Les conversations Zoho Cliq peuvent dépasser les frontières d’une entreprise. Vous pouvez travailler au sein de l’organisation de votre employeur, collaborer avec un fournisseur et utiliser un compte distinct fourni par un client pour une autre mission. Chaque relation peut nécessiter un type d’accès différent.
La première étape pour gérer plusieurs comptes Zoho Cliq consiste à cartographier ces relations. Des identifiants distincts nécessitent des sessions distinctes. Un canal externe, une invitation en tant qu’invité ou un Network peuvent vous permettre de collaborer avec le compte que vous utilisez déjà. Créer un autre profil de bureau ne détermine pas quelle configuration votre organisation autorise.
Une fois le modèle d’accès clarifié, vous pouvez choisir les fonctions natives de gestion des comptes de Cliq ou organiser ces comptes avec les applications de travail associées dans WebCatalog.
Distinguez la question des identifiants de celle de l’organisation
L’expression « plusieurs organisations » peut décrire différentes situations. Un salarié disposant d’un autre compte fourni par une entreprise ne rencontre pas le même problème qu’un partenaire invité à participer à une conversation partagée.
La documentation de Zoho sur Cliq avec CRM Plus établit explicitement cette distinction : un utilisateur appartient à une organisation principale et peut rejoindre d’autres organisations en tant qu’utilisateur externe. Elle explique comment basculer entre ces contextes, avec des accès différents de ceux d’un membre interne.
Plus récemment, les fonctions de gestion des utilisateurs invités de Cliq ont introduit l’accès à des canaux et contacts désignés au sein d’une autre organisation. La participation dépend de l’invitation et des politiques organisationnelles applicables.
Cela signifie qu’une même adresse e-mail utilisée dans le cadre du travail de plusieurs entreprises ne correspond pas nécessairement à deux comptes Cliq indépendants. Vérifiez si vous utilisez des identifiants distincts, un statut de membre externe ou une invitation à une collaboration précise. Il ne faut pas supposer que les règles relatives aux organisations multiples dans les autres produits Zoho s’appliquent à l’identique à Cliq.
Établissez une cartographie des accès avant d’ajouter des comptes sur votre bureau
Créez un bref récapitulatif du travail à effectuer. Pour chaque destination, identifiez les identifiants utilisés, le type d’accès, l’administrateur responsable et les ressources associées.
| Relation professionnelle | Accès à confirmer | Organisation suggérée sur le bureau |
|---|---|---|
| Salarié de votre entreprise principale | Votre compte interne et les canaux qui vous sont attribués | Un profil et un espace de travail pour l’entreprise |
| Client vous fournissant des identifiants distincts et autorisés | L’organisation et les canaux accessibles avec ce compte | Un profil distinct portant le nom du client |
| Fournisseur utilisant déjà Cliq | Un canal externe ou un autre mode de collaboration autorisé | Votre compte existant à côté des outils du projet fournisseur |
| Prestataire participant à une mission limitée | Un accès invité aux conversations nécessaires, lorsqu’il est pris en charge | Le contexte invité autorisé et le descriptif du projet |
| Communauté de partenaires à long terme | L’adhésion à un Cliq Network | Le Network concerné à côté des ressources partenaires |
Considérez cette cartographie comme une description des accès réels. Un espace nommé « Client Nord » n’est utile que si le compte qu’il contient permet d’accéder aux conversations prévues.
Par exemple, notez « compte de l’entreprise, canal externe du fournisseur, responsable des achats » plutôt que « compte fournisseur » lorsqu’aucun identifiant fournisseur distinct n’existe. Des libellés clairs vous évitent de créer des profils en double pour résoudre un problème qui relève de la configuration des accès.
Comprenez les options natives déjà disponibles
L’application de bureau Cliq gère la connexion à plusieurs comptes
L’application de bureau native Zoho Cliq prend déjà en charge plusieurs comptes. Zoho indique d’utiliser Comptes → Ajouter un compte pour ajouter un compte, dans la limite de dix comptes. Sélectionner un compte dans le menu Comptes ouvre une nouvelle fenêtre Cliq pour celui-ci.
Si votre travail se déroule principalement dans Cliq, il s’agit d’une option directe. Vous pouvez utiliser le menu des comptes de l’application pour accéder aux différents comptes d’entreprise dont vous disposez déjà. WebCatalog devient plus utile lorsque chaque compte fait partie d’un processus de travail plus large impliquant des dossiers de projet, des documents, des calendriers et d’autres applications web.
Les canaux externes relient les organisations autour d’une conversation
Un canal externe permet à des personnes de différentes organisations de collaborer. Les politiques requises et l’invitation déterminent l’accès. Zoho prend également en charge la collaboration par canal externe entre certains centres de données, tandis que la messagerie directe entre centres de données est soumise à d’autres limitations.
La création de canaux externes dépend du forfait : le forfait Free ne permet pas d’en créer et, pour les forfaits payants, les personnes autorisées à le faire dépendent de l’édition et des permissions administrateur. Vérifiez la configuration de l’organisation hôte avant de choisir cette solution pour une relation avec un fournisseur.
L’accès invité et les Networks répondent à des relations différentes
La fonction d’invitation mise à jour de Zoho permet aux collaborateurs invités de rejoindre des canaux existants. Elle peut convenir à un prestataire intervenant sur une campagne précise. Un Cliq Network fournit un environnement dédié à une collaboration externe plus large, par exemple une communauté durable de partenaires.
Consultez la documentation actuelle sur les invités avant de proposer ce nouveau mode de fonctionnement : Zoho indique actuellement que Guest Users 2.0 n’est pas pris en charge dans Zoho One, et que cette fonctionnalité ne prend pas en charge les messages directs entre centres de données. La solution disponible doit être déterminée à partir de l’édition et de la configuration réelles de l’organisation.
Ces options natives peuvent éviter de créer un autre compte. Utilisez des identifiants distincts lorsque le travail l’exige réellement, et la fonction de collaboration appropriée lorsqu’il s’agit d’une participation externe.
Organisez la configuration approuvée dans WebCatalog
Une fois votre cartographie des accès prête, configurez votre bureau en conséquence. WebCatalog Desktop vous permet de lancer Cliq dans une fenêtre dédiée et de l’organiser avec d’autres applications web.
Pour deux comptes distincts, suivez la procédure de configuration des profils de WebCatalog :
- Ouvrez Profils et choisissez Ajouter un profil.
- Nommez le premier profil en fonction du compte qu’il contiendra, par exemple « Opérations de l’entreprise ».
- Ouvrez Cliq avec ce profil et connectez-vous selon la procédure habituelle de votre organisation.
- Créez un deuxième profil, par exemple « Client Nord », et connectez-vous-y avec le compte distinct fourni par le client.
- Vérifiez le compte et l’organisation dans les deux sessions avant d’ajouter d’autres destinations.
Les profils séparent les cookies, les sessions et les données de navigation. Ils ne fournissent pas d’invitation, n’attribuent pas de licence et ne modifient pas les accès accordés dans Cliq.
Créez ensuite un espace pour chaque contexte de travail. L’espace de l’entreprise peut inclure Cliq, l’outil de suivi des opérations et le manuel interne. L’espace client peut contenir la session Cliq du client, le plan du projet et les documents à examiner.
Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre. Réutiliser le même profil WebCatalog dans plusieurs espaces revient à réutiliser la même connexion ; donner un autre nom à un espace ne crée pas une identité de compte supplémentaire. Cette réutilisation convient lorsqu’un même compte participe légitimement à plusieurs conversations de projet.
Choisissez un forfait WebCatalog adapté au nombre d’applications, de profils et d’espaces dont vous avez besoin. Comptez les comptes distincts séparément des projets : cinq projets utilisant un seul compte ne nécessitent pas automatiquement cinq profils.
Exemple : un responsable de la livraison travaillant dans le cadre de trois relations
Imaginez un responsable de la livraison coordonnant le lancement d’un produit en interne, un déploiement chez un client et une passation avec un fournisseur. Ces projets ont une personne en commun, mais ne partagent pas tous les comptes ni tous les documents.
Lancement interne : gardez la conversation d’équipe à côté du plan
Utilisez le compte de l’entreprise pour le lancement interne. Placez cette session Cliq à côté de la liste de contrôle de lancement et du journal des décisions dans un espace « Lancement du produit ».
Lorsqu’un membre de l’équipe demande si un jalon peut être validé, le plan est disponible dans le même contexte de travail. Consignez la décision là où l’équipe projet s’attend à la trouver, puis répondez dans le canal approprié. L’avantage est de passer plus facilement de la discussion au document qui l’étaye.
Cela ne nécessite pas de nouveau compte Cliq simplement parce que le lancement dispose de son propre espace. Le compte de l’entreprise peut également être réutilisé dans un espace consacré aux opérations si les deux contextes relèvent de la même identité.
Déploiement chez le client : gardez le compte fourni par le client séparé
Supposons que le client fournisse un compte pour son organisation. Affectez ce compte au profil Client Nord et utilisez-le avec les outils de projet du client.
Avant la première revue, vérifiez l’accès au canal de déploiement et au document à examiner. Si la conversation s’ouvre, mais pas le fichier du projet, identifiez le compte attendu par le service de fichiers. Une session Cliq fonctionnelle ne prouve pas que toutes les applications associées utilisent les mêmes identifiants.
Utilisez l’espace client pour vous rappeler la mission active. Lorsque vous partagez un fichier, vérifiez son public cible et la conversation de destination. L’objectif est de faciliter le respect du processus habituel de revue, avec les documents pertinents déjà à portée de main.
Passation avec le fournisseur : réutilisez l’identité de l’entreprise lorsque c’est approprié
Pour le fournisseur, un canal externe approuvé peut suffire. Conservez le compte de l’entreprise et ajoutez les documents de passation avec le fournisseur à un espace de projet distinct.
La cartographie des accès doit indiquer que cette conversation utilise toujours le compte Opérations de l’entreprise. Cette distinction est importante lorsque vous reprenez le travail après une interruption : vous êtes un salarié qui collabore avec un interlocuteur externe, et non une personne connectée à l’organisation interne du fournisseur.
Si le fournisseur ne peut pas rejoindre la conversation, demandez aux administrateurs responsables de vérifier l’invitation et les politiques de collaboration. Créer un nouveau profil WebCatalog ne modifiera pas l’autorisation côté serveur qui régit la participation.
Gardez la cartographie des accès utile au fil de l’évolution du travail
Mettez la cartographie à jour lorsqu’une mission client commence, qu’un prestataire termine son intervention ou qu’une responsabilité est transférée à un collègue. Les questions utiles sont concrètes : quel compte est utilisé, quelles conversations restent nécessaires et qui peut modifier cet accès ?
Un départ peut nécessiter qu’un administrateur supprime l’accès à l’organisation ou l’accès invité. Supprimer un raccourci du bureau est une opération de rangement distincte. Effectuez d’abord la modification au niveau du service auprès de l’organisation qui contrôle l’adhésion, puis rangez l’espace de travail en conséquence.
Passez également en revue les applications qui entourent la conversation. Un projet peut se terminer alors qu’un ancien descriptif, calendrier ou compte documentaire reste visible au quotidien. Supprimez les destinations qui ne servent plus au travail en cours afin que l’espace continue de refléter sa fonction.
Si les notifications deviennent gênantes, déterminez quelle conversation nécessite une réponse pendant chaque plage de travail. Utilisez les paramètres de notification disponibles dans l’environnement Cliq concerné et vérifiez le résultat avant de vous y fier. Garder davantage de comptes accessibles ne signifie pas que chacun doit recevoir la même attention toute la journée.
Donnez à la prochaine organisation une place claire sur votre bureau
Commencez par un compte d’entreprise et une relation externe. Déterminez si cette relation nécessite un compte distinct, une invitation en tant qu’invité, un canal externe ou un Network. Consignez la réponse avant de configurer le bureau.
Ensuite, ajoutez Zoho Cliq à WebCatalog, créez des profils pour les comptes distincts et assemblez des espaces autour du travail généré par chaque relation. La structure de vos comptes reste alignée sur les accès fournis par vos organisations, tandis que les conversations et les outils deviennent plus faciles à retrouver ensemble.
