Un fournisseur envoie un devis mis à jour via Zalo. Un client demande si la date de livraison est confirmée. Votre groupe familial discute des projets du week-end. Lorsque ces conversations relèvent de comptes différents, retrouver la bonne discussion n’est qu’une partie du travail. Vous devez aussi trouver le bon document, la décision la plus récente et une prochaine étape clairement définie.
Sur votre téléphone, le sélecteur de comptes intégré à Zalo peut suffire. Sur un ordinateur, Zalo PC et Zalo Web ne permettent chacun de rester connecté qu’à un seul compte : pour utiliser deux comptes, il faut donc généralement en ouvrir un dans l’application de bureau et l’autre dans un navigateur. Pour garder plusieurs comptes ouverts en même temps, chacun dans sa propre fenêtre, attribuez un profil distinct à chaque compte dans WebCatalog Desktop et placez le compte professionnel à côté de vos documents, de votre calendrier et de vos outils de suivi.
Ce guide suit un exemple concret : une coordinatrice de projet qui travaille avec un fournisseur vietnamien tout en gardant ses conversations personnelles dans un autre compte.
Attribuer un espace dédié à chaque compte Zalo
Commencez par déterminer quelles conversations relèvent réellement d’identités différentes. Un compte personnel et un compte professionnel établi peuvent nécessiter des sessions distinctes. Plusieurs clients qui échangent avec la même identité professionnelle peuvent rester dans ce compte : un nouveau projet ne nécessite pas automatiquement une nouvelle connexion.
Zalo propose déjà des applications pour Windows et Mac, des applications mobiles et une version Web. Les versions récentes de l’application mobile permettent d’ajouter un deuxième compte et de passer de l’un à l’autre depuis les paramètres de l’application (Chuyển tài khoản), ce qui convient bien si vous consultez un seul compte à la fois. Sur un ordinateur, l’utilisation de Zalo PC pour un compte et de Zalo Web dans un navigateur pour l’autre est la configuration native. WebCatalog Desktop est utile si vous souhaitez ouvrir les deux comptes dans leurs propres fenêtres, avec leurs propres icônes dans le Dock ou la barre des tâches, les nommer selon leur usage et les placer à côté des applications Web associées à vos conversations.
Pour utiliser deux comptes Zalo sur PC ou Mac, commencez par ceux que vous utilisez déjà et auxquels vous pouvez vous connecter. Installez WebCatalog Desktop, ajoutez Zalo depuis son catalogue d’applications, puis :
- Ouvrez Profils, choisissez Ajouter un profil et nommez le premier profil « Zalo Professionnel ».
- Ouvrez Zalo avec ce profil et connectez-vous au compte professionnel voulu.
- Ajoutez un autre profil nommé « Zalo Personnel ».
- Ouvrez Zalo avec le profil Personnel et connectez-vous à votre autre compte.
- Avant de répondre, vérifiez dans chaque fenêtre l’identité du compte et les conversations attendues.
La documentation sur les profils de WebCatalog explique que les profils séparent les cookies, les sessions et les données de navigation. Ouvrir une autre fenêtre avec le même profil réutilise cette session ; sélectionnez l’autre profil lorsque vous avez besoin de l’autre compte.
Pour l’authentification par QR code, les instructions officielles de connexion de Zalo indiquent qu’il faut afficher le code sur l’ordinateur, le scanner avec Zalo sur votre téléphone, vérifier les informations de connexion, puis confirmer. Assurez-vous que votre téléphone utilise bien le compte destiné à ce profil de bureau. Nommer un profil « Professionnel » ne change pas le compte qui a autorisé la connexion.
Pour accéder directement au service, utilisez Zalo Web, l’adresse de messagerie Web indiquée par Zalo Help. Si Zalo vous demande ultérieurement de vous authentifier à nouveau, suivez la procédure de connexion habituelle dans le profil approprié.
Organiser le travail autour de la conversation
Une fenêtre de compte constitue un bon point de départ. Un environnement de travail complet nécessite aussi des outils pour vérifier les informations et consigner les décisions.
Créez un espace « Projets fournisseurs » dans WebCatalog Desktop. Ajoutez-y Zalo avec le profil Professionnel, votre application de documents, un outil de suivi des commandes et le calendrier utilisé pour les engagements de livraison. Un espace regroupe les applications et les favoris associés à un objectif dans une fenêtre dédiée.
Gardez bien distincts les rôles : le profil sélectionne la session connectée ; l’espace regroupe les outils. Vous pouvez réutiliser le même profil professionnel dans plusieurs espaces de projet lorsque ces projets partagent la même identité Zalo. En soi, un autre espace ne crée pas un compte différent et ne limite pas ce compte à un client particulier.
Commencez par un espace professionnel et une fenêtre Zalo personnelle distincte. N’ajoutez un outil que s’il vous aide à accomplir une tâche, par exemple vérifier un devis ou confirmer une réunion.
Lorsque les réponses aux clients doivent être gérées par une équipe, utilisez les rôles Zalo Official Account
Zalo Official Account, ou Zalo OA, répond à un besoin différent de celui qui consiste à garder deux comptes personnels ouverts. Il fournit à une entreprise un compte destiné à la clientèle que plusieurs membres du personnel peuvent gérer. Selon le guide de démarrage de Zalo Official Account de Zalo, les membres du personnel se connectent à OA Manager avec leur propre compte Zalo personnel, et un administrateur les invite via Quản lý → Quản lý admin, en leur attribuant les autorisations nécessaires.
Si vous gérez plusieurs comptes OA, sélectionnez le bon dans OA Manager ; vous n’avez pas besoin d’un profil distinct pour chacun. Zalo OA propose également l’attribution des conversations, selon l’offre OA et les autorisations du personnel. Choisissez les rôles OA lorsque le besoin concerne la gestion partagée des clients, et des profils distincts lorsqu’il s’agit de séparer les identités connectées.
Vérifier les détails qui influent sur votre travail quotidien
Avant d’adopter une nouvelle configuration de bureau pour votre routine, testez une conversation représentative de bout en bout. Pouvez-vous ouvrir le message dont vous avez besoin, consulter le document, envoyer la réponse prévue et noter le suivi à effectuer ? Si les appels font partie de ce processus, testez-les dans l’environnement que vous comptez réellement utiliser. Les fonctionnalités de Zalo peuvent différer entre les versions natives et Web.
Vérifiez les notifications de chaque compte ainsi que les paramètres de votre ordinateur. Le compte professionnel doit attirer votre attention sur les conversations dont vous êtes responsable, tandis que les alertes personnelles peuvent respecter les horaires de travail que vous préférez. Assurez-vous que les alertes attendues arrivent avant de compter sur cette configuration pour répondre dans des délais serrés.
Vérifiez séparément l’historique et les fichiers importants. Zalo fournit des instructions de sauvegarde et de restauration en cas de changement de téléphone, et ce sont ses propres procédures qui déterminent ce qui reste accessible après un changement d’appareil ou de session. Un profil WebCatalog ne constitue pas une sauvegarde de l’historique de vos messages Zalo. Conservez les documents essentiels du projet à l’emplacement prévu par votre équipe.
Commencer par votre prochaine vraie conversation
Choisissez un compte professionnel, un compte personnel et un projet qui génère régulièrement des messages Zalo. Téléchargez WebCatalog Desktop, attribuez un profil nommé à chaque connexion Zalo et placez la session professionnelle à côté des documents et de l’outil de suivi nécessaires à ce projet.
