Zoho Cliq -keskustelut voivat ylittää yritysten rajat. Saatat työskennellä työnantajasi organisaatiossa, tehdä yhteistyötä toimittajan kanssa ja käyttää erillistä asiakkaan myöntämää tiliä toisessa toimeksiannossa. Kukin yhteistyösuhde voi edellyttää erilaisia käyttöoikeuksia.
Ensimmäinen askel useiden Zoho Cliq -tilien hallinnassa on näiden suhteiden kartoittaminen. Erilliset kirjautumistunnukset tarvitsevat erilliset istunnot. Ulkoinen kanava, vieraskutsu tai Network voi mahdollistaa yhteistyön jo käyttämälläsi tilillä. Uuden työpöytäprofiilin luominen ei ratkaise sitä, minkä järjestelyn organisaatiosi sallii.
Kun käyttöoikeusmalli on selvä, voit valita Cliqin omat tilinhallintatoiminnot tai järjestää tilit ja niihin liittyvät työsovellukset WebCatalogissa.
Erota kirjautumista koskeva kysymys organisaatiota koskevasta kysymyksestä
”Useat organisaatiot” voi tarkoittaa monia erilaisia tilanteita. Työntekijällä, jolla on toisen yrityksen myöntämät kirjautumistunnukset, on erilainen ongelma kuin yhteiseen keskusteluun kutsutulla kumppanilla.
Zohon Cliqin ja CRM Plusin yhteiskäyttöä koskevassa dokumentaatiossa tämä ero ilmaistaan selvästi: käyttäjä kuuluu yhteen ensisijaiseen organisaatioon ja voi liittyä muihin organisaatioihin ulkoisena käyttäjänä. Dokumentaatiossa kuvataan siirtyminen näiden ympäristöjen välillä, ja käyttöoikeudet poikkeavat organisaation sisäisen jäsenen oikeuksista.
Uudemmat Cliqin vieraskäyttäjien hallintatoiminnot ovat tuoneet mahdollisuuden käyttää määritettyjä kanavia ja yhteystietoja toisessa organisaatiossa. Osallistuminen riippuu kutsusta ja organisaation soveltamista käytännöistä.
Saman sähköpostiosoitteen käyttäminen useamman yrityksen työtehtävissä ei siis välttämättä tarkoita kahta erillistä Cliq-tiliä. Selvitä, käytätkö erillisiä kirjautumistunnuksia, ulkoista jäsenyyttä vai tiettyä yhteistyökutsua. Muiden Zoho-tuotteiden useita organisaatioita koskevien sääntöjen ei pidä olettaa pätevän sellaisinaan Cliqiin.
Laadi käyttöoikeuskartta ennen työpöytätilien lisäämistä
Kirjaa lyhyesti, mitä töitä sinun täytyy tehdä. Määritä jokaiselle kohteelle kirjautumistunnukset, käyttöoikeuden tyyppi, vastuullinen ylläpitäjä ja tarvittavat tukimateriaalit.
| Työsuhde tai yhteistyösuhde | Vahvistettavat käyttöoikeudet | Ehdotettu työpöytäjärjestely |
|---|---|---|
| Työntekijä pääasiallisessa yrityksessäsi | Sisäinen tilisi ja sinulle määritetyt kanavat | Yritysprofiili ja työtila |
| Asiakas antaa sinulle erilliset hyväksytyt kirjautumistunnukset | Kyseisen tilin organisaatio- ja kanavakäyttöoikeudet | Asiakkaan mukaan nimetty erillinen profiili |
| Toimittaja käyttää jo Cliqiä | Ulkoinen kanava tai muu sallittu yhteistyötapa | Nykyinen tilisi toimittajan projektityökalujen rinnalla |
| Alihankkija liittyy rajattuun toimeksiantoon | Vieraskäyttöoikeus tarvittaviin keskusteluihin, jos sitä tuetaan | Hyväksytty vierasympäristö ja projektikuvaus |
| Pitkäaikainen kumppaniyhteisö | Cliq Networkin jäsenyys | Asiaankuuluva Network kumppaniresurssien rinnalla |
Pidä karttaa todellisten käyttöoikeuksien kuvauksena. ”Asiakas Pohjoinen” -nimisestä tilasta on hyötyä vain, jos sen sisällä olevalla tilillä pääsee haluttuihin keskusteluihin.
Kirjaa esimerkiksi ”yrityksen tunnukset, toimittajan ulkoinen kanava, hankinnoista vastaava henkilö” sen sijaan, että kirjoittaisit ”toimittajan tili”, jos erillisiä toimittajan tunnuksia ei ole. Selkeät nimet ehkäisevät päällekkäisten profiilien luomista sellaisen ongelman ratkaisemiseksi, joka pitäisi korjata käyttöoikeusasetuksissa.
Tutustu jo käytettävissä oleviin Cliqin omiin vaihtoehtoihin
Cliqin työpöytäsovellus tukee kirjautumista useille tileille
Zoho Cliqin oma työpöytäsovellus tukee jo useita tilejä. Zohon ohjeiden mukaan kirjautumistunnukset lisätään valitsemalla Accounts → Add account. Tilejä voi olla enintään kymmenen. Tilin valitseminen Accounts-valikosta avaa sille uuden Cliq-ikkunan.
Jos työskentelet pääasiassa Cliqissä, tämä on suoraviivainen vaihtoehto. Sovelluksen tilivalikosta pääset käyttämään erillisiä yritystilejä, joihin sinulla on jo tunnukset. WebCatalogista on enemmän hyötyä silloin, kun kukin tili on osa laajempaa työnkulkua, johon kuuluu projektitietoja, asiakirjoja, kalentereita ja muita verkkosovelluksia.
Ulkoiset kanavat yhdistävät organisaatiot yhteiseen keskusteluun
Ulkoinen kanava antaa eri organisaatioiden henkilöille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä. Käyttöoikeudet määräytyvät vaadittujen käytäntöjen ja kutsun perusteella. Zoho tukee ulkoisten kanavien yhteistyötä myös tiettyjen datakeskusten välillä, kun taas datakeskusten välisillä yksityisviesteillä on erilaisia rajoituksia.
Ulkoisten kanavien luominen riippuu tilauksesta: Free-tilauksella niitä ei voi luoda, ja maksullisissa tilauksissa luontioikeus riippuu versiosta ja ylläpitäjän myöntämistä oikeuksista. Tarkista isäntäorganisaation asetukset ennen kuin valitset tämän tavan toimittajayhteistyöhön.
Vieraskäyttöoikeudet ja Networkit palvelevat erilaisia yhteistyösuhteita
Zohon uudistettu vierastoiminto antaa kutsutuille yhteistyökumppaneille mahdollisuuden liittyä olemassa oleviin kanaviin. Se voi sopia esimerkiksi tietyn kampanjan parissa auttavalle alihankkijalle. Cliq Network tarjoaa erillisen ympäristön laajempaan ulkoiseen yhteistyöhön, kuten jatkuvasti toimivalle kumppaniyhteisölle.
Tarkista ajantasainen vieraskäyttäjiä koskeva dokumentaatio ennen uudemman työnkulun ehdottamista: Zohon mukaan Guest Users 2.0 ei tällä hetkellä ole tuettu Zoho Onessa, eikä se tue datakeskusten välisiä yksityisviestejä. Käytettävissä oleva tapa on valittava kyseisen organisaation version ja asetusten perusteella.
Nämä Cliqin omat vaihtoehdot voivat poistaa uuden tilin tarpeen. Käytä erillisiä kirjautumistunnuksia silloin, kun työ todella edellyttää niitä, ja sopivaa yhteistyötoimintoa silloin, kun kyse on ulkoisesta osallistumisesta.
Järjestä hyväksytty kokoonpano WebCatalogissa
Kun käyttöoikeuskarttasi on valmis, määritä työpöytä sen mukaisesti. WebCatalog Desktopin avulla voit käynnistää Cliqin omassa ikkunassaan ja järjestää sen muiden verkkosovellusten rinnalle.
Jos käytössäsi on kahdet erilliset kirjautumistunnukset, noudata WebCatalogin profiilin määritysohjeita:
- Avaa Profiles ja valitse Add profile.
- Nimeä ensimmäinen profiili sen sisältämän tilin mukaan, esimerkiksi ”Yrityksen operatiivinen toiminta”.
- Avaa Cliq kyseisellä profiililla ja kirjaudu sisään organisaatiosi tavanomaisen käytännön mukaisesti.
- Luo toinen profiili, esimerkiksi ”Asiakas Pohjoinen”, ja kirjaudu siinä erilliselle asiakkaan myöntämälle tilille.
- Varmista kummankin istunnon tili ja organisaatio ennen uusien kohteiden lisäämistä.
Profiilit pitävät evästeet, istunnot ja selaustiedot erillään. Ne eivät anna kutsua, myönnä lisenssiä eivätkä muuta Cliqissä myönnettyjä käyttöoikeuksia.
Luo seuraavaksi kullekin työskentely-ympäristölle oma tila. Yrityksen tila voi sisältää Cliqin, operatiivisen toiminnan seurantatyökalun ja sisäisen käsikirjan. Asiakkaan tila voi sisältää asiakkaan Cliq-istunnon, projektisuunnitelman ja tarkasteltavat asiakirjat.
Jokainen tila avautuu omassa ikkunassaan. Saman WebCatalog-profiilin käyttäminen useissa tiloissa tarkoittaa samojen kirjautumistunnusten käyttämistä. Eri tilan nimi ei luo uutta tilin identiteettiä. Tällainen uudelleenkäyttö sopii tilanteisiin, joissa yksi tili osallistuu asianmukaisesti useiden projektien keskusteluihin.
Valitse tarvitsemaasi sovellusten, profiilien ja tilojen määrään sopiva WebCatalog-tilaus. Laske erilliset kirjautumistunnukset erikseen projekteista: viisi samalla tilillä hoidettavaa projektia eivät automaattisesti edellytä viittä profiilia.
Esimerkki: toimituspäällikkö työskentelee kolmessa eri yhteistyösuhteessa
Kuvittele toimituspäällikkö, joka koordinoi sisäistä tuotteen käyttöönottoa, asiakastoteutusta ja toimittajan luovutusta. Projekteilla on yhteinen vastuuhenkilö, mutta kaikki tilit ja asiakirjat eivät ole yhteisiä.
Sisäinen käyttöönotto: pidä tiimin keskustelu suunnitelman rinnalla
Käytä yrityksen tiliä sisäiseen käyttöönottoon. Sijoita kyseinen Cliq-istunto julkaisun tarkistuslistan ja päätöslokin rinnalle ”Tuotteen käyttöönotto” -tilaan.
Kun tiimin jäsen kysyy, onko välitavoite saavutettu, suunnitelma on saatavilla samassa työskentely-ympäristössä. Kirjaa päätös paikkaan, josta projektitiimi odottaa sen löytävänsä, ja vastaa sitten oikealla kanavalla. Hyötynä on sujuvampi siirtyminen keskustelusta sitä tukevaan kirjaukseen.
Tämä ei edellytä uutta Cliq-tiliä vain siksi, että käyttöönotolla on oma tilansa. Yrityksen kirjautumistunnuksia voi käyttää myös operatiivisen toiminnan tilassa, jos molemmissa ympäristöissä toimitaan samalla identiteetillä.
Asiakastoteutus: pidä asiakkaan myöntämät tunnukset erillään
Oletetaan, että asiakas antaa sinulle tilin omaan organisaatioonsa. Määritä kyseiset kirjautumistunnukset Asiakas Pohjoinen -profiiliin ja käytä niitä asiakkaan projektityökalujen kanssa.
Varmista ennen ensimmäistä katselmointia, että pääset toteutuskanavalle ja käsiteltävään asiakirjaan. Jos keskustelu avautuu mutta projektitiedosto ei, selvitä, mitä tiliä tiedostopalvelu edellyttää. Toimiva Cliq-istunto ei todista, että kaikissa työtä tukevissa sovelluksissa käytetään samoja tunnuksia.
Käytä asiakkaan tilaa muistutuksena aktiivisesta toimeksiannosta. Kun jaat tiedoston, tarkista sen tarkoitettu yleisö ja kohdekeskustelu. Tarkoituksena on tehdä tavanomaisesta katselmointiprosessista helppo noudattaa niin, että tarvittavat asiakirjat ovat jo käsillä.
Toimittajan luovutus: käytä yrityksen identiteettiä uudelleen, kun se sopii tilanteeseen
Toimittajayhteistyöhön voi riittää hyväksytty ulkoinen kanava. Säilytä käytössä yrityksen tili ja lisää toimittajan luovutusasiakirjat erilliseen projektitilaan.
Käyttöoikeuskartasta pitäisi käydä ilmi, että tässä keskustelussa käytetään edelleen Yrityksen operatiivinen toiminta -tiliä. Tämä ero on tärkeä, kun palaat työn ääreen keskeytyksen jälkeen: olet ulkoista yhteistyötä tekevä työntekijä etkä toimittajan sisäiseen organisaatioon kirjautunut henkilö.
Jos toimittaja ei pysty liittymään, pyydä vastuullisia ylläpitäjiä tarkistamaan kutsu ja yhteistyökäytännöt. Uuden WebCatalog-profiilin luominen ei muuta osallistumista säätelevää palvelinpuolen käyttöoikeutta.
Pidä käyttöoikeuskartta hyödyllisenä työn muuttuessa
Päivitä kartta, kun asiakastoimeksianto alkaa, alihankkijan työ päättyy tai vastuu siirtyy toiselle kollegalle. Hyödylliset kysymykset ovat konkreettisia: mitä kirjautumistunnuksia käytetään, mitkä keskustelut ovat yhä tarpeellisia ja kuka voi muuttaa käyttöoikeuksia?
Henkilön poistuessa ylläpitäjän on ehkä poistettava organisaatio- tai vieraskäyttöoikeudet. Työpöydän pikakuvakkeen poistaminen on erillinen siivoustoimi. Tee palvelutason muutos jäsenyyttä hallitsevan organisaation kautta ja siisti työtila sen jälkeen vastaamaan muutosta.
Tarkista myös keskustelun ympärillä olevat sovellukset. Projekti voi päättyä, vaikka vanha projektikuvaus, kalenteri tai asiakirjapalvelun tili jäisi päivittäiseen näkymään. Poista kohteet, jotka eivät enää tue aktiivista työtä, jotta tila vastaa edelleen tarkoitustaan.
Jos ilmoitukset alkavat häiritä, päätä, mikä keskustelu edellyttää vastausta kunkin työskentelyjakson aikana. Käytä kyseisessä Cliq-ympäristössä saatavilla olevia ilmoitusasetuksia ja tarkista niiden vaikutus ennen kuin luotat niihin. Useampien tilien pitäminen saatavilla ei tarkoita, että jokaiseen tiliin pitäisi kiinnittää yhtä paljon huomiota koko päivän ajan.
Anna seuraavalle organisaatiolle selkeä paikka työpöydälläsi
Aloita yhdestä yrityksen kirjautumistunnuksesta ja yhdestä ulkoisesta yhteistyösuhteesta. Päätä, tarvitseeko kyseinen suhde erillisen tilin, vieraskutsun, ulkoisen kanavan vai Networkin. Kirjaa vastaus ennen työpöydän määrittämistä.
Lisää sitten Zoho Cliq WebCatalogiin, luo profiilit erillisille kirjautumistunnuksille ja kokoa tilat kunkin yhteistyösuhteen tuottaman työn ympärille. Tilirakenteesi pysyy organisaatioidesi myöntämien käyttöoikeuksien mukaisena, ja keskustelut sekä työkalut löytyvät helpommin samasta paikasta.
