Google Voice soveltuu hyvin erilaisiin puheluihin: henkilökohtaisen tapaamisen sopimiseen, asiakaskeskusteluun tai kollegan puolesta hoidettavaan puheluun. Ennen kuin lisäät uuden kirjautumisen, päätä, minkä eron haluat käytännössä tuoda esiin.
Voit hallita useita Google Voice ‑tilejä käyttämällä erillistä työpöytäistuntoa kullekin jo olemassa olevalle tilillesi, tarkistamalla sen Voice-numeron ja järjestämällä työn kyseisen tilin ympärille. Jos usean henkilön on vastattava samaan numeroon tuleviin puheluihin, Google Voicen yrityspuheluominaisuudet voivat olla parempi ratkaisu kuin uusi tili-ikkuna.
WebCatalog auttaa pitämään eri tilien työympäristöt helposti käytettävissä työpöydällä. Numeron määritys, tilaus, soitonsiirto ja puhelujen reititys kuuluvat edelleen Google Voicen toimintoihin.
Valitse ensin tilien ja numeroiden järjestely
Google-tili yksilöi kirjautuneen käyttäjän. Voice-numero on palvelun tarjoama tai sen kautta määritetty numero. Linkitetty puhelinnumero on olemassa oleva puhelinnumero, johon voidaan siirtää puheluita.
Googlen numeron linkitysohjeissa kerrotaan, että soitonsiirto ohjaa Voice-numeroosi tulevat puhelut edelleen linkitettyihin puhelimiin. Matkapuhelimen linkittäminen ei luo toista Google Voice ‑identiteettiä eikä erillistä postilaatikkoa.
Aloita työhön sopivasta järjestelystä:
| Mitä tarvitset | Sopiva lähtökohta | Mitä työpöytätyötila tuo mukaan |
|---|---|---|
| Pidä henkilökohtainen ja työnantajan tarjoama Voice-tili helposti käytettävissä | Erilliset käyttöön otetut tilit | Erilliset istunnot ja helposti tunnistettavat työympäristöt |
| Vastaa nykyiseen Voice-numeroosi tuleviin puheluihin toisella puhelimella | Soitonsiirto linkitettyyn numeroon, jos saatavilla | Pääsy tilin asetuksiin ja historiaan |
| Anna tiimin hoitaa yhteiseen yritysnumeroon tulevat puhelut | Workspace-soittoryhmä, jonka tilaus tukee ominaisuutta | Tiimin muut työkalut ja kirjaukset |
| Auta johtajaa hoitamaan puheluitaan | Valtuutettu puhelujen delegointi sitä tukevassa tilauksessa | Oma työistuntosi sovittujen jatkotoimityökalujen rinnalla |
Nämä ovat erilaisia ratkaisuja. Uusien tili-ikkunoiden lisääminen ei luo soittoryhmää, eikä numeron soitonsiirto anna toiselle henkilölle vastuuta keskustelusta. Päätä, miten puhelujen pitäisi toimia, ennen kuin valitset, missä niitä käsitellään.
Sovita ratkaisu käytössä olevaan Voice-tilaukseen
Kaikissa henkilökohtaisissa ja yritysten Google Voice ‑tileissä ei ole samoja ominaisuuksia. Googlen tilausvertailussa erotetaan yhden käyttäjän tilaukset Google Workspaceen lisättävistä tilauksista.
Maksuton kuluttajapalvelu on yksi yhden käyttäjän vaihtoehto. Google tarjoaa Yhdysvalloissa myös Starter standalone- ja Standard standalone ‑tilauksia vaatimukset täyttäville henkilökohtaisille Gmail-tileille. Pelkkä henkilökohtainen Gmail-kirjautuminen ei siis kerro, käyttääkö tili maksutonta palvelua vai maksullista tilausta.
Erillistilausten ohjeet ovat tärkeitä yritysominaisuuksia vertailtaessa: Standard standalone sisältää automaattiset puhelunvälittäjät, mutta ei soittoryhmiä eikä puhelujen delegointia. Nämä yhteistyöominaisuudet ovat käytettävissä Voice Standard- ja Premier-tilauksissa Workspacen lisäpalveluina.
Jos kyseessä on yrityksen hallinnoima tili, varmista, että Voice on otettu käyttöön käyttäjälle. Pelkkä työsähköpostiosoite ei tarkoita, että käytössä olisi toimiva Voice-palvelu tai tarvittava puheluominaisuus.
Myös sijainti vaikuttaa valintaan. Yhden käyttäjän tilaukset ovat saatavilla vain Yhdysvalloissa. Organisaatioiden kohdalla saatavuus riippuu maasta ja siitä, käytetäänkö puhelinpalvelua Googlen puhelupaketin, Carrier Linkin vai SIP Linkin kautta. Tutustu Googlen maa- ja palveluntarjoajaoppaaseen ennen kuin suunnittelet käyttöönottoa useissa sijainneissa.
Kahden olemassa olevan tilin järjestämiseen ei tarvita koko puhelinjärjestelmän uudistamista. Sinun on kuitenkin tiedettävä, mikä palvelu kullakin tilillä on käytössä, ennen kuin odotat molemmilta samoja ominaisuuksia.
Käytä Googlen omia tilitoimintoja, kun ne sopivat tarpeeseen
Google tarjoaa jo mahdollisuuden kirjautua useille tileille ja vaihtaa niiden välillä. Työpöydällä voit lisätä tai valita tilin profiilikuvasta tai nimikirjaimesta. Tarkista sen jälkeen, mikä tili on aktiivisena avaamassasi palvelussa.
Myös Voice-mobiilisovelluksen ohjeissa neuvotaan tilin vaihtaminen Androidilla ja iPhonella tai iPadilla. Tilinvalitsin on hyödyllinen vaihtoehto, kun sinun tarvitsee vaihtaa tilien välillä vain satunnaisesti.
Työpöydällä Google Voicea käytetään verkkopalveluna. Googlen puheluohjeissa luetellaan tuetut selaimet, joihin kuuluvat Chrome, Edge, Firefox ja Safari. Voicen pitäminen käytettävissä selaimessa voi riittää yksinkertaiseen käyttötarpeeseen.
Erilliset WebCatalog-profiilit ovat hyödyllisiä, kun henkilökohtainen tili ja työtili tarvitsevat pysyvät, nimetyt paikat, etenkin jos puheluista siirrytään asiakirjoihin, tapaamisiin tai projektikirjauksiin. Voit palata haluttuun istuntoon sen sijaan, että olisit riippuvainen siitä, mikä Google-tili tavallisessa selainikkunassa sattuu olemaan valittuna.
Anna kullekin tilille tunnistettava paikka työpöydällä
Lisää Google Voice WebCatalog Desktopiin. Valitse Profiles-kohdassa Add profile, nimeä profiili tilin käyttötarkoituksen mukaan ja avaa Voice kyseisellä profiililla. Kirjaudu haluamallasi Google-tilillä. Luo vastaavasti toinen profiili toiselle tilille.
WebCatalogin profiiliohjeissa kerrotaan, että evästeet, istunnot ja selaustiedot pysyvät erillään eri profiilien välillä. Hyödyllisiä nimiä voisivat olla esimerkiksi ”Henkilökohtainen Voice” ja ”Konsultointityö”.
Tarkista ennen jatkamista kunkin istunnon tilin sähköpostiosoite ja Voice-numero. Tyhjä puheluhistoria tai rekisteröitymisnäkymä voi tarkoittaa, että olet valinnut eri Google-tilin kuin sen, jolla palvelu on käytössä. Selvitä ensin, onko kyseessä oikea tili, ennen kuin luot tai muutat numeroita.
Luo työtä varten tila, joka sisältää Voicen, kalenterisi ja puhelujen jälkeen käyttämäsi kirjaukset. Kukin tila avautuu omaan ikkunaansa. Profiilit erottavat tili-istunnot toisistaan, kun taas tilat järjestävät sovellukset käyttötarkoituksen mukaan.
Jos sama yritysnumero palvelee useita asiakasprojekteja, voit käyttää sen profiilia uudelleen eri projektitiloissa. Kyseessä on silti sama Voice-tili ja sama puheluhistoria. Valitse WebCatalog-tilaus, joka tukee suunnittelemasi kokonaisuuden profiileja, sovelluksia ja tiloja.
Työnkulku 1: Henkilökohtaiset ja työpuhelut työpäivän aikana
Kuvitellaan konsultti, jolla on käytössään olemassa oleva henkilökohtainen Voice-tili ja erikseen käyttöön otettu yritystili. Tavoitteena on tunnistaa kunkin keskustelun asiayhteys ja pitää siitä syntyvät työtehtävät oikeassa paikassa.
Avaa työpäivän alussa työistunto ajanvarauskalenterin ja ajantasaisten asiakasmuistiinpanojen rinnalle. Pidä henkilökohtainen istunto omassa ikkunassaan silloin, kun tarvitset sitä. Älä käsittele näiden kahden tilin puheluhistorioita yhtenä tehtäväluettelona: henkilökohtaiseen tapaamiseen liittyvä vastaamaton puhelu ja asiakkaan pyyntö edellyttävät erilaisia jatkotoimia.
Jotta voit vastaanottaa puheluita työpöydällä, istunnon on oltava käytettävissä. Google kertoo, että Voicen on pysyttävä auki, jotta voit vastaanottaa puheluita tietokoneella. Tarkista valittu mikrofoni, kaiuttimet ja tarvittavat ilmoitusluvat. Soita sitten testipuhelu ennen kuin luotat uuteen kokoonpanoon sovituissa tapaamisissa.
Jos käytät myös linkitettyjä puhelimia, tarkista niiden soitonsiirtoasetukset oikealta tililtä. Googlen ohjeiden mukaan puhelinnumeroa ei voi linkittää toiseen Voice-numeroon, jos se on jo linkitetty muualle. Kahden työpöytäistunnon käyttöä ei siis pidä suunnitella sen varaan, että molempien tilien puhelut siirretään samaan linkitettyyn numeroon, tarkistamatta ensin, mitä palvelu sallii.
Kun soitat takaisin vastaamattomaan puheluun, avaa ensin oikean tilin puheluhistoria. Varmista puhelun asiayhteys, soita takaisin ja kirjaa seuraava toimenpide kyseisen tapaamisen tai asiakastyön yhteyteen.
Työnkulku 2: Useat asiakasprojektit käyttävät yhtä yritysnumeroa
Toinen asiakas ei automaattisesti edellytä toista Voice-tiliä. Jos konsulttiyritykselläsi on jo käytössä yksi yritysnumero, puhelujen järjestäminen projektien mukaan voi olla hyödyllisempi parannus.
Luo tila projektille, johon liittyy usein puhelinkeskusteluja. Lisää siihen Voice olemassa olevalla yritysprofiililla sekä projektikuvaus, aikataulu ja päätösloki. Toisessa projektitilassa voi käyttää samaa profiilia ja näyttää sen rinnalla kyseisen projektin omat työkalut.
Kun asiakas soittaa, avaa asiaan liittyvä projektitila ja käytä ajantasaista projektikuvausta keskustelun pohjana. Kirjaa lopuksi päätös, vastuuhenkilö ja seuraava vaihe. Esimerkiksi: ”Vahvista tarkistettu toimituspäivä projektin sponsorilta ja lähetä sen jälkeen päivitetty aikataulu.” Tämä on konkreettinen tehtävä ilman, että keskustelun jokaista osaa tarvitsee kopioida muistiin.
Profiilin käyttäminen uudelleen ei jaa Voicen puheluhistoriaa projekteittain, luo projektikohtaisia vastaajapostilaatikoita eikä muuta puheluihin käytettävää numeroa. Säilytä projektien erottelu jo käyttämissäsi kirjauksissa. WebCatalog järjestää työkalut kätevästi, mutta se ei luokittele soittajia automaattisesti.
Käy ennen työpäivän päättymistä läpi yritystilin vastaamattomat puhelut ja vastaajaviestit ja vertaa niitä projektikirjauksiin. Merkitse jatkotoimet paikkaan, jossa hallitset työtäsi, jotta projektin avaaminen huomenna näyttää, mihin on vielä kiinnitettävä huomiota.
Työnkulku 3: Hoida puheluita kollegan puolesta
Johdon assistentin tarpeet eroavat sellaisen henkilön tarpeista, joka käyttää kahta henkilökohtaista kirjautumista. Assistentti tarvitsee luvan hoitaa toisen henkilön puheluita samalla, kun hän käyttää omaa työidentiteettiään.
Käytä puhelujen delegointia sitä tukevissa Workspace Voice ‑tilauksissa. Järjestelmänvalvoja voi antaa valtuutetulle henkilölle oikeudet soittaa, vastaanottaa puheluita ja käyttää vastaajaa valtuuttajan puolesta. Myönnetyt oikeudet määrittävät, mitä tehtäviä valtuutettu voi hoitaa.
Sopikaa käytännön työnjaosta ennen puhelujen hoitamisen aloittamista: mitkä puhelut siirretään eteenpäin, mitkä voidaan hoitaa suoraan ja miten takaisinsoittopyynnöt kirjataan. Pidä oma Voice-istuntosi samassa ”Johdon tuki” ‑tilassa sen kalenterin ja jatkotoimiluettelon kanssa, joiden käyttöön sinulla on oikeus.
Kun saapuva puhelu edellyttää jatkotoimia, kirjaa, kenen on vastattava ja mitä taustatietoja hän tarvitsee. Työtila tukee tätä prosessia ilman, että tarvitset toisen profiilin, jolla olet kirjautuneena johtajan tilille. Delegointioikeuden myöntää Google Voice, ei WebCatalog.
Jos tiimi vastaa puheluihin yhdessä, harkitse sen sijaan soittoryhmää. Google tukee puhelujen reititysvaihtoehtoja, työaikoja ja vastaamattomien puhelujen käsittelyä ominaisuutta tukevissa tilauksissa. Sen ohjeissa todetaan myös, ettei soittoryhmän puheluita siirretä jäsenten linkitettyihin matkapuhelinnumeroihin. Tarkista siis vastaamiseen käytettävät laitteet, kun suunnittelet puhelujen hoitamista.
Joukko avoimia tili-ikkunoita ei korvaa näitä reitityssääntöjä. Käytä sopivaa Voicen ominaisuutta ja järjestä sitten kunkin henkilön muu työ sen ympärille.
Rakenna työtila seuraavaa puhelua varten
Aloita sinulle jo määritetyistä tileistä ja numeroista. Selvitä, onko seuraava parannus henkilökohtaisen ja työistunnon erottaminen, parempi projektinäkymä vai tuettu delegointi- tai soittoryhmäjärjestely.
Avaa sitten Google Voice WebCatalogissa. Anna eri tileille omat profiilit, sijoita työssä käytettävä tili niiden työkalujen rinnalle, joiden avulla puheluista syntyy päätöksiä, ja tarkista saapuvien puhelujen asetukset ennen seuraavaa sovittua keskustelua. Tuloksena on selkeämpi paikka puhelujen ja niiden jatkotoimien hoitamiseen ilman, että tilien järjestäminen sekoittuu puhelinjärjestelmän määrityksiin.
