Zangi-tilien hallinta alkaa siitä, että tiedät, mitä tunnistetta ihmiset käyttävät tavoittaakseen sinut. Työkontakti saattaa tuntea yhden Zangi Private Number -numerosi ja ystävät toisen. Kunkin tilin kohdalla on huomioitava myös laite, kirjautumistiedot ja keskusteluhistoria.
Tärkeä lähtökohta on tämä: Zangin nykyisten tiliohjeiden mukaan sen kuluttajille tarkoitettu viestisovellus toimii vain mobiililaitteilla, ja kullakin tilillä voi olla yksi aktiivinen laite. Toinen tili ja toinen laite ovat siksi eri asia kuin uuden selainikkunan avaaminen.
Kun hallitset useita Zangi-tilejä, jäsennä jo käyttämäsi tunnisteet, pidä niiden kirjautumistiedot saatavilla ja valitse tuettu mobiiliratkaisu. WebCatalogilla voit järjestää tähän työhön liittyvät verkkosovellukset, kuten asiakirjat ja kalenterin. Se ei muuta Zangi Private Messengeriä verkkopohjaiseksi viestipalveluksi.
Aloita ihmisistä, joiden pitää tavoittaa sinut
Ennen kuin luot uuden tilin, määrittele, minkä rajan haluat vetää. Asiakasviestinnän pitäminen erillään henkilökohtaisista keskusteluista voi olla peruste toiselle tunnisteelle. Useat projektit samojen yhteistyökumppanien kanssa saattavat puolestaan vaatia vain selkeämmin jäsenneltyjä keskusteluja ja projektiasiakirjoja.
Kirjoita lyhyt kuvaus jokaisesta nykyisestä tilistä. ”Henkilökohtaiset yhteydet” ja ”Konsultointityö” ovat hyödyllisempiä kuin ”Tili 1” ja ”Tili 2”, koska ne kertovat, minne uusi keskustelu kuuluu.
Käytännöllinen tilikartta voi olla yksinkertainen:
| Tilin käyttötarkoitus | Sitä käyttävät ihmiset | Laite, jota tavallisesti seuraat | Muualla säilytettävät työtiedot |
|---|---|---|---|
| Henkilökohtainen | Ystävät ja perhe | Oma puhelin | Henkilökohtaiset suunnitelmat ja tapaamiset |
| Konsultointityö | Sovitut asiakasyhteyshenkilöt | Työpuhelin | Projektikuvaus, kokousmuistiinpanot ja seuraavat tehtävät |
Tämä on esimerkki omasta suunnittelumuistiostasi, ei Zangin sisäisestä hallintanäkymästä. Säilytä salasanat salasanojen hallintaohjelmassa, älä jaetussa projektiasiakirjassa.
Päätä myös, pitääkö molempien tunnisteiden olla tavoitettavissa samanaikaisesti. Satunnaisia henkilökohtaisia keskusteluja tarkistavan tarpeet ovat erilaiset kuin sellaisen, joka odottaa asiakkaan puhelua koko työskentelyjakson ajan. Tämän eron tulisi ohjata laitejärjestelyäsi.
Valitse, miten kahta tiliä käytetään
Zangin mukaan voit luoda erillisen tilin jokaiselle laitteelle, kun haluat käyttää palvelua useammalla kuin yhdellä laitteella. Jos sinulla on kaksi vakiintunutta tunnistetta, joita molempia tarvitaan päivän aikana, oma laite kummallekin luo selkeän käytännön rajan.
Käytännön etuna on selkeys: tiedät, mikä puhelin edustaa mitäkin roolia. Vastapainona sinun on huolehdittava molemmista laitteista ja seurattava niitä. Lisäpuhelin, jonka akku on tyhjä tai joka ei ole ulottuvillasi, ei tee toisesta tilistä hyödyllistä.
Ennen kuin vaihdat tiliä samalla laitteella, varmista, että nykyiselle tilille on asetettu salasana ja että olet tallentanut molempien tilien kirjautumistiedot turvallisesti. Kun kirjaudut ulos, valitse Keep History (Säilytä historia), jotta tilin keskustelut ja tiedostot säilyvät kyseisellä laitteella. Delete History (Poista historia) poistaa paikalliset tiedot, eikä niistä ole palautettavaa pilvikopiota. Kirjaudu sitten toiselle tilille ja tarkista sen Private Number -numero. Tämä vaihtaa aktiivisen tilin; se ei luo yhteistä postilaatikkoa, jossa kaksi tiliä olisi käytössä samanaikaisesti.
Selainprofiili ei voi muuttaa Zangin mobiilitilimallia. Jos vaatimuksesi on nimenomaan ”kaksi Zangi-tiliä tietokoneella”, ratkaise tämä alustaa koskeva vaatimus ennen muun työpöytäympäristön järjestämistä. Sovellushakemiston merkintä tai verkkosivun pikakuvake ei osoita, että kuluttajille tarkoitetulla viestisovelluksella olisi selainversio.
Ota tilille pääsy osaksi käyttöönottoa
Zangi antaa rekisteröitymisen yhteydessä Private Number -numeron sen sijaan, että se vaatisi puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen. Sen aloitusesimerkeissä kerrotaan, miten tätä numeroa käytetään yhteyden muodostamiseen muiden ihmisten kanssa.
Pidä jokaisesta tilistä tallessa kolme tietoa: sen käyttötarkoitus, Private Number -numero ja laite, jolla tavallisesti käytät sitä. Säilytä salasana erikseen ja turvallisesti. Nämä tiedot ovat tärkeitä, jos kahdella tilillä on samankaltaiset nimet tai profiilikuvat.
Zangin tiliohjeen mukaan salasana tarvitaan uudelleen kirjautumiseen uloskirjautumisen jälkeen, eikä palvelu voi nollata unohtunutta salasanaa. Tarkista nykyiset kirjautumistietosi ennen kuin kokeilet tilin vaihtamista kirjautumalla ulos.
Kun tili on valmis, testaa tavallinen yhteydenpito, jonka toimivuuteen aiot luottaa. Pyydä luotettavaa yhteyshenkilöä lähettämään viesti haluttuun Private Number -numeroon, varmista, että sait sen odotetulle tilille, ja vastaa. Tarkistat tunnisteen ja viestintäreitin, et todista, että jokainen tuleva ilmoitus saapuu kaikissa laitteen käyttötilanteissa.
Jos esittelet työtilin nykyiselle yhteyshenkilölle, kerro muutoksesta ensin tutussa keskustelussa. Ilmoita, mille tilille tulevat projektiviestit tulee lähettää ja milloin muutos tulee voimaan. Selkeä siirtymä on hyödyllisempi kuin se, että toinen joutuu arvaamaan, kumpaa kahdesta samankaltaisesta profiilista käyttää.
Anna yhteyshenkilöille yksi luotettava yhteyspaikka kutakin tarkoitusta varten
Tilien erottelu toimii parhaiten, kun kanssasi viestivät ihmiset ymmärtävät sen. Sovi asiakkaan kanssa, mitä tiliä käytetään projektin koordinointiin. Jatka ystävien kanssa sen henkilökohtaisen tunnisteen käyttöä, jonka he jo tuntevat.
Zangin tietosuojaohjeissa kerrotaan, että suora löytäminen perustuu Private Number -numeroon eikä julkista hakua nimellä, puhelinnumerolla tai sähköpostiosoitteella ole. Jaa oikea numero suoraan niille, jotka tarvitsevat sitä.
Esimerkiksi konsultti voi käyttää työtiliä haastatteluaikatauluihin, kokousmuutoksiin ja lyhyisiin tarkennuksiin. Projektikuvauksessa voidaan kertoa ensisijainen yhteydenottotapa paljastamatta henkilökohtaista tiliä. Henkilökohtainen tili voi keskittyä kyseisen toimeksiannon ulkopuolisiin ihmissuhteisiin.
Jos useat ihmiset työskentelevät saman tehtävän parissa, harkitse, olisiko ryhmä hyödyllisempi kuin uusi tili. Zangin ryhmäohjeissa käsitellään ryhmien luomista ja niiden jäsenten hallintaa. Selkeästi nimetty projektiryhmä voi pitää tarvittavat osallistujat yhdessä keskustelussa niin, että jokainen säilyttää oman tilinsä.
Sopikaa, mitä kyseiseen keskusteluun kuuluu. Lyhyet koordinointikysymykset voivat jäädä ryhmään, kun taas hyväksytyt päätökset kuuluvat ylläpidettävään projektiasiakirjaan. Näin viestiketjusta ei tule ainoaa paikkaa, josta voi selvittää, mitä tiimi on sopinut.
Pidä keskusteluhistoria ja työasiakirjat erillään
Tilin löytäminen uudelleen ja sen aiempien keskustelujen löytäminen ovat eri asioita. Zangin tietoturva- ja tietosuojaohjeissa kerrotaan, että keskustelut tallennetaan osallistujien laitteille, ei palvelinarkistoon, jota voisi selata myöhemmin.
Ennen kuin vaihdat puhelinta tai tyhjennät sovelluksen tiedot, tutustu alustasi ajantasaisiin ohjeisiin. Zangin ohjeissa kuvataan Androidin tiedonsiirtotoiminto; ohjeiden mukaan toimintoa ei tällä hetkellä ole saatavilla iOS:lle. Pelkkää tilille kirjautumista toisella laitteella ei pidä tulkita lupaukseksi siitä, että koko historia ilmestyy sinne.
Medialla on myös omat säilytysasetuksensa. Tietojen tallennusoppaassa selitetään Keep Media (Säilytä media) -asetukset ja tallennustilan hallintavaihtoehdot. Tarkista nämä asetukset, kun liite on projektille tärkeä, sen sijaan että olettaisit sen säilyvän käytettävissä loputtomiin.
Päätä työasioissa, mistä pitää tulla ylläpidettävä tieto. Hyväksytty kokousajankohta kuuluu kalenteriin. Vahvistettu vaatimus kuuluu projektikuvaukseen. Työtovereiden tarvitsema tiedosto kuuluu sovittuun projektin tallennuspaikkaan, jos sen jakaminen siellä on asianmukaista.
Tämä on tietoinen siirto keskustelusta työjärjestelmään. Säilytä vain tehtävän kannalta tarpeellinen aineisto ja noudata muiden osallistujien kanssa sovittua käytäntöä sen säilytyspaikasta. Vältä kokonaisen yksityisen keskustelun kopioimista, jos lyhyt päätösmuistio riittäisi.
Käytä WebCatalogia keskustelun jälkeiseen työhön
Ajatellaan itsenäistä konsulttia, joka valmistelee työpajaa. Työpuhelimen Zangi hoitaa lyhyen viestinvaihdon asiakkaan kanssa. Tietokoneella tehtävään työhön kuuluvat projektikuvaus, kalenteri ja asiakirja, josta tulee työpajan ohjelma.
Luo näille verkkosovelluksille ja olennaisille kirjanmerkeille ”Työpajan suunnittelu” -niminen tila WebCatalogiin. Pidä asiakkaan projektikuvaus ja ohjelma helposti saatavilla, kun taas Zangi-keskustelu pysyy sen tuetussa mobiilisovelluksessa.
Kun asiakas vahvistaa muutoksen, noudata lyhyttä toimintaketjua:
- Lue viesti kyseisessä toimeksiannossa käytetyltä tililtä.
- Selvitä, mikä muuttui: päivämäärä, kohderyhmä, ohjelma vai pyydetty toimitettava aineisto.
- Päivitä asiaankuuluva työasiakirja tai kalenterimerkintä.
- Kirjaa mahdolliset avoimet kysymykset ja se, kenen pitäisi vastata niihin.
- Vastaa alkuperäisessä Zangi-keskustelussa ja vahvista seuraava vaihe.
Esimerkiksi ”Työpaja alkaa nyt klo 10.00; olen päivittänyt ohjelman ja lähetän korjatun version tänä iltapäivänä” yhdistää keskustelun toimenpiteeseen, jonka olet todella tehnyt.
Jos työtä tukevissa verkkosovelluksissa käytetään eri henkilökohtaisia ja työhön liittyviä kirjautumistunnuksia, WebCatalog-profiileilla voit erottaa nämä selainistunnot toisistaan. Avaa Profiles (Profiilit), valitse Add profile (Lisää profiili), anna sille selkeä nimi ja kirjaudu kyseiseen verkkosovellukseen tällä profiililla.
Tilat järjestävät työkalut; profiilit erottavat niiden verkkoistunnot toisistaan. Kumpikaan ominaisuus ei tuo Zangi-keskusteluja eikä hallitse sen mobiilitilejä. Valitse WebCatalog-tilaus, joka tukee työssäsi tarvittavia sovelluksia, profiileja ja tiloja.
Tarkista, mitä Zangi-tuotetta organisaatiosi käyttää
Jotkin Zangin tietokonekäyttöä koskevat haut johtavat Zangi for Business -tuotteeseen. Sen tuotesivulla kuvataan erillinen yritysratkaisu, johon kuuluu tiimihallinta sekä sovellus- ja työpöytävaihtoehtoja.
Jos organisaatiosi on ostanut kyseisen tuotteen, noudata sen käyttöönotto-ohjeita ja käytä järjestelmänvalvojan toimittamia käyttöoikeuksia. Kysy, mikä sovellus asennetaan, mitä tunnistetta käytetään ja kuka hallinnoi tilimuutoksia. Yritysratkaisua on arvioitava sen omien ohjeiden perusteella sen sijaan, että sitä pidettäisiin todisteena kuluttajan Private Number -numeron toimimisesta julkisessa verkkopostilaatikossa.
Tämä ero on hyödyllinen, kun useat työtoverit tarvitsevat koordinoitua käyttöä. Päätä, tarvitaanko kahta omaa henkilökohtaiseen ja työkäyttöön tarkoitettua tunnistettasi vai organisaation hallinnoimaa viestintäpalvelua. Nämä tarpeet johtavat erilaisiin tilivastuisiin ja tukijärjestelyihin.
Tee rutiinista helppo ylläpitää
Tarkista kunkin tilin käyttötarkoitus aina, kun vastuusi muuttuvat. Varmista, että yhteyshenkilöt käyttävät edelleen oikeaa tunnistetta, tarvittava laite on saatavilla ja tärkeillä projektipäätöksillä on selkeä säilytyspaikka.
Säädä viestien, ryhmien ja puheluiden ilmoitukset rutiineihisi sopiviksi Zangin ilmoitusasetuksilla ja tarkista sitten, että odottamasi ilmoitukset tulevat laitteelle, jota todella käytät. Työtilistä on hyötyä, kun tiedät, milloin tarkistaa se ja mitä tehdä sen keskusteluille.
Aloita kahdesta selkeästi määritellystä tunnisteesta ja yhdestä toistuvasta työnkulusta. Pidä Zangi-viestintä sen tuetulla alustalla ja järjestä WebCatalog Desktopilla verkkosovellukset, joiden avulla muutat keskustelut valmiiksi työksi.
