Les conversations sur Zoho Cliq peuvent dépasser les frontières de l’entreprise. Vous pouvez travailler au sein de l’organisation de votre employeur, collaborer avec un fournisseur et utiliser un compte distinct fourni par un client pour une autre mission. Chaque relation peut nécessiter un type d’accès différent.
La première étape pour gérer plusieurs comptes Zoho Cliq consiste à cartographier ces relations. Des identifiants distincts nécessitent des sessions distinctes. Un canal externe, une invitation en tant qu’invité ou un Réseau peut vous permettre de collaborer avec le compte que vous utilisez déjà. La création d’un autre profil de bureau ne détermine pas quelle configuration votre organisation autorise.
Une fois le modèle d’accès clarifié, l’application de bureau Cliq peut accueillir jusqu’à dix identifiants distincts, chacun s’ouvrant dans sa propre fenêtre. Si vous souhaitez regrouper chaque connexion avec les autres applications Web utilisées dans le cadre de cette relation, WebCatalog Desktop peut conserver les comptes dans des profils séparés.
Distinguer la question de la connexion de celle de l’organisation
L’expression « plusieurs organisations » peut désigner plusieurs situations différentes. Un employé disposant d’un autre identifiant fourni par une entreprise a un problème différent de celui d’un partenaire invité à participer à une conversation partagée.
La documentation de Zoho concernant Cliq avec CRM Plus établit clairement cette distinction : un utilisateur appartient à une seule organisation principale et peut rejoindre d’autres organisations en tant qu’utilisateur externe. Elle décrit le passage d’un contexte à l’autre, avec des accès différents de ceux d’un membre interne.
Plus récemment, les commandes de gestion des utilisateurs invités de Cliq ont permis d’accéder aux canaux et aux contacts associés au sein d’une autre organisation. La participation dépend de l’invitation et des politiques applicables de l’organisation.
Cela signifie que la présence d’une même adresse e-mail dans les espaces de travail de plusieurs entreprises ne correspond pas nécessairement à deux comptes Cliq indépendants. Vérifiez si vous utilisez une connexion distincte, une adhésion externe ou une invitation spécifique à collaborer. Ne partez pas du principe que les règles relatives à plusieurs organisations dans d’autres produits Zoho s’appliquent de la même manière à Cliq.
Établir une carte des accès avant d’ajouter des comptes de bureau
Dressez une petite liste des tâches à effectuer. Pour chaque destination, précisez les identifiants, le type d’accès, l’administrateur responsable et les ressources nécessaires.
| Relation professionnelle | Accès à vérifier | Configuration de bureau suggérée |
|---|---|---|
| Employé de votre entreprise principale | Votre compte interne et les canaux qui vous sont attribués | Un profil d’entreprise et un espace de travail |
| Un client vous fournit un identifiant distinct autorisé | L’organisation associée à ce compte et l’accès aux canaux | Un profil séparé portant le nom du client |
| Un fournisseur utilise déjà Cliq | Un canal externe ou un autre moyen de collaboration autorisé | Votre compte existant, à côté des outils du projet du fournisseur |
| Un prestataire participe à une mission limitée | Un accès invité aux conversations nécessaires, lorsque cette option est prise en charge | Le contexte invité autorisé et le dossier du projet |
| Une communauté de partenaires de longue date | Une adhésion à un Réseau Cliq | Le Réseau concerné, à côté des ressources des partenaires |
Considérez cette carte comme la description des accès réels. Un espace nommé « Client North » n’est utile que si le compte qu’il contient peut accéder aux conversations visées.
Par exemple, indiquez « connexion de l’entreprise, canal externe du fournisseur, responsable des achats » plutôt que « compte du fournisseur » s’il n’existe pas de connexion distincte fournie par celui-ci. Des libellés précis vous éviteront de créer des profils en double pour résoudre un problème qui relève de la configuration des accès.
Comprendre les options natives déjà disponibles
L’application de bureau Cliq gère plusieurs connexions de compte
L’application de bureau native Zoho Cliq prend déjà en charge plusieurs comptes. Zoho indique qu’il faut choisir Accounts → Add account pour ajouter une connexion, dans la limite de dix comptes. La sélection d’un compte dans le menu Accounts ouvre une nouvelle fenêtre Cliq pour ce compte.
Si votre travail se déroule principalement dans Cliq, cette option est directe. Vous pouvez utiliser le menu des comptes de l’application pour accéder aux différentes connexions d’entreprise dont vous disposez déjà. WebCatalog Desktop devient plus utile lorsque chaque compte n’est qu’un élément d’un flux de travail plus large comprenant des dossiers de projet, des documents, des calendriers et d’autres applications Web.
Les canaux externes relient les organisations autour d’une conversation
Un canal externe permet à des personnes de différentes organisations de collaborer. Les politiques requises et l’invitation déterminent l’accès. Zoho prend également en charge la collaboration par canal externe entre certains centres de données, tandis que la messagerie directe entre centres de données est soumise à d’autres restrictions.
La création de canaux externes dépend de l’offre : l’offre Free ne permet pas d’en créer, et les personnes autorisées à le faire avec les offres payantes varient selon l’édition et les autorisations de l’administrateur. Avant de choisir cette solution pour une relation avec un fournisseur, vérifiez la configuration de l’organisation hôte.
Les accès invités et les Réseaux répondent à des besoins différents
La fonctionnalité d’invité mise à jour de Zoho permet aux collaborateurs invités de rejoindre des canaux existants. Cette option peut convenir à un prestataire qui participe à une campagne précise. Un Réseau Cliq fournit un environnement dédié à une collaboration externe plus étendue, par exemple une communauté de partenaires pérenne.
Avant de proposer ce nouveau mode de fonctionnement, consultez la documentation actuelle sur les invités : Zoho précise actuellement que Guest Users 2.0 n’est pas pris en charge dans Zoho One et que les messages directs entre centres de données ne sont pas pris en charge. La solution disponible dépend de l’édition et de la configuration de l’organisation concernée.
Ces options natives peuvent vous éviter d’avoir besoin d’un compte supplémentaire. Utilisez une connexion distincte lorsque le travail l’exige réellement, et la fonctionnalité de collaboration appropriée lorsqu’il s’agit d’une participation externe.
Organiser la configuration approuvée dans WebCatalog Desktop
Une fois votre carte des accès prête, configurez votre environnement de bureau en fonction de celle-ci. WebCatalog Desktop vous permet de lancer Cliq dans une fenêtre dédiée et de l’organiser avec d’autres applications Web.
Pour deux connexions distinctes, suivez les instructions de configuration des profils :
- Ouvrez WebCatalog Desktop, accédez à Profiles, puis choisissez Add profile.
- Nommez le premier profil en fonction du compte qu’il accueillera, par exemple « Opérations de l’entreprise ».
- Ouvrez Cliq avec ce profil et connectez-vous selon la procédure habituelle de votre organisation.
- Créez un deuxième profil, par exemple « Client North », puis connectez-vous au compte distinct fourni par le client.
- Vérifiez le compte et l’organisation dans les deux sessions avant d’ajouter d’autres destinations.
Les profils séparent les cookies, les sessions et les données de navigation. Ils ne fournissent pas d’invitation, n’attribuent pas de licence et ne modifient pas les accès accordés dans Cliq.
Ensuite, créez un espace pour chaque contexte de travail. L’espace de l’entreprise peut inclure Cliq, l’outil de suivi des opérations et le manuel interne. L’espace du client peut contenir sa session Cliq, le plan du projet et les documents de révision.
Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre. Réutiliser le même profil dans plusieurs espaces revient à réutiliser la même connexion ; un nom d’espace différent ne crée pas une autre identité de compte. Cette réutilisation est appropriée lorsqu’un même compte participe légitimement à plusieurs conversations de projet.
Veiller à ce que la carte des accès reste à jour
Mettez la carte à jour lorsqu’une mission client commence, qu’un prestataire termine son travail ou que les responsabilités sont transférées à un autre collègue. La suppression de l’accès organisationnel ou invité d’une personne s’effectue dans Cliq, par l’intermédiaire de l’organisation qui gère cette adhésion ; supprimer un profil ne fait que retirer la session locale.
À la fin d’un projet, retirez ses applications et son espace de votre environnement de bureau afin que ce que vous voyez corresponde aux tâches toujours en cours.
Réserver une place claire sur votre bureau à la prochaine organisation
Commencez par une connexion d’entreprise et une relation externe. Déterminez si cette relation nécessite un compte distinct, une invitation en tant qu’invité, un canal externe ou un Réseau. Notez votre choix avant de configurer l’environnement de bureau.
Ensuite, téléchargez WebCatalog Desktop, créez des profils pour les connexions distinctes et organisez des espaces en fonction du travail associé à chaque relation. La structure de vos comptes reste ainsi alignée sur les accès accordés par vos organisations, tandis que vos conversations et vos outils sont plus faciles à retrouver au même endroit.
