Lorsque Google Chat est utilisé pour des conversations personnelles, des projets professionnels et des échanges avec des clients, deux solutions pratiques permettent de séparer les comptes. Le sélecteur de comptes de Google permet de passer d’un compte connecté à un autre dans Chat, Gmail ou l’application autonome Chat. WebCatalog Desktop attribue un profil à chaque identité Google, afin que plusieurs comptes restent connectés côte à côte. Dans les deux cas, commencez par déterminer quelle identité utiliser pour chaque conversation.
Un projet ne nécessite pas automatiquement un autre compte Google. Vous pouvez utiliser un seul compte professionnel pour collaborer avec plusieurs clients, tandis qu’un autre client peut vous fournir une identité gérée qui lui est propre. Ces situations appellent des configurations de bureau différentes.
WebCatalog Desktop propose des profils isolés et des espaces orientés projets, qui peuvent faciliter l’organisation d’une journée de travail chargée. L’objectif est de savoir clairement quel compte, quelle conversation et quels outils utiliser chaque fois que vous vous mettez au travail.
Attribuer des rôles distincts aux identités et aux projets
Les termes « compte », « organisation » et « espace » désignent différentes parties d’un flux de travail dans Google Chat. Les distinguer facilite la configuration et le dépannage.
| Élément de la configuration | Ce qu’il contrôle ou organise | Exemple concret |
|---|---|---|
| Compte Google | L’identité utilisée pour se connecter et participer | Votre compte personnel ou un compte fourni par votre employeur |
| Organisation Google Workspace | L’accès géré et les règles appliquées à ses utilisateurs | Les paramètres Chat et de collaboration externe de votre employeur |
| Espace Google Chat | Un espace de conversation avec ses propres participants | Une discussion sur le lancement d’un produit avec l’équipe du projet |
| Profil WebCatalog Desktop | Les données isolées de connexion et de session d’un site Web | Un profil nommé « Travail — Acme » |
| Espace dans WebCatalog Desktop | Une fenêtre de bureau regroupant des applications et des profils | Un espace de travail de lancement comprenant Chat, Drive et le dossier de présentation du projet |
Google décrit l’accès à Chat via votre compte Google ou votre organisation Workspace. Les comptes Google personnels comme les comptes Workspace payants peuvent créer des espaces Chat, mais leurs fonctionnalités diffèrent ; consultez le comparatif des comptes de Google.
Vous devez donc créer des profils de bureau en fonction des identités réellement utilisées pour vous connecter, puis organiser les espaces de travail de vos projets selon les besoins. Créer un espace dans WebCatalog Desktop ne crée pas un espace Google Chat, n’invite pas de collaborateurs et ne modifie pas les autorisations de l’organisation.
Commencer par les options de bureau déjà proposées par Google
Vous n’avez pas besoin d’une nouvelle application simplement pour ajouter une deuxième connexion Google. Le guide de connexion à plusieurs comptes de Google explique comment ajouter des comptes et passer de l’un à l’autre sans se déconnecter. Dans un service Google compatible, utilisez le menu des comptes pour ajouter ou sélectionner le compte souhaité.
Chat est accessible sur chat.google.com et dans Gmail. Google propose également une application Chat autonome, installée comme application Web progressive via Chrome. Chrome doit être ouvert pour que l’application fonctionne. Avec un compte professionnel ou scolaire, vous devrez peut-être demander à votre administrateur de vous aider à l’installer.
Ces options peuvent suffire si le sélecteur de comptes et l’organisation actuelle de votre navigateur correspondent à votre façon de travailler. Quelle que soit la solution choisie, vérifiez quel compte a accès à la conversation que vous souhaitez ouvrir.
WebCatalog Desktop devient utile lorsque vous souhaitez disposer de contextes de comptes explicites et réutilisables, ainsi que d’une organisation de bureau adaptée au reste de chaque projet. Vous pouvez séparer votre identité personnelle de votre identité professionnelle, puis réutiliser cette dernière partout où elle est autorisée. Les trois scénarios de collaboration suivants montrent comment faire ces choix.
Conversations personnelles : créez un espace familier
Attribuez à votre compte Google personnel un profil nommé Personnel, ou choisissez un autre libellé qui identifie la connexion plutôt qu’une activité temporaire comme « Voyage du week-end ». Ouvrez Chat avec ce profil et connectez-vous à votre compte personnel.
Dans Chat, épinglez les espaces et les conversations que vous consultez le plus souvent ; Google indique que l’épinglage est disponible aussi bien pour les comptes personnels que pour les comptes Workspace payants. Le profil sépare la connexion, tandis que les paramètres d’appartenance propres à Chat déterminent toujours qui peut voir chaque message.
Projets professionnels : réutilisez la bonne identité pour le travail de l’équipe
Un compte fourni par votre employeur a généralement sa place dans un profil professionnel clairement nommé, par exemple Travail — Acme. Utilisez cette identité pour les conversations Chat auxquelles votre organisation vous a autorisé à accéder et pour lesquelles elle vous a invité.
Si Chat n’est pas disponible pour ce compte, adressez-vous à l’administrateur Workspace. Les consignes de connexion de Google précisent que les organisations professionnelles et scolaires doivent configurer Chat pour leurs utilisateurs. Ouvrir la même identité dans une autre application de bureau ne rendra pas disponible un service auquel l’organisation ne vous donne pas accès.
Une fois l’accès confirmé, organisez les projets récurrents autour des informations dont chacun a besoin. Pour un lancement de produit, il peut s’agir de :
- L’espace Google Chat où l’équipe de lancement prend ses décisions.
- Le dossier Drive contenant les éléments créatifs approuvés.
- Le document contenant la liste de contrôle de lancement.
- L’agenda utilisé pour confirmer les dates de révision.
Vous pouvez regrouper les applications et profils concernés dans un espace nommé Lancement du produit dans WebCatalog Desktop. Un autre espace, Opérations d’équipe, peut rassembler les outils nécessaires aux tâches internes courantes.
Les deux espaces peuvent utiliser le même profil professionnel si le même compte Google est autorisé pour ces deux projets. Vous n’avez pas besoin d’un nouveau compte Google ni d’une connexion isolée pour chaque fenêtre de projet. Réutiliser un profil revient à réutiliser ses données de session : les fenêtres ne correspondent donc pas à des identités distinctes.
Un espace dans WebCatalog Desktop ne verrouille pas non plus Chat sur une conversation de projet particulière. Avant de publier une mise à jour sur le lancement, sélectionnez l’espace Google Chat voulu et vérifiez qui en fait partie. L’espace de travail sur le bureau vous aide à accéder au projet ; c’est la conversation Google Chat qui détermine qui reçoit le message.
Consignez les décisions du projet dans la conversation où l’équipe s’attend à les trouver. Si un message privé permet de résoudre un problème qui concerne tout le groupe, ajoutez un résumé approprié à la discussion du projet. L’espace de travail sera ainsi utile à la prochaine personne qui aura besoin de connaître la décision, et pas seulement à celle qui envoie le message à ce moment-là.
Collaboration avec des clients : organisez l’identité que le client a réellement invitée
Avant de créer un autre profil, prenez le temps de choisir comment gérer l’accès du client. Demandez quelle adresse e-mail ou identité gérée le client souhaite vous voir utiliser.
Plusieurs configurations sont possibles. Un client peut inviter votre compte Google professionnel ou personnel existant en tant que participant externe. Il peut aussi vous attribuer un compte dans sa propre organisation Workspace. Google décrit également une procédure d’accès invité pour les personnes qui n’ont pas de compte Workspace : l’invitation crée un compte invité contrôlé par l’organisation qui l’a envoyée. Google explique les procédures disponibles et leurs restrictions dans son guide destiné aux utilisateurs externes et aux invités.
Adaptez votre configuration de bureau à la situation :
| Configuration côté client | Choix de profil adapté |
|---|---|
| Le client invite votre compte professionnel existant | Réutilisez le profil associé à ce compte |
| Le client fournit un compte Workspace distinct | Créez un profil indiquant le client et l’identité utilisée |
| Le client envoie une invitation d’accès invité approuvée | Acceptez l’invitation, vérifiez l’accès à Chat et organisez clairement l’identité obtenue |
Si votre compte professionnel existant est utilisé pour trois projets clients, trois espaces de projet peuvent être utiles. Il n’est pas automatiquement nécessaire de créer trois nouveaux comptes Google. À l’inverse, placer une identité fournie par un client dans la même fenêtre de projet que votre compte employeur ne rend pas ces identités interchangeables.
La collaboration externe dépend également des organisations concernées. Les paramètres Google pour les conversations Chat externes décrivent les réglages administratifs, les restrictions liées aux domaines approuvés et les options qui varient selon l’édition pour les espaces externes. Si une invitation échoue, vérifiez l’identité invitée et demandez au client de contrôler les paramètres d’accès concernés.
Pour un projet partagé, utilisez la méthode de collaboration approuvée par le client. S’il s’agit d’un espace Google Chat autorisant les échanges externes, conservez-y la conversation du projet. Un profil WebCatalog Desktop peut préserver un contexte de connexion ; il ne peut ni accorder l’accès à un espace ni contourner la politique de l’organisation concernant les conversations externes.
Vérifiez aussi séparément les documents associés. Les paramètres Google relatifs aux conversations externes distinguent l’accès à Chat de l’accès aux fichiers Drive partagés ou aux tâches. Avant une révision, ouvrez le document concerné avec le compte voulu et vérifiez qu’il est accessible. Le fait qu’une conversation fonctionne ne règle pas automatiquement toutes les questions d’autorisation sur les fichiers.
Transformer le plan de collaboration en configuration WebCatalog Desktop
Commencez par configurer les comptes. Les instructions relatives aux profils de WebCatalog expliquent comment créer un profil et ouvrir une application avec celui-ci :
- Ajoutez Google Chat dans WebCatalog Desktop.
- Ouvrez Profils, sélectionnez Ajouter un profil et donnez à l’identité un nom facile à reconnaître.
- Ouvrez Chat avec ce profil et connectez-vous au compte correspondant.
- Vérifiez l’accès à une conversation ou à un espace auquel le compte devrait pouvoir accéder.
Répétez l’opération pour les différentes identités que vous utilisez réellement. Chaque profil ouvre Chat en tant qu’application de bureau distincte, avec sa propre fenêtre et sa propre icône dans le Dock ou la barre des tâches. Ouvrir une autre fenêtre avec le même profil ne permet pas d’isoler un deuxième compte : la fenêtre utilise le même contexte de session.
Organisez ensuite les espaces en fonction des projets en cours. Un espace client peut contenir Chat, les outils documentaires du client et le suivi du projet. Réutilisez un profil existant lorsque la connexion souhaitée est la même. Si plusieurs applications Google utilisent une seule identité, le profil correspondant peut conserver ce contexte de connexion commun ; vérifiez le compte à chaque ouverture d’application.
Avant d’envoyer une mise à jour, effectuez une brève vérification de son acheminement : Quel compte est-ce que j’utilise, qui participe à cette conversation et peut-on ouvrir le contenu associé ? Vous détecterez ainsi les erreurs de compte et d’accès qu’un bureau bien organisé ne peut pas résoudre à lui seul.
Téléchargez WebCatalog Desktop pour garder vos comptes Google Chat personnels, professionnels et clients connectés côte à côte.
