Työpäiväsi alkaa Gmailissa, siirtyy Slackiin ja jatkuu dokumenteissa, hallintapaneeleissa ja projektitauluilla. Myöhemmin avaat joitakin samoja palveluita myös henkilökohtaiseen käyttöön. Sovellukset voivat näyttää tutuilta, mutta tilit – ja niiden käyttötarkoitukset – ovat erilaisia.
Kun kaikki on yhdessä paikassa, näiden rajojen ylläpitäminen voi olla vaikeampaa. Mikä tili on avoinna? Mihin jäit asiakkaan hallintapaneelissa? Onko tämä oikea työtila tiedostolle, jonka aiot jakaa?
WebCatalog auttaa luomaan jokaiselle päiväsi osa-alueelle oman selkeän paikan. Tilat järjestävät sovelluksesi käyttötarkoituksen mukaan. Profiilit pitävät niissä olevat tilit erillään. Yhdessä ne helpottavat siirtymistä työ- ja henkilökohtaisten asioiden välillä ilman jatkuvaa ulos- ja sisäänkirjautumista.
Tilat järjestävät työsi. Profiilit erottavat tilisi.
Tila kokoaa yhteen sovellukset ja profiilit, joita käytät tietyllä elämänalueella. Voit luoda esimerkiksi yhden työasioille, toisen henkilökohtaisille asioille ja kolmannen sivuprojektille. Jokainen tila avautuu omaan ikkunaansa ja tarjoaa näin omistetun paikan kyseiselle työkalukokoelmalle. Lue lisää WebCatalog Desktopin tiloista.
Profiili pitää sovelluksen istunnon ja selaustiedot erillään. Näin voit käyttää eri tilejä samassa palvelussa kirjautumatta ulos aina tiliä vaihtaessasi. Profiileja voi käyttää erillisessä työpöytäsovelluksessa tai koota yhteen muiden palveluiden profiilien kanssa samaan tilaan. Tutustu usean tilin hallintaan profiilien avulla.
Voit esimerkiksi käyttää työ-Gmail-profiilia yhdessä yrityksesi projektityökalujen kanssa Työ-tilassa. Henkilökohtainen Gmail-profiilisi voi puolestaan olla yhdessä päivittäin käyttämiesi henkilökohtaisten sovellusten kanssa Henkilökohtainen-tilassa.
Tila vastaa kysymykseen ”Mitä olen tekemässä?” Profiili vastaa kysymykseen ”Mitä tiliä käytän?”
Aloita Työ- ja Henkilökohtainen-tiloista
Erottelun hyödyntäminen ei vaadi monimutkaista määritystä. Aloita kahdella tilalla ja anna kummallekin selkeä käyttötarkoitus.
Työ-tilassa voisi olla:
- Yrityksesi sähköposti ja kalenteri.
- Tiimin viestintätyökalut.
- Dokumentit ja projektinhallintasovellukset.
- Hallintapaneelit, joita tarkistat työpäivän aikana.
Henkilökohtainen-tilassa voisi olla:
- Henkilökohtainen sähköposti.
- Viestisovellukset ystäville ja perheelle.
- Matkasuunnitteluun ja ostoksiin liittyvät sivustot.
- Harrastuksiin ja kodin projekteihin käytettävät työkalut.
Pidä näitä lähtökohtina. Paras järjestely kuvastaa sitä, miten todella käytät sovelluksiasi.
Jos käytät samaa palvelua molemmissa tiloissa, valitse kumpaankin sopiva tiliprofiili. Tavoitteena on, että oikean tilin avaamisesta tulee harkittu osa siirtymistä kyseiseen asiayhteyteen – eikä yksi ylimääräinen päätös, joka sinun on tehtävä vasta sovelluksen avaamisen jälkeen.
Anna jokaiselle tilille tunnistettava nimi
Nimillä on väliä, kun usealla tilillä on sama sovelluskuvake.
Valitse nimiä, jotka tunnistat heti: Henkilökohtainen, Työ tai asiakkaan nimi. Vältä nimiä kuten ”Tili 2”, joiden merkityksen joutuisit muistamaan erikseen.
Freelance-suunnittelijan toimiva järjestely voisi näyttää tältä:
| Tila | Ehdotettu sisältö | Profiilien nimet |
|---|---|---|
| Työ | Yrityksen sähköposti, laskutus, aikataulutus | Yritys |
| Asiakas – Acme | Asiakasviestintä, suunnittelutyökalut, projektitaulu | Acme |
| Henkilökohtainen | Henkilökohtainen sähköposti, viestintä, harrastukset | Henkilökohtainen |
Tämä on ehdotus järjestelyksi, ei vaatimus luoda erillistä tilaa jokaiselle tilille. Pidä toisiinsa liittyvät asiat yhdessä, jos se helpottaa niiden hallintaa.
Ennen viestin lähettämistä, tiedoston lataamista tai julkaisun tekemistä kannattaa edelleen tarkistaa, mikä tili on aktiivisena. Selkeät nimet helpottavat tarkistamista.
Lisää asiakas- ja projektitiloja tarpeen mukaan
Työ- ja henkilökohtaiset tilit ovat vasta alkua niille, jotka hallinnoivat useita asiakkaita, brändejä tai yrityksiä.
Ajatellaan konsulttia, joka työskentelee aamupäivän yhden asiakkaan kanssa ja tukee toista iltapäivällä. Kumpaankin toimeksiantoon voi liittyä erilaisia viestintäkanavia, projektitauluja ja raportointityökaluja.
Erillinen asiakastila tarjoaa näille resursseille pysyvän paikan. Sen sijaan, että konsultti kokoaisi asetelman uudelleen eri ikkunoista, hän voi palata kyseiseen asiakkaaseen liittyvään työkalukokoelmaan.
Sama lähestymistapa toimii sivutoimisessa yrityksessä. Pidä sen verkkokaupan hallinta, yrityssähköposti ja suunnittelutyökalut yhdessä ja nimeä profiilit yrityksen mukaan aina, kun erillisiä tilejä tarvitaan.
Luo uusi tila, kun vastuualue muuttuu merkittävästi. Hyvä kysymys on: Haluaisinko nämä sovellukset yhteen, kun istun tekemään tätä työtä? Jos vastaus on kyllä, ne kuuluvat todennäköisesti samaan tilaan.
Tee asiayhteyden vaihtamisesta osa rutiiniasi
Järjestelystä on eniten hyötyä, kun käytät sitä johdonmukaisesti.
Avaa työpäivän alussa Työ-tila ja aloita ensimmäisen tehtäväsi kannalta olennaisilla työkaluilla. Kun siirryt asiakasprojektiin, avaa kyseisen asiakkaan tila. Kun olet valmis, sulje työikkuna ja palaa henkilökohtaisiin asioihisi.
Näin siirtymästä tulee näkyvä teko. Valitset itse asiayhteyden, johon haluat siirtyä, sen sijaan että jatkaisit siitä, mikä välilehti sattuu olemaan lähimpänä.
Pidä järjestely myös hallittavana. Käy tilasi silloin tällöin läpi ja poista sovellukset, joita et enää käytä. Jos projekti on päättynyt, mieti, tarvitseeko sen tilan enää kuulua päivittäiseen käyttöösi.
Pieni määrä selkeästi nimettyjä tiloja on usein parempi lähtökohta kuin monimutkainen rakenne, jota ylläpidät harvoin.
Tuo päivittäin käyttämäsi verkkosovellukset omaan työtilaan
WebCatalog Desktop muuntaa verkkosivustot työpöytäsovelluksiksi ja tukee sovellusten ja tilien järjestämistä tiloihin. Se on saatavilla macOS-, Windows- ja Linux-käyttöjärjestelmille.
Se on käytännöllinen vaihtoehto, kun päiväsi perustuu verkkopalveluihin mutta käytät tilejäsi eri tarkoituksiin. Voit rakentaa työtilasi tuttujen työkalujen ympärille ja samalla selkeyttää työn, henkilökohtaisten asioiden ja asiakasvastuiden välisiä rajoja.
Aloita tilistä, jota vaihdat useimmin. Anna sen työ- ja henkilökohtaisille versioille selkeät profiilinimet ja järjestä sitten muut työkalut sopiviin tiloihin. Laajenna järjestelyä, kun jokin uusi projekti tai vastuualue tarvitsee oman paikkansa.
Lataa WebCatalog Desktop ja anna työ- ja henkilökohtaisille tileillesi omat paikkansa.
