Lorsque Google Chat sert à la fois aux conversations personnelles, aux projets de votre employeur et au travail pour vos clients, son organisation commence par une question : quelle identité utiliser dans chaque conversation ? Vous pouvez ensuite regrouper le chat, les documents et le calendrier du projet pour y accéder facilement.
Un projet ne nécessite pas automatiquement un autre compte Google. Vous pouvez utiliser un seul compte professionnel pour collaborer avec plusieurs clients, tandis qu’un autre client vous fournit sa propre identité gérée. Ces situations appellent des configurations de bureau différentes.
Google permet déjà de basculer entre plusieurs comptes connectés. WebCatalog ajoute des profils isolés et des espaces organisés par projet, ce qui peut faciliter la navigation au cours d’une journée de travail bien remplie. L’objectif est de toujours identifier clairement le compte à utiliser, la conversation concernée et les outils associés lorsque vous commencez à travailler.
Attribuez des rôles différents aux identités et aux projets
Les termes « compte », « organisation » et « espace » désignent des éléments différents d’un environnement de travail Google Chat. Bien les distinguer facilite aussi bien la configuration que la résolution des problèmes.
| Élément de la configuration | Ce qu’il contrôle ou organise | Exemple concret |
|---|---|---|
| Compte Google | L’identité que vous utilisez pour vous connecter et participer | Votre compte personnel ou le compte fourni par votre employeur |
| Organisation Google Workspace | La gestion des accès et des règles applicables à ses utilisateurs | Les paramètres de Chat et de collaboration externe de votre employeur |
| Espace Google Chat | Un lieu de conversation avec ses propres participants | Une discussion sur un lancement de produit avec l’équipe du projet |
| Profil WebCatalog | Des données de connexion et de session isolées pour les sites web | Un profil nommé « Travail — Acme » |
| Espace dans WebCatalog | Une fenêtre de bureau regroupant des applications et des profils | Un espace de travail consacré à un lancement, contenant Chat, Drive et le brief du projet |
Google explique comment accéder à Chat avec votre compte Google ou votre organisation Workspace. Les comptes Google personnels comme les comptes Workspace payants peuvent créer des espaces Chat, même si les fonctionnalités disponibles diffèrent ; consultez le comparatif des comptes de Google.
Vous devez donc créer vos profils de bureau en fonction des identités de connexion réellement utilisées, puis organiser les espaces de travail par projet selon les tâches à accomplir. Créer un espace dans WebCatalog ne crée pas d’espace Google Chat, n’invite pas de collaborateurs et ne modifie pas les autorisations de l’organisation.
Commencez par les options de bureau déjà proposées par Google
Vous n’avez pas besoin d’une nouvelle application simplement pour ajouter un deuxième compte Google. Le guide de connexion à plusieurs comptes de Google explique comment ajouter des comptes et passer de l’un à l’autre sans vous déconnecter. Dans un service Google compatible, utilisez le menu du compte pour ajouter ou sélectionner le compte dont vous avez besoin.
Chat est disponible à l’adresse chat.google.com et dans Gmail. Google propose également une application Chat autonome, installée sous forme d’application web progressive via Chrome. Chrome doit être ouvert pour que cette application fonctionne, et son installation peut nécessiter une autorisation sur les appareils gérés.
Ces options peuvent suffire si le sélecteur de compte et l’organisation actuelle de votre navigateur correspondent à votre façon de travailler. Quelle que soit la méthode choisie, vérifiez quel compte a accès à la conversation que vous souhaitez ouvrir.
WebCatalog devient utile lorsque vous voulez des contextes de connexion explicites et réutilisables, ainsi qu’une organisation sur votre bureau pour les autres éléments de chaque projet. Vous pouvez séparer votre identité personnelle de votre identité professionnelle, puis réutiliser cette dernière partout où elle est autorisée. Les trois modèles de collaboration suivants montrent comment faire ces choix.
Conversations personnelles : créez un point de repère stable
Votre compte personnel peut servir aux projets familiaux, à un groupe de bénévoles et à quelques amis qui préfèrent Chat. Donnez à ces conversations un emplacement reconnaissable afin de les retrouver sans devoir d’abord parcourir la liste des projets de votre employeur.
Dans WebCatalog, nommez le profil Personnel ou utilisez un autre libellé qui identifie clairement le compte Google. Ouvrez Chat avec ce profil et connectez-vous au compte personnel prévu. Choisissez un libellé lié à l’identité plutôt qu’à une activité temporaire comme « Week-end en voyage ». L’activité changera ; le compte pourra rester utile pendant des années.
Dans Google Chat, utilisez les fonctions d’organisation des conversations pour les personnes et les groupes que vous consultez le plus souvent. Google cite l’épinglage et le désépinglage des espaces ou des conversations parmi les fonctionnalités disponibles pour les utilisateurs de comptes personnels et de comptes Workspace payants.
Supposons que votre groupe de bénévoles dispose d’une conversation consacrée à un événement et d’un document de planification. Vous pouvez garder la conversation épinglée dans Chat et placer l’application contenant le document à côté, dans un espace adapté de WebCatalog. Avant d’ouvrir ou de partager le document, vérifiez que le compte personnel dispose bien de l’accès prévu.
La séparation des comptes et celle des projets répondent désormais à des objectifs différents. Le profil isole le contexte de connexion. L’espace rassemble les éléments nécessaires à l’événement. Aucun des deux ne remplace les paramètres d’adhésion à la conversation ni les contrôles de partage du document.
Projets professionnels : réutilisez la bonne identité pour les activités de l’équipe
Un compte fourni par votre employeur a généralement sa place dans un profil professionnel clairement nommé, comme Travail — Acme. Utilisez cette identité pour les conversations Chat que votre organisation a activées et auxquelles vous avez été invité.
Si Chat n’est pas disponible pour ce compte, contactez l’administrateur Workspace. Les consignes de connexion de Google précisent que les entreprises et les établissements scolaires doivent configurer Chat pour leurs utilisateurs. Ouvrir la même identité dans une autre application de bureau n’activera pas un service indisponible dans l’organisation.
Une fois l’accès opérationnel, organisez les projets récurrents autour des informations dont chacun a besoin. Pour un lancement de produit, il peut s’agir des éléments suivants :
- L’espace Google Chat dans lequel l’équipe de lancement prend ses décisions.
- Le dossier Drive contenant les éléments créatifs approuvés.
- Le document contenant la liste de contrôle de la sortie.
- Le calendrier utilisé pour confirmer les dates de validation.
Vous pouvez regrouper les applications et les profils concernés dans un espace nommé Lancement de produit dans WebCatalog. Un autre espace, Fonctionnement de l’équipe, peut contenir les outils destinés aux activités internes courantes.
Les deux peuvent utiliser le même profil professionnel si le même compte Google est autorisé pour les deux projets. Vous n’avez pas besoin d’un nouveau compte Google ni d’une connexion isolée pour chaque fenêtre de projet. Réutiliser un profil revient à réutiliser ses données de session : les fenêtres ne correspondent donc pas à des identités distinctes.
Un espace dans WebCatalog ne limite pas non plus Chat à une conversation de projet particulière. Avant de publier une actualité sur le lancement, sélectionnez l’espace Google Chat voulu et vérifiez ses participants. L’espace de travail sur votre bureau vous aide à accéder aux éléments du projet ; c’est la conversation Google Chat qui détermine qui reçoit le message.
Conservez les décisions du projet dans la conversation où l’équipe s’attend à les trouver. Si un message privé permet de trancher une question qui concerne tout le groupe, ajoutez un résumé approprié à la discussion du projet. L’espace de travail devient ainsi utile à la prochaine personne qui aura besoin de cette décision, et pas seulement à celle qui envoie les messages à cet instant.
Collaboration avec les clients : organisez l’identité que le client a réellement invitée
L’accès à l’environnement d’un client mérite une décision explicite avant de créer un autre profil. Demandez quelle adresse e-mail ou quelle identité gérée le client souhaite vous voir utiliser.
Plusieurs configurations sont possibles. Un client peut inviter votre compte Google professionnel ou personnel existant en tant que participant externe. Il peut vous fournir un compte dans sa propre organisation Workspace. Google décrit aussi désormais une procédure approuvée d’invitation de personnes ne disposant pas encore de compte Google ; l’invitation crée un compte invité géré par l’organisation à l’origine de l’invitation. Les possibilités et les restrictions sont expliquées dans le guide des utilisateurs externes et des invités de Google.
Adaptez votre configuration de bureau à cette situation :
| Configuration du client | Choix de profil adapté |
|---|---|
| Le client invite votre compte professionnel existant | Réutilisez le profil de ce compte |
| Le client fournit un compte Workspace distinct | Créez un profil dont le nom indique le client et l’identité |
| Le client utilise une invitation approuvée pour les invités | Acceptez cette invitation jusqu’au bout, vérifiez l’accès à Chat et organisez clairement l’identité ainsi créée |
Si votre compte professionnel existant participe à trois projets clients, trois espaces de projet peuvent être utiles. Trois nouveaux comptes Google ne sont pas automatiquement nécessaires. À l’inverse, placer une identité fournie par un client dans la même fenêtre de projet que votre compte employeur ne rend pas ces identités interchangeables.
La collaboration externe dépend également des organisations concernées. Les contrôles de Chat externe de Google décrivent les paramètres d’administration, les restrictions aux domaines de confiance et les options des espaces externes qui dépendent de l’édition utilisée. Si une invitation échoue, confirmez l’identité invitée et demandez au client de vérifier les paramètres d’accès concernés.
Pour un projet partagé, utilisez le mode de collaboration approuvé par le client. S’il s’agit d’un espace Google Chat ouvert aux participants externes, conservez-y la conversation du projet. Un profil WebCatalog peut préserver un contexte de connexion ; il ne peut ni accorder l’accès à un espace ni contourner la politique de chat externe d’une organisation.
Vérifiez également les documents liés séparément. Les consignes de Google sur l’accès externe distinguent l’accès à Chat de l’accès aux fichiers Drive et aux tâches. Avant une revue, ouvrez le document concerné avec le compte prévu et confirmez qu’il est accessible. Une conversation opérationnelle ne règle pas, à elle seule, toutes les questions d’autorisation sur les fichiers.
Transformez votre schéma de collaboration en configuration WebCatalog
Commencez par configurer les comptes. Les instructions relatives aux profils de WebCatalog expliquent comment créer un profil et l’utiliser pour ouvrir une application :
- Ajoutez Google Chat depuis le catalogue d’applications WebCatalog.
- Ouvrez Profils, sélectionnez Ajouter un profil et donnez à l’identité un nom reconnaissable.
- Ouvrez Chat avec ce profil et connectez-vous au compte correspondant.
- Vérifiez l’accès à une conversation ou à un espace auquel ce compte est censé pouvoir accéder.
Répétez l’opération pour les identités distinctes que vous utilisez réellement. Ouvrir une autre fenêtre avec le même profil n’isole pas un deuxième compte : cette fenêtre utilise le même contexte de session.
Organisez ensuite les espaces dans WebCatalog autour du travail en cours. Un espace client peut contenir Chat, les outils documentaires du client et l’outil de suivi du projet. Réutilisez un profil existant lorsque le compte de connexion prévu est le même. Lorsque plusieurs applications Google utilisent une seule identité, le profil correspondant peut conserver ce contexte de connexion partagé ; vérifiez le compte à l’ouverture de chaque application.
Avant d’étendre cette organisation, comparez les applications, profils et espaces nécessaires aux offres WebCatalog actuelles. Le nombre d’espaces de travail par projet et le nombre d’identités de compte sont deux décisions de planification distinctes.
Facilitez chaque passage de relais sur un projet
Faites une brève vérification avant d’envoyer une mise à jour : Quel compte suis-je en train d’utiliser, qui participe à cette conversation et ces personnes peuvent-elles ouvrir les ressources liées ? Cela permet de repérer les erreurs de compte et d’accès qu’un bureau bien organisé ne peut pas résoudre à lui seul.
Donnez suffisamment de contexte pour que la mise à jour soit utile : précisez la décision, ajoutez un lien vers le document à jour et indiquez la suite des opérations. C’est particulièrement utile lorsqu’un client participe via une autre organisation ou une identité d’invité.
Pour votre prochaine revue de projet, créez un espace de travail Google Chat dans WebCatalog autour de la conversation réelle, des outils documentaires et de l’ordre du jour. Utilisez-le pour un passage de relais complet, puis conservez l’organisation qui permet de reconnaître le plus facilement la bonne identité et le bon projet.
