Kada Google Chat obuhvaća osobne razgovore, projekte poslodavca i rad s klijentima, njegovo organiziranje počinje razumijevanjem toga koji identitet pripada kojem razgovoru. Zatim možete organizirati projektni chat, dokumente i kalendar tako da im lako pristupate na jednom mjestu.
Projekt ne zahtijeva automatski još jedan Google račun. Možda upotrebljavate jedan poslovni račun za suradnju s nekoliko klijenata, dok vam drugi klijent daje vlastiti upravljani identitet. Te situacije zahtijevaju različite postavke radnog okruženja na računalu.
Google već podržava prebacivanje između prijavljenih računa. WebCatalog dodaje izolirane profile i prostore usmjerene na projekte, što može olakšati snalaženje tijekom složenijeg radnog dana. Cilj je da vam pri svakom početku rada bude jasno koji račun, razgovor i prateće alate trebate upotrebljavati.
Dodijelite identitetima i projektima različite uloge
„Račun”, „organizacija” i „prostor” opisuju različite dijelove tijeka rada u Google Chatu. Njihovo razlikovanje olakšava i postavljanje i rješavanje problema.
| Dio postave | Čime upravlja ili što organizira | Praktičan primjer |
|---|---|---|
| Google račun | Identitet kojim se prijavljujete i sudjelujete | Vaš osobni račun ili račun koji vam je dodijelio poslodavac |
| Organizacija Google Workspace | Upravljani pristup i pravila za njezine korisnike | Postavke Chata i vanjske suradnje vašeg poslodavca |
| Prostor u Google Chatu | Područje za razgovor s vlastitim sudionicima | Rasprava s projektnim timom o predstavljanju proizvoda |
| Profil u WebCatalogu | Izolirane podatke za prijavu na web-mjesta i podatke sesije | Profil pod nazivom „Posao — Acme” |
| Prostor u WebCatalogu | Prozor na računalu koji grupira aplikacije i profile | Radni prostor za predstavljanje proizvoda koji sadrži Chat, Drive i sažetak projekta |
Google opisuje pristup Chatu putem vašeg Google računa ili organizacije Workspace. I osobni Google računi i plaćeni Workspace računi mogu stvarati prostore u Chatu, iako se njihove značajke razlikuju; pogledajte Googleovu usporedbu računa.
To znači da biste profile na računalu trebali stvarati prema stvarnim identitetima za prijavu, a zatim projektne radne prostore organizirati prema poslu. Stvaranje prostora u WebCatalogu ne stvara prostor u Google Chatu, ne poziva suradnike niti mijenja dopuštenja organizacije.
Počnite s postojećim Googleovim opcijama za računalo
Ne trebate novu aplikaciju samo da biste dodali drugu prijavu na Google. Googleov vodič za prijavu na više računa objašnjava kako dodavati račune i prebacivati se između njih bez odjave. U podržanoj Googleovoj usluzi putem izbornika računa dodajte ili odaberite račun koji vam je potreban.
Chat je dostupan na adresi chat.google.com i unutar Gmaila. Google nudi i samostalnu aplikaciju Chat, koja se putem Chromea instalira kao progresivna web-aplikacija. Chrome mora biti otvoren da bi ta aplikacija radila, a na upravljanim uređajima za njezinu instalaciju može biti potrebno dopuštenje.
Te opcije mogu biti dovoljne ako se alat za prebacivanje računa i postojeća organizacija preglednika uklapaju u vaš način rada. Koji god pristup odabrali, provjerite koji račun ima pristup razgovoru koji želite otvoriti.
WebCatalog postaje koristan kada želite jasno definirane, višekratno upotrebljive kontekste računa i organizirano radno okruženje za ostale dijelove svakog projekta. Osobni identitet možete držati odvojenim od poslovnog, a poslovni zatim ponovno upotrebljavati svugdje gdje ima ovlaštenje. Sljedeća tri obrasca suradnje pokazuju kako donijeti te odluke.
Osobni razgovori: stvorite im stalno mjesto
Vaš osobni račun može obuhvaćati obiteljske planove, volontersku grupu i nekoliko prijatelja koji preferiraju Chat. Dodijelite tim razgovorima prepoznatljivo mjesto kako biste ih mogli pronaći bez prethodnog pregledavanja popisa projekata poslodavca.
U WebCatalogu nazovite profil Osobno ili upotrijebite drugu oznaku koja jasno identificira Google račun za prijavu. Otvorite Chat s tim profilom i prijavite se na željeni osobni račun. Neka se oznaka odnosi na identitet, a ne na privremenu aktivnost poput „Izlet za vikend”. Aktivnost će se promijeniti, a račun može ostati koristan godinama.
Unutar Google Chata upotrebljavajte njegove mogućnosti organiziranja razgovora za osobe i grupe kojima se najčešće vraćate. Google navodi prikvačivanje i otkvačivanje prostora ili razgovora među značajkama dostupnima osobnim korisnicima i korisnicima plaćenog Workspacea.
Pretpostavimo da vaša volonterska grupa ima razgovor o događaju i dokument za planiranje. Razgovor možete držati prikvačenim u Chatu, a aplikaciju s dokumentom smjestiti uz njega u odgovarajući prostor u WebCatalogu. Prije otvaranja ili dijeljenja dokumenta provjerite ima li osobni račun odgovarajući pristup.
Granica računa i granica projekta sada služe različitim svrhama. Profil odvaja kontekst prijave. Prostor okuplja stvari koje su vam potrebne za događaj. Ni jedno ni drugo ne zamjenjuje postavke članstva u razgovoru ni kontrole dijeljenja dokumenta.
Poslovni projekti: upotrebljavajte odgovarajući identitet za različite zadatke tima
Račun koji vam je dodijelio poslodavac obično pripada jasno imenovanom poslovnom profilu, primjerice Posao — Acme. Upotrebljavajte taj identitet za razgovore u Chatu koje je vaša organizacija omogućila i u koje ste pozvani.
Ako Chat nije dostupan za taj račun, obratite se administratoru Workspacea. Googleove upute za prijavu navode da poslovne i obrazovne organizacije trebaju postaviti Chat za svoje korisnike. Otvaranje istog identiteta u drugoj aplikaciji za računalo neće omogućiti nedostupnu organizacijsku uslugu.
Kad pristup proradi, organizirajte projekte na kojima redovito radite prema informacijama koje su svakome od njih potrebne. Za predstavljanje proizvoda to može biti:
- Prostor u Google Chatu u kojem tim za predstavljanje proizvoda donosi odluke.
- Mapa na Driveu koja sadrži odobrene kreativne materijale.
- Dokument s kontrolnim popisom za objavu.
- Kalendar koji se upotrebljava za potvrđivanje datuma pregleda.
Relevantne aplikacije i profile možete grupirati u prostor pod nazivom Predstavljanje proizvoda u WebCatalogu. Drugi prostor, Timske aktivnosti, može sadržavati alate za rutinski interni rad.
Oba mogu upotrebljavati isti poslovni profil kada je isti Google račun ovlašten za oba projekta. Za svaki projektni prozor ne trebate novi Google račun ni izoliranu prijavu. Ponovna upotreba profila znači i ponovnu upotrebu njegovih podataka sesije, pa ti prozori nisu zasebni identiteti.
Prostor u WebCatalogu također ne ograničava Chat na određeni projektni razgovor. Prije objavljivanja novosti o predstavljanju proizvoda odaberite željeni prostor u Google Chatu i provjerite njegove sudionike. Radni prostor na računalu pomaže vam doći do posla, a razgovor u Google Chatu određuje tko prima poruku.
Projektne odluke držite u razgovoru u kojem ih tim očekuje pronaći. Ako se izravnom porukom riješi nešto što utječe na cijelu grupu, dodajte odgovarajući sažetak u projektnu raspravu. Tako radni prostor postaje koristan i sljedećoj osobi kojoj je ta odluka potrebna, a ne samo osobi koja trenutačno šalje poruke.
Suradnja s klijentima: organizirajte identitet koji je klijent doista pozvao
Pristup klijentu zahtijeva jasnu odluku prije nego što stvorite još jedan profil. Pitajte koju adresu e-pošte ili upravljani identitet klijent očekuje da upotrebljavate.
Postoji nekoliko mogućih načina suradnje. Klijent može pozvati vaš postojeći poslovni ili osobni Google račun kao vanjskog sudionika. Može vam dodijeliti račun u vlastitoj organizaciji Workspace. Google sada opisuje i odobreni postupak pozivanja gostiju za osobe bez postojećeg Google računa; pozivom se stvara račun gosta kojim upravlja organizacija koja šalje poziv. Dostupni načini i ograničenja objašnjeni su u Googleovu vodiču za vanjske korisnike i goste.
Prilagodite postavke na računalu tom načinu suradnje:
| Način suradnje s klijentom | Razuman odabir profila |
|---|---|
| Klijent poziva vaš postojeći poslovni račun | Ponovno upotrijebite profil za taj račun |
| Klijent vam daje zaseban Workspace račun | Stvorite profil označen imenom klijenta i identitetom |
| Klijent upotrebljava odobreni poziv za gosta | Dovršite postupak prihvaćanja poziva, provjerite pristup Chatu i jasno organizirajte dobiveni identitet |
Ako se vaš postojeći poslovni račun pridruži trima klijentskim projektima, tri projektna prostora mogu biti korisna. Tri nova Google računa nisu automatski potrebna. S druge strane, smještanje identiteta koji vam je dodijelio klijent u isti projektni prozor s računom poslodavca ne čini te identitete međusobno zamjenjivima.
Vanjska suradnja ovisi i o uključenim organizacijama. Googleove kontrole vanjskog Chata opisuju administratorske postavke, ograničenja pouzdanih domena i opcije za vanjske prostore koje ovise o izdanju. Ako poziv ne uspije, potvrdite pozvani identitet i zamolite klijenta da provjeri odgovarajuće postavke pristupa.
Za zajednički projekt upotrebljavajte način suradnje koji je klijent odobrio. Ako je to prostor u Google Chatu s omogućenim vanjskim pristupom, projektni razgovor vodite ondje. Profil u WebCatalogu može sačuvati kontekst prijave, ali ne može dodijeliti članstvo u prostoru ni zaobići pravila organizacije za vanjski chat.
Zasebno provjerite i povezane dokumente. Googleove upute za vanjski pristup razlikuju pristup Chatu od pristupa datotekama i zadacima na Driveu. Prije pregleda otvorite konkretni dokument odgovarajućim računom i potvrdite da je dostupan. Funkcionalan razgovor sam po sebi ne rješava sva pitanja dopuštenja za datoteke.
Pretvorite plan suradnje u postavu WebCataloga
Najprije postavite račune. WebCatalogove upute za profile opisuju stvaranje profila i otvaranje aplikacije s njim:
- Dodajte Google Chat iz WebCatalogova kataloga aplikacija.
- Otvorite Profili, odaberite Dodaj profil i dodijelite identitetu prepoznatljiv naziv.
- Otvorite Chat s tim profilom i prijavite se na odgovarajući račun.
- Provjerite pristup razgovoru ili prostoru kojem bi račun trebao moći pristupiti.
Ponovite postupak za zasebne identitete koje doista upotrebljavate. Otvaranje drugog prozora s istim profilom ne izolira drugi račun, nego upotrebljava isti kontekst sesije.
Zatim organizirajte prostore u WebCatalogu prema tekućem poslu. Prostor za klijenta može sadržavati Chat, klijentove alate za dokumente i alat za praćenje projekta. Ponovno upotrijebite postojeći profil kada se prijavljujete na isti račun. Kada nekoliko Googleovih aplikacija upotrebljava jedan identitet, odgovarajući profil može čuvati taj zajednički kontekst prijave; provjerite račun pri otvaranju svake aplikacije.
Prije proširivanja postave usporedite potrebne aplikacije, profile i prostore s trenutačnim WebCatalogovim planovima. Broj projektnih radnih prostora i broj identiteta računa dvije su zasebne odluke pri planiranju.
Olakšajte praćenje svake predaje projekta
Prije slanja novosti nakratko provjerite: Koji račun upotrebljavam, tko je u ovom razgovoru i mogu li otvoriti povezane materijale? Time ćete uočiti nepodudarnosti računa i pristupa koje sam uredan radni prostor na računalu ne može riješiti.
U obavijest uključite dovoljno konteksta da bude korisna: navedite odluku, povežite trenutačni dokument i opišite što slijedi. To je osobito korisno kada klijent sudjeluje putem druge organizacije ili pozvanog identiteta gosta.
Za sljedeći pregled projekta izradite jedan radni prostor za Google Chat u WebCatalogu koji okuplja stvarni razgovor, alate za dokumente i dnevni red. Upotrijebite ga za cjelovitu predaju projekta, a zatim zadržite raspored koji vam omogućuje najlakše prepoznavanje pravog identiteta i projekta.
