Dobavljač šalje ažuriranu ponudu putem Zaloa. Klijent pita je li datum isporuke potvrđen. Vaša obiteljska grupa dogovara planove za vikend. Kada se ti razgovori vode na različitim računima, pronalaženje pravog razgovora samo je dio posla. Potrebni su vam i odgovarajući dokument, najnovija odluka te jasan sljedeći korak.
Kako biste upravljali većim brojem Zalo računa na računalu, svakom postojećem računu dodijelite zaseban prijavljeni profil i prepoznatljivo mjesto za rad. WebCatalog može držati te sesije odvojenima i povezati radni račun s vašim dokumentima, kalendarom i alatima za praćenje zadataka.
Koristan je rezultat ponovljiv postupak koji vodi od poruke do dovršenog zadatka. Ovaj vodič prati praktičan primjer: koordinator projekta surađuje s vijetnamskim dobavljačem, dok osobne razgovore vodi na drugom računu.
Svakom Zalo računu dodijelite stalno mjesto
Najprije odlučite koji razgovori doista pripadaju različitim identitetima. Osobnom računu i već uspostavljenom radnom računu možda trebaju zasebne sesije. Razgovori s više klijenata koji komuniciraju s istim radnim identitetom mogu ostati na tom računu; novi projekt ne zahtijeva automatski novu prijavu.
Zalo već nudi aplikacije za Windows i Mac, mobilne aplikacije i web-verziju. Jedna je mogućnost korištenje izvorne aplikacije za jedan račun, a zasebne sesije preglednika za drugi. WebCatalog je koristan kada želite imenovane profile i web-aplikacije povezane s vašim razgovorima u jednom organiziranom okruženju na računalu.
Za korištenje dvaju Zalo računa na računalu krenite od računa koje već upotrebljavate i na koje se možete prijaviti. U aplikaciji WebCatalog Desktop:
- Otvorite Profiles, odaberite Add profile i prvi profil nazovite „Zalo – posao”.
- Otvorite Zalo s tim profilom i prijavite se na željeni radni račun.
- Dodajte drugi profil pod nazivom „Zalo – osobno”.
- Otvorite Zalo s osobnim profilom i prijavite se na drugi račun.
- Prije odgovaranja provjerite identitet računa i očekivane razgovore u svakom prozoru.
WebCatalogova dokumentacija o profilima objašnjava da profili drže kolačiće, sesije i podatke pregledavanja odvojenima. Otvaranjem drugog prozora s istim profilom ponovno se koristi ista sesija; kada vam treba drugi račun, odaberite drugi profil.
Za autentifikaciju QR kodom, Zaloove službene upute za prijavu navode da kod prikažete na računalu, skenirate ga Zalo aplikacijom na telefonu, pregledate podatke o prijavi i potvrdite ih. Provjerite koristi li telefon račun namijenjen tom profilu na računalu. Nazivanje profila „Posao” ne može promijeniti račun kojim je prijava odobrena.
Kada izravno otvarate uslugu, koristite Zalo Web, adresu za web-razgovore navedenu na stranici Zalo Help. Ako Zalo naknadno zatraži ponovnu autentifikaciju, dovršite njegov uobičajeni postupak prijave u odgovarajućem profilu.
Okružite razgovor potrebnim radnim alatima
Prozor računa korisna je polazna točka. Za rad su vam potrebna i mjesta na kojima možete provjeriti činjenice i zabilježiti odluke.
Izradite prostor u WebCatalogu pod nazivom „Projekti s dobavljačima”. Dodajte Zalo s radnim profilom, svoju aplikaciju za dokumente, alat za praćenje narudžbi i kalendar koji koristite za dogovorene rokove isporuke. Prostor grupira aplikacije i oznake za određenu svrhu u vlastitom prozoru.
Jasno razlikujte njihove uloge: profil određuje prijavljenu sesiju, a prostor grupira alate. Isti radni profil možete ponovno koristiti u različitim projektnim prostorima kada projekti dijele isti Zalo identitet. Drugi prostor sam po sebi ne stvara drugi račun niti ograničava taj račun na određenog klijenta.
Počnite s jednim radnim prostorom i zasebnim osobnim Zalo prozorom. Odaberite WebCatalog paket koji podržava aplikacije, profile i prostore u vašoj postavi. Dodajte nešto zato što vam pomaže dovršiti zadatak, primjerice provjeriti ponudu ili potvrditi sastanak.
Pratite jedan zahtjev od razgovora do potvrđenog sljedećeg koraka
Zamislite da koordinirate izradu tiskanih materijala za klijentovo događanje. Dobavljač šalje revidiranu ponudu putem vašeg radnog Zalo računa. Klijentu treba odgovor o količinama, grafičkoj pripremi i isporuci.
Sljedeći tijek rada povezuje razgovor s odlukom koju podupire.
Utvrdite o kojem je razgovoru riječ prije nego što protumačite zahtjev
Otvorite radni profil i provjerite pošiljatelja, projekt i najnoviju poruku. Zbog sličnih imena, jednakih ikona grupa ili starog razgovora lako je pogrešno protumačiti razgovor koji izgleda poznato.
Pročitajte dovoljno prethodnih poruka da biste razumjeli što se promijenilo. „Možemo li nastaviti?” može se odnositi na količinu, izmjenu cijene ili konačnu grafičku pripremu. Ako odgovorite prije nego što utvrdite o kojoj je odluci riječ, možete izazvati novi krug poruka.
U ovom primjeru dobavljačeva revidirana ponuda obuhvaća drukčiju specifikaciju papira. Prvi koristan korak jest usporediti tu promjenu s odobrenim projektnim zahtjevima. Dok to radite, držite razgovor i projektne zahtjeve vidljivima.
Vaš osobni račun može ostati dostupan u zasebnom prozoru. Kada se s njega vratite, prije slanja odgovora o projektu ponovno provjerite radni identitet i razgovor. Oznake vam pomažu u snalaženju; račun i primatelj prikazani unutar Zaloa potvrđuju kamo će poruka otići.
Provjerite datoteku na kojoj se temelji vaš odgovor
Otvorite ponudu i pronađite njezin datum ili verziju. Usporedite relevantne pojedinosti s projektnom evidencijom: količinu, specifikaciju, odobreni iznos i traženi datum isporuke. Novija poruka ne mora nužno sadržavati konačno odobreni dokument.
Ako revidirana ponuda bitno mijenja neki uvjet, jasno navedite razliku. Na primjer: „Revidirana ponuda predviđa papir veće gramature. Molimo potvrdite utječe li to na datum isporuke prije nego što je odobrimo.”
Spremite revidiranu ponudu u projektnu mapu pod nazivom datoteke koji označava projekt i verziju te je označite kao dokument koji čeka pregled dok se ne potvrdi odobrenje. To je zaseban, svjestan korak pohrane. Aplikacija za pohranu uz Zalo olakšava taj postupak; WebCatalog ne kopira automatski privitke iz razgovora u vašu projektnu mapu.
Prije nego što pošaljete datoteku natrag, provjerite i primatelja i privitak. Više otvorenih računa može olakšati pristup, ali konačno odredište ipak zaslužuje trenutak pozornosti.
Pretvorite odgovor u obvezu koju možete pratiti
Nakon što dobavljač potvrdi pojedinosti, odlučite što sada treba učiniti na temelju razgovora. Obećanje da će grafička priprema biti poslana sutra zahtijeva odgovornu osobu i rok. Potvrđena isporuka mora biti unesena u raspored projekta.
U svojem postojećem alatu za praćenje upotrijebite kratak zapis poput ovoga:
| Stavka | Primjer zapisa |
|---|---|
| Zahtjev | Odobriti revidiranu specifikaciju tiska |
| Dokumentacija | Revidirana ponuda spremljena u projektnoj mapi |
| Odluka | Specifikacija odobrena; potvrda isporuke još se čeka |
| Sljedeća radnja | Koordinator treba potvrditi isporuku s dobavljačem |
| Rok | Prije sljedećeg pregleda projekta s klijentom |
To su primjeri projektnih bilješki, a ne polja koja WebCatalog dodaje u Zalo. Njihova je svrha učiniti posao razumljivim i nakon što razgovor sklizne niže na popisu razgovora.
U odgovoru navedite što je potvrđeno i istaknite što se još čeka. „Grafička priprema je odobrena; datum isporuke potvrdit ću nakon što dobavljač odgovori” klijentu daje korisniju informaciju od neodređene potvrde primitka.
Pripremite primopredaju koju netko drugi može iskoristiti
Ako kolega treba nastaviti rad na projektu, podijelite odobreni dokument i zapis odluke putem uobičajenih radnih alata. Uključite najnoviji status, sljedeću radnju i podatak o tome od koga se očekuje odgovor.
Primopredaja bi kolegi trebala omogućiti razumijevanje posla bez rekonstruiranja vaše osobne povijesti razgovora. Ako tvrtki treba više zaposlenika koji odgovaraju u istom razgovoru s klijentom, riječ je o potrebi za timskom komunikacijom koju vrijedi izravno riješiti.
Kada na poruke klijenata odgovara tim, koristite uloge u Zalo Official Accountu
Zalo Official Account, odnosno Zalo OA, ima drukčiju svrhu od istodobnog držanja otvorenima dviju pojedinačnih Zalo prijava. Organizaciji omogućuje prisutnost usmjerenu prema klijentima, uz pristup zaposlenika alatima za upravljanje.
Prema Zaloovu vodiču za početak rada s Official Accountom, zaposlenici se prijavljuju u OA Manager putem osobnih Zalo računa i odabiru OA kojim su ovlašteni upravljati. Administrator može pozvati zaposlenike putem Quản lý → Quản lý admin, odabrati odgovarajuće dozvole i poslati pozivnicu koju osoba treba prihvatiti.
Ako putem iste ovlaštene prijave upravljate Zalo Official Accountima za više organizacija, odaberite odgovarajući OA unutar OA Managera. Ne trebate zaseban osobni račun ili WebCatalog profil za svaki OA. Prostor za klijenta može objediniti odgovarajuće poveznice i dokumente, dok odabrani OA određuje za koju tvrtku trenutačno radite.
Za zajedničku korisničku podršku Zalo također nudi dokumentaciju o dodjeli razgovora i filtriranju prema zaposlenicima. Te funkcije ovise o OA paketu i dozvolama zaposlenika. Koristite ih za određivanje osobe zadužene za pojedinog klijenta kada ih vaša postava podržava.
Dodjelu razgovora omogućuje Zalo OA. WebCatalog organizira pristup toj usluzi uz druge radne aplikacije. Odaberite OA funkcije kada vam treba zajednička odgovornost za klijente; odaberite zasebne profile kada su vam potrebni odvojeni prijavljeni identiteti.
Provjerite pojedinosti koje utječu na vaš svakodnevni rad
Prije nego što svoju rutinu prebacite u novu postavu na računalu, isprobajte jedan tipičan razgovor od početka do kraja. Možete li otvoriti potrebnu poruku, pregledati njezin dokument, poslati željeni odgovor i zabilježiti daljnje korake? Ako su pozivi dio tog tijeka rada, provjerite ih u stvarnom okruženju koje namjeravate koristiti. Zaloove izvorne aplikacije i web-verzija mogu imati različite mogućnosti.
Pregledajte obavijesti na svakom računu i postavke računala. Radni račun trebao bi vam skretati pozornost na razgovore za koje ste odgovorni, dok se osobne obavijesti mogu prilagoditi vašem željenom radnom vremenu. Prije nego što se oslonite na ovu postavu za odgovore koji ne trpe odgodu, provjerite stižu li očekivane obavijesti.
Važnu povijest razgovora i datoteke provjerite zasebno. Zalo pruža upute za sigurnosno kopiranje i vraćanje pri promjeni telefona, a njegovi vlastiti postupci određuju što je dostupno nakon promjene uređaja ili sesije. WebCatalog profil nije sigurnosna kopija vaše povijesti Zalo poruka. Ključnu projektnu dokumentaciju čuvajte na mjestu koje je vaš tim za nju odabrao.
Počnite sa svojim sljedećim stvarnim razgovorom
Odaberite jedan radni račun, jedan osobni račun i jedan projekt u sklopu kojeg redovito razmjenjujete Zalo poruke. Dodajte Zalo u WebCatalog, svakoj prijavi dodijelite imenovani profil i smjestite radnu sesiju uz dokumente i alat za praćenje koji su potrebni za taj projekt.
Zatim pri sljedećem dolaznom zahtjevu prođite cijeli postupak: provjerite račun i razgovor, pregledajte popratne informacije, pošaljite jasan odgovor i zabilježite sljedeću radnju. To je praktičan način upravljanja radnim i osobnim Zalo računima, uz organiziran rad koji stoji iza svake poruke.
