The Receptionist

The Receptionist aide les équipes de bureau et d’accueil à gérer les arrivées de clients, de fournisseurs, de prestataires et de livreurs, sans dépendre d’une feuille d’émargement papier ni interrompre le personnel pour trouver la personne qui les reçoit. Les visiteurs s’enregistrent sur une borne iPad à l’aide d’un parcours adapté au type de leur visite ; le portail Web sert à configurer la borne et à gérer les dossiers des visiteurs. Pour un enregistrement sans contact, les visiteurs peuvent utiliser un téléphone ou un ordinateur pour répondre aux questions et signer des accords, puis finaliser leur enregistrement à la borne au moyen d’un code QR. Les administrateurs peuvent créer des boutons et des questions d’enregistrement personnalisés, avertir les employés qui accueillent les visiteurs par e-mail, SMS, Slack ou Microsoft Teams, et échanger des messages avec les visiteurs. Le système peut recueillir les coordonnées des visiteurs, leurs photos et leurs signatures ; présenter des accords de confidentialité ou d’autres documents ; imprimer des badges ; et tenir un registre consultable des visiteurs. Des parcours et des alertes distincts peuvent aider les bureaux à gérer les rendez-vous et les livraisons, tandis que des notifications générales peuvent être envoyées aux personnes actuellement enregistrées. Cette solution peut convenir aux organisations qui recherchent un système configurable d’enregistrement des visiteurs avec notifications aux personnes qui les accueillent et tenue de dossiers, à condition qu’elles puissent utiliser un iPad comme borne d’accueil.

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