Google Voice može služiti za vrlo različite pozive: dogovor privatnog termina, razgovor s klijentom ili razgovor u ime kolege. Prije nego što dodate još jednu prijavu, odlučite koju razliku zapravo trebate odraziti.
Za upravljanje većim brojem računa Google Voice upotrijebite zasebnu sesiju na računalu za svaki račun koji već imate, provjerite njegov Voice broj i organizirajte posao oko tog računa. Kada se više osoba treba javljati na jedan broj, značajke poslovnog telefoniranja u Google Voiceu mogu biti prikladnije od još jednog prozora s računom.
WebCatalog pomaže da konteksti pojedinih računa budu lako dostupni na računalu. Dodjela brojeva, pretplata, prosljeđivanje i usmjeravanje poziva i dalje su dio Google Voicea.
Najprije odaberite raspored računa i brojeva
Google račun identificira prijavljenog korisnika. Voice broj je broj koji se dobiva ili dodjeljuje putem usluge. Povezani telefonski broj postojeći je telefonski broj koji može primati proslijeđene pozive.
Googleove upute za povezane brojeve objašnjavaju da prosljeđivanje preusmjerava pozive upućene na vaš Voice broj na povezane telefone. Povezivanjem mobilnog telefona ne stvara se drugi identitet u Google Voiceu ni zasebna pristigla pošta.
Počnite s rasporedom koji odgovara poslu:
| Što vam je potrebno | Prikladna polazna točka | Što donosi radni prostor na računalu |
|---|---|---|
| Imati pri ruci osobni Voice račun i onaj koji je osigurao poslodavac | Zasebni aktivirani računi | Odvojene sesije i prepoznatljivi radni konteksti |
| Javljati se na postojeći Voice broj na drugom telefonu | Prosljeđivanje na povezani broj, gdje je dostupno | Pristup postavkama i povijesti računa |
| Omogućiti timu da obrađuje pozive na zajednički poslovni broj | Grupa za pozive u Workspaceu, ako je podržana | Prateći timski alati i evidencija |
| Pomoći rukovoditelju u obradi poziva | Ovlašteno delegiranje poziva u okviru podržanog paketa | Vlastita radna sesija uz dogovorene alate za daljnje postupanje |
To su različita rješenja. Dodavanjem novih prozora s računima ne stvara se grupa za pozive, a prosljeđivanjem broja ne dodjeljuje se drugoj osobi odgovornost za razgovor. Odlučite kako bi pozivi trebali funkcionirati prije nego što odaberete gdje ćete ih prikazivati.
Uskladite rješenje sa stvarnom pretplatom na Voice
Osobni i poslovni računi Google Voice ne nude svi iste značajke. Googleova usporedba pretplata razlikuje pakete za jednog korisnika od pretplata koje se dodaju u Google Workspace.
Besplatna usluga za privatne korisnike jedna je od opcija za jednog korisnika. Google također nudi samostalne pretplate Starter standalone i Standard standalone za osobne Gmail račune u SAD-u koji ispunjavaju uvjete. Osobna Gmail prijava stoga ne otkriva koristi li račun besplatnu uslugu ili plaćeni paket.
Dokumentacija za samostalne pakete važna je pri usporedbi poslovnih značajki: Standard standalone uključuje automatske telefonske poslužitelje, ali ne uključuje grupe za pozive ni delegiranje poziva. Te značajke suradnje dostupne su uz Voice Standard i Premier kao dodatke za Workspace.
Za račun kojim upravlja tvrtka provjerite je li korisniku aktiviran Voice. Sama poslovna adresa e-pošte ne znači da je usluga Voice funkcionalna ni da je dostupna potrebna značajka telefoniranja.
Na odabir utječe i lokacija. Paketi za jednog korisnika dostupni su samo u SAD-u. Za organizacije dostupnost ovisi o zemlji i o tome pruža li se telefonska usluga putem Googleova paketa za pozive, Carrier Linka ili SIP Linka. Prije planiranja uvođenja na više lokacija pogledajte Googleov vodič za zemlje i pružatelje usluga.
Za organiziranje dvaju postojećih računa ne trebate potpuno preurediti telefonski sustav. No morate znati koju uslugu ima svaki račun prije nego što od oba očekujete iste značajke.
Upotrijebite Googleove ugrađene kontrole računa kada vam odgovaraju
Google već omogućuje prijavu na više računa i prebacivanje između njih. Na računalu upotrijebite profilnu sliku ili inicijal za dodavanje ili odabir računa, a zatim provjerite koji je račun aktivan u usluzi koju otvorite.
Za mobilnu aplikaciju Voice također su dokumentirane upute za prebacivanje računa na uređajima Android te iPhone ili iPad. Birač računa koristan je kada kontekst trebate mijenjati samo povremeno.
Na računalu Google Voice radi putem svojeg web-sučelja. Googleove smjernice za pozivanje navode podržane preglednike, uključujući Chrome, Edge, Firefox i Safari. Za jednostavno okruženje može biti dovoljno da Voice bude dostupan u pregledniku.
Zasebni profili u WebCatalogu postaju korisni kada osobni i poslovni račun trebaju stalna, imenovana mjesta, osobito kada pozivi vode do dokumenata, termina ili projektne evidencije. Možete se vratiti u željenu sesiju bez oslanjanja isključivo na to koji je Google račun trenutačno odabran u prozoru preglednika za opću upotrebu.
Svakom računu dodijelite prepoznatljivo mjesto na računalu
Dodajte Google Voice u WebCatalog Desktop. U odjeljku Profiles odaberite Add profile, nazovite profil prema namjeni računa i otvorite Voice s tim profilom. Prijavite se željenim Google računom. Ponovite postupak s drugim profilom za drugi račun.
WebCatalogova dokumentacija o profilima objašnjava da su kolačići, sesije i podaci o pregledavanju odvojeni među profilima. Korisni nazivi mogu biti „Osobni Voice” i „Savjetodavni posao”.
Prije nastavka provjerite adresu e-pošte računa i Voice broj u svakoj sesiji. Prazna povijest poziva ili zaslon za registraciju mogu značiti da ste odabrali drugi Google račun umjesto onoga koji ima uslugu. Razjasnite o kojem je računu riječ prije stvaranja ili mijenjanja brojeva.
Stvorite radni prostor koji sadrži Voice, kalendar i evidenciju koju upotrebljavate nakon poziva. Svaki se prostor otvara u vlastitom prozoru. Profili odvajaju sesije računa, a prostori organiziraju aplikacije prema namjeni.
Ako isti poslovni broj služi za više klijentskih projekata, njegov profil možete ponovno upotrijebiti u različitim projektnim prostorima. I dalje je riječ o istom Voice računu, s istom temeljnom poviješću. Odaberite WebCatalog paket koji podržava profile, aplikacije i prostore koje namjeravate upotrebljavati.
Tijek rada 1: Privatni i poslovni pozivi tijekom radnog dana
Zamislite konzultanta koji koristi postojeći osobni Voice račun i zasebno aktiviran poslovni račun. Cilj je prepoznati kontekst svakog razgovora i zadržati posao koji iz njega proizlazi na pravom mjestu.
Na početku dana otvorite poslovnu sesiju uz kalendar termina i aktualne bilješke o klijentima. Osobnu sesiju držite u vlastitom prozoru kada vam je potrebna. Nemojte se prema dvjema povijestima poziva odnositi kao prema jednom popisu zadataka: propušteni poziv o privatnom terminu i zahtjev klijenta traže različite sljedeće korake.
Za dolazne pozive na računalu sesija doista mora biti dostupna. Google navodi da Voice mora ostati otvoren kako biste primali pozive na računalu. Provjerite odabrani mikrofon, zvučnike i odgovarajuća dopuštenja za obavijesti, a zatim obavite probni poziv prije nego što se oslonite na novo okruženje za dogovorene razgovore.
Ako upotrebljavate i povezane telefone, pregledajte njihove postavke prosljeđivanja na odgovarajućem računu. Google navodi da se telefonski broj ne može povezati s drugim Voice brojem ako je već povezan drugdje. Nemojte planirati dvije sesije na računalu uz pretpostavku da ćete oba računa prosljeđivati na isti povezani broj, a da prethodno ne provjerite što usluga dopušta.
Kada uzvraćate propušteni poziv, najprije otvorite povijest odgovarajućeg računa. Potvrdite kontekst poziva, zatim uzvratite poziv i zabilježite sljedeći korak uz povezani termin ili posao za klijenta.
Tijek rada 2: Više klijentskih projekata koristi jedan poslovni broj
Drugi klijent ne zahtijeva automatski drugi Voice račun. Ako vaša savjetodavna djelatnost već koristi jedan poslovni broj, organiziranje poziva po projektima može biti korisnije poboljšanje.
Stvorite prostor za projekt koji uključuje česte telefonske razgovore. Dodajte Voice s postojećim poslovnim profilom te sažetak projekta, raspored i evidenciju odluka. Drugi projektni prostor može ponovno upotrijebiti taj profil, uz vlastite prateće alate.
Kada klijent nazove, otvorite odgovarajući projektni kontekst i radite prema aktualnom sažetku. Na kraju zabilježite odluku, odgovornu osobu i sljedeći korak. Na primjer: „Potvrditi izmijenjeni datum isporuke s pokroviteljem projekta, a zatim poslati ažurirani raspored.” To je konkretan zadatak koji ne zahtijeva prepisivanje svakog dijela razgovora.
Ponovna upotreba profila ne dijeli Voiceovu povijest po projektima, ne stvara zasebne pretince govorne pošte za projekte niti mijenja broj koji se koristi za pozive. Tu razliku među projektima održavajte u evidenciji koju već upotrebljavate. WebCatalog omogućuje praktičan raspored alata; ne razvrstava pozivatelje automatski.
Prije kraja radnog dana pregledajte propuštene pozive i govorne poruke s poslovnog računa te ih usporedite s projektnom evidencijom. Zabilježite daljnje postupanje ondje gdje upravljate poslom kako bi ponovno otvaranje projekta sutra pokazalo što još zahtijeva pozornost.
Tijek rada 3: Obrada poziva u ime kolege
Izvršni asistent ima drukčije potrebe od nekoga tko održava dvije osobne prijave. Asistentu je potrebno dopuštenje za obradu tuđih poziva uz nastavak korištenja vlastitog poslovnog identiteta.
U podržanim paketima Workspace Voice upotrijebite delegiranje poziva. Administrator može dodijeliti ovlaštenoj osobi dopuštenja za upućivanje poziva, primanje poziva i pristup govornoj pošti u ime osobe koja delegira. Dodijeljena dopuštenja određuju koje odgovornosti može preuzeti.
Dogovorite praktičnu predaju posla prije početka zamjene: koje pozive treba preusmjeriti, koje je moguće izravno obraditi i kako zabilježiti zahtjev za uzvratnim pozivom. Vlastitu Voice sesiju držite uz kalendar kojem imate odobren pristup i evidenciju daljnjih postupaka u prostoru „Podrška rukovoditelju”.
Kada dolazni poziv zahtijeva daljnje postupanje, zabilježite tko treba odgovoriti i koji mu je kontekst potreban. Radni prostor podržava taj postupak bez potrebe za drugim profilom prijavljenim na račun rukovoditelja. Delegiranje omogućuje Google Voice, a ne WebCatalog.
Za timsko javljanje na pozive razmotrite grupu za pozive. Google u podržanim paketima omogućuje odabir usmjeravanja, radnog vremena i postupanja s neodgovorenim pozivima. U dokumentaciji također navodi da se pozivi grupi ne prosljeđuju na povezane mobilne brojeve članova, stoga pri planiranju dostupnosti provjerite na kojim će se uređajima doista odgovarati na pozive.
Skup otvorenih prozora s računima ne može zamijeniti ta pravila usmjeravanja. Upotrijebite odgovarajuću značajku Voicea, a zatim oko nje organizirajte prateći rad svake osobe.
Izgradite radni prostor oko sljedećeg poziva
Počnite s računima i brojevima koji su vam već dodijeljeni. Utvrdite je li sljedeće poboljšanje zasebna osobna i poslovna sesija, bolji projektni kontekst ili podržano rješenje za delegiranje ili grupu za pozive.
Zatim otvorite Google Voice u WebCatalogu. Različitim računima dodijelite zasebne profile, postavite račun s kojim radite uz alate koji pozive pretvaraju u odluke i provjerite postavke dolaznih poziva prije sljedećeg zakazanog razgovora. Rezultat je preglednije mjesto za obradu poziva i daljnjih postupaka, bez miješanja organizacije računa s konfiguracijom telefonskog sustava.
