Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des coûts de projet pour suivre la rentabilité des projets qu'elles entreprennent. Ce logiciel aide les entreprises à estimer les coûts de divers projets, à surveiller les dépenses réelles et à les comparer aux coûts projetés pour déterminer les marges bénéficiaires. Les chefs de projet et les agents de contrôle de projet s'appuient sur cet outil pour garantir que les projets respectent le budget. Les comptables l'utilisent également pour surveiller les coûts au niveau du projet et du portefeuille, en ventilant les dépenses par type de ressource (par exemple, main-d'œuvre, matériaux). Un logiciel de gestion des coûts de projet peut être proposé dans le cadre d’une suite plus large de gestion de projet ou de gestion de projets et de portefeuilles. Il peut également être inclus dans les systèmes ERP basés sur des projets, qui comportent souvent des outils intégrés de gestion des coûts. Lorsqu'elles sont vendues séparément, ces solutions peuvent s'intégrer à d'autres systèmes, notamment des logiciels de gestion de projets, de portefeuilles et de programmes, des plateformes ERP et des systèmes comptables.