pregled shvatite kao opis stvarnog pristupa. Prostor nazvan „Klijent Sjever” koristan je samo ako račun u njemu može pristupiti predviđenim razgovorima.
Primjerice, zabilježite „račun tvrtke, vanjski kanal dobavljača, odgovorna osoba iz nabave” umjesto „račun dobavljača” ako zasebna prijava za dobavljača ne postoji. Jasne oznake sprječavaju izradu suvišnih profila radi rješavanja problema koji zapravo treba riješiti u postavkama pristupa.
Upoznajte ugrađene mogućnosti koje su već dostupne
Cliqova aplikacija za stolno računalo podržava prijavu na više računa
Izvorna aplikacija Zoho Cliq za stolno računalo već podržava više računa. Zoho u dokumentaciji navodi Accounts → Add account za dodavanje računa, uz ograničenje od deset računa. Odabirom računa iz izbornika Accounts otvara se novi prozor Cliqa za taj račun.
Ako se vaš posao uglavnom odvija unutar Cliqa, to je jednostavna opcija. Putem izbornika računa u aplikaciji možete pristupiti zasebnim računima tvrtki koje već imate. WebCatalog postaje korisniji kada je svaki račun dio šireg radnog procesa koji uključuje projektne evidencije, dokumente, kalendare i druge web-aplikacije.
Vanjski kanali povezuju organizacije oko razgovora
Vanjski kanal omogućuje suradnju osoba iz različitih organizacija. Pristup određuju potrebna pravila i poziv. Zoho podržava i suradnju putem vanjskih kanala između određenih podatkovnih centara, dok za izravne poruke između podatkovnih centara vrijede drukčija ograničenja.
Izrada vanjskih kanala ovisi o pretplatničkom paketu: paket Free ne omogućuje njihovu izradu, a tko ih može izrađivati u plaćenim paketima ovisi o izdanju i administratorskim ovlastima. Provjerite postavke organizacije domaćina prije nego što odaberete taj način suradnje s dobavljačem.
Gostujući pristup i Networks namijenjeni su različitim odnosima
Zohova ažurirana značajka za goste omogućuje pozvanim suradnicima pridruživanje postojećim kanalima. To može odgovarati vanjskom suradniku koji pomaže u određenoj kampanji. Cliq Network pruža namjensko okruženje za širu vanjsku suradnju, primjerice za dugoročnu partnersku zajednicu.
Provjerite aktualnu dokumentaciju za goste prije nego što predložite noviji način rada: Zoho trenutačno navodi da Guest Users 2.0 nije podržan u paketu Zoho One te da ne podržava izravne poruke između podatkovnih centara. Dostupan način suradnje treba se temeljiti na stvarnom izdanju i konfiguraciji organizacije.
Te ugrađene mogućnosti mogu ukloniti potrebu za dodatnim računom. Koristite zasebnu prijavu kada posao to doista zahtijeva, a odgovarajuću značajku suradnje kada je riječ o vanjskom sudjelovanju.
Organizirajte odobrene postavke u WebCatalogu
Kada pripremite pregled pristupa, prema njemu uredite radnu površinu. WebCatalog Desktop omogućuje pokretanje Cliqa u zasebnom prozoru i njegovo organiziranje s drugim web-aplikacijama.
Za dvije različite prijave slijedite WebCatalogove upute za postavljanje profila:
- Otvorite Profiles i odaberite Add profile.
- Prvom profilu dodijelite naziv prema računu koji će sadržavati, primjerice „Poslovanje tvrtke”.
- Otvorite Cliq s tim profilom i prijavite se uobičajenim postupkom svoje organizacije.
- Izradite drugi profil, primjerice „Klijent Sjever”, i u njemu se prijavite na zaseban račun koji vam je dodijelio klijent.
- Potvrdite račun i organizaciju u obje sesije prije dodavanja drugih odredišta.
Profili odvajaju kolačiće, sesije i podatke pregledavanja. Ne osiguravaju poziv, ne dodjeljuju licencu niti mijenjaju pristup odobren unutar Cliqa.
Zatim izradite prostor za svaki radni kontekst. Prostor tvrtke može uključivati Cliq, alat za praćenje poslovnih aktivnosti i interni priručnik. Prostor klijenta može sadržavati klijentovu sesiju Cliqa, plan projekta i dokumente za pregled.
Svaki se prostor otvara u vlastitom prozoru. Ponovnim korištenjem istog profila WebCataloga u više prostora koristi se ista prijava; drukčiji naziv prostora ne stvara novi identitet računa. Takva je ponovna uporaba primjerena kada jedan račun s pravom sudjeluje u razgovorima za više projekata.
Odaberite WebCatalogov paket koji odgovara broju aplikacija, profila i prostora koji su vam potrebni. Različite prijave brojite odvojeno od projekata: pet projekata koji koriste jedan račun ne zahtijeva automatski pet profila.
Primjer: voditelj isporuke koji radi u tri različita odnosa
Zamislite voditelja isporuke koji koordinira interno uvođenje proizvoda, implementaciju za klijenta i primopredaju s dobavljačem. Projekte povezuje ista osoba, ali ne koriste sve iste račune i dokumente.
Interno uvođenje: držite timski razgovor uz plan
Za interno uvođenje koristite račun tvrtke. Smjestite tu sesiju Cliqa uz kontrolni popis za izdavanje i evidenciju odluka u prostor „Uvođenje proizvoda”.
Kada član tima pita je li određena faza spremna, plan je dostupan u istom radnom kontekstu. Zabilježite odluku ondje gdje je projektni tim očekuje, a zatim odgovorite u odgovarajućem kanalu. Prednost je jednostavniji prijelaz od rasprave do zapisa koji je potkrepljuje.
Za to nije potreban novi račun za Cliq samo zato što uvođenje ima vlastiti prostor. Prijava tvrtke može se ponovno koristiti i u prostoru za poslovne aktivnosti ako oba konteksta pripadaju istom identitetu.
Implementacija za klijenta: držite klijentov račun odvojenim
Pretpostavimo da vam klijent daje račun za svoju organizaciju. Dodijelite tu prijavu profilu Klijent Sjever i koristite je s klijentovim projektnim alatima.
Prije prvog pregleda potvrdite pristup kanalu za implementaciju i dokumentu o kojem ćete raspravljati. Ako se razgovor otvara, ali projektna datoteka ne, utvrdite koji račun očekuje servis za datoteke. Funkcionalna sesija Cliqa ne dokazuje da svaka prateća aplikacija koristi iste vjerodajnice.
Koristite klijentov prostor kao podsjetnik na trenutačni zadatak. Prilikom dijeljenja datoteke provjerite kome je namijenjena i u koji se razgovor šalje. Cilj je olakšati praćenje uobičajenog postupka pregleda, uz relevantne dokumente koji su već pri ruci.
Primopredaja s dobavljačem: ponovno koristite identitet tvrtke gdje je primjereno
Za dobavljača može biti dovoljan odobreni vanjski kanal. Zadržite račun tvrtke i dodajte dokumente za primopredaju s dobavljačem u zaseban projektni prostor.
Pregled pristupa trebao bi pokazivati da taj razgovor i dalje koristi profil Poslovanje tvrtke. Ta je razlika važna kada se vratite nakon prekida: vi ste zaposlenik koji surađuje s vanjskim partnerom, a ne osoba prijavljena u dobavljačevu internu organizaciju.
Ako se dobavljač ne može pridružiti, zatražite od odgovornih administratora da provjere poziv i pravila suradnje. Izrada novog profila WebCataloga neće promijeniti dopuštenje na poslužitelju koje upravlja sudjelovanjem.
Održavajte pregled pristupa korisnim kako se posao mijenja
Ažurirajte pregled kada počne zadatak za klijenta, vanjski suradnik završi s radom ili odgovornost prijeđe na drugog kolegu. Korisna su konkretna pitanja: koja se prijava koristi, koji su razgovori i dalje potrebni i tko može promijeniti taj pristup?
Odlazak osobe može zahtijevati da administrator ukloni pristup organizaciji ili gostujući pristup. Uklanjanje prečaca s radne površine zaseban je korak održavanja. Provedite promjenu na razini usluge putem organizacije koja upravlja članstvom, a zatim uskladite radni prostor s tom promjenom.
Pregledajte i aplikacije povezane s razgovorom. Projekt može završiti, a da stari sažetak zadatka, kalendar ili račun za dokumente ostane u svakodnevnom prikazu. Uklonite odredišta koja više ne podržavaju aktivni rad kako bi prostor i dalje odražavao svoju svrhu.
Ako vas obavijesti počnu ometati, odlučite koji razgovor zahtijeva odgovor tijekom pojedinog vremenskog bloka za rad. Koristite postavke obavijesti dostupne u odgovarajućem okruženju Cliqa i provjerite rezultat prije nego što se na njega oslonite. To što je dostupno više računa ne znači da svakom računu morate posvećivati jednaku pozornost cijeli dan.
Osigurajte sljedećoj organizaciji jasno mjesto na svojoj radnoj površini
Počnite s jednom prijavom tvrtke i jednim vanjskim odnosom. Odlučite zahtijeva li taj odnos zaseban račun, poziv za gosta, vanjski kanal ili Network. Zabilježite odgovor prije konfiguriranja radne površine.
Zatim dodajte Zoho Cliq u WebCatalog, izradite profile za različite prijave i sastavite prostore oko posla koji proizlazi iz svakog odnosa. Struktura vaših računa ostaje usklađena s pristupom koji vaše organizacije pružaju, a razgovore i alate lakše je pronaći na jednome mjestu.
