Toimittaja lähettää päivitetyn tarjouksen Zalon kautta. Asiakas kysyy, onko toimituspäivä vahvistettu. Perheryhmässäsi keskustellaan viikonlopun suunnitelmista. Kun nämä keskustelut ovat eri tileillä, oikean keskustelun löytäminen on vain osa työtä. Tarvitset myös oikean asiakirjan, viimeisimmän päätöksen ja selkeän seuraavan toimenpiteen.
Kun haluat hallita useita Zalo-tilejä tietokoneella, anna jokaiselle olemassa olevalle tilille oma sisäänkirjautunut profiili ja helposti tunnistettava työskentelypaikka. WebCatalog voi pitää nämä istunnot erillään ja tuoda työtilin samaan ympäristöön asiakirjojen, kalenterin ja seurantatyökalujen kanssa.
Tavoitteena on toistettava toimintatapa, joka vie viestistä valmiiseen tehtävään. Tässä oppaassa seurataan käytännön esimerkkiä: projektikoordinaattori tekee yhteistyötä vietnamilaisen toimittajan kanssa ja pitää henkilökohtaiset keskustelut toisella tilillä.
Anna jokaiselle Zalo-tilille pysyvä paikka
Päätä ensin, mitkä keskustelut todella kuuluvat eri käyttäjäidentiteeteille. Henkilökohtainen tili ja vakiintunut työtili voivat tarvita erilliset istunnot. Useat saman työtilin kanssa keskustelevat asiakkaat voivat pysyä samalla tilillä; uusi projekti ei automaattisesti edellytä uutta kirjautumista.
Zalo tarjoaa jo Windows- ja Mac-sovellukset, mobiilisovellukset sekä verkkoversion. Yksi mahdollinen järjestely on käyttää yhdellä tilillä natiivisovellusta ja toisella erillistä selainistuntoa. WebCatalog on hyödyllinen, kun haluat nimetyt profiilit ja keskusteluihin liittyvät verkkosovellukset yhteen järjestettyyn työpöytäympäristöön.
Jos haluat käyttää kahta Zalo-tiliä tietokoneella, aloita tileistä, joita jo käytät ja joille pystyt kirjautumaan. Toimi WebCatalog Desktopissa näin:
- Avaa Profiles, valitse Add profile ja anna ensimmäiselle profiilille nimeksi ”Zalo Work”.
- Avaa Zalo tällä profiililla ja kirjaudu haluamallesi työtilille.
- Lisää toinen profiili nimeltä ”Zalo Personal”.
- Avaa Zalo Personal-profiililla ja kirjaudu toiselle tilillesi.
- Tarkista ennen vastaamista kussakin ikkunassa, että käytössä on oikea tili ja että odottamasi keskustelut näkyvät.
WebCatalogin profiiliohjeissa kerrotaan, että profiilit pitävät evästeet, istunnot ja selaustiedot erillään. Toisen ikkunan avaaminen samalla profiililla käyttää samaa istuntoa; valitse toinen profiili, kun tarvitset toista tiliä.
QR-koodilla kirjautumista koskevissa Zalon virallisissa kirjautumisohjeissa neuvotaan näyttämään koodi tietokoneella, skannaamaan se puhelimen Zalo-sovelluksella, tarkistamaan kirjautumistiedot ja vahvistamaan kirjautuminen. Varmista, että puhelimessa on käytössä kyseiselle työpöytäprofiilille tarkoitettu tili. Profiilin nimeäminen ”Work”-nimiseksi ei muuta sitä, mikä tili hyväksyi kirjautumisen.
Kun avaat palvelun suoraan, käytä Zalo Webiä, joka on Zalo Helpin ilmoittama verkkokeskustelun osoite. Jos Zalo pyytää myöhemmin kirjautumaan uudelleen, suorita sen tavallinen kirjautumisprosessi oikeassa profiilissa.
Tuo keskusteluun liittyvät työkalut samaan paikkaan
Tili-ikkuna on hyödyllinen lähtökohta. Toimiva työskentely-ympäristö tarvitsee myös paikan, jossa voi tarkistaa tietoja ja kirjata päätöksiä.
Luo WebCatalogiin tila nimeltä ”Toimittajaprojektit”. Lisää siihen Zalo Work-profiililla, asiakirjasovellus, tilausten seurantatyökalu ja toimitussitoumuksiin käytettävä kalenteri. Tila kokoaa tiettyyn tarkoitukseen liittyvät sovellukset ja kirjanmerkit omaan ikkunaansa.
Pidä roolit selkeinä: profiili valitsee sisäänkirjautuneen istunnon, tila taas kokoaa työkalut yhteen. Voit käyttää samaa työprofiilia useissa projektitiloissa, kun projekteissa käytetään samaa Zalo-tiliä. Pelkkä uusi tila ei luo eri tiliä eikä rajoita tiliä vain tietyn asiakkaan käyttöön.
Aloita yhdellä työtilalla ja erillisellä henkilökohtaisella Zalo-ikkunalla. Valitse WebCatalog-tilaus, joka tukee tarvitsemiasi sovelluksia, profiileja ja tiloja. Lisää jotain vain siksi, että se auttaa saamaan tehtävän valmiiksi, kuten tarkistamaan tarjouksen tai vahvistamaan tapaamisen.
Vie yksi pyyntö keskustelusta vahvistettuun seuraavaan toimenpiteeseen
Kuvittele, että koordinoit painotuotteita asiakkaan tapahtumaa varten. Toimittaja lähettää päivitetyn tarjouksen työsi Zalo-tilille. Asiakas tarvitsee vastauksen määriin, painoaineistoon ja toimitukseen liittyen.
Seuraava työnkulku pitää keskustelun yhteydessä päätökseen, jota se tukee.
Tunnista keskustelu ennen pyynnön tulkitsemista
Avaa Work-profiili ja varmista lähettäjä, projekti ja viimeisin viesti. Samankaltaiset nimet, toistuvat ryhmäkuvakkeet tai vanha keskustelu voivat johtaa siihen, että tutulta näyttävä keskustelu tulkitaan väärin.
Lue riittävästi aiempia viestejä ymmärtääksesi, mikä on muuttunut. ”Voimmeko edetä?” voi viitata määrään, hinnanmuutokseen tai lopulliseen painoaineistoon. Vastaaminen ennen päätettävän asian tunnistamista voi aiheuttaa uuden viestikierroksen.
Tässä esimerkissä toimittajan päivitetty tarjous koskee erilaista paperilaatua. Ensimmäinen hyödyllinen toimenpide on verrata muutosta hyväksyttyyn toimeksiantoon. Pidä keskustelu ja toimeksianto näkyvissä vertailun aikana.
Henkilökohtainen tilisi voi pysyä käytettävissä omassa ikkunassaan. Kun palaat sieltä, tarkista työtili ja keskustelu uudelleen ennen projektia koskevan vastauksen lähettämistä. Nimet auttavat siirtymisessä; Zalon sisällä näkyvä tili ja vastaanottaja vahvistavat, minne viesti menee.
Tarkista vastauksesi perustana oleva tiedosto
Avaa tarjous ja etsi sen päivämäärä tai versionumero. Vertaa olennaisia tietoja projektin tietoihin: määrää, erittelyä, hyväksyttyä summaa ja pyydettyä toimituspäivää. Uudempi viesti ei välttämättä sisällä lopullista hyväksyttyä asiakirjaa.
Jos päivitetty tarjous muuttaa jotakin olennaista, kerro ero selkeästi. Esimerkiksi: ”Päivitetyssä tarjouksessa käytetään paksumpaa paperivaihtoehtoa. Vahvistattehan ennen hyväksyntäämme, vaikuttaako tämä toimituspäivään.”
Tallenna päivitetty tarjous projektikansioon tiedostonimellä, josta tunnistaa projektin ja version, ja merkitse se tarkistusta odottavaksi, kunnes hyväksyntä on vahvistettu. Tämä on erikseen tehtävä arkistointivaihe. Tallennussovelluksen pitäminen Zalon rinnalla helpottaa sitä; WebCatalog ei kopioi keskustelujen liitteitä automaattisesti projektikansioosi.
Tarkista sekä vastaanottaja että liite ennen tiedoston lähettämistä takaisin. Useat avoimet tilit voivat helpottaa käyttöä, mutta lopullisen vastaanottajan tarkistamiseen kannattaa silti käyttää hetki.
Muuta vastaus seurattavaksi sitoumukseksi
Kun toimittaja on vahvistanut yksityiskohdat, päätä, mitä keskustelu nyt edellyttää. Lupaus lähettää painoaineisto huomenna tarvitsee vastuuhenkilön ja määräajan. Vahvistettu toimitus on merkittävä projektiaikatauluun.
Tee nykyiseen seurantatyökaluusi esimerkiksi tällainen lyhyt kirjaus:
| Kohta | Esimerkkikirjaus |
|---|---|
| Pyyntö | Hyväksy päivitetty painotuotteen erittely |
| Tausta-aineisto | Päivitetty tarjous tallennettu projektikansioon |
| Päätös | Erittely hyväksytty; toimituksen vahvistus vielä avoinna |
| Seuraava toimenpide | Koordinaattori vahvistaa toimituksen toimittajan kanssa |
| Määräaika | Ennen asiakkaan seuraavaa projektikatsausta |
Nämä ovat esimerkkejä projektimuistiinpanoista, eivät WebCatalogin Zaloon lisäämiä kenttiä. Niiden tarkoituksena on tehdä työstä ymmärrettävää vielä senkin jälkeen, kun keskustelu on siirtynyt keskusteluluettelossa alemmas.
Kerro vastauksessasi, mikä on vahvistettu ja mikä on vielä avoinna. ”Painoaineisto on hyväksytty; vahvistan toimituspäivän toimittajan vastattua” antaa asiakkaalle hyödyllisemmän tilannepäivityksen kuin epämääräinen kuittaus.
Valmistele työn siirto niin, että toinen voi jatkaa siitä
Jos kollegan täytyy jatkaa projektia, jaa hyväksytty asiakirja ja päätöskirjaus tavallisten työvälineidenne kautta. Kerro viimeisin tilanne, seuraava toimenpide ja se, keneltä odotetaan vastausta.
Työn siirron pitäisi auttaa kollegaa ymmärtämään tehtävä ilman, että hänen täytyy koota tapahtumien kulku henkilökohtaisesta keskusteluhistoriastasi. Jos yrityksessä useiden työntekijöiden on vastattava samaan asiakaskeskusteluun, kyse on tiimiviestinnän tarpeesta, joka kannattaa ratkaista suoraan.
Kun asiakasvastaukset kuuluvat tiimille, käytä Zalo Official Accountin rooleja
Zalo Official Accountilla eli Zalo OA:lla on eri tarkoitus kuin kahden henkilökohtaisen Zalo-kirjautumisen pitämisellä avoinna. Se tarjoaa organisaatiolle asiakkaille näkyvän kanavan ja henkilöstölle pääsyn sen hallintatyökaluihin.
Zalon Official Accountin aloitusoppaan mukaan työntekijät kirjautuvat OA Manageriin henkilökohtaisilla Zalo-tileillään ja valitsevat OA:n, jonka hallintaan heillä on oikeus. Ylläpitäjä voi kutsua työntekijöitä kohdasta Quản lý → Quản lý admin, valita tarvittavat käyttöoikeudet ja lähettää henkilölle kutsun hyväksyttäväksi.
Jos hallinnoit useiden organisaatioiden Zalo Official Account -tilejä saman valtuutetun kirjautumisen kautta, valitse oikea OA OA Managerissa. Et tarvitse erillistä henkilökohtaista tiliä tai WebCatalog-profiilia jokaista OA:ta varten. Asiakaskohtainen tila voi pitää tarvittavat linkit ja asiakirjat yhdessä, kun taas valittu OA määrittää, minkä yrityksen asioita käsittelet.
Yhteistä asiakaspalvelua varten Zalo tarjoaa myös ohjeet keskustelujen osoittamiseen vastuuhenkilöille ja suodattamiseen työntekijän mukaan. Nämä toiminnot riippuvat OA-tilauksesta ja työntekijän käyttöoikeuksista. Käytä niitä määrittämään, kuka hoitaa asiakkaan asiaa, jos käytössäsi oleva kokoonpano tukee niitä.
Keskustelujen osoittamisesta vastuuhenkilöille vastaa Zalo OA. WebCatalog järjestää pääsyn palveluun muiden työsovellusten rinnalle. Valitse OA:n ominaisuudet, kun tarvitset jaettua asiakasvastuuta; valitse erilliset profiilit, kun tarvitset erilliset sisäänkirjautuneet käyttäjäidentiteetit.
Tarkista päivittäiseen työhösi vaikuttavat yksityiskohdat
Ennen kuin siirrät rutiinisi uuteen työpöytäjärjestelyyn, kokeile yhtä tyypillistä keskustelua alusta loppuun. Pystytkö avaamaan tarvitsemasi viestin, tarkastelemaan sen asiakirjaa, lähettämään tarkoitetun vastauksen ja kirjaamaan jatkotoimenpiteen? Jos puhelut ovat osa työnkulkua, testaa ne siinä ympäristössä, jota aiot käyttää. Zalon natiivisovelluksen ja verkkoversion ominaisuudet voivat erota toisistaan.
Tarkista kunkin tilin ilmoitukset ja tietokoneesi ilmoitusasetukset. Työtilin pitäisi kiinnittää huomiosi keskusteluihin, joista olet vastuussa, kun taas henkilökohtaiset ilmoitukset voit sovittaa haluamaasi työaikaan. Varmista, että odotetut ilmoitukset saapuvat, ennen kuin luotat järjestelyyn kiireellistä vastausta vaativissa asioissa.
Tarkista tärkeä historia ja tiedostot erikseen. Zalo tarjoaa varmuuskopiointi- ja palautusohjeet puhelimen vaihtamista varten, ja sen omat prosessit määrittävät, mitä on saatavilla laitteen tai istunnon vaihtamisen jälkeen. WebCatalog-profiili ei ole Zalo-viestihistoriasi varmuuskopio. Säilytä olennaiset projektitiedot paikassa, jonka tiimisi on niille valinnut.
Aloita seuraavasta oikeasta keskustelustasi
Valitse yksi työtili, yksi henkilökohtainen tili ja yksi projekti, johon liittyy säännöllisesti Zalo-viestejä. Lisää Zalo WebCatalogiin, anna kummallekin kirjautumiselle nimetty profiili ja sijoita työistunto projektissa tarvittavien asiakirjojen ja seurantatyökalun rinnalle.
Käy sitten seuraavan saapuvan pyynnön kanssa läpi koko ketju: varmista tili ja keskustelu, tarkista taustatiedot, lähetä selkeä vastaus ja kirjaa seuraava toimenpide. Tämä on käytännöllinen tapa hallita Zalon työ- ja henkilökohtaisia tilejä ja pitää samalla kuhunkin viestiin liittyvä työ järjestyksessä.
