Henkilökohtaiset keskustelusi tarvitsevat eri paikan kuin asiakaskysymykset, tilaustiedot ja ajanvarauspyynnöt. Kun käytät WhatsAppia WebCatalogissa, voit pitää nämä tilit erillisissä työpöytäprofiileissa ja sijoittaa yritystilin muiden työssä käyttämiesi sovellusten rinnalle.
Jos haluat hallita useita WhatsApp-tilejä, aloita kahdesta rekisteröidystä tilistä, luo kummallekin oma profiili ja linkitä kukin profiili puhelimesi oikealta tililtä. Puhelinnumero yksilöi WhatsApp-tilin, ja profiili pitää sen työpöytäistunnon erillään.
Tässä käytännön oppaassa käydään läpi käyttöönotto ja kerrotaan sitten, mitä kannattaa tarkistaa, jos molemmissa ikkunoissa näkyvät samat keskustelut, QR-koodi ilmestyy uudelleen tai toisen laitteen linkittäminen ei onnistu.
Ennen pariliitosta: määritä jokaiselle numerolle selkeä kohde
Kirjoita muistiin, mikä tili kuuluu mihinkin profiiliin, ennen kuin skannaat mitään. Yksinkertainen järjestely voi näyttää tältä:
| Käyttötarkoitus | WhatsApp-tili | WebCatalog-profiilin nimi | Kohde työpöydällä |
|---|---|---|---|
| Ystävät ja perhe | Henkilökohtainen numero | Oma | Oma-profiililla avattu WhatsApp |
| Asiakaskeskustelut | Yrityksen numero | Kauppa | Kauppa-profiililla avattu WhatsApp |
Käytä nimiä, jotka tunnistat yhdellä silmäyksellä. ”Oma” ja ”Kauppa” ovat kiireisenä iltapäivänä hyödyllisempiä kuin ”Profiili 1” ja ”Profiili 2”.
Jokainen tili tarvitsee oman puhelinnumeron. WhatsAppin sisäänrakennettu usean tilin ominaisuus tukee kahta tiliä mobiililaitteessa. Sen ohjeissa usean tilin välillä vaihtamista kuvataan mobiiliominaisuutena. Se on eri asia kuin erillisten linkitettyjen istuntojen ylläpitäminen tietokoneella. WebCatalog tarjoaa työpöytäympäristön, ei toista puhelinnumeroa tai uutta WhatsApp-tiliä.
Tarvitset myös pääsyn kunkin tilin ensisijaiseen puhelimeen, jotta voit hyväksyä linkityksen. Tarkista tilin nykyiset linkitetyt laitteet: WhatsAppin tavallinen linkitettyjen laitteiden enimmäismäärä on neljä laitetta tiliä kohden. Joissakin yrityspalveluissa rajat ovat erilaiset, joten tarkista omaan tiliisi sovellettavat ehdot.
WhatsApp tarjoaa jo viralliset Mac- ja Windows-sovellukset sekä WhatsApp Webin. Ne ovat hyödyllisiä vaihtoehtoja. WebCatalog on erityisen kätevä, kun haluat useita nimettyjä istuntoja ja yhtenäisen paikan muille keskusteluihin liittyville sovelluksille.
Käyttöönoton 1. vaihe: luo henkilökohtainen istunto
Luo profiili ennen kirjautumista
Asenna WebCatalog Desktop, etsi WhatsApp sen sovellusluettelosta ja avaa työpöytäsovellus. Noudata WebCatalogin profiiliohjeita: avaa Profiles, valitse Add profile ja anna uudelle profiilille tunnistettava nimi, kuten ”Oma”. Avaa WhatsApp tämä profiili valittuna.
Profiilit erottavat evästeet, istunnot ja selaustiedot toisistaan. Näin saman palvelun kaksi erillistä versiota voivat pysyä kirjautuneina eri käyttäjätunnuksilla. Pelkkä toisen ikkunan avaaminen ei luo tätä erottelua.
Jos käytät jo WhatsAppia WebCatalogissa, selvitä ennen uuden profiilin lisäämistä, mihin profiiliin nykyinen istunto kuuluu. Voit ehkä säilyttää sen henkilökohtaisena profiilinasi ja luoda vain puuttuvan yritysprofiilin. Alusta aloittamisesta ei ole hyötyä, jos nykyinen pariliitos on oikea.
Muodosta pariliitos haluttuun tiliin
Avaa Oma-profiilissa WhatsAppin verkkokirjautumisnäkymä. Hyväksy sitten istunto ensisijaisen puhelimesi henkilökohtaiselta WhatsApp-tililtä.
WhatsAppin laitteen linkitysprosessi alkaa puhelimessa. Avaa Androidissa Linkitetyt laitteet kohdasta Lisää vaihtoehtoja. Siirry iPhonessa Asetuksiin. Valitse Linkitä laite, suorita mahdollinen pyydetty laitteen todennus ja skannaa halutussa työpöytäprofiilissa näkyvä QR-koodi.
Jos puhelimessasi on useita WhatsApp-tilejä, varmista ensin, että haluttu tili on aktiivinen. QR-koodi linkittää sen tilin, jolta linkitys hyväksytään. WebCatalog-profiilille antamasi nimi ei valitse puhelinnumeroa puolestasi.
Kun keskustelut tulevat näkyviin, tarkista tilin profiilitiedot ja jokin tuttu keskustelu. Varmista tilin henkilöllisyys ennen kuin vastaat kenellekään. Jätä istunto ennalleen, kun otat toista tiliä käyttöön.
Käyttöönoton 2. vaihe: lisää yritysistunto korvaamatta ensimmäistä
Luo toinen WebCatalog-profiili ja nimeä se yrityksen mukaan, esimerkiksi ”Kauppa”. Avaa WhatsApp tällä profiililla. Profiilin, jota ei ole vielä linkitetty, pitäisi näyttää kirjautumisvaiheet henkilökohtaisen tilin nykyisten keskustelujen sijaan.
Jos henkilökohtaiset keskustelusi näkyvät heti, pysähdy tähän ja katso alla olevan vianmääritysosion ensimmäinen kohta. Uuden koodin skannaaminen on tarpeetonta, kunnes olet varmistanut, että työpöytäistunnot ovat erilliset.
Jos numero on rekisteröity WhatsApp Businessiin, hyväksy uusi työpöytäistunto ensisijaisen puhelimen WhatsApp Business -sovelluksesta. WhatsAppin Business-sovelluksen QR-linkitysohjeessa kuvataan sama reitti Linkitetyt laitteet -kohdan kautta: valitse Linkitä laite ja skannaa Kauppa-profiilissa näkyvä QR-koodi.
Jos toinen tili on tavallisessa WhatsAppissa, käytä sen sijaan kyseisen tilin linkitystoimintoa. Ratkaisevaa on se, miltä tililtä linkitys hyväksytään, ei se, oletko nimennyt profiilin ”Yritykseksi”.
Tarkista linkityksen jälkeen yritystilin tiedot ja jokin tunnistettava asiakaskeskustelu. Vaihda sitten takaisin Oma-profiiliin ja varmista, että sen keskustelut ovat edelleen henkilökohtaisia. Tämä molempiin suuntiin tehtävä tarkistus paljastaa virheellisen pariliitoksen ennen kuin järjestelystä tulee osa arkeasi.
Sinulla on nyt toimiva järjestely kahdelle WhatsApp-tilille PC:llä tai Macilla: kaksi erillistä tiliä, kaksi profiilia ja kummallekin oma linkitetty istunto.
Sijoita yrityskeskustelut niiden synnyttämän työn rinnalle
Asiakkaan viesti johtaa usein toiseen tehtävään: tilauksen tarkistamiseen, laskun lähettämiseen tai varauksen vahvistamiseen. Luo yritykselle tila ja lisää siihen WhatsApp Kauppa-profiililla sekä tarvittava tilausjärjestelmä, sähköpostitili tai ajanvaraussovellus.
Jokainen tila avautuu omaan ikkunaansa. Tila kokoaa sovellukset ja profiilit tietyn käyttötarkoituksen ympärille, kun taas profiilit pitävät tilit erillään. Jos lisäät WhatsAppin samalla profiililla kahteen tilaan, käytössäsi on sama tili molemmissa paikoissa.
Pidä Oma-profiili yritystilan ulkopuolella tai luo sille erillinen tila, jos se sopii työtapoihisi ja tilauksesi rajoihin. Tavoitteena on tehdä seuraavasta toiminnosta selkeä: asiakasviestit ohjaavat yrityksen työkaluihin, ja henkilökohtaiset viestit on helppo tunnistaa.
Tämä järjestely pitää erilliset saapuneet viestit helposti saatavilla. Se ei yhdistä keskusteluhistorioita eikä lisää yhteisen postilaatikon tehtävänjako- tai reititystoimintoja. Jos usean kollegan on jaettava asiakaskeskusteluja keskenään, arvioi erikseen WhatsAppin tai asiakastukijärjestelmäsi tarjoamat tiimiominaisuudet.
Vianmääritys: aloita näkyvästä oireesta
”Molemmissa ikkunoissa näkyy sama tili”
Tarkista ensin kummassakin ikkunassa valittuna oleva WebCatalog-profiili. Jos molemmissa on käytössä Oma-profiili, ne jakavat saman istunnon, vaikka ne olisi avattu eri tiloista. Avaa toinen erillisellä Kauppa-profiililla.
Jos profiilit ovat eri mutta tili on silti sama, olet todennäköisesti hyväksynyt molemmat istunnot samalta WhatsApp-tililtä. Tarkista ensisijaisessa puhelimessa Linkitetyt laitteet ja kirjaudu ulos virheellisestä istunnosta. Muodosta sitten pariliitos haluttuun profiiliin oikealta tililtä.
Tunnista laiteluettelon merkintä huolellisesti ennen yhteyden katkaisemista. Sinun tarvitsee korjata vain väärä pariliitos, ei luoda molempia WhatsApp-tilejä uudelleen.
”QR-koodi ei viimeistele yhteyden muodostamista”
Tarkista, että käytät puhelimessa WhatsAppin Linkitä laite -toimintoa. Tavallinen kameralla skannaaminen ei korvaa tätä hyväksymisprosessia. Varmista, että sekä tietokoneen että ensisijaisen puhelimen internetyhteydet toimivat.
WhatsAppin yhteysongelmien vianmääritysohje suosittelee verkkoistunnon päivittämistä ja verkkoyhteyden tarkistamista. Kokeile näitä helppoja toimia ennen profiilitietojen tyhjentämistä, sillä tyhjennys voi poistaa istunnon, jonka haluat säilyttää.
Jos skannaaminen on edelleen hankalaa, WhatsAppilla on myös ohjeet linkittämiseen puhelinnumerolla ja kahdeksan merkin koodilla WhatsApp Webissä ja Windowsissa. Jos tämä vaihtoehto on näkyvissä, noudata sen ohjeita ja hyväksy pyyntö oikealla ensisijaisella puhelimella. Kyseessä on toinen linkitystapa, ei tilin rekisteröinti.
”WhatsApp ei anna linkittää toista tietokonetta”
Tarkista tilin linkitettyjen laitteiden luettelo sen ensisijaisessa puhelimessa. Vanha kannettava tietokone, selainistunto tai aiempi WebCatalog-profiili saattaa yhä viedä yhden käytettävissä olevista paikoista.
Poista laite, jota et enää käytä, ja yritä uudelleen. Tarkista jokainen tili erikseen: henkilökohtaisen tilin vapaiden laitepaikkojen määrä ei kerro mitään yritystilin luettelosta. WebCatalog ei kasvata WhatsAppin sallimaa laitemäärää, eikä lisäprofiilien luominen kierrä tätä rajaa.
Älä poista kollegan aktiivisen yritysistunnon linkitystä vain siksi, että laitteen nimi näyttää vieraalta. Selvitä ensin, mikä istunto ei ole enää käytössä.
”Se toimi eilen, mutta nyt näen taas QR-koodin”
Varmista ensin, että avasit alkuperäisen profiilin. Uudella profiililla on omat istuntotietonsa, joten se voi aivan normaalisti pyytää linkitystä uudelleen.
Tarkista seuraavaksi ensisijaisen puhelimen Linkitetyt laitteet. Istunto, josta on kirjauduttu siellä ulos, täytyy hyväksyä uudelleen. WhatsAppin mukaan myös linkitettyjen laitteiden yhteys katkeaa, jos ensisijaista puhelinta ei käytetä yli 14 päivään, joten pidä puhelimen tili aktiivisena, vaikka kävisit useimmat keskustelut tietokoneella.
Kun olet selvittänyt syyn, linkitä nykyinen profiili uudelleen oikealta tililtä. Profiilin nimeäminen uudelleen ei palauta vanhentunutta tai peruttua WhatsApp-istuntoa.
”Keskustelut toimivat, mutta puhelutoiminnot eivät ole odottamani kaltaiset”
Erilliset tili-istunnot ratkaisevat käytön ja järjestelyn ongelman. Ne eivät takaa, että kaikki WhatsAppin natiivisovellusten ominaisuudet toimivat samalla tavalla verkkoversiossa.
Jos puhelut ovat tärkeä osa päivääsi, tarkista, vastaako virallinen Mac- tai Windows-sovellus tarpeitasi. Voi olla järkevää käyttää natiivisovellusta pääasiallisella puhelutililläsi ja WebCatalogia siihen liittyvissä yrityksen työnkuluissa. Arvioi järjestelyä niiden toimintojen perusteella, joita todella tarvitset: viestit, liitteet, puhelut ja pääsy muihin tarvittaviin työkaluihin.
Pidä järjestely selkeänä sen kasvaessa
Vilkaise aktiivista profiilia ja tilin tunnistetietoja ennen asiakkaalle vastaamista. Kun lisäät toisen yrityksen tai vaihdat numeron, päivitä tilien ja profiilien vastaavuudet ennen uuden istunnon linkittämistä.
Kun poistat työpöytäistunnon käytöstä, poista sen linkitys WhatsAppista pelkän pikakuvakkeen poistamisen sijaan. Tämä katkaisee yhteyden vanhaan laitteeseen ja helpottaa linkitettyjen laitteiden luettelon tulkitsemista myöhemmin.
Jos haluat järjestää useita WhatsApp-tilejä tietokoneella, aloita WhatsAppista WebCatalogissa, luo kullekin tilille profiili ja linkitä ne yksi kerrallaan. Lisää yrityksesi työkalut tilaan, kun keskustelut alkavat synnyttää tehtäviä, jotka on hyvä hoitaa niiden rinnalla.
