Kello 9 yksi brändi tarvitsee uuden tuotejulkaisun, toisella on kysymyksiä illan tunnista ja kolmas odottaa kuvatekstin hyväksyntää. Avaat Instagramin, etsit oikean kuvan ja pysähdyt: mikä tili tämä on?
Useiden Instagram-tilien sujuva hallinta edellyttää luotettavaa tapaa siirtyä kunkin brändin kirjautumisen, sisältöjen, keskustelujen ja päätösten välillä. Nopea tilinvaihto auttaa. Toistettava työrutiini auttaa viemään työn loppuun vaihtamisen jälkeen.
Ajatellaan tilien ylläpitäjää, joka vastaa leipomosta, liikuntastudiosta ja verkkokaupasta. Alla oleva työnkulku seuraa tyypillistä päivää näiden kolmen brändin parissa. Voit käyttää samaa lähestymistapaa kahdelle tilille, jolloin ikkunoita on vähemmän ja tarkistuskierros on lyhyempi.
Klo 9.00: Valitse brändi ennen tehtävää
Aloita tekemällä lyhyt suunnitelma kullekin tilille. Leipomon tämän päivän tärkein tehtävä voi olla viikonlopun menun julkistaminen. Studiolla se voi olla tunnin täyttäminen. Verkkokaupassa se voi olla toimituskysymyksiin vastaaminen ennen lanseerauksen valmistelua.
Kirjoita jokaisen tärkeimmän tehtävän viereen täsmällinen Instagram-käyttäjänimi. Brändien nimet ja profiilikuvat voivat muistuttaa toisiaan, varsinkin jos hallinnoit saman yrityksen useita toimipisteitä. Käyttäjänimi antaa sinulle selkeän tarkistuskohteen.
Instagram tarjoaa jo mahdollisuuksia tilien lisäämiseen ja niiden välillä vaihtamiseen. Jos sinun tarvitsee vaihtaa Instagram-tiliä tietokoneella vain silloin tällöin, sen sisäänrakennettu tilinvaihto voi sopia työtapaasi. Tarkista aktiivinen käyttäjänimi vaihdon jälkeen ja suorita kaikki Instagramin pyytämät kirjautumistarkistukset.
Jos siirryt toistuvasti brändien ja niiden muiden työkalujen välillä, luo kullekin brändille oma WebCatalog-profiili. Profiilit pitävät kirjautumisistunnot erillään. Virallisessa profiilioppaassa kuvataan käyttöönotto:
- Avaa WebCatalog Desktop ja siirry kohtaan Profiles.
- Valitse Add profile ja anna profiilille helposti tunnistettava brändinimi.
- Avaa Instagram kyseisellä profiililla ja kirjaudu tilille, jonka käyttöön sinulla on lupa.
- Toista seuraavalle brändille ja tarkista sitten käyttäjänimi jokaisessa istunnossa.
Käytä asetuksissasi johdonmukaisesti nimiä, kuten ”Leipomo — Instagram” ja ”Studio — Instagram”. Saman profiilin avaaminen uudelleen toisessa paikassa käyttää edelleen kyseisen profiilin istuntoa. Luo eri profiili, kun tarvitset eri kirjautumisen.
Valitse kolmen brändin esimerkkiä varten WebCatalog-tilaus, joka tukee tarvitsemaasi määrää profiileja, sovelluksia ja tiloja.
Noudata omistajan määrittämiä käyttöoikeusjärjestelyjä. Jos käyttöoikeutesi on myönnetty Meta Business Suiten kautta, käytä tätä valtuutettua reittiä. WebCatalog-profiilin luominen ei anna suoraa pääsyä brändin Instagram-kirjautumiseen.
Klo 9.15: Tuo toimeksianto samaan työympäristöön
Avaa nyt leipomon hyväksytty menu, sisältökalenteri ja Instagram-tili. Sinun pitäisi pystyä vastaamaan kolmeen kysymykseen etsimättä tietoja toisen asiakkaan tiedostoista: Mitä mainostamme? Mikä on hyväksytty? Mitä asiakkaan tulisi tehdä seuraavaksi?
WebCatalogin Spaces-tilat kokoavat sovellukset ja profiilit asiakas- tai projektikohtaiseen ikkunaan. Leipomon tilassa voisi olla sen Instagram-profiili, suunnitteluasiakirja ja suunnittelutyökalu. Studiolla voisi olla oma tila, jossa ovat sen tili ja varaustiedot.
Valitse oikea profiili jokaiselle lisäämällesi sovellukselle. Tila järjestää työn, kun taas profiilit määrittävät, mitä kirjautumisistuntoa sovellus käyttää. Saman profiilin siirtäminen tilojen välillä ei luo erillisiä tilejä.
Pidä kokonaisuus riittävän pienenä, jotta sen hahmottaa yhdellä silmäyksellä. Tarvitset todennäköisesti tämän päivän toimeksiannon, hyväksytyt materiaalit, tilin ja asiakastietojen lähteen. Jokaisen kampanjan arkiston ei tarvitse olla viimeistelemäsi julkaisun vieressä.
Päätä liiketoiminnallinen tavoite ennen kirjoittamista. Leipomon tiedote voi kannustaa ennakkotilauksiin. Studion julkaisu voi ohjata tietylle tunnille. Verkkokaupan lanseeraus voi ohjata tuotekokoelmaan. Tämä päätös tekee sekä kuvatekstistä että myöhemmästä tulosten arvioinnista hyödyllisempiä.
Klo 10.00: Valmistele julkaisu kokonaan ennen brändin vaihtamista
Viimeistele leipomon julkaisupaketti ennen studion kuvatekstin luonnostelua. Pidä hyväksytty kuva tai video, lopullinen teksti, tunnisteet, kohdelinkki ja suunniteltu ajankohta yhdessä brändin suunnitteluasiakirjassa.
Käytä tiedostonimiä, joista käyvät ilmi sekä brändi että kampanja. ”Leipomo — viikonlopun menu — hyväksytty” on helpompi tunnistaa tiedoston latausikkunassa kuin ”lopullinen-v3”. Hyväksynnän tila kannattaa kirjata myös suunnittelutyökaluun, sillä pelkkä tiedostonimi ei kerro, onko joku pyytänyt myöhemmin muutosta.
Tarkastele julkaisua asiakkaan näkökulmasta. Selviääkö siitä, mitä on saatavilla, milloin sitä on saatavilla ja miten toimia? Näkyykö kuvassa kuvatekstissä mainittu tuote? Vastaako tarjous nykyistä menua tai varaussivua?
Jos sama kampanja on käytössä useassa toimipisteessä, mukauta paikalliset tiedot huolellisesti. Tarkista uudelleen aukioloajat, varauslinkit, noutojärjestelyt ja mahdolliset toimipistekohtaiset hinnat. Juuri samankaltaisilla tileillä kopioitu kuvateksti voi tuoda eilisen tai toisen toimipisteen tiedot tämän päivän julkaisuun.
Päätä sitten julkaisutavasta:
- Julkaise nyt: Käytä Instagramia, kun sen käytettävissä oleva editori tarjoaa julkaisusi tarvitsemat toiminnot ja sisältö on hyväksytty.
- Ajasta myöhemmäksi: Käytä ajastustyökalua, jolla kyseisen brändin julkaisukalenteria hallitaan. Meta Business Suite tukee Facebook- ja Instagram-sisällön ajastamista, kuten Metan virallisessa julkaisukoulutuksessa kerrotaan.
- Viimeistele puhelimella: Jos julkaisumuoto edellyttää puhelimen Instagram-sovelluksessa käytettävissä olevaa ominaisuutta, jätä selkeät jatko-ohjeet sekä materiaali, kuvateksti ja tieto tarkoitetusta tilistä.
WebCatalog tarjoaa työpöytäympäristön näiden työkalujen ympärille. Ajastus- ja julkaisutoiminnot tulevat Instagramista, Meta Business Suitesta tai käyttämästäsi julkaisupalvelusta.
Tarkista juuri ennen vahvistamista kohdetili, materiaali, lopullinen kuvateksti ja ajankohta yhdessä. Varmista Meta Business Suitessa valittu yritysresurssi ja julkaisukohde, vaikka olisit avannut sen brändikohtaisesta tilasta. Meta-kirjautumisellasi voi olla käyttöoikeus useisiin brändeihin.
Avaa julkaisu julkaisemisen jälkeen ja tarkista se. Ajastamisen jälkeen varmista, että julkaisu näkyy julkaisutyökalun aikataulussa oikealla tilillä ja oikeaan aikaan. Kirjaa lopputila ennen studioon siirtymistä. ”Kuvateksti hyväksytty”, ”ajastettu” ja ”julkaistu” ovat eri työvaiheita.
Klo 11.30: Käsittele viestit ja kommentit omana kierroksenaan
Yhteisön kanssa toimiminen vaatii eri taustatietoja kuin sisällöntuotanto. Avaa studion ajantasaiset tuntitiedot ennen varauskysymyksiin vastaamista ja verkkokaupan toimitusohjeet ennen tilauksista keskustelemista.
Käsittele yhden brändin keskustelut kerralla. Aloita viesteistä, jotka liittyvät pian tapahtuviin asioihin: tämän illan tuntiin, tämän päivän noutoon tai asiakkaaseen, joka odottaa luvattua tilannetietoa. Hoida sitten tavanomaiset kysymykset ja kommentit.
Tarkista jokaisen vastauksen yhteydessä tilin identiteetti ja keskusteluhistoria. Palaava asiakas on saattanut jo saada vastauksen kollegalta. Keskusteluketjun lukeminen auttaa jatkamaan keskustelua antamatta ristiriitaista lupausta.
Pidä kunkin brändin tilin yhteydessä uudelleenkäytettäviä vastauspohjia, joiden tiedot tiimi on hyväksynyt. Käsittele niitä lähtökohtina. Päivitä nimet, tuotteet, päivämäärät ja vastaus varsinaiseen kysymykseen ennen lähettämistä. Leipomon ystävällisen vastauksen ja toimitusta koskevan asiallisen tilannetiedon tulisi kuulostaa edustamiltaan yrityksiltä.
Jos vastaaminen edellyttää jonkun muun päätöstä, kirjaa kysymys, vastuuhenkilö ja seuraava luvattu tilannetieto tiimin työvälineeseen. Pelkkä lukemattomaksi jätetty keskustelu on heikko tapa siirtää tehtävä eteenpäin, sillä joku toinen voi avata sen tietämättä, miksi se jäi kesken.
Meta Business Suitea käyttävissä tiimeissä sen postilaatikkotyökalut tukevat asiakasviestintää muiden yritystehtävien rinnalla. Sopikaa, mitä postilaatikkoa tiimi käyttää ja kuka vastaa kustakin brändistä. WebCatalog pitää valitsemasi työkalut helposti saatavilla. Se ei yhdistä erillisiä Instagram-postilaatikoita eikä osoita keskusteluja kollegoille.
Päätä kierros tarkistamalla, mikä on vielä ratkaisematta. Sinun pitäisi pystyä nimeämään seuraava toimenpide jokaiselle keskustelulle, joka vaatii vielä huomiota.
Klo 14.00: Palaa oikealle tilille keskeytysten jälkeen
Asiakaspuhelu tai kiireellinen muutos suunnitteluun voi keskeyttää täydellisesti järjestetyn aamupäivän. Kun palaat työhön, aloita brändin suunnittelumerkinnöistä sen sijaan, että olettaisit avoinna olevan tilin olevan yhä tarvitsemasi.
Avaa vastaava profiili, tarkista käyttäjänimi ja lue viimeksi kirjattu tila. Jos leipomon julkaisu on jo ajastettu, tarkista ajastettu julkaisu ennen uuden luomista. Jos studion kuvateksti odottaa hyväksyntää, jatka hyväksytystä asiakirjasta viestiketjussa olevan vanhemman kopion sijaan.
Erilliset työpöytäikkunat antavat kullekin työympäristölle näkyvän paikan. Ne eivät korvaa tätä tarkistusta. Voit silti avata väärän brändin, valita julkaisutyökalussa eri kohteen tai liittää toiselle tilille tarkoitetun tekstin.
Kun Instagram pyytää tunnistautumaan uudelleen, suorita sen normaali vahvistusprosessi. Tallennettu profiili ylläpitää erillistä istuntoa, mutta Instagram voi silti vaatia kirjautumista tai muita tilitarkistuksia. WebCatalog ei ohita näitä vaatimuksia eikä muuta alustan sääntöjä.
Klo 16.30: Jätä seuraavalle henkilölle toimintaohjeet
Useiden Instagram-yritystilien hallinta edellyttää, että joku voi jatkaa työtä, kun et ole itse saatavilla. Päätä kunkin brändin päivä lyhyeen kirjaukseen valmiista töistä, odottavista päätöksistä ja kiireellisistä keskusteluista.
Hyödyllinen työvuoron vaihtoon tarkoitettu merkintä voisi olla seuraavanlainen:
Studio: Huomisen tuntia koskeva julkaisu on ajastettu; hyväksytty kuvateksti on sisältökalenterissa. Kaksi varauskysymystä vaatii vahvistuksen vastaanotosta. Kysy vastaanotosta ennen vastaamista. Seuraava postilaatikon tarkistus on iltavuoron esihenkilön vastuulla.
Lisää linkit varsinaiseen julkaisuun, suunnittelukohteeseen tai keskusteluun, jos käyttämäsi työkalut tukevat niitä. Säilytä asiakastiedot niiden käsittelyyn hyväksytyssä järjestelmässä sen sijaan, että kopioisit niitä yleiseen työnsiirtoasiakirjaan.
Järjestä kollegan käyttöoikeus Metan tukemien tili- tai yrityskäyttöoikeuksien kautta. Metan yritysportfoliota koskeva ohjeistus käsittelee tilien ja käyttöoikeuksien hallintaa. Pyydä omistajaa myöntämään työn edellyttämät oikeudet ja varmista, että kollega voi suorittaa tarvittavat tehtävät omalla valtuutetulla kirjautumisellaan.
WebCatalog-profiili on paikallinen työympäristö, ei lupa toimia asiakkaan puolesta. Kun vastuut muuttuvat, tarkista myös taustalla olevat Metan käyttöoikeudet työpöytäjärjestelyn lisäksi.
Kirjoita lopuksi yksi havainto huomista varten: toistuva asiakaskysymys, epäselvä tarjous tai julkaisu, jota kannattaa tarkastella. Ota tulosluvut Instagramin käytettävissä olevasta raportoinnista tai yrityksesi raportointityökaluista. WebCatalog järjestää pääsyn näihin työkaluihin. Se ei laske yhdistettyä Instagram-analytiikkaa.
Aloita kahdesta eniten käyttämästäsi tilistä
Rakenna rutiini todellisen työsi ympärille: valitse brändi, tarkista käyttäjänimi, viimeistele tehtävä ja kirjaa tulos. Lisää sovelluksia vain silloin, kun ne auttavat näiden vaiheiden suorittamisessa.
Ota Instagram käyttöön WebCatalogissa, luo erilliset profiilit kahdelle eniten käyttämällesi tilille ja sijoita kumpikin omien suunnitteluaineistojensa viereen. Hoida seuraava julkaisu- ja viestikierroksesi tämän järjestelyn avulla. Sinulla on selkeä paikka, johon palata, kun seuraava brändi tarvitsee huomiotasi.
