Google Voice peut prendre en charge des appels très différents : un rendez-vous personnel, une discussion avec un client ou une conversation menée au nom d’un collègue. Avant d’ajouter une autre connexion, déterminez quelle différence vous devez réellement représenter.
Pour gérer plusieurs comptes Google Voice, passez de l’un à l’autre à l’aide du menu des comptes Google, ou attribuez à chacun son propre profil dans WebCatalog Desktop afin de rester connecté aux deux simultanément. Vérifiez le numéro Voice de chaque compte et organisez votre travail en fonction de celui-ci. Lorsque plusieurs personnes doivent répondre à un même numéro, les fonctionnalités d’appel professionnel de Google Voice peuvent être plus adaptées que l’ouverture d’une autre fenêtre de compte.
WebCatalog Desktop permet d’accéder aux différents contextes de compte depuis votre ordinateur. L’attribution des numéros, l’abonnement, le transfert d’appel et le routage des appels restent gérés par Google Voice.
Choisir d’abord la configuration des comptes et des numéros
Un compte Google identifie l’utilisateur connecté. Un numéro Voice est un numéro fourni ou attribué par le service. Un numéro de téléphone associé est un numéro existant qui peut recevoir des appels transférés.
Un compte Google personnel ne peut avoir qu’un seul numéro Voice ; Google ne permet même pas de transférer un deuxième numéro vers un compte qui en possède déjà un. Pour avoir un deuxième numéro personnel, il faut donc un deuxième compte Google : c’est alors que la gestion de plusieurs comptes devient nécessaire.
Les instructions de Google sur les numéros associés précisent que le transfert redirige vers les téléphones associés les appels destinés à votre numéro Voice. Associer votre téléphone mobile ne crée ni une deuxième identité Google Voice ni une boîte de réception distincte.
Commencez par choisir la configuration qui correspond à votre activité :
| Votre besoin | Point de départ adapté | Apport d’un espace de travail sur ordinateur |
|---|---|---|
| Garder accessibles vos comptes Voice personnels et fournis par votre employeur | Des comptes provisionnés séparément | Des sessions distinctes et des espaces de travail faciles à reconnaître |
| Répondre sur un autre téléphone à votre numéro Voice existant | Le transfert vers un numéro associé, si disponible | L’accès aux paramètres et à l’historique du compte |
| Permettre à une équipe de répondre aux appels d’un numéro professionnel partagé | Un groupe de sonnerie Workspace éligible | Les outils et les dossiers de travail de l’équipe |
| Aider un dirigeant à gérer ses appels | La délégation d’appels autorisée avec une offre éligible | Votre propre session de travail, à côté des outils de suivi convenus |
Il s’agit de configurations différentes. Ajouter des fenêtres de compte ne crée pas un groupe de sonnerie, et transférer un numéro ne confie pas à une autre personne la responsabilité de la conversation. Déterminez comment les appels doivent être gérés avant de choisir où les afficher.
Adapter la configuration à l’abonnement Voice utilisé
Les comptes Google Voice personnels et professionnels ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités. Le comparatif des abonnements de Google distingue les offres pour un seul utilisateur des abonnements ajoutés à Google Workspace.
Le service grand public gratuit est une option pour un seul utilisateur. Google propose également les abonnements Starter autonome et Standard autonome aux comptes Gmail personnels éligibles aux États-Unis. Une connexion Gmail personnelle ne permet donc pas de savoir si le compte utilise le service gratuit ou une offre payante.
La documentation sur les offres autonomes est importante pour comparer les fonctionnalités professionnelles : l’offre Standard autonome comprend des standards automatiques, mais pas les groupes de sonnerie ni la délégation d’appels. Ces fonctionnalités collaboratives sont disponibles avec Voice Standard et Premier en tant que modules complémentaires de Workspace.
Pour un compte géré par une entreprise, vérifiez que Voice a été provisionné pour l’utilisateur. Une adresse e-mail professionnelle ne garantit pas à elle seule que le service Voice fonctionne ni que la fonctionnalité d’appel requise est disponible.
La localisation influe également sur le choix. Les offres pour un seul utilisateur sont réservées aux États-Unis. Pour les organisations, la disponibilité dépend du pays et du fait que le service téléphonique passe par l’offre d’appel de Google, Carrier Link ou SIP Link. Consultez le guide de Google sur les pays et les fournisseurs avant de planifier un déploiement dans plusieurs pays.
Vous n’avez pas besoin de repenser entièrement votre système téléphonique pour organiser deux comptes existants. En revanche, vous devez connaître le service dont relève chaque compte avant de vous attendre à y trouver les mêmes fonctionnalités.
Utiliser les commandes de compte natives de Google lorsqu’elles conviennent
Google propose déjà la connexion à plusieurs comptes et le passage de l’un à l’autre. Sur ordinateur, utilisez la photo ou l’initiale du profil pour ajouter ou sélectionner un compte, puis vérifiez quel compte est actif dans le service que vous ouvrez.
L’application mobile Voice décrit également le changement de compte sur Android et sur iPhone ou iPad. Le sélecteur de compte est pratique si vous n’avez besoin de passer d’un contexte à l’autre qu’occasionnellement.
Sur ordinateur, Google Voice fonctionne dans un navigateur. Les instructions d’appel de Google répertorient les navigateurs pris en charge, notamment Chrome, Edge, Firefox et Safari. Pour une configuration simple, garder Voice ouvert dans un navigateur peut suffire.
Des profils WebCatalog Desktop distincts deviennent utiles lorsque les comptes personnel et professionnel ont besoin d’espaces dédiés et clairement nommés, en particulier si les appels mènent à des documents, des rendez-vous ou des dossiers de projet. Vous pouvez revenir à la session voulue sans dépendre uniquement du compte Google sélectionné dans une fenêtre de navigateur généraliste.
Attribuer à chaque compte un espace identifiable dans WebCatalog Desktop
Ajoutez Google Voice dans WebCatalog Desktop. Dans Profils, choisissez Ajouter un profil, nommez-le selon l’usage du compte et ouvrez Voice avec ce profil. Connectez-vous avec le compte Google souhaité. Répétez l’opération avec un deuxième profil pour l’autre compte. Chaque profil ouvre Voice dans sa propre fenêtre sur le bureau, avec une icône dans le Dock ou la barre des tâches, plutôt que dans un onglet de navigateur que vous pourriez fermer par inadvertance.
La documentation de WebCatalog sur les profils explique que les cookies, les sessions et les données de navigation sont distincts d’un profil à l’autre. Vous pouvez, par exemple, les nommer « Voice personnel » et « Activité de conseil ».
Avant de continuer, vérifiez l’adresse e-mail du compte et son numéro Voice dans chaque session. Un historique des appels vide ou un écran d’inscription peut indiquer que vous avez sélectionné un autre compte Google que celui associé au service. Réglez cette question d’identité avant de créer ou de modifier des numéros.
Créez un espace professionnel contenant Voice, votre agenda et les dossiers que vous consultez après les appels. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre. Les profils séparent les sessions de compte ; les espaces organisent les applications en fonction d’un objectif.
Si le même numéro professionnel sert à plusieurs projets clients, vous pouvez réutiliser son profil dans différents espaces de projet. Il s’agit toujours du même compte Voice, avec le même historique sous-jacent.
Flux de travail 1 : appels personnels et professionnels au cours d’une journée de travail
Prenons l’exemple d’un consultant qui utilise un compte Voice personnel existant et un compte professionnel provisionné séparément. Son objectif est de reconnaître le contexte de chaque conversation et de classer le travail qui en découle au bon endroit.
Au début de la journée, ouvrez la session professionnelle à côté de l’agenda des rendez-vous et des notes client en cours. Gardez la session personnelle dans sa propre fenêtre lorsque vous en avez besoin. Ne traitez pas les deux historiques d’appels comme une seule liste de tâches : un appel manqué concernant un rendez-vous personnel et une demande d’un client n’appellent pas les mêmes suites.
Pour recevoir des appels sur ordinateur, la session doit être réellement accessible. Google indique que Voice doit rester ouvert pour recevoir des appels sur un ordinateur. Vérifiez le microphone, les haut-parleurs et les autorisations de notification pertinentes, puis passez un appel test avant de vous fier à une nouvelle configuration pour vos rendez-vous.
Si vous utilisez également des téléphones associés, vérifiez les paramètres de transfert dans le bon compte. Google précise qu’un numéro de téléphone ne peut pas être associé à un autre numéro Voice s’il est déjà associé ailleurs. Ne prévoyez pas de transférer les appels de deux sessions de bureau vers le même numéro associé sans vérifier ce que le service autorise.
Pour rappeler un appel manqué, ouvrez d’abord l’historique du compte concerné. Confirmez le contexte de l’appel, rappelez la personne, puis notez la prochaine action avec le rendez-vous ou le dossier client correspondant.
Flux de travail 2 : plusieurs projets clients utilisent un seul numéro professionnel
Un deuxième client ne nécessite pas automatiquement un deuxième compte Voice. Si votre activité de conseil utilise déjà un numéro professionnel, organiser les appels par projet peut être une amélioration plus utile.
Créez un espace pour un projet qui donne souvent lieu à des échanges téléphoniques. Ajoutez-y Voice avec le profil professionnel existant, ainsi que le brief du projet, le calendrier et le journal des décisions. Vous pouvez réutiliser ce profil dans l’espace d’un autre projet tout en y affichant ses propres outils de travail.
Réutiliser un profil ne sépare pas l’historique Voice par projet, ne crée pas de boîtes vocales propres à chaque projet et ne modifie pas le numéro utilisé pour les appels. Maintenez cette distinction entre projets dans vos dossiers habituels. WebCatalog Desktop facilite l’organisation des outils ; il ne classe pas automatiquement les appelants.
Flux de travail 3 : gérer les appels au nom d’un collègue
Les besoins d’un assistant de direction diffèrent de ceux d’une personne qui gère deux connexions personnelles. L’assistant doit être autorisé à gérer les appels d’une autre personne tout en conservant sa propre identité professionnelle.
Avec les offres Workspace Voice éligibles, utilisez la délégation d’appels. Un administrateur peut attribuer à un délégué les autorisations nécessaires pour passer et recevoir des appels, ainsi que consulter la messagerie vocale au nom de la personne qui délègue. Les autorisations attribuées déterminent les responsabilités disponibles.
Avant le début de la permanence, convenez des modalités pratiques du relais : quels appels transférer, lesquels peuvent être traités directement et comment noter une demande de rappel. Gardez votre propre session Voice à côté de l’agenda autorisé et du dossier de suivi dans un espace « Assistance de direction ».
Lorsqu’un appel entrant nécessite un suivi, notez qui doit répondre et de quel contexte cette personne a besoin. L’espace de travail facilite ce processus sans qu’un deuxième profil connecté au compte du dirigeant soit nécessaire. La délégation est accordée par Google Voice, et non par WebCatalog Desktop.
Pour gérer les appels en équipe, envisagez plutôt un groupe de sonnerie. Avec les offres éligibles, Google prend en charge différentes options de routage, des horaires de disponibilité et la gestion des appels sans réponse. La documentation précise également que les appels de groupe ne sont pas transférés vers les numéros mobiles associés des membres. Vérifiez donc quels appareils servent réellement à répondre lorsque vous mettez en place la permanence.
Une série de fenêtres de compte ouvertes ne peut pas remplacer ces règles de routage. Utilisez la fonctionnalité Voice appropriée, puis organisez les outils de travail de chaque personne autour de celle-ci.
Organiser l’espace de travail en fonction du prochain appel
Commencez par les comptes et les numéros qui vous sont déjà attribués. Déterminez si votre prochain objectif est de séparer les sessions personnelles et professionnelles, d’améliorer le contexte des projets ou de mettre en place une délégation ou un groupe de sonnerie pris en charge.
Ensuite, téléchargez WebCatalog Desktop. Attribuez des profils distincts aux comptes séparés, placez le compte utilisé à côté des outils qui transforment les appels en décisions et vérifiez la configuration des appels entrants avant votre prochain échange prévu. Vous disposerez ainsi d’un espace plus clair pour gérer les appels et leur suivi, sans confondre l’organisation des comptes avec la configuration du système téléphonique.
