Google Drive devient plus difficile à parcourir lorsque vos fichiers relèvent de plusieurs sphères de votre vie. Une proposition se trouve dans votre compte professionnel, un client vous fournit un identifiant d’entreprise distinct et vos documents personnels sont stockés dans un autre Drive. La difficulté consiste à vous souvenir de l’identité associée au document dont vous avez besoin.
Vous disposez de plusieurs bonnes solutions pour gérer plusieurs comptes Google Drive. Google permet de passer d’un compte à l’autre dans le navigateur, et Drive pour ordinateur peut connecter plusieurs comptes pour accéder aux fichiers en local. Les profils de navigateur et WebCatalog offrent d’autres moyens d’organiser les comptes que vous utilisez tout au long de la journée.
La bonne configuration dépend de ce que vous faites après avoir ouvert Drive. Consultez-vous occasionnellement un document partagé, travaillez-vous avec des fichiers dans le Finder ou l’Explorateur de fichiers, ou passez-vous des e-mails d’un client à ses documents et à ses réunions ? Commencez par cette question, puis mettez en place la configuration la plus simple qui couvre vos habitudes de travail.
Choisissez votre configuration en fonction du travail à accomplir
Ces options répondent à différents aspects du problème, et vous pouvez en combiner plusieurs.
| Votre besoin principal | Un point de départ utile | À garder à l’esprit |
|---|---|---|
| Ouvrir occasionnellement le Drive d’un autre compte | Le sélecteur de compte Google | Vérifiez le compte Google actif avant de modifier ou d’importer des fichiers. |
| Accéder aux fichiers cloud depuis le Finder ou l’Explorateur de fichiers | Google Drive pour ordinateur | Google prend en charge jusqu’à quatre comptes ; choisissez les paramètres de synchronisation de chacun. |
| Organiser tout un environnement de navigation par identité | Les profils de navigateur | Vous gérez un contexte de navigation distinct pour le travail, un usage personnel ou un client. |
| Garder Drive aux côtés des autres applications de chaque identité | WebCatalog Desktop | Les profils séparent les sessions ; les espaces organisent les applications et les profils que vous utilisez ensemble. |
Distinguez également plusieurs comptes de plusieurs dossiers. Si trois clients partagent des dossiers avec votre compte professionnel existant, ce seul compte peut suffire. Créez un autre contexte de compte uniquement lorsque vous avez réellement une autre identité Google à utiliser. Pour des dossiers relevant de la même identité, une structure de projet claire peut suffire.
Utilisez le sélecteur de compte Google pour un accès web occasionnel
Google vous permet de vous connecter à plusieurs comptes Google et de passer de l’un à l’autre sans vous déconnecter. Dans un service Google, sélectionnez votre photo de profil ou votre initiale, choisissez Ajouter un compte, puis connectez-vous. Vous pouvez ensuite sélectionner le compte souhaité dans le menu des comptes.
C’est un point de départ judicieux si vous consultez un second Drive quelques fois par semaine. La configuration est minime et le navigateur reste votre principal environnement de travail.
Avant d’importer un livrable ou de demander l’accès à un document, vérifiez l’adresse e-mail affichée dans le menu du compte Google. Un avatar familier n’est pas un repère infaillible, surtout si les deux comptes utilisent la même photo. Google indique également que le premier compte auquel vous vous connectez est souvent le compte par défaut, ce qui peut avoir de l’importance lorsqu’un service ne sait pas quel compte vous souhaitez utiliser.
Si vous devez régulièrement vous interrompre pour vérifier le menu des comptes, envisagez de donner à chaque identité une place plus facilement reconnaissable dans votre environnement quotidien.
Utilisez Drive pour ordinateur lorsque l’accès local aux fichiers est important
Pour les fichiers dont vous avez besoin dans le Finder sur Mac ou dans l’Explorateur de fichiers sous Windows, commencez par le client de synchronisation de Google. Drive pour ordinateur prend en charge jusqu’à quatre comptes simultanément.
Pour connecter un autre compte :
- Ouvrez le menu de Drive pour ordinateur.
- Sélectionnez votre photo de profil en haut à droite.
- Choisissez Ajouter un autre compte, puis connectez-vous dans le navigateur.
- Redémarrez Drive pour ordinateur comme indiqué par Google.
Une fois vos comptes connectés, déterminez quelle part de chaque Drive doit être présente sur votre appareil. Le guide de Google sur l’accès en streaming et la duplication des fichiers explique la différence : le streaming conserve principalement les fichiers dans le cloud et utilise l’espace local pour les fichiers que vous ouvrez ou rendez disponibles hors connexion ; la duplication conserve une copie complète de Mon Drive à la fois en local et dans le cloud. Les Drive partagés prennent en charge le streaming.
Par exemple, un designer peut avoir besoin d’accéder régulièrement en local à des ressources de travail dans son propre compte professionnel, tout en ne consultant qu’occasionnellement le dossier de référence d’un client. Ces besoins appellent des choix différents en matière de stockage local. Tenez compte de l’espace disque disponible, des fichiers dont vous avez besoin en déplacement et des éventuelles exigences de votre organisation.
Veillez à ce que les noms des comptes restent facilement reconnaissables lorsque vous parcourez les fichiers locaux. Avant de choisir une destination d’importation ou d’exportation, vérifiez à la fois le compte et le dossier. Un fichier correctement nommé mais placé dans le mauvais Drive crée malgré tout du travail supplémentaire pour toutes les personnes qui cherchent à le retrouver.
WebCatalog remplit ici une autre fonction : organiser l’accès à l’interface web de Drive et à vos applications associées. Il ne remplace pas le client de synchronisation de fichiers de Google et ne regroupe pas le stockage de comptes Google distincts. Vous pouvez utiliser Drive pour ordinateur pour les fichiers locaux et WebCatalog pour la partie web du même projet.
Utilisez les profils de navigateur pour séparer plus largement vos activités de navigation
Si vous travaillez déjà dans un navigateur, des profils distincts peuvent suffire. Les profils Chrome séparent les informations telles que les favoris, l’historique, les mots de passe et les paramètres.
Dans Chrome, ouvrez le menu des profils du navigateur, choisissez Ajouter un profil Chrome, puis donnez au profil un nom clair. Ouvrez Drive dans ce profil et connectez-vous avec le compte Google que vous souhaitez y utiliser. Répétez l’opération pour une autre identité si nécessaire.
Nommez les profils selon un rôle que vous reconnaissez immédiatement : « Personnel », « Studio » ou « Compte professionnel Acme ». Un nom de projet est moins utile si le même compte doit rester en service après la fin du projet.
Cette approche est pratique lorsque vous souhaitez conserver les onglets de recherche, les favoris et les autres sites web d’un client dans un environnement de navigation dédié. À mesure que le nombre de comptes augmente, vérifiez que la gestion des fenêtres du navigateur ne devient pas une tâche à part entière.
Organisez le travail récurrent sur vos comptes dans WebCatalog
WebCatalog est utile lorsque Drive n’est qu’une étape d’un processus plus large comprenant les e-mails, les calendriers, les discussions et les outils de projet. Ses profils séparent les sessions des comptes et les données de navigation, afin que vous puissiez retrouver chaque compte dans son propre contexte.
Commencez par les identités que vous utilisez le plus souvent. Suivez les instructions de configuration des profils de WebCatalog :
- Ouvrez WebCatalog Desktop et accédez à Profils.
- Sélectionnez Ajouter un profil, puis donnez-lui un nom facilement reconnaissable.
- Ouvrez Drive avec ce profil et connectez-vous au compte Google prévu.
- Répétez l’opération pour votre autre compte.
Le profil professionnel que vous utilisez pour Drive peut également servir pour Gmail et Google Agenda avec cette même identité Google. Le réutiliser vous permet de conserver un contexte de compte cohérent lorsque vous passez d’une demande reçue par e-mail à un document, puis à la réunion de révision.
Utilisez les espaces lorsque vous souhaitez regrouper des applications et des profils autour d’un client ou d’un projet. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre. La séparation des comptes repose sur les profils ; l’espace permet de les organiser.
Gardez une configuration initiale simple. Ajoutez les applications nécessaires à une tâche récurrente avant de recréer l’intégralité de votre environnement de travail. Le forfait Basic de WebCatalog comprend deux applications de bureau, deux profils et un espace. Les forfaits Pro et Business permettent d’utiliser un nombre illimité d’applications, de profils et d’espaces, ce qui compte si vous étendez votre configuration à plusieurs clients ou à des ensembles d’applications plus importants.
Un processus pratique pour les documents clients
Prenons l’exemple d’un consultant disposant d’un compte Google professionnel et d’un compte distinct fourni par Acme. Acme exige que le travail sur ses projets soit effectué avec son compte. Le consultant a également d’autres clients qui partagent des documents directement avec son adresse professionnelle.
Le critère de séparation pertinent est l’identité Google requise pour le travail. Acme dispose de son propre profil. Les autres clients peuvent rester dans le profil professionnel si c’est le compte auquel ils ont accordé l’accès.
Commencez avec le bon compte
Ouvrez le profil Drive d’Acme avant de commencer la tâche. Vérifiez l’adresse e-mail du compte, puis accédez au dossier du projet. Si la tâche vous est parvenue par e-mail, confirmez que le message concerne bien le même projet et le même compte que ceux que vous avez ouverts.
Prenez cette habitude au début de chaque session de travail. Il est plus facile de s’astreindre à une vérification avant une période de travail concentré que de corriger une importation effectuée sous la mauvaise identité.
Travaillez à partir du document partagé
Ouvrez le document que le client a désigné comme la version actuelle. Avant d’en faire une copie distincte, demandez si cette copie fait réellement partie de la mission. Un nouveau fichier peut conduire les relecteurs à commenter une version pendant que vous en révisez une autre.
Les paramètres de partage de Google déterminent si votre compte peut consulter, commenter ou modifier le document. Un profil supplémentaire fournit un autre contexte de connexion ; il ne modifie pas ces autorisations.
Si vous ne disposez que d’un accès en lecture mais devez modifier le document, réglez la question avec son propriétaire en utilisant le compte prévu. Créer plusieurs copies ne résoudra pas le problème de collaboration sous-jacent.
Choisissez la destination avant l’importation
Pour un nouveau livrable, accédez au dossier de projet convenu avant de sélectionner le fichier à importer. Utilisez un nom qui indique le projet et l’objet du document, par exemple « Proposition d’intégration Acme ». Suivez la convention de nommage existante du client s’il en a une.
Lors de la remise, partagez le lien vers le fichier convenu et précisez ce qui est prêt à être examiné. Passez ensuite au contexte de votre client suivant. L’objectif est de disposer d’un cheminement reproductible du compte au projet, puis au document, avec moins de décisions reposant sur votre mémoire.
Diagnostiquez le problème avant de modifier la configuration
Lorsque quelque chose semble anormal, distinguez ces trois cas :
Le fichier s’ouvre avec le mauvais compte. Vérifiez l’adresse e-mail Google dans la fenêtre active. Ouvrez le lien dans le contexte du compte prévu, puis réessayez. Un lien enregistré indique un emplacement ; il ne garantit pas que vous utilisez la bonne identité.
Le bon compte ne peut pas accéder au fichier. Vérifiez l’invitation de partage d’origine et l’adresse qui y figure. Demandez au propriétaire de confirmer l’accès pour cette adresse. Les organisations professionnelles et les établissements scolaires peuvent également restreindre le partage externe ; un autre profil ne permettra donc pas nécessairement de lever cette restriction.
Un fichier est absent du stockage local. Vérifiez le compte concerné dans Drive pour ordinateur et examinez ses paramètres de synchronisation et d’accès hors connexion. Il s’agit d’une question de disponibilité locale du fichier, même si le même document s’ouvre correctement dans l’application web.
Cette distinction vous aide à intervenir au bon niveau plutôt que de vous déconnecter sans cesse, de recréer des profils ou de déplacer des documents.
Facilitez la remise de votre prochain livrable client
Choisissez un document que vous devez déjà livrer et organisez son processus de travail dans WebCatalog Desktop. Attribuez à l’identité Google autorisée un profil au nom clair, ouvrez le dossier de projet convenu et gardez les communications associées à portée de main. Suivez le fichier depuis la demande initiale jusqu’à la modification et à la révision finale.
Lors de la remise, vous devriez pouvoir répondre à trois questions sans fouiller dans vos onglets : quel compte ai-je utilisé, où se trouve le fichier actuel et quel lien le client doit-il consulter ? Conservez la configuration qui permet de trouver facilement ces réponses, en laissant Drive pour ordinateur gérer la synchronisation locale là où elle est nécessaire.
