Vous pouvez gérer plusieurs comptes Gmail à l’aide du sélecteur de comptes Google, de profils de navigateur distincts ou d’une application de bureau comme WebCatalog Desktop. Google permet déjà de passer d’un compte connecté à un autre sans se déconnecter. WebCatalog Desktop propose une autre façon d’organiser votre travail : Gmail dans sa propre fenêtre, avec un profil distinct pour chaque compte, afin que chaque boîte de réception reste connectée.
Une boîte personnelle, une adresse professionnelle et un compte pour un projet parallèle peuvent coexister sur le même ordinateur. L’objectif est de reconnaître facilement chacun d’eux lorsque vous répondez à un message, ouvrez un document ou consultez une invitation à une réunion. Voici comment choisir une configuration et en tirer parti tout au long de la journée.
Choisissez comment organiser vos comptes Gmail
Commencez par la tâche qui vous pose le plus de difficultés.
| Votre besoin principal | Une solution pratique pour commencer |
|---|---|
| Consulter occasionnellement une deuxième boîte de réception | Le sélecteur de comptes Google |
| Séparer la navigation professionnelle et personnelle sur de nombreux sites | Des profils de navigateur |
| Accéder aux comptes Gmail à côté des applications utilisées pour chaque projet | WebCatalog Desktop |
| Regrouper les messages entrants dans une seule boîte de réception | Le transfert Gmail ou un client de messagerie distinct |
Garder des comptes accessibles et regrouper leurs messages sont deux besoins différents. Si vous souhaitez disposer d’une seule boîte de réception, Gmail peut transférer automatiquement les messages entrants vers une autre adresse. La configuration ci-dessous conserve chaque boîte de réception Gmail dans son propre compte, ce qui est utile lorsque vous souhaitez que vos identités, vos échanges avec les clients et vos habitudes quotidiennes restent distincts.
Utilisez le sélecteur de comptes Google pour une configuration simple
Pour passer occasionnellement d’un compte à l’autre, commencez par le menu de comptes déjà présent dans Gmail :
- Connectez-vous à Gmail sur votre ordinateur.
- Sélectionnez votre photo de profil ou votre initiale dans le coin supérieur droit.
- Choisissez Ajouter un compte, puis connectez-vous au deuxième compte.
- Ouvrez le même menu chaque fois que vous souhaitez sélectionner un autre compte.
Ces étapes suivent les instructions de Google pour utiliser plusieurs comptes.
Cette solution convient si vous avez peu de boîtes de réception et pouvez rapidement identifier chaque adresse. Prenez l’habitude de vérifier l’adresse du compte actif avant de rédiger un nouveau message.
Google précise également que le premier compte auquel vous vous connectez est souvent le compte par défaut. Certains services Google peuvent appliquer les paramètres de ce compte si le compte souhaité n’est pas clairement indiqué. Si un lien vous dirige vers un compte Google inattendu, vérifiez l’identité active avant de modifier quoi que ce soit.
Utilisez des profils de navigateur pour mieux séparer vos activités
Un profil de navigateur est utile lorsqu’un compte de messagerie est associé à tout un environnement de navigation. Vous pouvez vouloir séparer vos favoris professionnels, vos mots de passe enregistrés et votre historique de navigation de votre configuration personnelle.
Dans Chrome, ouvrez le menu des profils du navigateur, sélectionnez Ajouter un profil Chrome, puis choisissez un nom et une apparence faciles à reconnaître. Connectez-vous au compte Gmail approprié dans ce profil. Répétez l’opération pour l’autre identité. Google explique comment créer des profils Chrome et passer de l’un à l’autre.
Choisissez des noms qui décrivent l’activité, comme « Personnel » et « Studio ». Un profil appelé « Profil 2 » ne vous aidera guère lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Les profils de navigateur sont une option judicieuse si vous souhaitez disposer d’environnements de navigation distincts. Si votre journée consiste à ouvrir régulièrement les mêmes applications et comptes, WebCatalog Desktop propose une organisation plus directe.
Gérez plusieurs comptes Gmail avec WebCatalog Desktop
L’application Gmail de WebCatalog Desktop ouvre Gmail dans une fenêtre dédiée et permet de l’ajouter à votre Dock ou à votre barre des tâches. Vous continuez à utiliser l’interface Web de Gmail tout en choisissant comment intégrer vos comptes à votre environnement de travail sur ordinateur.
La configuration la plus utile commence par des profils clairement nommés et ne s’étoffe que lorsque vous avez besoin d’une structure supplémentaire.
1. Ajoutez Gmail à votre ordinateur
Téléchargez WebCatalog Desktop et installez-le. Trouvez Gmail dans le catalogue et ajoutez-le comme application de bureau.
2. Créez un profil pour chaque identité Google
Dans WebCatalog Desktop, accédez à Profils, sélectionnez Ajouter un profil, puis saisissez un nom descriptif. Ouvrez Gmail avec ce profil et suivez les étapes de connexion à Google.
Répétez l’opération pour les autres comptes. Vous pouvez, par exemple, créer les profils « Personnel », « Travail » et « Client A ». Les instructions relatives aux profils de WebCatalog expliquent également comment réutiliser un profil dans plusieurs applications de bureau.
Pour bien séparer vos activités, utilisez une identité Google par profil. Le nom du profil vous indiquera ainsi de façon fiable quelle boîte de réception vous allez ouvrir.
3. Attribuez une fonction précise à chaque compte
Avant d’ajouter un autre profil, déterminez ce qu’il doit contenir. Voici un exemple d’organisation utile :
| Profil | Utilisation |
|---|---|
| Personnel | Messages familiaux, rendez-vous et abonnements personnels |
| Travail | Échanges internes et boîte de réception professionnelle principale |
| Client A | Messages et ressources liés à ce client |
Évitez de créer un nouveau profil pour chaque tâche temporaire. Ajoutez-en un lorsque vous avez besoin d’un autre compte ou d’une séparation durable dans votre travail.
Les profils isolent les sessions et les données de navigation. Vous pouvez ainsi revenir à différents comptes sans vous déconnecter uniquement pour passer de l’un à l’autre. Google peut toutefois demander une authentification si ses contrôles de sécurité ou les règles de votre organisation l’exigent.
4. Regroupez les applications Google associées
Un courriel mène souvent à une autre tâche : consulter un document Drive, vérifier un calendrier ou mettre à jour un tableau de projet. Réutilisez le profil Google concerné pour Gmail, Google Drive et Google Agenda afin que l’identité souhaitée soit disponible dans chacune de ces applications.
Organisez ensuite vos outils dans un espace. Chaque espace s’ouvre dans sa propre fenêtre et peut réunir les applications et profils associés à un client ou à un projet.
Par exemple, un espace dédié à un client pourrait contenir le profil Gmail de ce client, Drive, Agenda et une application de gestion de projet. Lorsque vous vous installez pour travailler sur ce compte, les outils associés se trouvent au même endroit, de façon prévisible.
Commencez par créer un espace pour le travail que vous faites le plus souvent. Vous pourrez en ajouter d’autres une fois que vous saurez quelles séparations vous aident à vous organiser.
Simplifiez la gestion de vos boîtes de réception
Une meilleure organisation sur votre ordinateur facilite l’accès à vos comptes. Quelques habitudes dans Gmail peuvent aussi rendre les messages plus faciles à traiter.
Utilisez un système de libellés cohérent
Les libellés Gmail permettent de classer les messages par catégorie. Envisagez d’utiliser un petit ensemble de libellés dans vos boîtes professionnelles, par exemple « À traiter », « En attente » et « Référence ».
L’utilisation du même vocabulaire facilite la reprise du travail après être passé d’un compte à l’autre. Réservez le nom du profil à l’identité du compte et les libellés au statut des messages. Chaque élément de votre système aura ainsi une fonction claire.
Configurez la bonne signature pour chaque compte
Vérifiez les paramètres de signature Gmail de chaque boîte de réception. Gmail permet de définir des signatures par défaut pour les nouveaux messages et les réponses.
Utilisez les coordonnées et les informations sur l’entreprise correspondant à cette adresse. Une signature distincte fournit un autre repère visuel pendant la rédaction, même s’il reste essentiel de vérifier l’adresse de l’expéditeur.
Déterminez quelles boîtes de réception doivent vous interrompre
Dans les paramètres de notification de Gmail sur ordinateur, vous pouvez choisir de recevoir des notifications pour les nouveaux messages, les messages importants ou aucun message.
Pour commencer, vous pouvez activer les alertes pour les messages professionnels urgents et consulter les comptes moins prioritaires à des moments prévus. Si une notification ne s’affiche pas, vérifiez les paramètres de Gmail ainsi que les autorisations de votre ordinateur.
Questions fréquentes
Puis-je rester connecté à deux comptes Gmail en même temps ?
Oui. Google permet d’utiliser plusieurs comptes connectés. Les profils de navigateur et ceux de WebCatalog Desktop offrent d’autres moyens d’organiser des environnements de compte distincts.
WebCatalog Desktop regroupe-t-il tous les messages Gmail dans une seule boîte de réception ?
Non. Cette configuration vous donne accès à des comptes Gmail distincts. Elle ne regroupe pas leurs messages dans une boîte de réception commune. Utilisez le transfert Gmail ou un client de messagerie si vous souhaitez lire vos messages de cette façon.
Gmail, Drive et Agenda doivent-ils utiliser le même profil WebCatalog Desktop ?
Utilisez le même profil lorsque ces applications doivent se servir de la même identité Google. Créez un profil différent pour une autre identité, par exemple un compte personnel ou une connexion client distincte.
Attribuez une place claire à chaque compte Gmail
Pour consulter occasionnellement vos boîtes de réception, le sélecteur de comptes Google peut suffire. Lorsque plusieurs comptes font partie de votre travail quotidien, une configuration de bureau peut clarifier leur fonction et leur emplacement.
Commencez avec WebCatalog Desktop en ajoutant Gmail et en créant des profils pour les comptes que vous utilisez le plus. Créez un espace autour de votre principal flux de travail, puis ajoutez-y le calendrier, les documents et les applications qui vous aident à mener à bien les tâches liées à chaque courriel.
