WeChat yhdistää sinut sukulaisiin, ammatillisiin kontakteihin, projektiryhmiin ja toisella aikavyöhykkeellä oleviin ihmisiin. Jos nämä keskustelut kuuluvat kahdelle eri tilille, haasteena on pitää oikea käyttäjätili käytettävissä silloin, kun tarvitset sitä.
Kun haluat hallita useita WeChat-tilejä, aloita sovelluksen omasta tilinvaihdosta ja päätä sitten, miten kutakin tiliä käytetään tietokoneella. Toinen tili, toinen laite ja toinen selainprofiili palvelevat eri tarkoituksia. WebCatalogilla voit järjestää yhteensopivat verkkoistunnot ja työtäsi tukevat sovellukset, mutta WeChat määrittää kirjautumisen saatavuuden ja laitteiden toiminnan.
Alla kuvattu järjestely keskittyy jo olemassa oleviin tileihin, joita hallitset itse. Valitse todellisiin rutiineihisi sopiva toimintatapa ennen kuin luot lisää ikkunoita tai siirrät keskusteluja työkalusta toiseen.
Valitse, miten kukin tili on mukana päivässäsi
Toimintatapa 1: Käytät tilejä eri aikoina
Jos tarkistat henkilökohtaiset keskustelut ennen töitä ja käytät ammatilliseen viestintään toista tiliä, aloita sovelluksen omasta tilinvaihdosta. Tencentin ohjeissa toiminto löytyy kohdasta Asetukset → Vaihda tiliä.
Käytä sitä tietoiseen siirtymiseen asiayhteydestä toiseen:
- Viimeistele vastaus tai tehtävä nykyisellä tilillä.
- Avaa WeChatin tilinvaihtotoiminto.
- Valitse toinen tili tai kirjaudu sille sovelluksessasi näkyvien vaihtoehtojen avulla.
- Varmista ennen vastaamista, että olet oikealla tilillä ja oikeassa keskustelussa.
Esimerkiksi suunnittelija voi käyttää työtiliä asiakkaiden katselmointeihin ja henkilökohtaista tiliä perheen kanssa keskusteluun. Hyödyllinen tapa on hoitaa asiakkaaseen liittyvä toimenpide loppuun, kirjata muistiin kaikki keskeneräinen ja vaihtaa vasta sitten tiliä. Näin jatkamiskohta on selkeä.
Sovelluksen oma tilinvaihto vaihtaa aktiivisen tilin. Ajoita henkilökohtaisten viestien tarkistaminen ja työviesteihin vastaaminen tämän siirtymän ympärille, jotta keskeneräisille keskusteluille on selkeä paikka päivässäsi.
Toimintatapa 2: Yksi tili on tietokoneella työskentelyn keskiössä
Käytä pidempään kirjoittamiseen tai asiakirjoja koskeviin keskusteluihin käyttöjärjestelmäsi tukemaa virallista työpöytäsovellusta. Tencentin Windows-kirjautumisohjeissa kuvataan, miten tietokoneistunto hyväksytään mobiilisovelluksessa joko vahvistamalla kirjautuminen tai skannaamalla näytetty QR-koodi.
Tarkista ennen hyväksymistä, mikä tili puhelimessa on aktiivisena. Tietokoneella otetaan käyttöön hyväksymäsi tili, ei sitä tiliä, johon lähellä oleva kansio, projektin nimi tai ikkunan otsikko saattaa viitata.
Oletetaan, että työpäivä alkaa asiakashaastattelulla. Avaa ensin oikea tili mobiilisovelluksessa, hyväksy kirjautuminen tietokoneella ja tarkista asiaankuuluva keskustelu. Pidä haastattelurunko keskustelun vieressä, jotta voit katsoa sitä etsimättä asiaan liittymättömän aineiston joukosta.
Kun tarvitset toista tiliä, käytä nykyisen sovelluksesi uloskirjautumis- tai tilinvaihtotoimintoja ja kirjaudu haluamallesi tilille. Perusta rutiinisi palvelun tukemiin toimintoihin sen sijaan, että olettaisit sovellusikkunan monistamisen luovan uuden tili-istunnon.
Lisää työtila keskusteluja tukeville työkaluille
Joskus varsinainen vaikeus on kaikessa WeChatin ympärillä: kokouksen taustatiedoissa, kalenterissa, asiakkaan tiedostoissa ja paikassa, johon kirjaat päätökset. Kummankin viestintätavan rinnalla WebCatalogin tila voi tarjota näille verkkosovelluksille pysyvän paikan, vaikka käyttäisit WeChatia edelleen sen omassa sovelluksessa.
Voit esimerkiksi luoda ”Asiakastutkimus”-tilan, joka sisältää haastatteluaikataulun, projektin taustatiedot ja tutkimuksen seurantatyökalun. Pidä henkilökohtaisen suunnittelun työkalut erillisessä ympäristössä. Järjestely auttaa palaamaan oikean aineiston pariin viestin tai puhelun jälkeen.
Järjestä kukin tila jonkin toistuvan vastuualueen ympärille. Näin sekä haastatteluun valmistautuminen että asiakirjan tarkastaminen alkavat aineistosta, jota tarvitaan keskustelun viemiseksi eteenpäin.
Ymmärrä puhelimen rooli WeChatin verkkokirjautumisessa
Tencentin verkkoversion oppaassa neuvotaan avaamaan wx.qq.com, skannaamaan näytetty koodi puhelimen WeChat-sovelluksella ja vahvistamaan kirjautuminen. Oppaassa käsitellään viestintää ja tiedostonsiirtoa verkkoversion kautta.
Saman oppaan mukaan mobiilisovelluksen on pysyttävä kirjautuneena ja verkkoyhteydessä verkkoistunnon ajan, ja uloskirjautuminen mobiilisovelluksesta sulkee verkkoistunnon. Oppaan mukaan verkkoversiota ja työpöytäsovellusta ei myöskään voi käyttää samanaikaisesti samalla tilillä.
Nämä yksityiskohdat ovat tärkeitä, kun käytössäsi on kaksi WeChat-tiliä. Tilin vaihtaminen puhelimessa voi vaikuttaa verkkoistuntoon, jonka oletit pysyvän käytettävissä. Uusien selainprofiilien avaaminen ei poista tätä riippuvuutta.
Varmista ensin, että kullakin tilillä voi käyttää virallista verkkoversiota. Tarkista sitten, että sama kirjautuminen onnistuu myös WebCatalogissa. Toimiva kirjautuminen tavallisessa selaimessa on vasta ensimmäinen tarkistus.
Ennen kuin alat luottaa tietokoneella käytettävään järjestelyyn, laadi pieni tilikartta:
| Tili | Missä kirjaudut sille | Tarkistettava käyttötapa tietokoneella | Käytännön vaatimus |
|---|---|---|---|
| Työ | Työssä käytettävä puhelin ja mobiilitili | Virallinen työpöytäsovellus tai verkkokäyttö, jos se sallitaan | Työkeskustelu pysyy käytettävissä sille varattuna aikana |
| Henkilökohtainen | Henkilökohtainen mobiilitilisi | Mobiilisovellus tai muu tuettu istunto | Henkilökohtaisten viestien tarkistaminen sopii työrutiinisi lomaan |
Testaa tilikarttasi yhdistelmä: kirjaudu sisään, lähetä ja vastaanota viesti, vaihda asiayhteyttä ja tarkista, mitkä istunnot pysyvät aktiivisina.
Jos WeChat estää jonkin tilin verkkokirjautumisen, käytä virallista sovellusta ja kyseiselle tilille tarjolla olevia ohjeita. WebCatalog-profiili erottelee selaintiedot, mutta se ei voi mahdollistaa käyttöä, jonka WeChat estää.
Järjestä soveltuvat verkkoistunnot nimettyihin profiileihin
Nämä tarkistukset läpäiseville verkkoistunnoille WebCatalog-profiilit tarjoavat erilliset evästeet, istunnot ja selaustiedot. Anna eri käyttäjätileille selkeät nimet, jotta työistunnon valitseminen on tietoinen toimenpide.
Avaa WebCatalog Desktopissa Profiles, valitse Add profile ja nimeä profiili sen käyttötarkoituksen mukaan. Avaa tuettu verkkosovellus tällä profiililla ja kirjaudu sisään tavalliseen tapaan. WebCatalogin aloitusoppaassa käsitellään sovellusten ja verkkosivustojen lisäämistä.
Ennen kuin alat luottaa kahden tilin verkkokäyttöön, varmista, että ensimmäinen istunto voi pysyä toiminnassa samalla, kun kirjaudut toiselle tilille. Käytä toiseen kirjautumiseen eri profiilia, hyväksy haluamasi tili ja tarkista molemmat keskustelut. Jos yhdistelmä ei toimi, palaa tuettuun mobiili- tai työpöytäkäyttöön.
Sama profiilien käyttötapa on hyödyllinen myös tukipalveluissa, joissa on erilliset työ- ja henkilökohtaiset kirjautumiset. Esimerkiksi työasiakirjojen tili voi pysyä erillään henkilökohtaisten asiakirjojen tilistä, vaikka molempia tarvittaisiin päivän aikana.
Kokoa asiaankuuluvat sovellukset ja kirjanmerkit tiloihin. Tilan nimi kertoo projektin tai vastuualueen, mutta se ei muuta sovellukseen kirjautunutta tiliä. Saman profiilin käyttäminen eri tiloissa tarkoittaa saman kirjautumisympäristön käyttämistä.
Valitse WebCatalog-tilaus, joka tukee tarvitsemaasi määrää sovelluksia, profiileja ja tiloja. Aloita yhdestä toistettavasta työrutiinista ja lisää toinen ympäristö vasta, kun sillä on selkeä tarkoitus.
Tee käyttämäsi tili selväksi myös yhteyshenkilöillesi
Tietokoneen työympäristön järjestely auttaa vain sinua. Myös muiden on tiedettävä, mitä käyttämäsi tili edustaa heidän käymässään keskustelussa.
Kun käytät työtiliä, kerro keskustelun tarkoitus selkeästi. Asiakkaan pitäisi pystyä päättelemään, koskeeko viesti nykyistä projektia, toista toimeksiantoa vai henkilökohtaista jatkoyhteydenottoa. Jos vaihdat tiliä, kerro ennen vanhasta yhteydenpitotavasta luopumista, minne tulevat projektiviestit tulisi lähettää.
Käytä omissa suunnitteluaineistoissasi täsmällisiä nimiä. ”Työ-WeChat — haastateltavat” kertoo enemmän kuin muistiinpano ”Tarkista WeChat”. Yhdistä tilin käyttötarkoitus projektiin, jotta tiedät, mistä jatkaa.
Sopikaa tiimiprojektissa, kuka vastaa keskustelusta ja mistä kollegat löytävät sen tulokset. Toinen henkilökohtainen tili ei korvaa yhteistä toimintatapaa. Keskustelusta vastaava henkilö voi kirjata hyväksytyn päätöksen ja seuraavan toimenpiteen tiimin nykyiseen työkaluun jakamatta pääsyä omalle tililleen.
Tämä on erityisen tärkeää jonkun ollessa poissa. Kollegan on tiedettävä, mikä luvattu asia on vielä kesken, kuka yhteyshenkilö on ja miten vastuun siirto tehdään. Hänen ei pitäisi joutua arvaamaan, millä tileistäsi asiaankuuluva keskustelu on.
Pidä kolme tavallista tehtävää oikeilla tileillä
Kokouskutsu
Varmista ennen kutsun lähettämistä tili ja vastaanottaja ja tarkista sitten kyseisessä projektissa käytettävä kalenteri. Ilmoita aikavyöhyke selvästi, kun osallistujat ovat eri paikoissa. Kirjaa sovittu aika paikkaan, jossa suunnittelet työn, äläkä jätä päätöstä pelkän keskustelun varaan.
Jos esimerkiksi käyttäjähaastattelu on sovittu kello 10.00 osallistujan aikavyöhykkeellä, saman tiedon tulee näkyä myös kalenterimerkinnässä ja haastattelun taustatiedoissa. Näiden verkkotyökalujen pitäminen yhdessä helpottaa tarkistamista.
Asiakirjan tarkastus
Avaa asiakirjan uusin versio ennen palautteeseen vastaamista. Selvitä, mistä kohdasta keskustellaan ja onko muutos hyväksytty. Oikea tili ja väärä tiedostoversio voivat silti johtaa väärään vastaukseen.
Kun lähetät muokatun version, tarkista sekä vastaanottaja että asiakirja. Ilmaise asiakirjan tila selkeästi: ”luonnos tarkastettavaksi” ja ”hyväksytty versio” tarkoittavat vastaanottajalle eri asioita.
Keskeneräinen jatkotoimi
Kirjaa seuraava toimenpide tehtävätyökaluusi ennen kuin vaihdat pois työtililtä. ”Pyydä osallistujaa vahvistamaan muutettu haastatteluaika” on riittävän täsmällinen, jotta voit jatkaa myöhemmin. Pelkkä lukematon viesti kertoo vähemmän siitä, mitä on tehtävä.
WebCatalog pitää tarvittavat verkkotyökalut ulottuvillasi. Se ei automaattisesti muuta WeChat-viestejä tehtäviksi, yhdistä tilien keskusteluja tai osoita vastausvuoroja kollegoille. Nämä toimenpiteet ovat edelleen osa valitsemaasi työnkulkua.
Rakenna järjestely seuraavaksi tarvitsemasi tilin ympärille
Aloita seuraavasta todellisesta työskentelykerrastasi: määritä tarvittava tili, varmista sen tuettu mobiili- tai työpöytäkäyttötapa ja kokoa keskustelussa tarvittavat asiakirjat ja aikataulu. Käytä sovelluksen omaa tilinvaihtoa, kun eri tilit ovat vuorotellen huomion keskipisteenä.
Tuo työtä tukevat verkkosovellukset WebCatalog Desktopiin ja lisää soveltuva verkkokäyttö vasta, kun olet varmistanut sen toimivan tileilläsi. Hyödyllinen järjestely tekee seuraavaksi tarvittavasta tilistä, keskustelusta ja toimenpiteestä helposti tunnistettavan aina, kun palaat työn pariin.
