Votre journée de travail commence dans Gmail, se poursuit dans Slack, puis passe par des documents, des tableaux de bord et des tableaux de gestion de projets. Plus tard, vous ouvrez certains de ces mêmes services pour votre usage personnel. Les applications peuvent sembler familières, mais les comptes — et l’usage que vous en faites — sont différents.
Tout garder au même endroit peut rendre ces frontières plus difficiles à préserver. Quel compte est ouvert ? Où en étiez-vous dans le tableau de bord de ce client ? Est-ce le bon espace de travail pour le fichier que vous vous apprêtez à partager ?
WebCatalog vous aide à attribuer un espace dédié à chaque partie de votre journée. Les espaces organisent vos applications selon leur usage. Les profils séparent les comptes qui s’y trouvent. Ensemble, ils facilitent le passage entre vos activités professionnelles et personnelles sans devoir constamment vous déconnecter puis vous reconnecter.
Les espaces organisent votre travail. Les profils séparent vos comptes.
Un espace rassemble les applications et les profils que vous utilisez pour une partie précise de votre vie. Vous pouvez en créer un pour le travail, un autre pour vos activités personnelles et un troisième pour un projet parallèle. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre et offre un emplacement dédié à cet ensemble d’outils. Pour en savoir plus sur les espaces de WebCatalog Desktop.
Un profil garde la session et les données de navigation d’une application séparées. Vous pouvez ainsi utiliser différents comptes pour un même service sans vous déconnecter à chaque changement. Les profils peuvent être utilisés dans une application de bureau dédiée ou réunis avec ceux d’autres services dans un espace. Découvrez la gestion de plusieurs comptes avec les profils.
Par exemple, vous pouvez utiliser un profil Gmail professionnel avec les outils de projet de votre entreprise dans un espace Travail. Votre profil Gmail personnel peut, lui, être regroupé avec vos applications personnelles du quotidien dans un espace Personnel.
L’espace répond à la question « Sur quoi suis-je en train de travailler ? » Le profil répond à la question « Quel compte suis-je en train d’utiliser ? »
Commencez par les espaces Travail et Personnel
Il n’est pas nécessaire de mettre en place une organisation compliquée pour que cette distinction soit utile. Commencez par deux espaces, chacun avec un objectif clair.
Votre espace Travail peut contenir :
- Votre adresse e-mail et votre calendrier professionnels.
- Les outils de communication de votre équipe.
- Les applications de gestion de documents et de projets.
- Les tableaux de bord que vous consultez pendant la journée de travail.
Votre espace Personnel peut contenir :
- Votre adresse e-mail personnelle.
- Les applications de messagerie que vous utilisez avec vos amis et votre famille.
- Les sites de planification de voyages et de shopping.
- Les outils liés à vos loisirs et à vos projets domestiques.
Considérez ces exemples comme des points de départ. La meilleure organisation est celle qui correspond à la façon dont vous utilisez réellement vos applications.
Si un service est utile dans les deux espaces, utilisez le profil de compte approprié dans chacun d’eux. L’objectif est de faire de l’ouverture du bon compte une étape naturelle lorsque vous entrez dans ce contexte, plutôt qu’une décision supplémentaire à prendre après avoir ouvert l’application.
Donnez à chaque compte un nom facile à reconnaître
Les libellés sont importants lorsque plusieurs comptes utilisent la même icône d’application.
Choisissez des noms immédiatement reconnaissables : Personnel, Travail ou le nom d’un client. Évitez les libellés comme « Compte 2 », qui vous obligent à vous souvenir de leur signification.
Pour un graphiste indépendant, une organisation utile pourrait ressembler à ceci :
| Espace | Contenu suggéré | Libellés des profils |
|---|---|---|
| Travail | Adresse e-mail professionnelle, facturation, planification | Professionnel |
| Client - Acme | Communications avec le client, outils de design, tableau de projet | Acme |
| Personnel | Adresse e-mail personnelle, messagerie, loisirs | Personnel |
Il s’agit d’une suggestion d’organisation, et non d’une obligation de créer un espace distinct pour chaque compte. Regroupez les activités liées lorsqu’il est ainsi plus facile de les gérer.
Avant d’envoyer un message, de téléverser un fichier ou de publier un message, il reste utile de vérifier quel compte est actif. Des noms clairs facilitent cette vérification.
Ajoutez des espaces pour vos clients et vos projets lorsque vous en avez besoin
Pour les personnes qui gèrent plusieurs clients, marques ou entreprises, les comptes professionnels et personnels ne sont qu’un début.
Prenons l’exemple d’une consultante qui travaille avec un client le matin et en accompagne un autre l’après-midi. Chaque mission peut faire appel à différents canaux de communication, tableaux de projet et outils de reporting.
Un espace dédié à un client offre à ces ressources un emplacement permanent. Plutôt que de reconstituer l’organisation à partir de fenêtres dispersées, la consultante peut retrouver l’ensemble d’outils associé à ce client.
La même méthode s’applique à une activité secondaire. Regroupez l’administration de la boutique, l’adresse e-mail professionnelle et les outils de planification, avec des profils portant le nom de cette activité lorsqu’il faut séparer les comptes.
Créez un nouvel espace lorsqu’il correspond à un changement important de responsabilités. Voici une question utile : Est-ce que je voudrais retrouver ces applications ensemble lorsque je m’assois pour faire ce travail ? Si la réponse est oui, elles ont probablement leur place dans le même espace.
Intégrez le changement de contexte à votre routine
Une organisation est surtout utile si vous l’utilisez régulièrement.
Au début de votre journée de travail, ouvrez votre espace Travail et commencez avec les outils correspondant à votre première tâche. Lorsque vous passez à un projet client, ouvrez l’espace de ce client. Une fois le travail terminé, fermez la fenêtre professionnelle et reprenez vos activités personnelles.
Cette méthode donne au changement de contexte une action visible. Vous choisissez le contexte dans lequel vous souhaitez entrer, au lieu de suivre l’onglet qui se trouve simplement à portée de main.
Veillez également à garder une organisation facile à gérer. Passez vos espaces en revue de temps en temps et supprimez les applications que vous n’utilisez plus. Si un projet est terminé, demandez-vous si son espace doit encore faire partie de votre configuration quotidienne.
Un petit nombre d’espaces clairement nommés constitue souvent un meilleur point de départ qu’une structure complexe que vous entretenez rarement.
Regroupez vos applications Web quotidiennes dans un espace de travail dédié
WebCatalog Desktop transforme les sites Web en applications de bureau et permet d’organiser les applications et les comptes dans des espaces. Le logiciel est disponible pour macOS, Windows et Linux.
C’est une solution pratique si votre journée dépend de services Web, mais que vos comptes ont des usages différents. Vous pouvez créer votre espace de travail autour d’outils familiers tout en établissant des frontières plus claires entre vos activités professionnelles, personnelles et vos responsabilités envers vos clients.
Commencez par le compte que vous changez le plus souvent. Attribuez des noms clairs à ses versions professionnelle et personnelle, puis organisez les outils associés dans les espaces appropriés. Faites évoluer votre organisation lorsqu’un autre projet ou une nouvelle responsabilité a besoin de son propre espace.
Téléchargez WebCatalog Desktop et offrez à vos comptes professionnels et personnels un espace à eux.
