Osobna pristigla pošta, poslovna adresa i račun za sporedni projekt mogu se koristiti na istom računalu. Izazov je omogućiti da svaki račun lako prepoznate kada odgovarate na poruku, otvarate dokument ili provjeravate pozivnicu za sastanak.
Više Gmail računa možete upravljati putem Googleova izbornika za promjenu računa, zasebnih profila preglednika ili radnog okruženja za računalo kao što je WebCatalog. Google već podržava prebacivanje između prijavljenih računa bez odjave. WebCatalog nudi drukčiji način organizacije tog rada: namjenski pristup aplikacijama, zasebne profile i prostore za povezane alate.
Evo kako odabrati način rada i učiniti ga korisnim tijekom cijelog dana.
Odaberite kako želite organizirati svoje Gmail račune
Počnite od zadatka koji vam stvara najviše poteškoća.
| Vaša glavna potreba | Praktično polazište |
|---|---|
| Povremeno provjeravati drugu pristiglu poštu | Googleov izbornik za promjenu računa |
| Odvojiti poslovno i osobno pregledavanje na brojnim web-mjestima | Profili preglednika |
| Pristupati Gmail računima uz aplikacije koje koristite za svaki projekt | WebCatalog Desktop |
| Objediniti dolazne poruke u jednoj pristigloj pošti | Zasebno rješenje za objedinjavanje e-pošte |
Omogućavanje jednostavnog pristupa računima i objedinjavanje njihovih poruka dvije su različite potrebe. Postavke opisane u nastavku zadržavaju svaku Gmail pristiglu poštu unutar njezina računa, što je korisno kada identiteti, razgovori s klijentima i svakodnevne rutine trebaju ostati odvojeni.
Koristite Googleov izbornik za promjenu računa za jednostavno postavljanje
Za povremeno prebacivanje počnite s postojećim izbornikom računa na Gmailu:
- Prijavite se na Gmail na računalu.
- Odaberite svoju profilnu sliku ili inicijal u gornjem desnom kutu.
- Odaberite Dodaj račun i dovršite prijavu na drugi račun.
- Otvorite isti izbornik kad god želite odabrati drugi račun.
Ovi koraci slijede Googleove upute za više računa.
To dobro funkcionira kada imate mali broj računa i možete brzo prepoznati svaku adresu. Prije sastavljanja nove poruke neka provjera aktivne adrese postane dio vaše rutine.
Google također objašnjava da je račun na koji ste se prvi prijavili često zadani račun. Neke Googleove usluge mogu primijeniti postavke tog računa kada nije jasno koji račun želite koristiti. Ako vas poveznica odvede na neočekivani Google račun, provjerite aktivni identitet prije nego što išta promijenite.
Koristite profile preglednika za šire odvajanje
Profil preglednika koristan je kada račun e-pošte pripada cijelom okruženju za pregledavanje. Možda želite da poslovne oznake, spremljene zaporke i povijest pregledavanja budu odvojeni od vašeg osobnog okruženja.
U Chromeu otvorite izbornik profila preglednika, odaberite Dodaj profil u Chrome te odaberite prepoznatljiv naziv i izgled. Unutar tog profila prijavite se na odgovarajući Gmail račun. Ponovite postupak za drugi identitet. Google opisuje kako izraditi profile u Chromeu i prebacivati se između njih.
Odaberite nazive koji opisuju namjenu, kao što su „Osobno” i „Studio”. Profil nazvan „Profil 2” nije od velike pomoći kada je otvoreno nekoliko prozora.
Profili preglednika razuman su izbor kada želite zasebna okruženja za pregledavanje. Ako vaš dan uključuje stalno otvaranje istih aplikacija i računa, WebCatalog nudi izravniji način organizacije.
Upravljajte većim brojem Gmail računa uz WebCatalog
WebCatalogova aplikacija Gmail za računalo daje Gmailu vlastiti prozor i mjesto u Docku ili na programskoj traci. I dalje koristite Gmailovo web-sučelje, a pritom birate kako će se njegovi računi uklopiti u vaš način rada na računalu.
Najkorisnija organizacija počinje jasno imenovanim profilima i proširuje se tek kada vam zatreba dodatna struktura.
1. Dodajte Gmail na računalo
Preuzmite WebCatalog Desktop, instalirajte ga i prijavite se na svoj WebCatalog račun. Pronađite Gmail u katalogu i dodajte ga kao aplikaciju za računalo.
Otvorite Gmail kako biste provjerili da se otvara očekivana usluga. Vaš WebCatalog račun služi za upravljanje postavkama WebCataloga; na Google račun koji želite koristiti i dalje se prijavljujete zasebno.
2. Izradite profil za svaki Google identitet
U WebCatalogu otvorite Profili, odaberite Dodaj profil i unesite opisni naziv. Otvorite Gmail s tim profilom i slijedite Googleove upute za prijavu.
Ponovite postupak za ostale račune. Primjerice, izradite profile „Osobno”, „Posao” i „Klijent A”. Odaberite WebCatalog paket koji pokriva aplikacije, profile i prostore koje namjeravate koristiti. WebCatalogove upute za profile također objašnjavaju kako koristiti isti profil u više aplikacija za računalo.
Za jasno odvajanje koristite jedan Google identitet u svakom profilu. Tako naziv profila postaje pouzdan pokazatelj pristigle pošte koju namjeravate otvoriti.
3. Dodijelite svakom računu određenu svrhu
Prije dodavanja novog profila odlučite što mu pripada. Korisna organizacija mogla bi izgledati ovako:
| Profil | Namjena |
|---|---|
| Osobno | Poruke vezane uz kućanstvo, dogovori i osobne pretplate |
| Posao | Interni razgovori i vaša glavna poslovna pristigla pošta |
| Klijent A | Poruke i resursi povezani s tim klijentom |
Izbjegavajte izradu novog profila za svaki privremeni zadatak. Dodajte ga kada vam je potreban drugi račun ili trajno odvajanje u radu.
WebCatalog profili odvajaju sesije i podatke pregledavanja. To vam omogućuje povratak na različite račune bez odjavljivanja samo radi prebacivanja između njih. Google i dalje može zahtijevati autentifikaciju kada to nalažu njegove sigurnosne provjere ili pravila vaše organizacije.
4. Držite povezane Googleove aplikacije na jednom mjestu
E-pošta često vodi do drugog zadatka: pregleda dokumenta na Disku, provjere kalendara ili ažuriranja projektne ploče. Koristite isti odgovarajući Google profil za Gmail, Google disk i Google kalendar kako bi željeni identitet bio dostupan u svim tim aplikacijama.
Zatim organizirajte alate u WebCatalog prostoru. Svaki se prostor otvara u vlastitom prozoru i može objediniti aplikacije i profile za određenog klijenta ili projekt.
Primjerice, prostor za klijenta mogao bi sadržavati njegov Gmail profil, Disk, Kalendar i aplikaciju za upravljanje projektima. Kada počnete raditi za tog klijenta, povezani alati imaju svoje stalno mjesto.
Počnite s jednim prostorom za posao koji najčešće obavljate. Možete dodati nove kada utvrdite koje vam podjele pomažu da ostanete organizirani.
Olakšajte upravljanje pristiglom poštom
Bolja organizacija na računalu olakšava pristup. Nekoliko navika unutar Gmaila olakšava obradu samih poruka.
Koristite dosljedan sustav oznaka
Gmail oznake omogućuju vam organiziranje poruka u kategorije. Razmislite o korištenju malog skupa oznaka u svim poslovnim računima, kao što su „Za obradu”, „Na čekanju” i „Za referencu”.
Isti nazivi olakšavaju nastavak rada nakon promjene računa. Identitet računa zadržite u nazivu profila, a status poruke u oznaci. Tako svaki dio vašeg sustava ima jasnu ulogu.
Postavite odgovarajući potpis na svakom računu
Pregledajte postavke potpisa na Gmailu za svaki račun. Gmail podržava zadane potpise za nove poruke i odgovore.
Koristite podatke za kontakt i podatke o tvrtki koji odgovaraju toj adresi. Prepoznatljiv potpis pruža još jedan vizualni pokazatelj tijekom sastavljanja poruke, iako provjera adrese pošiljatelja i dalje ostaje važan korak.
Odlučite koji vas računi smiju prekidati
U Gmailovim postavkama obavijesti na radnoj površini možete odabrati obavijesti za novu poštu, važnu poštu ili ih potpuno isključiti.
Razumno je za početak omogućiti obavijesti za vremenski osjetljive poslovne poruke, a manje hitne račune provjeravati u planiranim razmacima. Ako se obavijest ne pojavi, provjerite i Gmailove postavke i dopuštenja na računalu.
Provjeravajte račune prema unaprijed određenom redoslijedu
Isprobajte kratku rutinu: prvo pregledajte hitne poslovne poruke, zatim obradite aktivne razgovore s klijentima, a osobnu e-poštu provjerite u vrijeme koje ste odabrali.
Cilj je prestati dopuštati da posljednja otvorena pristigla pošta određuje što ćete sljedeće raditi. Vodite zaseban popis zadataka za obveze koje zahtijevaju više od brzog odgovora.
Česta pitanja
Mogu li istodobno ostati prijavljen na dva Gmail računa?
Da. Google podržava istodobnu prijavu na više računa. Profili preglednika i WebCatalog profili pružaju dodatne načine organiziranja zasebnih okruženja računa.
Objedinjuje li WebCatalog sve Gmail poruke u jednoj pristigloj pošti?
Ovakav način postavljanja omogućuje vam pristup zasebnim Gmail računima. Ne spaja njihovu poštu u zajedničku pristiglu poštu. Ako tako želite čitati poruke, zasebno odaberite način njihova objedinjavanja.
Trebaju li Gmail, Disk i Kalendar koristiti isti WebCatalog profil?
Koristite isti profil kada te aplikacije trebaju koristiti isti Google identitet. Izradite drugi profil za drugi identitet, kao što je osobni račun ili zasebna prijava za klijenta.
Dajte svakom Gmail računu jasno mjesto
Za povremene provjere pristigle pošte Googleov izbornik za promjenu računa možda će zadovoljiti vaše potrebe. Kada je nekoliko računa dio vašeg svakodnevnog rada, organizacija na računalu može učiniti njihovu svrhu i mjesto mnogo jasnijima.
Započnite s WebCatalog Desktopom tako da dodate Gmail i izradite profile za račune koje najčešće koristite. Izradite jedan prostor za svoj glavni način rada, a zatim dodajte kalendar, dokumente i aplikacije koje vam pomažu dovršiti posao koji stoji iza svake poruke e-pošte.
