Une boîte de réception personnelle, une adresse professionnelle et un compte pour un projet parallèle peuvent tous cohabiter sur le même ordinateur. Le défi consiste à reconnaître facilement chacun d’eux lorsque vous répondez à un message, ouvrez un document ou consultez une invitation à une réunion.
Vous pouvez gérer plusieurs comptes Gmail à l’aide du sélecteur de compte Google, de profils de navigateur distincts ou d’un espace de travail de bureau comme WebCatalog. Google permet déjà de passer d’un compte connecté à un autre sans se déconnecter. WebCatalog propose une autre façon d’organiser ce travail : un accès dédié aux applications, des profils distincts et des espaces regroupant les outils associés.
Voici comment choisir une configuration et la rendre utile tout au long de votre journée.
Choisissez comment organiser vos comptes Gmail
Commencez par la tâche qui vous pose le plus de difficultés.
| Votre besoin principal | Un point de départ pratique |
|---|---|
| Consulter occasionnellement une deuxième boîte de réception | Le sélecteur de compte Google |
| Séparer la navigation professionnelle et personnelle sur de nombreux sites web | Les profils de navigateur |
| Accéder aux comptes Gmail aux côtés des applications utilisées pour chaque projet | WebCatalog Desktop |
| Regrouper les messages entrants dans une seule boîte de réception | Une configuration distincte de regroupement des e-mails |
Garder les comptes accessibles et regrouper leurs messages répondent à des besoins différents. La configuration ci-dessous conserve chaque boîte de réception Gmail dans son propre compte, ce qui est utile lorsque les identités, les échanges avec les clients et les habitudes quotidiennes doivent rester distincts.
Utilisez le sélecteur de compte Google pour une configuration simple
Pour changer de compte occasionnellement, commencez par le menu de compte intégré à Gmail :
- Connectez-vous à Gmail sur votre ordinateur.
- Sélectionnez votre photo de profil ou votre initiale dans l’angle supérieur droit.
- Choisissez Ajouter un compte et connectez-vous au deuxième compte.
- Ouvrez ce même menu chaque fois que vous souhaitez sélectionner un autre compte.
Ces étapes suivent les instructions de Google concernant l’utilisation de plusieurs comptes.
Cette méthode convient bien si vous avez peu de boîtes de réception et pouvez identifier rapidement chaque adresse. Prenez l’habitude de vérifier l’adresse active avant de rédiger un nouveau message.
Google explique également que le premier compte auquel vous vous connectez est souvent le compte par défaut. Certains services Google peuvent appliquer les paramètres de ce compte lorsqu’il n’est pas évident de déterminer quel compte utiliser. Si un lien vous redirige vers un compte Google inattendu, vérifiez l’identité active avant de modifier quoi que ce soit.
Utilisez les profils de navigateur pour une séparation plus large
Un profil de navigateur est utile lorsqu’un compte de messagerie s’inscrit dans un environnement de navigation complet. Vous pouvez ainsi séparer vos favoris professionnels, vos mots de passe enregistrés et votre historique de navigation de votre environnement personnel.
Dans Chrome, ouvrez le menu des profils du navigateur, sélectionnez Ajouter un profil Chrome, puis choisissez un nom et une apparence faciles à reconnaître. Connectez-vous au compte Gmail approprié dans ce profil. Répétez l’opération pour l’autre identité. Google explique comment créer des profils Chrome et passer de l’un à l’autre.
Choisissez des noms qui décrivent l’usage, comme « Personnel » et « Studio ». Un profil nommé « Profil 2 » ne vous aide guère lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Les profils de navigateur constituent une option judicieuse si vous souhaitez disposer d’environnements de navigation distincts. Si votre journée consiste à ouvrir régulièrement les mêmes applications et comptes, WebCatalog propose une organisation plus directe.
Gérez plusieurs comptes Gmail avec WebCatalog
L’application de bureau Gmail de WebCatalog offre à Gmail sa propre fenêtre et une place dans votre Dock ou votre barre des tâches. Vous continuez à utiliser l’interface web de Gmail tout en choisissant comment intégrer ses comptes à votre façon de travailler sur ordinateur.
La configuration la plus utile commence par des profils clairement nommés et ne s’enrichit que lorsque vous avez besoin d’une structure supplémentaire.
1. Ajoutez Gmail à votre bureau
Téléchargez WebCatalog Desktop, installez-le et connectez-vous à votre compte WebCatalog. Recherchez Gmail dans le catalogue et ajoutez-le en tant qu’application de bureau.
Ouvrez Gmail une première fois pour vérifier que vous accédez bien au service attendu. Votre compte WebCatalog gère votre configuration WebCatalog ; vous devez toujours vous connecter séparément au compte Google que vous souhaitez utiliser.
2. Créez un profil pour chaque identité Google
Dans WebCatalog, accédez à Profils, sélectionnez Ajouter un profil et saisissez un nom descriptif. Ouvrez Gmail avec ce profil et suivez les instructions de connexion de Google.
Répétez l’opération pour les autres comptes. Par exemple, créez « Personnel », « Travail » et « Client A ». Choisissez une offre WebCatalog qui couvre les applications, profils et espaces prévus dans votre configuration. Les instructions de WebCatalog sur les profils expliquent également comment réutiliser un profil dans plusieurs applications de bureau.
Pour une séparation nette, utilisez une seule identité Google par profil. Le nom du profil devient ainsi un repère fiable pour la boîte de réception que vous souhaitez ouvrir.
3. Attribuez un rôle précis à chaque compte
Avant d’ajouter un autre profil, décidez de ce qui doit y figurer. Voici un exemple d’organisation utile :
| Profil | Utilisation |
|---|---|
| Personnel | Messages liés au foyer, rendez-vous et abonnements personnels |
| Travail | Échanges internes et boîte de réception professionnelle principale |
| Client A | Messages et ressources liés à ce client |
Évitez de créer un nouveau profil pour chaque tâche temporaire. Ajoutez-en un lorsque vous avez besoin d’un compte différent ou d’une séparation durable dans votre travail.
Les profils WebCatalog conservent les sessions et les données de navigation séparément. Vous pouvez ainsi revenir à différents comptes sans vous déconnecter uniquement pour passer de l’un à l’autre. Google peut toujours exiger une authentification si ses contrôles de sécurité ou les règles de votre organisation le demandent.
4. Regroupez les applications Google associées
Un e-mail mène souvent à une autre tâche : examiner un document Drive, consulter un agenda ou mettre à jour un tableau de projet. Réutilisez le profil Google concerné pour Gmail, Google Drive et Google Agenda afin de disposer de la bonne identité dans toutes ces applications.
Organisez ensuite les outils dans un espace WebCatalog. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre et peut regrouper les applications et profils d’un client ou d’un projet.
Par exemple, un espace client peut contenir le profil Gmail de ce client, Drive, Agenda et son application de gestion de projet. Lorsque vous vous mettez à travailler pour ce client, les outils associés se trouvent à un endroit bien défini.
Commencez par un espace consacré au travail que vous effectuez le plus souvent. Vous pourrez en ajouter d’autres une fois que vous aurez identifié les séparations qui vous aident à rester organisé.
Facilitez la gestion de vos boîtes de réception
Une meilleure organisation sur ordinateur simplifie l’accès. Quelques habitudes dans Gmail facilitent le traitement des messages eux-mêmes.
Utilisez un système de libellés cohérent
Les libellés Gmail vous permettent de classer les messages par catégories. Envisagez d’utiliser un petit ensemble de libellés dans vos boîtes de réception professionnelles, comme « À traiter », « En attente » et « Référence ».
Un vocabulaire commun facilite la reprise du travail après un changement de compte. Indiquez l’identité du compte dans le nom du profil et le statut du message dans le libellé. Chaque élément de votre système remplit ainsi un rôle clair.
Définissez la bonne signature dans chaque compte
Vérifiez les paramètres de signature Gmail de chaque boîte de réception. Gmail permet de définir des signatures par défaut pour les nouveaux messages et les réponses.
Utilisez les coordonnées et les informations d’entreprise adaptées à chaque adresse. Une signature distinctive constitue un repère visuel supplémentaire pendant la rédaction, même si la vérification de l’adresse d’expédition reste l’étape essentielle.
Décidez quelles boîtes de réception peuvent vous interrompre
Dans les paramètres de notification sur ordinateur de Gmail, vous pouvez choisir de recevoir des notifications pour les nouveaux messages, les messages importants ou aucun message.
Un bon point de départ consiste à autoriser les alertes pour les activités professionnelles urgentes et à consulter les comptes moins urgents à des moments prévus. Si une notification ne s’affiche pas, vérifiez à la fois les paramètres de Gmail et les autorisations sur votre ordinateur.
Consultez vos comptes dans un ordre défini
Essayez une routine courte : consultez d’abord les messages professionnels urgents, traitez ensuite les échanges en cours avec les clients, puis consultez vos e-mails personnels à un moment que vous avez choisi.
L’objectif est de ne plus laisser la dernière boîte de réception ouverte dicter votre prochaine action. Tenez une liste de tâches distincte pour les engagements qui nécessitent plus qu’une réponse rapide.
Questions fréquentes
Puis-je rester connecté à deux comptes Gmail en même temps ?
Oui. Google permet de se connecter à plusieurs comptes simultanément. Les profils de navigateur et les profils WebCatalog offrent d’autres moyens d’organiser des environnements de compte distincts.
WebCatalog regroupe-t-il tous les messages Gmail dans une seule boîte de réception ?
Cette configuration vous permet d’accéder à des comptes Gmail distincts. Elle ne fusionne pas leurs messages dans une boîte de réception commune. Si vous souhaitez lire vos messages de cette façon, choisissez séparément une méthode de regroupement.
Gmail, Drive et Agenda doivent-ils utiliser le même profil WebCatalog ?
Utilisez le même profil lorsque ces applications doivent utiliser la même identité Google. Créez un profil différent pour une autre identité, comme un compte personnel ou un identifiant client distinct.
Donnez une place claire à chaque compte Gmail
Pour consulter occasionnellement vos boîtes de réception, le sélecteur de compte Google peut suffire. Lorsque plusieurs comptes font partie de votre travail quotidien, une configuration de bureau peut rendre leur rôle et leur emplacement beaucoup plus clairs.
Commencez à utiliser WebCatalog Desktop en ajoutant Gmail et en créant des profils pour les comptes que vous utilisez le plus. Créez un espace autour de votre activité principale, puis ajoutez l’agenda, les documents et les applications qui vous aident à mener à bien le travail associé à chaque e-mail.
