Il existe plusieurs bonnes façons de gérer plusieurs comptes Google Drive. Google permet de passer d’un compte à l’autre dans le navigateur, et Drive pour ordinateur peut connecter plusieurs comptes pour accéder aux fichiers en local. Les profils de navigateur et WebCatalog Desktop offrent d’autres moyens d’organiser les comptes que vous utilisez au quotidien. WebCatalog Desktop vous permet de garder Google Drive ouvert pour chaque identité, à côté des autres applications que vous utilisez avec chacune d’elles.
Il devient plus difficile de s’y retrouver dans Drive lorsque vos fichiers concernent différents aspects de votre vie. Une proposition se trouve dans votre compte professionnel, un client vous fournit un identifiant d’entreprise distinct, et vos documents personnels sont stockés dans un autre Drive. Le défi consiste à se rappeler quelle identité correspond au document dont vous avez besoin.
La configuration qui vous convient dépend de ce que vous faites après avoir ouvert Drive. Consultez-vous parfois un document partagé, travaillez-vous avec des fichiers dans le Finder ou l’Explorateur de fichiers, ou passez-vous d’un e-mail client à des documents, puis à des réunions ? Commencez par répondre à cette question, puis mettez en place la configuration la plus simple qui couvre vos habitudes.
Choisissez votre configuration en fonction de votre travail
Ces options répondent à différents aspects du problème, et vous pouvez en combiner plusieurs.
| Votre besoin principal | Point de départ utile | Points à prendre en compte |
|---|---|---|
| Ouvrir occasionnellement le Drive d’un autre compte | Le sélecteur de comptes de Google | Vérifiez quel compte Google est actif avant de modifier ou d’importer des fichiers. |
| Accéder aux fichiers cloud dans le Finder ou l’Explorateur de fichiers | Google Drive pour ordinateur | Google prend en charge jusqu’à quatre comptes ; choisissez vos paramètres de synchronisation pour chacun. |
| Organiser tout un environnement de navigation par identité | Profils de navigateur | Vous gérez un contexte de navigation distinct pour le travail, l’usage personnel ou un client. |
| Garder Drive à côté des autres applications de chaque identité | WebCatalog Desktop | Les profils séparent les sessions ; les espaces organisent les applications et les profils que vous utilisez ensemble. |
Distinguez également plusieurs comptes de plusieurs dossiers. Si trois clients partagent des dossiers avec votre compte professionnel existant, vous n’aurez peut-être besoin que de ce compte. Créez un autre contexte de compte uniquement si vous avez réellement une autre identité Google à utiliser. Pour les dossiers associés à une même identité, une structure de projet claire peut suffire.
Utilisez le sélecteur de comptes de Google pour accéder occasionnellement au Web
Google vous permet de vous connecter à plusieurs comptes Google et de passer de l’un à l’autre sans vous déconnecter. Dans un service Google, sélectionnez votre photo de profil ou votre initiale, choisissez Ajouter un compte, puis connectez-vous. Vous pourrez ensuite sélectionner le compte voulu dans le menu des comptes.
C’est un bon point de départ si vous consultez un deuxième Drive quelques fois par semaine. La configuration est minimale et le navigateur reste votre principal environnement de travail.
Avant d’importer un livrable ou de demander l’accès à un document, vérifiez l’adresse e-mail affichée dans le menu du compte Google. Un avatar familier ne constitue pas un rappel infaillible, surtout si les deux comptes utilisent la même photo. Google précise également que le premier compte auquel vous vous connectez est souvent le compte par défaut, ce qui peut avoir son importance lorsqu’un service ne sait pas quel compte vous souhaitez utiliser.
Si vous devez régulièrement vous arrêter pour vérifier le menu des comptes, envisagez de donner à chaque identité une place plus reconnaissable dans votre configuration quotidienne.
Utilisez Drive pour ordinateur si l’accès aux fichiers en local est important
Pour accéder aux fichiers dans le Finder sur Mac ou dans l’Explorateur de fichiers sous Windows, commencez par utiliser le client de synchronisation de Google. Drive pour ordinateur prend en charge jusqu’à quatre comptes simultanément.
Pour connecter un autre compte :
- Ouvrez le menu de Drive pour ordinateur.
- Sélectionnez votre photo de profil en haut à droite.
- Choisissez Ajouter un autre compte, puis connectez-vous dans le navigateur.
- Redémarrez Drive pour ordinateur comme indiqué par Google.
Après avoir connecté vos comptes, décidez quelle partie de chaque Drive doit être disponible sur votre appareil. Le guide de Google sur la diffusion en continu et la mise en miroir explique la différence : la diffusion en continu conserve principalement les fichiers dans le cloud et utilise l’espace local pour les fichiers que vous ouvrez ou rendez disponibles hors connexion ; la mise en miroir conserve une copie complète de Mon Drive à la fois en local et dans le cloud. Les Drive partagés prennent en charge la diffusion en continu.
Par exemple, un designer peut avoir besoin d’accéder régulièrement aux ressources de travail stockées dans son compte professionnel, tout en ne consultant qu’occasionnellement le dossier de références d’un client. Ces besoins appellent des choix différents en matière de stockage local. Tenez compte de l’espace disque disponible, des fichiers dont vous avez besoin en déplacement et des exigences de votre organisation.
Choisissez des noms de comptes faciles à reconnaître lorsque vous parcourez les fichiers en local. Avant de sélectionner une destination d’importation ou d’exportation, vérifiez à la fois le compte et le dossier. Même un fichier correctement nommé, s’il se trouve dans le mauvais Drive, donne du travail supplémentaire à toutes les personnes qui essaient de le retrouver.
WebCatalog Desktop répond ici à un autre besoin : organiser l’accès à l’interface Web de Drive et aux applications qui y sont associées. Il ne remplace pas le client de synchronisation de fichiers de Google et ne regroupe pas le stockage de comptes Google distincts. Vous pouvez utiliser Drive pour ordinateur pour les fichiers locaux et WebCatalog Desktop pour la partie Web d’un même projet.
Utilisez des profils de navigateur pour mieux séparer vos activités de navigation
Si votre travail se déroule déjà dans un navigateur, des profils distincts peuvent suffire. Les profils Chrome séparent les informations telles que les favoris, l’historique, les mots de passe et les paramètres.
Dans Chrome, ouvrez le menu des profils du navigateur, choisissez Ajouter un profil Chrome, puis donnez-lui un nom explicite. Ouvrez Drive dans ce profil et connectez-vous au compte Google que vous souhaitez y utiliser. Répétez l’opération pour une autre identité si nécessaire.
Nommez vos profils d’après un rôle que vous pouvez reconnaître immédiatement : « Personnel », « Studio » ou « Compte professionnel Acme ». Un nom de projet est moins utile si le même compte existera encore après la fin du projet.
Cette méthode est pratique si vous souhaitez regrouper les onglets de recherche, les favoris et les autres sites Web d’un client dans un environnement de navigation dédié. Si le nombre de comptes augmente, demandez-vous si la gestion des fenêtres du navigateur n’est pas devenue une tâche supplémentaire à part entière.
Organisez les activités récurrentes liées aux comptes dans WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop est utile lorsque Drive n’est qu’une étape d’une routine plus vaste qui comprend les e-mails, les calendriers, les discussions et les outils de gestion de projet. Ses profils séparent les sessions de compte et les données de navigation, ce qui vous permet de revenir à chaque compte dans son propre contexte.
Commencez par les identités que vous utilisez le plus souvent. Suivez les instructions de configuration des profils de WebCatalog :
- Ouvrez WebCatalog Desktop et accédez à Profils.
- Sélectionnez Ajouter un profil, puis donnez-lui un nom reconnaissable.
- Ouvrez Drive avec ce profil et connectez-vous au compte Google souhaité.
- Répétez l’opération pour votre autre compte.
Le profil professionnel que vous utilisez pour Drive peut également servir à accéder à Gmail et à Google Agenda avec la même identité Google. En réutilisant ce profil, vous conservez un contexte de compte cohérent lorsque vous passez d’une demande reçue par e-mail à un document, puis à la réunion de suivi.
Utilisez les espaces si vous souhaitez regrouper des applications et des profils autour d’un client ou d’un projet. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre. Ce sont les profils qui assurent la séparation des comptes ; l’espace permet de les organiser.
Gardez une configuration initiale simple. Ajoutez les applications nécessaires à une tâche récurrente avant de recréer tout votre environnement de travail.
Un flux de travail pratique pour les documents clients
Prenons le cas d’un consultant qui dispose d’un compte Google professionnel et d’un compte distinct fourni par Acme. Acme attend de lui que le travail sur le projet soit effectué dans son compte. Le consultant travaille également pour d’autres clients qui partagent directement des documents avec son adresse professionnelle.
La distinction utile repose sur l’identité Google requise pour le travail. Acme a son propre profil. Les autres clients peuvent rester dans le profil professionnel si c’est le compte qu’ils ont autorisé.
Commencez avec le bon compte
Ouvrez le profil Drive d’Acme avant de commencer la tâche. Vérifiez l’adresse e-mail du compte, puis accédez au dossier du projet. Si la tâche vous a été envoyée par e-mail, confirmez que le message concerne le même projet et le même compte que ceux que vous avez ouverts.
Prenez l’habitude de le faire au début d’une session de travail. Une vérification avant de commencer une période de travail concentré est plus facile à maintenir que la correction d’un import effectué avec la mauvaise identité.
Travaillez à partir du document partagé
Ouvrez le document que le client a indiqué comme étant la version actuelle. Avant d’en faire une copie distincte, demandez-vous si la tâche exige réellement une copie. Si vous créez un nouveau fichier, les personnes chargées de la vérification risquent de discuter d’une version pendant que vous en modifiez une autre.
Les paramètres de partage de Google déterminent si votre compte peut consulter, commenter ou modifier le document. Un profil supplémentaire fournit un autre contexte de connexion ; il ne modifie pas ces autorisations.
Si vous ne disposez que d’un accès en lecture alors que vous devez modifier le document, réglez la question avec son propriétaire en utilisant le compte prévu. Créer plusieurs copies ne résoudra pas le problème de fond lié à la collaboration.
Choisissez la destination avant d’importer le fichier
Pour un nouveau livrable, accédez au dossier de projet convenu avant de sélectionner le fichier à importer. Choisissez un nom qui indique le projet et l’objectif, par exemple « Proposition d’intégration Acme ». S’il en existe une, respectez la convention de nommage du client.
Au moment de la remise, partagez le lien vers le fichier convenu et précisez ce qui est prêt à être examiné. Passez ensuite au contexte de votre client suivant. L’objectif est de disposer d’un parcours reproductible, du compte au projet puis au document, en laissant moins de décisions à votre mémoire.
Diagnostiquez le problème avant de modifier votre configuration
En cas de problème, distinguez ces trois situations :
Le fichier s’ouvre avec le mauvais compte. Vérifiez l’adresse e-mail Google dans la fenêtre active. Ouvrez le lien dans le contexte du compte voulu, puis réessayez. Un lien enregistré indique un emplacement ; il ne garantit pas que vous utilisez la bonne identité.
Le bon compte ne peut pas accéder au fichier. Vérifiez l’invitation de partage d’origine et l’adresse qu’elle indique. Demandez au propriétaire de confirmer que cette adresse dispose bien de l’accès. Les organisations professionnelles et scolaires peuvent également restreindre le partage externe ; un autre profil ne résoudra donc pas forcément le problème.
Un fichier est absent du stockage local. Vérifiez le compte concerné dans Drive pour ordinateur et examinez ses paramètres de synchronisation et d’accès hors connexion. Il s’agit d’un problème de disponibilité locale des fichiers, même si le même document s’ouvre correctement dans l’application Web.
Cette distinction vous aide à intervenir au bon niveau au lieu de vous déconnecter sans cesse, de recréer des profils ou de déplacer des documents.
Facilitez la prochaine remise de travail à un client
Choisissez un document que vous devez déjà livrer et organisez son flux de travail dans WebCatalog Desktop. Attribuez un profil clairement nommé à l’identité Google autorisée, ouvrez le dossier de projet convenu et gardez les échanges associés à portée de main. Suivez le fichier depuis la demande initiale jusqu’à la modification et à la vérification finale.
Au moment de la remise, vous devriez pouvoir répondre à trois questions sans chercher parmi les onglets : quel compte ai-je utilisé, où se trouve le fichier actuel et quel lien le client doit-il examiner ? Conservez la configuration qui vous permet de trouver facilement ces réponses et utilisez Drive pour ordinateur pour synchroniser les fichiers en local lorsque nécessaire.
